Lietišķās e-pasta korespondences noslēpumi

2024 Autors: Malcolm Clapton | [email protected]. Pēdējoreiz modificēts: 2023-12-17 04:04

Piedāvājam jums Artema Turoveca rakstu par biznesa korespondences organizēšanas sistēmu. Šis nav "superproduktivitātes paņēmienu" kopums vai lekcija par e-pasta mārketingu. Artjoms vienkārši dalīsies pieredzē par savu uzņēmumu, kur viņi mēģināja iekārtot darbu ar e-pastu tā, lai visiem būtu ērti.

Kas ir e-pasts? Mūsdienu biznesa pasaulē tie ir:

• Tava seja. Tieši ar e-pasta palīdzību var radīt pozitīvu tēlu darījuma partnera acīs vai sabojāt pirmo iespaidu.
• Jūsu darba instruments. Liela daļa saziņas ar ārpasauli notiek pa e-pastu. Tāpēc, labi pārvaldot šo rīku, jūs varat ievērojami atvieglot savu dzīvi.
• Spēcīgs traucēklis. Ārpasaule ar e-pasta starpniecību cenšas jūs iegūt, novērst uzmanību un novest jūs no maldiem.

No šī viedokļa aplūkosim darbu ar e-pastu. Sāksim ar vienkāršu.

Burtu dizains

Es izmantoju Mozilla Thunderbird pasta klientu, tāpēc izmantošu to kā piemēru. Izveidosim jaunu burtu un virzīsimies no augšas uz leju lauku sarakstā.

Kam. Kopēt. Slēptā kopija

Kāds var nezināt, bet Mozilla "To" var mainīt uz "Cc" vai "Bcc".

• Kam: rakstām galveno adresātu vai vairākus adresātus, atdalot tos ar semikolu.
• Kopēt: mēs rakstām kādam, kuram vajadzētu izlasīt vēstuli, bet no kura mēs negaidām atbildi.
• Diskrētā kopija: mēs rakstām tam, kuram vajadzētu izlasīt vēstuli, bet pārējiem vēstules adresātiem jāpaliek nezināmam. Tas ir īpaši piemērots biznesa vēstuļu, piemēram, paziņojumu, masveida sūtīšanai.

Nav pareizi masveida sūtījumos norādiet adresātus, izmantojot laukus "Kopija" vai "Kam". Vairākas reizes gadā saņemu vēstules, kurās laukā “Cc” ir norādīti 50–90 adresāti. Ir privātuma pārkāpums. Ne visiem jūsu adresātiem ir jāzina, ar ko vēl jūs strādājat ar līdzīgu tēmu. Ir labi, ja tie ir cilvēki, kurus jūs viens otru pazīstat. Ko darīt, ja sarakstā ir konkurējoši uzņēmumi, kas viens par otru nezina? Vismaz jābūt gatavam nevajadzīgiem paskaidrojumiem, maksimāli, sadarbības pārtraukšanai ar kādu no viņiem. Nedari tā.

Taisnība sūtiet masveida sūtījumus uz savu vārdu un ievietojiet visus adresātus laukā "Bcc".

Vēstules tēma

Tēmas rindiņas nozīmi savos korporatīvajos emuāros bieži raksta (dažreiz saprātīgi) profesionāli pasta pakalpojumi. Bet tur visbiežāk runa ir par pārdošanas vēstulēm, kur tēmas rindiņa atrisina problēmu "jāatver e-pasts".

Mēs apspriežam ikdienas biznesa saraksti. Šeit tēma atrisina problēmu "vēstule un tās autors ir viegli identificējams un pēc tam atrodams." Turklāt jūsu centība atgriezīsies pie jums daudzu atbildes vēstuļu karmas veidā, tikai ar prefiksiem Re: vai Fwd, starp kuriem jums būs jāmeklē vēlamais burts par tēmu.

Divdesmit vēstules ir vidējā līmeņa vadītāja vienas dienas sarakstes apjoms. Es vispār nerunāju par uzņēmējiem un uzņēmumu īpašniekiem, viņu burtu skaits dažkārt nokrītas par 200 un vairāk dienā. Tātad vēlreiz: nesūtiet e-pastus ar tukšu temata rindiņu.

Tātad, kā pareizi noformulēt tēmu?

Mēs savā “Debesīs” iesakām ārējos burtos tēmā rakstīt: “Debesis”. Iekšējā - tikai tēmas rindiņas saturs trīs līdz piecos vārdos bez prefiksiem.

Kļūda #1: tēmā tikai uzņēmuma nosaukums. Piemēram, "Sky" un viss. Pirmkārt, pārliecinieties, ka neesat viens no jūsu uzņēmuma, kas sazinās ar šo darījumu partneri. Otrkārt, šāda tēma nedod nekādu jēgu, jo no adreses jau var redzēt jūsu uzņēmuma nosaukumu. Treškārt, uzminiet, kā izskatīsies jūsu pastkastīte ar šādu pieeju sarakstei? Kaut kas tamlīdzīgs.

Vai ir ērti meklēt par šādām tēmām?

Kļūda #2: spilgts, pārdodams virsraksts. Ir lieliski, ja zināt, kā rakstīt šādus virsrakstus. Bet vai ir lietderīgi šīs prasmes izmantot lietišķajā sarakstē? Atcerieties biznesa vēstules tēmas rindiņas mērķi: nevis pārdot, bet nodrošināt identifikāciju un meklēšanu.

Nav pareizi	Taisnība
Pasteidzieties iegādāties cirvjus par saprātīgu cenu!	Komercpiedāvājums cirvju piegādei
Mums jāsteidzas pārbaudīt procentus! Rodions ir ceļā!	Par procentu saskaņošanas akta apstiprināšanu ar Alenu Ivanovnu
UZMANĪBU! Porfīrijs Petrovičs atrisināja Raskolņikova noslēpumu un atrisinās mūsu problēmas	Konsultanta piedāvājums: psiholoģiskais atskaitījums

»

Vēstules teksts

Ir daudz rakstīšanas rokasgrāmatu dažādiem gadījumiem. Piemēram, daudz noderīgu lietu no un citiem vārda meistariem. Iesaku izlasīt viņu rakstus vismaz, lai uzlabotu vispārējo rakstpratību un uzlabotu vispārējo rakstīšanas stilu.

Vēstules rakstīšanas procesā mums konsekventi jāpieņem vairāki lēmumi.

Pieklājības jautājums … Vēstules sākumā var aizmiglot pieklājībās vai pat maigumā garā "Mans dārgais Rodja, nu jau vairāk nekā divus mēnešus neesmu ar tevi rakstveidā runājis, no kā es pats cietu un pat nē. gulēt vēl vienu nakti, domājot." Tas ir ļoti pieklājīgi un ļoti dārgi gan šāda ievada sastādīšanas, gan sarunu biedra izlasīšanas laika ziņā. Tā ir biznesa sarakste, atceries? Nevis epistolāra žanra eseja konkursam un nevis vēstule Raskoļņikova mātei, bet gan lietišķā sarakste.

Mēs cienām savu un saņēmēja laiku!

Iepazīstināt ar sevi un atgādināt iepazīšanās apstākļus ir jēga tikai pirmajā vēstulē, kas nosūtīta pēc īslaicīgas tikšanās izstādē. Ja tas ir sadarbības vai kārtējās sarakstes turpinājums, dienas pirmajā burtā rakstām: "Sveiks, Ivan", otrajā un nākamajos: "Ivan, …".

Apelācija … Vienmēr uztraucos, ar ko vērsties vēstulē, ja ir vairāki adresāti. Nesen uzrakstīju vēstuli trim meitenēm vārdā Anna. Bez vilcināšanās uzrakstīju "Sveika, Anna" un nenomazgājos. Taču ne vienmēr tas tā ir.

Ko darīt, ja ir trīs vai pat septiņi adresāti un viņiem nav vienāds vārds? Jūs varat tos uzskaitīt pēc nosaukuma: "Labdien, Rodion, Pulcheria, Avdotya un Pjotr Petrovič." Bet tas ir ilgi un prasa laiku. Var rakstīt: "Sveiki, kolēģi!"

Es izmantoju šo noteikumu, lai pēc vārda atsaukties uz to, kurš atrodas laukā "Kam". Un tiem, kas ir kopijā, nepiesakieties vispār. Šis noteikums vienlaikus ļauj precīzāk noteikt (vienu!) Vēstules adresātu un šīs vēstules mērķi.

Citāts … Bieži vien sarakste ir vēstuļu ķēde ar jautājumiem un atbildēm – vārdu sakot, dialogs. Tiek uzskatīts par labu formu nedzēst sarakstes vēsturi un rakstīt savu atbildi citētā teksta augšdaļā, lai, pēc nedēļas atgriežoties pie šīs sarakstes, varētu ērti lasīt dialogu no augšas uz leju dilstošajos datumos.

Kādu iemeslu dēļ Mozilla noklusējuma iestatījums ir "Novietot kursoru pēc citētā teksta". Iesaku to mainīt izvēlnē "Rīki" → "Konta iestatījumi" → "Rakstīšana un adresēšana". Tam vajadzētu būt šādam.

Vēstules mērķis … Biznesa vēstules ir divu veidu:

• kad tikai informējam sarunu biedru (piemēram, atskaite par mēneša paveikto darbu);
• un kad mēs vēlamies kaut ko no sarunu biedra. Piemēram, lai viņš apstiprinātu pievienoto rēķinu apmaksai.

Parasti uzmundrinošu vēstuļu ir daudz vairāk nekā ziņojošu. Ja vēlamies kaut ko panākt no sarunu biedra, ir ļoti svarīgi par to pateikt vēstulē vienkāršā tekstā. Aicinājumam uz darbību jāpievieno aicinājums uz darbību ar vārdu, un tam seko vēstules pēdējais teikums.

Nav pareizi: "Porfīrijs Petrovič, es zinu, kas nogalināja veco sievieti."

Taisnība: "Porfīrijs Petrovič, es līdz nāvei uzlauzu veco sievieti, lūdzu, veiciet pasākumus, lai mani arestētu, esmu noguris no ciešanām!"

Kāpēc korespondentam būtu jādomā tavā vietā, ko darīt ar šo vēstuli? Galu galā viņš var pieņemt nepareizu lēmumu.

Paraksts tekstā … Viņai jābūt. Turklāt visi pasta klienti ļauj konfigurēt paraksta automātisku aizstāšanu, piemēram, klasisko "Ar cieņu …". Programmā Mozilla tas tiek darīts sadaļā Rīki → Konta opcijas.

Rakstīt vai nerakstīt parakstā kontaktus ir katra personīgā darīšana. Bet ja esi kaut kādā veidā saistīts ar pārdošanu - droši raksti. Pat ja darījums nenotiks, balstoties uz saziņas rezultātiem, turpmāk būsiet viegli atrodams pēc kontaktiem no paraksta.

Visbeidzot vēl viena vēstules pamatteksta iezīme tiem sarunu biedriem, kuriem nepatīk (nevar, negrib, nav laika) atbildēt uz jūsu vēstulēm. Norādiet noklusējumu vēstules tekstā. Piemēram, "Porfīrijs Petrovič, ja jūs neierodaties mani arestēt piektdien pirms pulksten 12:00, tad es uzskatu, ka esmu amnestēts." Protams, termiņam jābūt reālam (tekstu no piemēra nevajadzētu sūtīt piektdien plkst. 11:50). Adresātam ir fiziski jāspēj izlasīt jūsu vēstuli un pieņemt lēmumu par to. Šis "klusums" atbrīvo jūs no atbildības par sarunu biedra neatbildēšanu. Kā vienmēr, šīs funkcijas izmantošanai ir jāpieiet saprātīgi. Ja cilvēks uz tavām vēstulēm atbild laicīgi un regulāri, šāds ultimāts var ja ne aizskart, tad nedaudz sasprindzināt vai novest pie lēmuma uz vēstuli neatbildēt tieši tagad, bet likt gaidīt piektdienu.

Pielikumi

Vēstulēm bieži nāk pielikumi: CV, komerciālie piedāvājumi, tāmes, grafiki, dokumentu skenēšana – ļoti ērts rīks un vienlaikus populāru kļūdu avots.

Kļūda: milzīgs pielikuma izmērs. Bieži tiek saņemti e-pasta ziņojumi ar pielikumiem līdz 20 MB. Parasti tie ir dažu dokumentu skenēšana TIFF formātā ar izšķirtspēju 600 dpi. Korespondenta pasta programma gandrīz noteikti karājas uz dažām minūtēm veltīgiem mēģinājumiem lejupielādēt šī pielikuma priekšskatījumu. Un nedod Dievs adresātam mēģināt izlasīt šo vēstuli viedtālrunī …

Personīgi es šādas vēstules izdzēšu uzreiz. Vai nevēlaties, lai jūsu vēstule pirms lasīšanas nonāktu miskastē? Pārbaudiet pielikuma izmēru. Ieteicams, lai tas nepārsniegtu 3 MB.

Ko darīt, ja tas pārsniedz?

• Mēģiniet pārkonfigurēt skeneri uz citu formātu un izšķirtspēju. Piemēram, PDF un 300 dpi formātā tiek iegūti diezgan lasāmi skenējumi.
• Padomājiet par tādām programmām kā WinRar vai 7zip. Daži faili ir lieliski saspiesti.
• Ko darīt, ja pielikums ir milzīgs un jūs to nevarat saspiest? Piemēram, gandrīz tukša grāmatvedības datubāze sver 900 MB. Palīdzēs informācijas mākoņkrātuve: Dropbox, Google Drive un tamlīdzīgi. Daži pakalpojumi, piemēram, Mail.ru, automātiski pārvērš milzīgus pielikumus par saitēm uz mākoņkrātuvi. Bet es labprātāk pats pārvaldu savu mākonī glabāto informāciju, tāpēc es neatbalstu Mail.ru automatizāciju.

Un vēl viens ne visai acīmredzams ieteikums par investīcijām - viņu nosaukums … Tam jābūt adresātam saprotamam un pieņemamam. Reiz mēs uzņēmumā gatavojām komerciālu piedāvājumu, kas bija adresēts … lai tas būtu Fjodors Mihailovičs Dostojevskis. Es saņēmu no vadītāja vēstuli ar projekta priekšlikumu apstiprināšanai, un pielikumā bija fails ar nosaukumu "DlyaFedi.docx". Ar menedžeri, kurš man to atsūtīja, notika šāds dialogs:

- Cienījamais menedžeri, vai jūs personīgi esat gatavs pieiet šim cienījamam cilvēkam un nosaukt viņu Fedjas sejā?

- Kaut kā nē, cienījamais cilvēk, visi viņu sauc vārdā un patronimijā.

- Kāpēc jūs investīciju nosaucāt par "Dlya Fedy"? Ja es viņu tūlīt aizsūtīšu, tad tu domā, ka viņš no mums pirks cirvjus šim CP?

- Vēlāk grasījos pārdēvēt…

Kāpēc sagatavot bumbiņu ar laika degli – potenciālā klienta noraidījumu – vai pašam veikt papildu darbu, pārdēvējot failu? Kāpēc gan uzreiz nenosaukt pielikumu pareizi: "Fjodoram Mihailovičam.docx" vai vēl labāk - "KP_Nebo_Topory.docx".

Tātad, mēs esam vairāk vai mazāk sakārtoti ar e-pastu kā "seju". Apskatīsim e-pastu kā efektīva darba rīku un runāsim par tā novēršanu.

Darbs ar burtiem

E-pasts ir spēcīgs traucēklis. Tāpat kā ar jebkuru traucējumu novēršanu, arī ar pastu jātiek galā, pastiprinot noteikumus un ieviešot darba grafiku.

Vismaz ir jāizslēdz VISI paziņojumi par pasta sūtījumu saņemšanu. Ja pasta klients ir konfigurēts pēc noklusējuma, jūs saņemsit brīdinājumu ar skaņas signālu, mirgos ikona blakus pulkstenim un tiks parādīts vēstules priekšskatījums. Vārdu sakot, viņi darīs visu, lai vispirms atrautu jūs no rūpīga darba un pēc tam iegremdētu jūs nelasītu vēstuļu un neredzētu sūtījumu bezdibenī - mīnus stundu vai divas no dzīves.

Kāda cilvēka spēcīgais gribasspēks ļauj viņus nenovirzīt no paziņojumiem, un parastajiem cilvēkiem labāk nav kārdināt likteni un tos izslēgt. Programmā Mozillla Thunderbird tas tiek darīts, izmantojot izvēlni "Rīki" → "Opcijas" → "Vispārīgi" → "Kad parādās jauni ziņojumi".

Ja nav paziņojumu, kā saprast, ka ir pienākusi vēstule?

Ļoti vienkārši. Jūs pats apzināti atlicināt laiku pasta parsēšanai, atveriet pasta klientu un redzat visus nelasītos ziņojumus. To var izdarīt divas reizes dienā, piemēram, pusdienlaikā un vakarā vai piespiedu dīkstāves laikā, piemēram, satiksmes sastrēgumos.

Bieži tiek jautāts, kā ir ar reakcijas laikiem un steidzamiem e-pastiem? Atbilde ir: jums pa pastu nav steidzamu vēstuļu. Ja vien nestrādājat klientu atbalsta nodaļā (šādai nodaļai ir savi noteikumi darbam ar pastu).

Ja būs steidzamas vēstules, sūtītājs par to informēs pa citiem kanāliem – tālruni, SMS, Skype. Tad jūs apzināti dosieties uz pasta klientu un apstrādāsit steidzamus pastu. Visi laika pārvaldības guru (piemēram, Gļebs Arhangeļskis ar savu "Laika braucienu") deklarē standartu, lai atbildētu uz e-pastu līdz 24 stundām. Tas ir normāls labas formas noteikums - negaidiet tūlītējas atbildes no sarunu biedra pa e-pastu. Ja ir kāda steidzama vēstule, paziņo par to pa ātrākiem saziņas kanāliem.

Tātad, mēs izslēdzām paziņojumus, un tagad mēs ieslēdzam pasta klientu saskaņā ar mūsu grafiku.

Kas mums būtu jādara, kad ienācām e-pastā un sākām veikt darbības, ko sauc par "e-pasta parsēšanu"? Kur ir šī darba sākums un beigas?

Esmu daudz dzirdējis par nulles iesūtnes sistēmu, bet diemžēl neesmu sastapis nevienu cilvēku, kas to lietotu. Man bija jāizgudro savs ritenis no jauna. Vietnē Lifehacker ir raksti par šo tēmu. Piemēram, "". Tālāk es runāšu par nulles iesūtnes sistēmu manā interpretācijā. Būšu pateicīgs, ja GTD guru pārbaudītos komentāros, papildinātu vai uzlabotu aprakstīto sistēmu.

Ir svarīgi saprast un pieņemt, ka e-pasts nav jūsu darbību uzdevumu plānotājs vai arhīvs. Tāpēc mapei "Iesūtne" vienmēr jābūt tukšai. Kad esat sācis parsēt iesūtni, neapstājies un nekas nenovērsīs uzmanību, kamēr neesat iztukšojis šo mapi.

Ko darīt ar e-pastiem iesūtnē? Jums ir jāiet cauri katram burtam secīgi un jāizdzēš. Jā, vienkārši atlasiet un nospiediet tastatūras taustiņu Dzēst. Ja jūs nevarat piespiest dzēst vēstuli, jums būs jāizlemj, ko ar to darīt.

1. Vai varat atbildēt trīs minūtēs? Vai man uz to jāatbild? Jā, tas ir nepieciešams, un atbilde aizņems ne vairāk kā trīs minūtes, pēc tam atbildiet nekavējoties.
2. Jums ir jāatbild, bet atbildes sagatavošana prasīs vairāk nekā trīs minūtes. Ja izmantojat uzdevumu plānotāju, kas ļauj pārvērst e-pastu par uzdevumu, pārvērtiet savu e-pastu par uzdevumu un kādu laiku aizmirstiet par to. Piemēram, es izmantoju absolūti brīnišķīgo Doit.im servisu. Tas ļauj jums izveidot personisku e-pasta adresi: jūs pārsūtāt uz to vēstuli, un tā pārvēršas par uzdevumu. Bet, ja jums nav uzdevumu plānotāja, pārvietojiet burtu uz apakšmapi "0_Run".
3. Pēc ātras atbildes uz vēstuli, pārvēršot to par uzdevumu vai vienkāršu iepazīšanos, jums jāizlemj, ko ar šo ziņojumu darīt tālāk: dzēst to vai nosūtīt uz kādu no mapēm ilgstošai glabāšanai.

Šeit ir manas ilgtermiņa uzglabāšanas mapes.

• 0_Palaist. Man tādas mapes nav, bet, ja nav plānotāja, atkārtoju, šeit var ielikt vēstules, kas prasa detalizētu izpēti. Arī šī mape ir regulāri jātīra, bet ar pārdomātu pieeju īpaši noteiktā laikā.
• 1_Atsauce Šeit es ievietoju vēstules ar fona informāciju: sveiciena vēstules ar pieteikšanos no dažādiem tīmekļa pakalpojumiem, biļetes uz gaidāmajiem lidojumiem utt.
• 2_Projekti. Šeit tiek glabāts sarakstes arhīvs par partneriem un projektiem, ar kuriem pastāv aktuālas attiecības. Protams, katram projektam vai partnerim tiek izveidota atsevišķa mape. Partnera mapē ievietoju vēstules ne tikai no viņa darbiniekiem, bet arī ar šo partneri saistīto "Debesu" darbinieku vēstules. Ļoti ērti: ja nepieciešams, visa sarakste par projektu ir pa rokai ar pāris klikšķiem.
• 3_Muzejs. Šeit es mētāju tos burtus, kurus žēl dzēst, un ieguvumi no tiem nav acīmredzami. Šeit tiek migrētas arī mapes ar slēgtiem projektiem no "2_Projects". Vārdu sakot, pirmie kandidāti svītrošanai tiek glabāti "Muzejā".
• 4_Dokumenti. Šeit ir vēstules ar elektroniskiem dokumentu paraugiem, kas nākotnē var noderēt grāmatvedībai, piemēram, klientu izziņas par izlīgumu, braucienu biļetes. Mapei ir daudz kopīga ar mapēm "2_Projekti" un "1_Sprav", tajā tiek glabāta tikai grāmatvedības informācija, bet mapē "2_Projekti" - pārvaldības informācija. "4_Dokumentos" - mirusi informācija, bet sadaļā "2_Projekti" - dzīva.
• 5_Zināšanas. Šeit es pievienoju tikai patiešām noderīgus sūtījumus, pie kuriem vēlos atgriezties pēc kāda laika, lai gūtu iedvesmu vai rastu risinājumus.

Ir arī citi pasta klienta iestatījumi, kas ir svarīgi šīs sistēmas darbībai. Pirmkārt, pēc noklusējuma Thunderbird ir atzīmēta izvēles rūtiņa Atzīmēt ziņojumus kā lasītus. Man labāk patīk to darīt apzināti, tāpēc izvēles rūtiņa vairs nav! Lai to izdarītu, dodieties uz izvēlni "Rīki" → "Opcijas" → "Papildu" → "Lasīt un parādīt".

Otrkārt, mēs izmantojam filtri … Iepriekš es aktīvi izmantoju filtrus, kas automātiski pārsūtīja vēstules uz attiecīgajām mapēm, pamatojoties uz sūtītāja adresi. Piemēram, jurista vēstules tika pārvietotas uz mapi “Advokāts”. Es atteicos no šīs pieejas vairāku iemeslu dēļ. Pirmkārt: jurista vēstules 99% gadījumu attiecas uz projektu vai partneri, kas nozīmē, ka tās ir jāpārvieto uz šī partnera vai projekta mapi. Otrkārt, es nolēmu pievienot informētību. Jums pašam jāizlemj, kur glabāt konkrētu vēstuli, un ērtāk ir meklēt neapstrādātos ziņojumus tikai vienuviet - iesūtnē. Tagad es izmantoju filtrus tikai automātisko regulāro vēstuļu no dažādām sistēmām kategorizēšanai mapēs, tas ir, vēstules, kurās man nav jāpieņem lēmumi. Filtri programmā Mozilla Thunderbird tiek konfigurēti izvēlnē Rīki → Ziņojumu filtri.

Tātad ar pareizu pieeju e-pastam vajadzētu aizņemt no 10 līdz 60 minūtēm dienā atkarībā no korespondences apjoma.

Jā, un vēl viena lieta. Jūs jau esat izslēdzis paziņojumus par jaunu vēstuļu pienākšanu, vai ne?;)