Kā tīrīt Google dokumentus

2024 Autors: Malcolm Clapton | [email protected]. Pēdējoreiz modificēts: 2023-12-17 04:04

Mēs grābjam bezgalīgas "Jaunās mapes" un atbrīvojamies no dokumentiem ar nesaprotamiem nosaukumiem.

Ja daudz strādājat ar Google dokumentiem vai Google dokumentiem, tad, iespējams, saskārāties ar problēmu, ka failu ir pārāk daudz, un pakalpojuma galvenā lapa pārvēršas par pārblīvētiem bēniņiem. Lifehacker stāsta, kā jūs varat izveidot kārtību no haosa.

Izmantojiet iebūvētos šķirošanas rīkus

Google dokumentos ir vairāki iebūvēti šķirošanas rīki, kas palīdz ātri atrast vajadzīgos failus. Lai to izdarītu, vienkārši atlasiet atbilstošo opciju, noklikšķinot uz viena no simboliem galvenā ekrāna augšējā labajā stūrī.

1. Pēc displeja formāta

Pakalpojums ļauj pielāgot vēlamo failu parādīšanas veidu: sarakstu vai režģi. Lai to izdarītu, vienkārši noklikšķiniet uz atbilstošās ikonas.

2. Pēc datuma vai nosaukuma

Jūs varat ērti sakārtot dokumentus pēc to apskatīšanas datuma, jūsu vai visu lietotāju veikto izmaiņu datuma, kā arī pēc nosaukuma.

3. Pēc īpašnieka

Google dokumenti ļauj vairākiem lietotājiem vienlaikus strādāt ar dokumentiem, tāpēc šis pakalpojums ir tik ērts. Ja ne tikai veidojat dokumentus, bet arī strādājat ar svešiniekiem vai strādājat kolektīvi, jums palīdzēs šķirošana pēc dokumenta īpašnieka (veidotāja). Lai to izmantotu, vienkārši noklikšķiniet uz atbilstošā vienuma galvenajā ekrānā un atlasiet atbilstošo opciju.

4. Ja iespējams, piekļuve

Lai skatītu visus citu lietotāju izveidotos un jums pieejamos failus, galvenā ekrāna augšējā labajā stūrī noklikšķiniet uz mapes ikonas un atlasiet “Pieejams”.

Sakārtojieties Google diskā

Visi faili no Google dokumentiem (kā arī Izklājlapas un Prezentācijas) ir pieejami Google diskā. Tāpēc lielā mērā pasūtījums diskā ir nosacījums, lai sakārtotu dokumentus. Lūk, ko jūs varat darīt, lai tiktu galā ar haosu.

1. Kārtojiet dokumentus mapēs

Varat viegli izveidot mapes Google diskā. Lai to izdarītu, jums jānoklikšķina uz lielās pogas "Izveidot" un atlasiet vienumu "Mape".

Piešķiriet saviem failiem un mapēm skaidrus un konkrētus nosaukumus. No nosaukumiem "Jauna mape", "Bez nosaukuma", "1" vai "lvpdlvarp" nav skaidrs, kas ir iekšā. Turklāt šādus failus un mapes būs grūtāk atrast starp daudziem citiem. Nosaukumi "Septembra ziņojumi", "Klientu kontaktu saraksts plkst. 15.10" vai "Biotehnoloģijas raksts" palīdzēs jums saglabāt ierakstus efektīvāk.

Failus var pārsūtīt uz mapi, ar peles labo pogu noklikšķinot uz tiem un atlasot atbilstošo vienumu.

Mapes izvēlni var atvērt no Google dokumentu sākuma ekrāna.

2. Svarīgiem failiem izmantojiet dažādas mapju krāsas un etiķetes

Pēc noklusējuma visas Google diska mapes ir pelēkas, taču varat ar peles labo pogu noklikšķināt uz tām un nolaižamajā izvēlnē atlasīt vienu no 24 krāsām.

Varat arī atzīmēt nepieciešamos failus diskā. To var izdarīt, ar peles labo pogu noklikšķinot un izvēloties "Pievienot atzīmētajam".

Atzīmētos failus var apskatīt tieši sadaļā "Dokumenti".

3. Izdzēsiet nevajadzīgos

Intensīvi izmantojot Google pakalpojumus, tajos uzkrājas milzīgs daudzums nevajadzīgu un novecojušu dokumentu. Tos var izdzēst gan sadaļā “Dokumenti”, gan “Disk”, ar peles labo pogu noklikšķinot uz vajadzīgā dokumenta un izvēloties “Dzēst”.

Ja esat nejauši izdzēsis dokumentu (Google dokumenti dzēšot neprasa apstiprinājumu par darbību), varat noklikšķināt uz uznirstošās pogas "Atcelt".

Un, ja jūs to izdzēsāt, bet pēc pāris dienām pārdomājāt, dodieties uz "Miskaste", ar peles labo pogu noklikšķiniet uz vajadzīgā faila un atlasiet "Atjaunot".

Faili atkritnē tiek glabāti 30 dienas, pēc tam tie tiek automātiski izdzēsti.

4. Izmantojiet Filewatch, lai atbrīvotos no nevajadzīgām lietām

Programma Filewatch var palīdzēt atrast failus, kuriem joprojām varat piekļūt, piemēram, no jūsu vecās darba vietas: tas parāda, ar kurām personām kopīgojat dokumentus, un ļauj no tām atdalīties. Pakalpojums spēj arī atrast failus, kas kļuvuši pieejami pārāk daudziem lietotājiem (piemēram, noplūduši tīklā), lai jūs varētu mainīt iestatījumus tiem piekļūt.

Filewatch ir iekļauts Google Workspace Marketplace bibliotēkā, kas nozīmē, ka to ir sertificējis Google, tāpēc jūsu sensitīvie dati nenonāk nepareizās rokās. Pakalpojums ir bezmaksas.

• Lejupielādēt no Google bibliotēkas →
• Lejupielādējiet no Filewatch vietnes →