"GTD darbojas pat kosmosā." Lifehacker intervija ar produktivitātes tēvu Deividu Alenu

2024 Autors: Malcolm Clapton | [email protected]. Pēdējoreiz modificēts: 2023-12-17 04:04

Deivids Allens, grāmatas How to Get Things Done: The Art of Stress-Free Productivity autors, ko žurnāls Time nosauca par desmitgades labāko biznesa grāmatu, pastāstīja Lifehacker, kas ir GTD un kam tas vajadzīgs, kā uzrakstīt grāmatu un nepiedzerties., un kā sarežģītas uzdevumu struktūras var atvieglot jūsu dzīvi.

Pirms trīsdesmit četriem gadiem Deivids Allens saprata, ka var sniegt padomus cilvēkiem un ar tiem labi nopelnīt – viņš atvēra savu konsultāciju uzņēmumu un izstrādāja Getting Things Done sistēmu, kas ļauj manevrēt starp lietām un izbrīvēt laiku tam, ko darīt. tev tiešām patīk. Kopš tā laika viņa klientu vidū ir SKS astronauti, rokmūziķi un lielāko uzņēmumu vadītāji, un Forbes viņu iekļāva 5 labāko biznesa treneru sarakstā Amerikas Savienotajās Valstīs.

GTD ir diezgan vienkāršs paņēmiens savas efektivitātes palielināšanai, kas sākotnējā posmā prasa ļoti nopietnu disciplīnu. Pēc GTD domām, lai veiksmīgi paveiktu vienu lietu, ir jāatbrīvo galva no visiem pārējiem uzdevumiem un jākoncentrējas uz to. Tas ir, tā vietā, lai nodarbotos ar visu gaidāmo lietu iegaumēšanu, uzdevumi tiek fiksēti saskaņā ar noteiktu sistēmu.

Deivid, pastāsti par savu auditoriju. Kam būtu jāievēro jūsu padoms un jāievēro GTD sistēma?

- GTD ir vienlīdz aktuāls visiem, taču tie, kas to patiešām lieto, nav vienoti pēc sociālā, vecuma vai ģeogrāfiskā principa – tie ir cilvēki ar noteiktu domāšanu. Ikviens, kurš interesējas par GTD, pēc 18 mēnešiem ievēro, kā viņu dzīve mainās uz labo pusi. Faktiski sistēma var darboties vienlīdz efektīvi gan pusaudžiem, gan lielu uzņēmumu vadītājiem, vai arī viņiem tā var būt vienlīdz bezjēdzīga.

– Vai izmantojat visu, ko iesakāt?

– Jā, citādi es vienkārši netieku galā – man viss izies no kontroles. Man nāk prātā sērfotāja tēls uz dēļa, uz liela viļņa. Droši vien esat pamanījuši, ka tie ir piesieti pie dēļa ar īpašu siksnu. Priekš kam? Lai pēc kritiena varētu ātri atgriezties pie dēļa. Tas, ko GTD māca, ir būt uz viļņa, būt radošam un produktīvam. Bet pat visefektīvākie cilvēki ļauj sev izkļūt no kontroles. Ja jūs periodiski nenokrītat no dēļa, tad jūs izvēlaties pārāk vienkāršus viļņus. GTD ļauj apzināties, ka esi izkritis no produktīva stāvokļa, un ātri tajā atgriezties.

Uzsākot jaunu biznesu, parakstieties uz neparastu uzdevumu - jūs varat viegli tikt nomazgāts no dēļa. Tajā nav nekā slikta, taču ar strukturētu pieeju jūs zināt, kas jārisina un kā izkļūt no ūdens.

– Ar kādām problēmām viņi nāk visbiežāk, par ko sūdzas?

- Pārsvarā cilvēki vēršas stresa dēļ, vispārēja trauksmes stāvokļa dēļ smadzeņu pārslodzes dēļ. Pārāk maz laika un pārāk daudz darāmā. Bet patiesībā problēma nav laikā, bet gan tajā, ka cilvēki vēlas vairāk garīgās telpas, vēlas būt radošāki un darīt to, kas viņiem patīk.

– Neparastākie gadījumi?

“Mēs apmācījām astronauti, kad viņi atradās kosmosa stacijā. Viņu vidū bija arī Katrīna Kolmana, viena no pirmajām sieviešu kārtas astronautiem. Tās bija interesantas sesijas, jo mums bija jāpārtrauc, kad viņa atradās planētas otrā pusē, un pēc tam jāatgriežas pie sarunas, kad viņa atkal sazinājās.

– Ar ko jūs visvairāk lepojaties?

- Savas pirmās grāmatas “Paveikto darbu veikšana: produktivitātes māksla bez stresa” rakstīšana prasīja ļoti daudz laika un pūļu no manas puses. Es praktiski kļuvu par alkoholiķi, rakstot grāmatu par to, kā dzīvot bez stresa. Bet tad es strādāju pilnu slodzi un nevarēju atļauties atsevišķu laiku grāmatas sagatavošanai. Pats galvenais, nebiju pārliecināts, vai 25 gadu laikā uzkrātās zināšanas spēšu nodot tā, lai tās tiešām palīdzētu cilvēkiem. Joprojām regulāri saņemam pateicīgu lasītāju vēstules, taču ir viena problēma: pēc dažiem cilvēkiem viņi ir pārņemti ar informāciju, jo esmu iekļāvis grāmatā visu, kas cilvēcei varētu būt vajadzīgs gadījumā, ja mani notrieca autobuss..

Kāda ir atšķirība starp GTD un standarta ikdienas uzdevumu sarakstiem? Gandrīz visi mēs rakstām šādus sarakstus katru dienu, un dažreiz saraksta sastādīšana aizņem vairāk laika nekā tā dzēšana

– Bieži vien cilvēki fiksē tikai pašu svarīgāko, un simtiem ne tik svarīgu gadījumu nemaz neņem vērā. Cilvēki uzskata, ka, ja lieta nav svarīga, tad to var nepierakstīt, bet tieši šādi nelieli darbiņi, ritinot pa galvu, izmanto ievērojamu daļu smadzeņu resursu.

Lai būtu brīvs un varētu koncentrēties uz būtiskākajiem jautājumiem, ir jāatbrīvojas no visa, kas nav tik svarīgs.

– Jā, bet lietas var būt tik nenozīmīgas, ka to pierakstīšana prasa ilgāku laiku nekā to izdarīšana

- Bet, ja tu tos nedarīsi uzreiz, tie tevi apgrūtinās, un tu pie tiem atgriezīsies atkārtoti. Cik reizes vēlaties sev atgādināt, ka jāiegādājas barība savam kaķim? Vai arī jums jāpiezvana māsai? Katru reizi, kad izdomājat kaut mazāko uzdevumu, jums ir jāizņem piezīmju grāmatiņa un jāpieraksta tas, ja vien neplānojat šo uzdevumu paveikt tieši tagad.

– Cik jums ir šādu sarakstu kategoriju?

– Godīgi sakot, neatceros – paskatīsimies. Kopā ir aptuveni 20, bet ir aptuveni astoņi tiešie atgādinājumi par rīcību.

Man ir kategorija "Projekti", "Sarunas" - šeit tiek glabāti uzdevumi, saskaņā ar kuriem nākamais solis būtu apspriest kādu tēmu ar kādu citu.

Pēc tam ir “Zvani”, kam seko “Lietas, kas man jādara datorā” un, ņemiet vērā, tie, kuriem nav nepieciešams internets. Man ir daudz lidojumu, un ne visās lidmašīnās ir Wi-Fi, un attiecīgi šis ir vienīgais saraksts, ar kuru es varu strādāt.

Nākamā kategorija ir “Darbs pievienotā datorā”. Nu viss skaidrs. Man ir arī saraksts ar "Tekstu rakstīšanu", tas arī ir darbs pie datora, bet tas prasa pavisam citu stāvokli, noteiktā noskaņā un kontekstā.

"Apgrozījums" - jautājumi, kurus var atrisināt ceļā. "Mājas" - darbības, kas man jādara, atrodoties mājās.

Man arī ir tāds saraksts, es to nosaucu par "Sērfošanu". Tie ir visādi smieklīgi vai izglītojoši video, piemēram, kaķi spēlē klavieres, vispār, video, kas man tika atsūtīti vai kuriem es uzgāju. Es tur gandrīz nekad neieskatos, bet principā, kad ir saikne, laiks un vēlme, varu pie tiem atgriezties.

Un šeit ir saraksts ar jautājumiem, par kuriem es gaidu informāciju vai citu cilvēku rīcību. Un, protams, kalendārs ir manas dzīves galvenais skelets jeb ainava. Iedomājieties, ka visas šīs lietas ievietojat vienā sarakstā – radīsies patiess apjukums. Tāpēc es izveidoju sarežģītāku struktūru, lai to vienkāršotu. Ja šodien man būs tikai dažas brīvas minūtes, es droši vien aizmirsīšu par radošajiem tekstiem, kas man jāraksta. Ja neesmu mājās, nav jēgas skatīties Mājas sarakstu. Sakārtoju visu, lai neko neaizmirstu un netērētu savu garīgo telpu iegaumēšanai, vienlaikus ātri spēju pievērsties uzdevumiem, kuriem man ir laiks.

– Vai dodat priekšroku papīra medijiem vai elektroniskām aplikācijām? Kādu padomu varat dot?

– Lai kaut ko neaizmirstu, vienmēr nēsāju līdzi mazu burtnīcu, kurā visu pierakstu. Pēc tam visus uzdevumus ievadu datorā. Kopumā to darīs jebkurš uzdevumu vadītājs. Cilvēki cenšas izmantot savu galvu kā biroju, un visi dzīves uzlauzumi būtībā ir ārējo smadzeņu versijas. Kā es varu izveidot piemērotus atgādinājumus, lai redzētu, kas man ir jādara brīdī, kad man tas jādara.

Jums ir jāizlemj, vai šis dzīvesveids jums ir piemērots, un GTD patiesībā nav paņēmienu sistēma, bet gan dzīvesveids, kurā, no vienas puses, viss ir skaidri regulēts, un, no otras puses, ir iespēja pārdomājiet to, kas jums patiešām patīk, un nenodarbiniet galvu ar to, ko var uzglabāt papīrā.

Vairāk par GTD varat lasīt jaunākajā Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity izdevumā, kas Krievijā iznāks 2015. gada septembrī.