Rokasgrāmata GTD iesācējiem

2024 Autors: Malcolm Clapton | [email protected]. Pēdējoreiz modificēts: 2023-12-17 04:04

GTD laika pārvaldības tehnika palīdz organizēt un izsekot uzdevumus, iegūt visu informāciju no galvas un sākt rīkoties.

Kas ir GTD

Mūsu smadzenēm viegli rodas jaunas idejas, taču tām ir daudz grūtāk atcerēties tās visas. Piemēram, viņš atceras, ka nākamnedēļ jāiegādājas mammai dzimšanas dienas dāvana. Tā vietā, lai atgādinātu jums par to, ejot garām viņas iecienītākajam veikalam, jūsu smadzenes vienkārši liks jums justies tā, it kā jums kaut kas būtu jāiegādājas.

GTD (Getting Things Done) ir paņēmiens, kas palīdz neskaidras idejas, impulsus, atziņas un nakts pārdomas pārvērst darbībā. Kad jūs iemācīsities paļauties uz šo sistēmu, jūsu smadzenes nesaglabās visu informāciju. Tas mazinās stresu, un jums būs spēks produktīvākām aktivitātēm.

Kā šī tehnika darbojas

GTD pamatā ir sarakstu sistēma, ar kuru jūs kārtojat visu, kas jums ienāk prātā. Lai to ieviestu savā dzīvē, ir jāreģistrē un jāapstrādā ienākošā informācija. Turklāt jums būs jāizveido šādi saraksti: "Ienākošie", "Nākamās darbības", "Gaidīšanas saraksts", "Projekti" un "Kādreiz". Viss, kas prasa jūsu uzmanību, vispirms tiks atvērts iesūtnē un pēc tam pāries uz kādu no citiem sarakstiem.

1. Kolekcija

Apkopojiet visu informāciju, kurai jāpievērš uzmanība, sākot no vēstulēm, uz kurām jāatbild, un beidzot ar ģeniālām idejām, kas jums ienāk prātā dušas laikā. Savākšanas punkts var būt papīra piezīmju grāmatiņa, pielikums vai e-pasts, uz kuru nosūtīsiet vēstules sev.

Kad sākāt lietot GTD tehniku, mēģiniet atbrīvot galvu no visas uzkrātās informācijas. Pierakstiet visu, ko vēlaties vai vēlaties darīt, visu, kas jūs nodarbinājis pēdējās dienās vai nedēļās, traucējis koncentrēties vai palika atmiņā nepiemērotā brīdī.

2. Apstrāde

Apsveriet uzkrāto informāciju. Tas ir visas sistēmas galvenais noteikums. Dariet to regulāri, lai nesakrātu pārāk daudz no tā. Lai apstrādātu informāciju, uzdodiet sev vairākus jautājumus.

• Vai tas ir atrisināms? Jūs jautājat sev, vai var kaut ko darīt, lai noņemtu šo vienumu no saraksta. Ja nē, izdzēsiet to vai pārvietojiet to uz kādu dienu sarakstu. Saglabājiet noderīgu informāciju, ar kuru jums nekas nav jādara, piemēram, recepti vai interesantu rakstu, atsevišķā vietā. Lietas, ko vēlaties darīt tālā nākotnē (mācīties japāņu valodu, uzrakstīt grāmatu), pārvietojiet tās uz sarakstu "Kādreiz", lai tās neiekļūtu sarakstā "Nākamās darbības".
• Vai lietu ir iespējams pabeigt vienā solī? GTD jebko, kam nepieciešams vairāk nekā viens solis, sauc par projektu. Ja jūsu iesūtnē ir vairāki saistīti uzdevumi, izveidojiet tiem atsevišķu projektu. Pievienojiet tā nosaukumu savam projektu sarakstam un atlasiet vienu darbību, ko pievienot sadaļai "Nākamais".
• Vai tas prasīs vairāk nekā divas minūtes? Ja nē, dariet to uzreiz. Tas ir ātrāk nekā pievienot to nākamajam uzdevumu sarakstam vai deleģēt kādam citam. Ja uzdevuma veikšana prasa vairāk laika, apsveriet, vai to varat paveikt tikai jūs, vai arī varat to deleģēt kādam.
• Vai es varu to kādam deleģēt? Ja tā, deleģējiet. Kad nepieciešams izsekot progresam, pārvietojiet vienumu uz gaidīšanas sarakstu. Ja nevarat deleģēt uzdevumu, pievienojiet to savam kalendāram vai sarakstam "Nākamais".
• Vai ir kāds konkrēts termiņš? Ja tā, pievienojiet to savam kalendāram. Nepierakstiet visu, ko vēlaties izdarīt vienā dienā. Ievadiet tikai to, kas jādara: zobārsta apmeklējums, tikšanās, lidojums. Ja nav konkrēta termiņa, pārsūtiet lietu uz nākamo darbību.

3. Organizācija

Sakārtojiet visu savās vietās: vienā no pieciem sarakstiem, mapē ar noderīgu informāciju nākotnei, savā kalendārā vai miskastē.

Pievienojiet "Gaidīšanas sarakstam" visas lietas, kas kāda iemesla dēļ ir apstājušās. Piemēram, ja nevarat turpināt, kamēr nesaņemat atbildi uz savu e-pastu vai gaidāt piegādi. Atcerieties norādīt datumu blakus katram vienumam.

Nākamajos soļos ir jābūt uzdevumiem, kas jāpabeidz pēc iespējas ātrāk. Formulējiet tās kā iespējamas fiziskas darbības, lai būtu vieglāk ķerties pie lietas. Piemēram, labāk pierakstīt “piezvani Ļenai un sarunā, ka viņa ceturtdienas vakarā pasēdēs pie bērna”, nevis “norunā, lai kāds apsēdīsies ar bērnu”, lai gan pēc būtības tas ir viens un tas pats.

Ideālā gadījumā jums vajadzētu pievienot konteksta tagu katram vienumam sadaļā "Nākamais". Viņš pateiks, kur tev jābūt, ar ko kopā, kas jāņem līdzi. Piemēram, jums var būt atzīmes "iepirkšanās", "darbā", "ar bērniem", "tālrunis", "dators". Varat arī norādīt, cik daudz laika jums ir atvēlēts šai lietai vai kāda ir tās prioritāte. Pēc tam, ja nepieciešams, varat ātri sakārtot visus gadījumus pēc tagiem.

4. Pārskats

Noteikti pārbaudiet visus sarakstus reizi nedēļā. Jo ilgāk atstājat lietas iesūtnē, jo grūtāk būs ar tām tikt galā vēlāk.

• Katram projektam ir jādefinē viena nākamā darbība.
• Katram vienumam sadaļā "Nākamais" vajadzētu būt kaut kam, ko vēlaties paveikt nākamajā nedēļā. Pārvietojiet visas nevajadzīgās lietas uz sarakstu “Kādreiz” vai izdzēsiet tās pavisam.
• Laiku pa laikam mēģiniet kaut ko pārvietot no saraksta “Kādreiz” uz “Nākamās darbības”.

5. Izpilde

Darīt! Ja esat pareizi sakārtojis sistēmu, šis būs vienkāršākais solis. Regulāri atkārtojot pirmās četras darbības, jūs būsiet pilnīgi pārliecināts, ka visas sarakstā norādītās lietas ir nepieciešamas, lai jūs varētu progresēt un tuvinātos saviem mērķiem.