Kā izveidot projektu darba diagrammu programmā Excel 10 soļos

2024 Autors: Malcolm Clapton | [email protected]. Pēdējoreiz modificēts: 2023-12-17 04:04

Izmantojot parastos populārākā MS Excel izklājlapu redaktora rīkus, jūs varat izveidot vizuālu projektu darbu diagrammu, kas palīdzēs izsekot katra uzdevuma gaitai un darāmā apjomam.

Ja jūs pārvaldāt projektus, ir svarīgi vienmēr zināt, cik daudz uzdevumu jums ir un kad tie ir jāpabeidz. Un, ja sastādīsit vizuālu diagrammu, darbā iesaistītajai komandai, kā arī citām ieinteresētajām pusēm būs vieglāk izskaidrot galvenos projektu dzīves punktus.

Projektu pārvaldīšanai bieži tiek izmantotas īpašas programmas, taču jūs varat arī izveidot skaidru un pieejamu grafiku pazīstamajā MS Excel.

Projekta darba diagramma parāda, kā notikumi un uzdevumi ir saistīti viens ar otru laika gaitā. Labi izstrādāta diagramma atspoguļo svarīgu informāciju par konkrēta uzdevuma izpildi un projekta attīstību kopumā, palīdzot saskatīt kopainu.

Lai izveidotu šādu diagrammu programmā MS Excel (versijās 2007 un jaunākās versijās), jums jāveic tikai 10 darbības.

Kas ir šajā diagrammā? Galvenās detaļas ir parādītas ar krāsainām līnijām un dēļiem:

• pašreizējās dienas līnija - sarkana vertikāla līnija, kas parāda, kur šodien atrodaties;
• uzdevumu izpildes termiņi - pelēkas horizontālas joslas, kas parāda, cik ilgs laiks būs nepieciešams katra uzdevuma izpildei;
• uzdevumu gatavība - zaļas horizontālas līnijas, kas parāda, kurā posmā uzdevums tiek izpildīts un cik daudz vēl jāpaveic.

Dažādās MS Excel versijās darbības var nedaudz atšķirties, taču tā vai citādi process būs universāls, un jebkurš lietotājs var tikt galā ar plānošanu.

Jūs varat noskatīties detalizētu video instrukciju (angļu valodā), tas aizņems pusstundu jūsu laika.

1. solis. Sākumā padomājiet par rezultātu

Lai bez problēmām tiktu galā ar uzdevumu, izdrukājiet vai uzzīmējiet uz papīra lapas grafiku, kā tam vajadzētu izskatīties beigās. Turiet papīra lapu sev priekšā, lai salīdzinātu katru soli ar zīmējumu. Diagramma nav rūpīgi jāzīmē, vienkārši salabojiet diagrammas formu un turiet to pa rokai, tas būs labs atgādinājums.

2. darbība. Izveidojiet tabulu ar datiem

Lai izveidotu grafiku, vispirms jāsastāda tabula. Piemērā projekts ir sadalīts četrās fāzēs, katrā no kurām ir uzdevumi.

Zem grafika izveidojiet tabulu. 30. rindā ir kolonnu virsraksti.

Noskaidrosim, ko nozīmē dati tabulā:

• Fāze: "1. fāze", "2. fāze", "3. fāze", "4. fāze" vai "Šodien". Parāda, kuram projekta posmam atbilst pasākums.
• Veids: "Fāze", "Uzdevums", "Šodien". Parāda notikuma veidu, norobežojošos uzdevumus un projekta izpildes fāzes.
• Sākuma datums: pasākuma sākuma datums.
• Pasākums: parāda notikuma nosaukumu diagrammā.
• Laiks: parāda, cik dienu nepieciešams uzdevuma izpildei.
• Procentuālā gatavība: parāda katra uzdevuma un fāzes izpildes pakāpi, 0% - uzdevums nav sācies, 100% - izpildīts. Šis rādītājs kategorijai "Fāze" nav saistīts ar uzdevumu izpildi un ir iestatīts kā aptuvens. Lai izlemtu, cik procentu fāze ir pabeigta, jums jāpiemēro savi noteikumi.
• Gatavs dienās: periods, par kuru tika sasniegts pasākuma gatavības rādītājs procentos. Uzdevumam, kas aizņem 10 dienas un ir pabeigts par 50%, šis skaitlis būs piecas dienas (10 dienas × 50%).
• Augstums: augstuma vērtība ir svarīga dekorēšanai, jo tā nosaka, cik augstu vai zemu notikums tiks atspoguļots grafika kartē. Varat norādīt jebkuras vērtības, taču labāk ir ņemt mazus skaitļus, kas ir tuvu nullei. Piemērā tiek izmantots diapazons no +25 līdz -25. Ja augstums ir pozitīvs, notikums tiks atspoguļots diagrammā virs horizontālās ass, ja negatīvs - zem ass.

3. darbība. Izveidojiet diagrammu ar X un Y asīm, pievienojiet tai pirmos datus no kolonnas "Laika skala"

Ir pienācis laiks izveidot diagrammu, lai vizualizētu notikumu datus no tabulas, kas izveidota iepriekšējā darbībā. Izmantojiet izkliedes diagrammu ar X un Y asīm, jo tas ļauj brīvi novietot bāzes koordinātas uz abām asīm.

Izpildiet norādījumus:

• Galvenajā izvēlnē atlasiet cilni "Ievietot".
• Pēc tam izvēlieties "Diagrammas" → "Izkliede" → "Izkliedēt ar marķieriem", jūsu priekšā parādīsies tukša diagramma.
• Piestipriniet diagrammas malas un mainiet diagrammas izmērus, lai diagrammas lauks aptvertu diapazonu no šūnas B4 līdz šūnai K26 (nospiediet un turiet taustiņu Alt, lai diagrammas apgabalu precīzi izlīdzinātu ar šūnas apmalēm).
• Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz diagrammas un atlasiet izvēlnes vienumu "Atlasīt datus".

Pievienojiet datu sēriju diapazonam, atvērtajā dialoglodziņā noklikšķinot uz pogas "Pievienot".

1. Lai mainītu nosaukumu "Sērijas nosaukums", attiecīgajā laukā ierakstiet šūnas E30 vērtību "Datumi".
2. X ass vērtībai atlasiet atbilstošo lauku un atlasiet šūnas C33: C46 Sākuma datums.
3. Y ass vērtībai atlasiet atbilstošo lauku un atlasiet šūnas H33: H46 Augstums.
4. Noklikšķiniet uz Labi, lai aizvērtu datu pievienošanas logu.
5. Noklikšķiniet uz Labi, lai aizvērtu datu atlases logu.

Šīs darbības sniegs mums vienkāršu izkliedes diagrammu ar automātisku formatējumu.

Padarīsim notikumu marķierus zaļus:

• Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz jebkura atlasītā datu marķiera, atlasiet mainīt "Datu sērijas formāts".
• Sarakstā, kas tiek atvērts kreisajā pusē, atlasiet cilni "Marķiera parametri", pēc tam atlasiet iebūvētā marķiera veidu "Crystal". Palieliniet izmēru līdz 10 punktiem.
• Cilnē Marķiera aizpildījums atlasiet viengabalainu aizpildījumu. Mainiet aizpildījuma krāsu uz zaļu.

Tagad mums ir izkliedes diagramma, kas attēlo laika skalu. Pagaidām zaļie marķieri rāda tikai uzdevumu sākumu.

Mainiet diagrammas nosaukumu: veiciet dubultklikšķi uz teksta lauka ar nosaukumu un ievadiet savu vārdu.

Mēs atgriezīsimies pie laika noteikšanas opcijām 5. darbībā, pievienojiet horizontālās joslas gar X asi, bet pagaidām turpiniet formatēt diagrammu.

4. solis. Diagrammas izskata sakārtošana un notikumu nosaukumu pievienošana

Mēs atbrīvojamies no tā, kas mums diagrammā nav vajadzīgs.

Y ass … Slēpt vertikālo asi, jo tā nenes informācijas slodzi. Atlasiet diagrammu, cilnes "Darbs ar diagrammām" galvenajā izvēlnē atlasiet "Izkārtojums". Pēc tam izvēlieties Asis → Galvenā vertikālā ass → Nerādīt.

Horizontālās vadotnes … Tie ir arī bezjēdzīgi. Atlasiet diagrammu, galvenajā izvēlnē atveriet cilni Izkārtojums, pēc tam atlasiet Režģis → Horizontālās režģlīnijas gar galveno asi → Nerādīt.

Diagrammas leģenda … Pēc tam mēs to aizstāsim ar skaistāku, bet pagaidām to atspējosim: "Izkārtojums" → "Leģenda" → "Nē".

Visbeidzot, mēs parādām katra marķiera datu etiķetes. Cilnes "Izkārtojums" galvenajā izvēlnē atlasiet "Datu paraksti" → "Pa kreisi".

Kā mainīt datus marķiera parakstā

Datu ievadīšana par katru notikumu diagrammā ir gara un sarežģīta, jo katrs marķieris ir jāizvēlas atsevišķi un jāpārdēvē.

Bet šo procesu var paātrināt četras reizes:

• Noklikšķiniet uz pirmā marķiera paraksta (diagrammas augšējā kreisajā stūrī), lai atlasītu visas vērtības vienlaikus. Neklikšķiniet uz zaļā marķiera, tas atlasīs citus objektus!
• Noklikšķiniet vēlreiz uz marķiera paraksta, lai rediģētu vienu nosaukumu.
• Formulas ievades laukā ierakstiet simbolu =.
• Noklikšķiniet uz šūnas D33, tajā ir notikums "1. fāze", nospiediet taustiņu Enter.
• Atkārtojiet pirmās četras darbības katra marķiera pārējām etiķetēm.

Kā piespraust apgabalus

Ir noderīgi piespraust reģionus 28. rindiņā, lai, strādājot pie dokumenta, vienmēr varētu redzēt diagrammu. Pirmās 27 rindas paliks jūsu acu priekšā, pat ja ritināsit pārējās rindas.

Lai iesaldētu zonas:

• Atlasiet šūnu A28.
• Galvenajā izvēlnē atlasiet cilni "Skatīt".
• Izvēlieties Logs → Fiksēt apgabalus.
• Nolaižamajā izvēlnē atlasiet "Iesaldēt apgabalus".

Virs 28. līnijas parādīsies melna horizontāla līnija. Viss iepriekš minētais tagad ir pievienots, un ritinot pārvietosies tikai apakšējās līnijas.

5. darbība. Pievienojiet kļūdu joslas, lai parādītu laika grafikus, lai diagrammu pārvērstu par vizuālu grafiku

Diagrammas horizontālās kļūdu joslas parādīs, cik ilgs laiks nepieciešams katra uzdevuma izpildei. Lai tos veiktu:

• Iezīmējiet grafiku.
• Galvenajā izvēlnē Diagrammas rīki atlasiet cilni Izkārtojums.
• Nolaižamajā sarakstā augšējā kreisajā stūrī (laukuma apgabalā) atlasiet datu sēriju "Laika skala".
• Cilnē Izkārtojums atlasiet Kļūdu joslas → Papildu kļūdu joslu iestatījumi. Tiks atvērts dialoglodziņš.
• Nolaižamajā sarakstā augšējā kreisajā stūrī atlasiet X ass kļūdu joslas, lai formatētu diagrammu.
• Dialoglodziņā, lai mainītu horizontālās joslas, atzīmējiet izvēles rūtiņu plus tapai. Beigu stils → Bez punkta.
• Sarakstā "Kļūdas vērtība" atlasiet vienumu "Pielāgots" un noklikšķiniet uz pogas "Norādīt vērtību". Atvērtajā jaunajā logā “Kļūdu joslas konfigurēšana” norādiet “Pozitīva kļūdas vērtība”, lai to izdarītu, novietojiet kursoru attiecīgajā laukā un atlasiet šūnu diapazonu no E33 līdz E74. Noklikšķiniet uz Labi.

Tagad pelēkas līnijas stiepjas no zaļajiem marķieriem pa labi, tās parāda, cik daudz laika jums jāpavada šim vai citam uzdevumam. Skaidrības labad tie ir jāformatē:

• Logā Format Error Bars atveriet cilni Līnijas krāsa. Izvēlieties Solid Line. Padariet pildījumu pelēku.
• Cilnē Līnijas veids palieliniet līnijas platumu līdz 4 punktiem.

Lai labāk orientētos diagrammā, no marķieriem novelciet tievas vertikālas līnijas. Lai to izdarītu, nolaižamajā sarakstā augšējā kreisajā stūrī atlasiet "Kļūdu joslas gar Y asi". Dialoglodziņā tiek parādītas vertikālas kļūdu joslas. Atlasiet mīnusa virzienu, beigu stils → bez punkta, kļūdas daudzums → relatīvā vērtība, šajā laukā ievadiet 100%. Līniju krāsu un biezumu izvēlieties pats.

6. darbība. Pievienojiet diagrammai gatavības vērtību

Ir pienācis laiks diagrammai pievienot virkni datu, kas parāda paveiktā uzdevuma procentuālo daļu.

Ja uzdevums aizņem 10 dienas un ir izpildīts par 50%, izpildes josla būs līdz pusei pilna. Šis ir darba izsekošanas pasākums, un tas neietver nedēļas nogales un svētku dienas. Lai diagrammai pievienotu jaunu informāciju, izpildiet tālāk sniegtos norādījumus.

• Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz diagrammas apgabala, konteksta izvēlnē atlasiet "Atlasīt datus".
• Noklikšķiniet uz pogas "Pievienot", parādītajā logā definējiet "Rindas nosaukumu", atlasot šūnu G30. Datu diapazons X un Y asīm ir tāds pats kā 3. darbībā.
• Diagrammā parādīsies sarkani marķieri, kas paslēps zaļos.

7. darbība. Jauno datu metrikas formatēšana

Lai diagramma atspoguļotos vienā stilā un dati nepārklājas, mēs formatējam marķierus:

• Nolaižamajā sarakstā augšējā kreisajā stūrī atlasiet "Gatavs rinda". Tūlīt zem nolaižamā saraksta ir poga "Atlasītā fragmenta formāts". Noklikšķiniet uz tā, tiks atvērts dialoglodziņš.
• Mainiet marķiera parametrus. Atlasiet formas veidu "Kristāls", iestatiet izmēru uz 10 pt un marķierim atlasiet vienkrāsainu zaļu aizpildījumu. Aizveriet dialoglodziņu.
• Nenoņemot marķieru atlasi, cilnes "Izkārtojums" galvenajā izvēlnē noklikšķiniet uz pogas "Datu etiķetes", parādītajā izvēlnē atlasiet vienumu "Nerādīt".

8. darbība. Pievienojiet kļūdu joslas, lai izsekotu uzdevumu izpildes procentiem

Tagad jums ir jāpievieno jauni dēļi, lai vienā mirklī varētu redzēt, kurā stadijā atrodas uzdevumi.

• Kreisajā pusē esošajā nolaižamajā sarakstā vēlreiz atlasiet Rinda gatava. Galvenajā izvēlnē nospiediet pogu "Kļūdu joslas". Nolaižamajā izvēlnē atlasiet "Papildu opcijas". Tiks atvērts dialoglodziņš. Iestatiet vertikālās līstes uz fiksētu vērtību, attiecīgajā laukā ievadot nulli.
• Pārslēdzieties uz dēļu parametriem paralēli X asij Iestatiet virzienu uz "Plus". Beigu stils → Bez punkta, Kļūdas daudzums → Pielāgots. Dialoglodziņā Pozitīvā kļūdas vērtība norādiet šūnu diapazonu G33-G47.
• Mainiet līniju krāsu uz zaļu, izvēloties cieto aizpildījumu. Iestatiet līnijas platumu uz 7 pt.

Horizontālās zaļās līnijas parāda, vai uzdevumi ir izpildīti daļēji vai pilnībā.

9. darbība. Pievienojiet vertikālu līniju, kas attēlo pašreizējo dienu

Sarkanā līnija parāda, kura diena ir, un skaidri parāda, kā projekts kopumā iekļaujas termiņā.

• Ar labo pogu izsauciet diagrammas konteksta izvēlni. Izvēlieties "Atlasīt datus".
• Noklikšķiniet uz pogas "Pievienot", laukā "Sērijas nosaukums" ievadiet vārdu "Šodien". Ievadiet šūnu diapazonu C31-C32 X ass vērtībai un H31-H32 Y ass vērtībai.

Diagrammā ir parādījušies divi jauni marķieri. Iezīmējiet tos: atlasiet datu etiķetes un formulu joslā ierakstiet vārdu "Šodien". Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz paraksta un konteksta izvēlnē atlasiet vienumu "Datu formāts". Novietojiet paraksta pozīciju "Augš".

• Pārejiet uz galveno izvēlni cilnē "Izkārtojums".
• Augšējā kreisajā stūrī esošajā nolaižamajā sarakstā atlasiet "Šodien rinda".
• Pievienojiet kļūdu joslas ar papildu parametriem, izpildot norādījumus, kā norādīts piektajā darbībā. Jums būs nepieciešams dēlis gar vertikālo asi ar mīnusa virzienu, galīgo stilu bez punkta ar relatīvo vērtību 100%.

Tagad jums ir vertikāla līnija, kas apzīmē pašreizējo dienu. Mainiet līnijas krāsu uz sarkanu, palieliniet izmēru līdz 3 pt.

Izlasē pašreizējais datums ir fiksēts, tāpēc tas nemainīsies. Bet projektiem, kas tiek aktīvi izstrādāti, ieteicams cits datu ierakstīšanas veids. Lai to izdarītu, šūnā B2 ievietojiet datumu, ievadot formulu = ŠODIEN () un datu atlases dialoglodziņā norādiet X ass šūnas B2 vērtību, nevis iepriekš norādīto diapazonu.

10. darbība. Pievienojiet teksta blokus

Tagad diagrammai trūkst tikai leģendas leģendas, lai to varētu saprast visa komanda.

• Atlasiet diagrammu, dodieties uz galveno izvēlni cilnē "Ievietot". Izvēlieties "Burtu rakstīšana".
• Novietojiet etiķetes apgabalu diagrammas augšējā labajā stūrī. Ar peles labo pogu atlasiet tekstlodziņa apmali, konteksta izvēlnē atlasiet vienumu "Formatēt formu". Atvērtajā logā izvēlieties aizpildījuma veidu "Solid", krāsa ir pelēka. Formatējiet etiķeti. Varat ievietot jebkuru bloku skaitu.

Tagad jūs varat izveidot diagrammu 20-30 minūtēs, izmantojot tikai savu iecienītāko redaktoru MS Excel.