Kā pareizi deleģēt darba uzdevumus

2024 Autors: Malcolm Clapton | [email protected]. Pēdējoreiz modificēts: 2023-12-17 04:04

Kategoriskas pavēles, neuzmanība pret darbinieku interesēm un pateicības trūkums nav tā efektīvākā pieeja uzdevumu sadalei kolektīvā.

Labs vadītājs nav tas, kurš visu uzvelk uz saviem pleciem, bet gan tas, kurš spēj nokomplektēt spēcīgu un efektīvu komandu un kompetenti sadalīt pienākumus, arī neplānotos.

Deleģēšana, tas ir, uzdevumu deleģēšana no viena darbinieka otram, palīdz paaugstināt iesaistes līmeni komandā, un vadītāji, kuriem tas izdodas, saviem uzņēmumiem vidēji nes par 33% lielākus ieņēmumus nekā citi.

Bet vienkārši pateikt “dari to” ir nepareizi. Pasūtīšanas tonis, slikti ieplānots uzdevums, skaidrojuma trūkums – tas viss var izraisīt noraidījumu un rezultātā beigties ar ne to labāko rezultātu.

Hārvardas Biznesa skolas eksperte Lorēna Lendrija stāstīja par noteikumiem, kas palīdzēs efektīvi deleģēt un uzlabot sniegumu.

1. Novērtējiet darbinieku spējas

Ir uzdevumi, kurus nevar deleģēt. Piemēram, tie ir jūsu pienākumu neatņemama sastāvdaļa. Vai arī citam darbiniekam nav zināšanu un kvalifikācijas šādu uzdevumu veikšanai. Vai, gluži pretēji, tie ir daudz vienkāršāki nekā tie, kurus viņš parasti dara. Piemēram, lūgt pārdošanas vadītājam vai auditoram atrast meistaru biroja kafijas automāta remontam būtu, maigi izsakoties, nevietā.

Kopumā, pirms kādam kaut ko uzticat, jums vajadzētu sev pajautāt:

• Vai cilvēks tiks galā ar šo uzdevumu? Vai viņam ir pietiekami daudz laika, vai tas traucēs viņa citiem pienākumiem?
• Vai darbiniekam pietiks zināšanu un prasmju? Vai arī viņš tik ilgi jāved pie lietas, lai vieglāk to izdarīt pašam vai atrast citu speciālistu? Pieņemsim, ka jums ir jāsastāda atskaite par komandas darbu pie projekta, bet kolēģis, kuram vēlaties to uzticēt, nekad to nav darījis, un tas nozīmē, ka bizness virzīsies lēnām, čīkstot, un jūs varat viss ir jādara no jauna.
• Vai šis uzdevums palīdzēs darbiniekam uzlabot kādas prasmes, iegūt pieredzi? Tas nav obligāti, bet tas būtu jauki.
• Vai ir kāds darbinieks, kurš ar to var tikt galā labāk?

2. Centieties pielāgoties katra interesēm un vajadzībām

Piemēram, jums ir jāorganizē komandas veidošana visai komandai, taču tam nav īpaša darbinieka. Bet ir cilvēks, kurš ir spēcīgs komunikācijā un vēlētos gūt pieredzi pasākumu organizēšanā, apmācībā un personāla vadībā. Jūs varat viņam piedāvāt šo uzdevumu.

Vai arī uzņēmums uz laiku paliek bez SMM speciālista, bet ir kāds, kurš labi pārzina sociālo tīklu algoritmus un neiebilstu izmēģināt spēkus mārketingā.

Protams, tas ne vienmēr ir iespējams. Ir garlaicīgi uzdevumi, kas nevienam nepatīk. Taču tomēr nebūs lieki kritiski izvērtēt kolektīvu un padomāt, kam jaunais uzdevums varētu būt noderīgs.

3. Uzstādiet uzdevumu pareizi

Uzrunājot darbinieku, paskaidrojiet, kāpēc vēlaties viņam uzticēt uzdevumu, kā tas var būt noderīgs uzņēmumam un viņam personīgi. Noteikti uzslavējiet un uzskaitiet viņa stiprās puses, kas ietekmēja jūsu izvēli. Esi pieklājīgs.

Pastāstiet mums sīkāk par uzdevumu. Ir skaidrs mērķis un laika skala. Sniedziet visus nepieciešamos dokumentus un citu informāciju. Būs ļoti labi, ja visi nepieciešamie materiāli būs skaidri un strukturēti, lai darbiniekam nav jāpavada daudzas stundas, izdomājot, kas ir kas.

4. Nodrošiniet normālu saziņu un komfortablu atmosfēru

Ļaujiet cilvēkam zināt, ka vienmēr esat blakus, lai palīdzētu, ieteiktu, atbildētu uz jautājumiem. Brīdiniet, ja viņš kādu iemeslu dēļ netiks galā vai nokavēs noteikto termiņu, viņš varēs ar jums aprunāties, un kopā jūs kaut ko izdomāsit.

Pajautājiet, kas viņam ir nepieciešams, lai izpildītu uzdevumu. Jums var būt nepieciešams sniegt viņam papildu informāciju vai, piemēram, atbrīvot viņu no aktualitātēm.

Ir svarīgi saglabāt draudzīgumu, lai darbinieks tiešām nekavētos ar jums sazināties, ja kaut kas noiet greizi.

5. Esiet drošā pusē

Kad pats pabeidzat uzdevumu, jūs pilnībā kontrolējat situāciju. Ja darbu uzņemas kāds cits, var rasties miljons problēmu, kuru rezultātā var rasties slikti rezultāti vai nokavēti termiņi.

Iepriekš pārdomājiet, ko darīsiet notikumu nelabvēlīgas attīstības gadījumā. Esiet gatavs uzņemties uzdevumu pats vai ātri uzticēt to kādam citam.

Mēģiniet uztvert šīs situācijas nevis kā neveiksmi, bet gan kā pieredzi, kas palīdzēs labāk izprast savu komandu, tās iespējas un organizācijas līmeni.

6. Esiet pacietīgs

Jā, ir lietas, ko ātrāk izdarīt pašam, nevis kādam uzticēt, un pēc tam veltīt laiku atbildēm uz jautājumiem un sekot līdzi rezultātam.

Svarīgi atcerēties, ka neesi cilvēku orķestris, un efektīvam darbam ir jāattīsta sava komanda, jādod darbiniekiem iespēja paveikt ko jaunu, kļūt kompetentākiem, mācīties, arī no savām kļūdām.

Tas nozīmē, ka jums ir jābūt pacietīgam, ja kāds uzdod pārāk daudz jautājumu vai tiek galā ar uzdevumu lēnāk, nekā jūs gaidījāt.

7. Sniedziet un lūdziet atsauksmes

Kad uzdevums ir paveikts, noteikti pastāstiet darbiniekam, kā vērtējat viņa darbu: kas jums patika un par ko esat gatavs viņu uzslavēt, kādus punktus varētu uzlabot, kas šajā nolūkā būtu jādara un kas jāņem vērā nākotne.

Esiet pareizi. Bez iemesla nelamāties, nepacelt balsi, nedevalvēt un nekritizēt. Noteikti sāciet ar uzslavām un pēc tam maigi runājiet par to, pie kā jāstrādā.

Ja uzdevums personai bija jauns un grūts, pajautājiet viņam, kā viņš pie tā strādāja. Kas bija viegli un kas nē, kas bija interesanti un kas nepatika, kā viņš pats vērtē rezultātu, ko vēlētos uzlabot un kā to plāno darīt.

8. Neaizmirsti pateikt paldies

Un ne tikai viens pret vienu, bet arī publiski, īpaši, ja uzdevums nebija viegls. Uzslavējiet cilvēku visas komandas priekšā, piešķiriet viņam papildu brīvdienu, atzīmējiet kā labāko darbinieku, ja uzņēmums to praktizē.

Tāpat nevajadzētu piesavināties kāda cita darba augļus. Tā vietā, lai teiktu “Es organizēju komandas veidošanu” vai “Es sagatavoju ziņojumu”, labāk uzsvērt, ka jūs visu gatavojāt kopā un kolēģis ļoti palīdzēja. Cilvēki novērtē to, ka tiek atzīti par viņu nopelniem, padarot viņus vairāk iesaistītus un lojālākus uzņēmumam.