Kā pareizi grupēt uzdevumus, lai sekotu visam

2024 Autors: Malcolm Clapton | [email protected]. Pēdējoreiz modificēts: 2023-12-17 04:04

Palieliniet produktivitāti, sakārtojot savu uzdevumu sarakstu.

Ikviens jau sen ir zinājis, ka vairākuzdevumu veikšana nav tik laba lieta: tā neļauj mums efektīvi koncentrēties uz vienu lietu.

Lieta ir tāda, ka pāreja no viena uzdevuma uz citu aizņem daudz laika - to apstiprina pētījumi par Multitasking: Pārslēgšanās izmaksas. Cilvēki strādā visefektīvāk, kad viņi nonāk plūsmas stāvoklī: pilnībā koncentrējas uz vienu darbību, nenovēršot viņu uzmanību no kaut kā cita.

Diemžēl ne vienmēr ir iespējams noķert plūsmu, jo mūs nemitīgi pārpludina dažādas lietas, kas prasa mūsu uzmanību. Tomēr ir viens triks, kas ļauj samazināt laika un enerģijas izšķiešanu, pārslēdzoties starp dažādām aktivitātēm. To sauc par uzdevumu komplektēšanu.

Šīs tehnikas būtība ir šāda: jūs apvienojat viena veida uzdevumus tā sauktajās paketēs un pēc tam veicat tos vairumā. Tas ir vienkārši.

Kāpēc ir lietderīgi grupēt uzdevumus

Visvieglāk ir lietas darīt nejaušā secībā: nav jāraizējas ar plānošanu, prioritāšu noteikšanu un citām garlaicīgām lietām. Jūs kaut ko atcerējāties - un jūs to izdarījāt. Un tad mēs pārgājām pie nākamā uzdevuma.

Tomēr šī pieeja nav īpaši noderīga jūsu spējai koncentrēties. Saskaņā ar pētījumu The True Cost Of Multi-Tasking, kas publicēts Psychology Today, cilvēks zaudē līdz pat 40% no savas produktivitātes, pārslēdzoties starp nesaistītiem uzdevumiem.

Citiem vārdiem sakot, ja vispirms uzrakstāt atskaiti, pēc tam sāciet atbildēt uz e-pastiem, pēc tam kārtojat papīra dokumentus un pēc tam atkal atgriežaties pie pārskata, tad katru reizi tērējat laiku, koncentrējoties uz jaunu uzdevumu, kas nav līdzīgs iepriekšējam. Toms Demarko, grāmatas The Human Factors: Successful Projects and Teams autors, apgalvo, ka šī “pārnesuma maiņa” var ilgt līdz pat 15 minūtēm vai ilgāk.

Pakešu grupēšanas uzdevumi atvieglo pāreju no vienas darbības uz citu. Jo līdzīgāki ir jūsu uzdevumi, jo vieglāk pēc viena pabeigšanas uzņemties nākamo.

Kā izmantot pakešu apstrādi

1. Izveidojiet uzdevumu sarakstu

Vispirms pierakstiet to, ko plānojat darīt vienkāršā sarakstā, rindiņu pa rindiņai. Varat to izdarīt uz papīra vai izmantot daudzas uzdevumu pārvaldības lietotnes. Galvenais ir visu salabot. Ideāli ir atlicināt kādu laiku plānošanai katru dienu (vai vismaz reizi nedēļā).

2. Sadaliet uzdevumus kategorijās

Tagad, kad saraksts ir gatavs, sadaliet visus tā vienumus kategorijās. Tās var būt dažādas – izvēlies, ko vēlies. Galvenais, lai tas ir ērti un vizuāli.

Piemēram, sadaļā "Sarunas" apkopojiet tādus uzdevumus kā "Atbildēt uz e-pastiem" vai "Zvanīt kolēģiem" un sadaļā "Teksts" "Rakstīt rakstu" un "Veikt labojumus". Izveidojiet atsevišķas kategorijas mājsaimniecības darbiem, darba uzdevumiem, iepirkšanās darbiem un citiem. Šādā sakārtotā sarakstā būs vieglāk orientēties.

Vēl viena iespēja ir apkopot uzdevumus pakās atbilstoši vietai, kur tie būtu jāveic. Piemēram, saistīt visus pirkumus ar atrašanās vietu "Lielveikalā", bet darba uzdevumus - ar atrašanās vietu "Birojs" utt. Tādā veidā, ja atrodaties veikala tuvumā, varat ieskatīties savā darāmo darbu sarakstā un uzreiz redzēt visus nepieciešamos pirkumus.

3. Bloķējiet laiku

Uzdevumu pakešu apstrāde lieliski darbojas kopā ar tā saukto laika bloķēšanas tehniku. Kad saraksts ir sadalīts kategorijās, katrai kategorijai piešķiriet noteiktu diennakts laiku. Un pievienojiet atbilstošo bloku savam kalendāram. Vienā laika blokā dariet tikai lietas no vienas kategorijas un ignorējiet pārējās.

Vēl viena iespēja ir populāro Pomodoro tehniku saistīt ar uzdevumu komplektēšanu. 25 minūtes jūs veicat nepārtrauktus uzdevumus no vienas paketes. Pēc tam atpūtieties 5 minūtes. Pēc tam atkārtojiet ciklu ar citu gadījumu grupu.

4. Apsveriet savu maksimālo produktivitāti

Izlemiet, kurā diennakts laikā esat visproduktīvākais. Lielākajai daļai cilvēku ir šis rīts, taču ir arī naktspūces, kurām tumsā ir vieglāk koncentrēties. Atrodiet savu produktivitātes maksimumu un mēģiniet izpildīt uzdevumus no visaugstākās prioritātes kategorijām.

5. Novērst traucējošos

Uzsākot nākamo uzdevumu grupu, pārliecinieties, vai jūs netraucē nejaušs paziņojums vai tālruņa zvans. Varat atlicināt īpašu laiku viedtālruņa pārbaudei. Kamēr veicat vienas kategorijas uzdevumus, nedomājiet par pārējām.

Kādus uzdevumus var grupēt

Patiesībā, kopumā jebkura. Skots Jangs, rakstnieks, programmētājs, uzņēmējs un liels pakešu apstrādes cienītājs, sniedz dažus piemērus:

• E-pasts. Tims Feriss, grāmatas How to Work 4 Hours a Week autors, dažreiz saņem 300 e-pastus stundā. Un, neskatoties uz šādu apjomu, viņš uz tiem atbild tikai reizi dienā, īpaši atlicinot laiku tieši šim.
• Lasīšana. Lasīt kaut ko pa vidu ir gandrīz bezjēdzīgi, jo tik un tā jūs neko daudz neatcerēsities. Labāk nosakiet paši, kad jums ērtāk uztvert informāciju pārdomāti, un rezervējiet šo laiku lasīšanai.
• Telefona zvani. Vienā sarakstā ierakstiet to personu vārdus, kurām jums jāzvana, un viņu tālruņu numurus. Tad zvaniet visiem sarakstā iekļautajiem kandidātiem uzreiz. Pirmkārt, jūs atkal nenovērsīsit telefona sarunas. Otrkārt, jūs varēsiet izvēlēties diennakts laiku, kad cilvēki ir vismazāk aizņemti un varēs ar jums runāt.
• Atpūta un izklaide. Pārnes visu izklaidi – filmas, datorspēles, pastaigas – uz dienas beigām. Tas jūs motivēs pēc iespējas ātrāk pabeigt darbu, un jums būs vieglāk atpūsties, zinot, ka šodien viss jau ir no jauna.
• Iepirkšanās braucieni. Pirms došanās prom no mājām, sakrājiet visus uzdevumus, pirkumus un uzdevumus kaudzē un pabeidziet tos vienā piegājienā. Piemēram, jūs varat vienlaikus apmeklēt lielveikalu, pastu un ķīmisko tīrītāju. Ietaupiet ne tikai laiku, bet arī benzīnu.
• Sarakste sociālajos tīklos. Vakarā veltiet stundu, lai tērzētu tiešsaistē. Un pārējā laikā neatspējojiet sociālo mediju klientu paziņojumus.
• Ēdienu gatavošana. Iespējams, ka jums pastāvīgi nav pietiekami daudz laika, lai katru dienu kaut ko pagatavotu. Par laimi, civilizācija mums ir piedāvājusi tādu iekārtu kā mikroviļņu krāsns. Atvēliet 1–2 dienas, lai sagatavotu ēdienu nākamajai nedēļai, un pēc tam vienkārši uzsildiet to.
• Remonts. Beidzot sanāciet kopā un paveiciet visus tos mazos mājas darbus, kas tik ilgi ir gaidījuši spārnos. Nomainiet izdegušās spuldzes, salabojiet durvju rokturi un pilošo jaucējkrānu.
• Pārdomas. Vai jūs visu laiku domājat, mēģināt kaut ko plānot, atrisināt dažas problēmas, bet jums nekas neizdodas? Skots Jangs iesaka pat tādu lietu kā domāt, ko darīt stingri noteiktā laikā. Iemācieties katru nedēļu plānot 2-3 stundas, ko darīsiet tālāk un kādus mērķus vēlaties sasniegt.

Jā, un šajā gadījumā uzdevumu komplektēšana ir arī uzdevums. Tāpēc atvēliet īpašu laiku, vēlams vakarā, lai izplatītu rītdienas sarakstā iekļautās preces.