Inbox Zero metode ir labākais veids, kā tikt galā ar tūkstošiem nelasītu e-pasta ziņojumu

2024 Autors: Malcolm Clapton | [email protected]. Pēdējoreiz modificēts: 2023-12-17 04:04

Iesūtnes saglabāšana tukša ir vienkārša. Tas palīdzēs jums būt produktīvākam un nekad nepalaist garām svarīgus ziņojumus.

Nelasītu e-pasta ziņojumu kopums, kas pastāvīgi karājas jūsu iesūtnē, liks panikā ikvienu. Ja jums ir daudz biznesa partneru un kolēģu, ar kuriem sazināties sarakstes veidā, jums vienkārši jāuztur e-pasta iesūtne tīra un kārtīga.

JotForm izpilddirektors Aytekin Tank ir interesants veids, kā organizēt e-pastu ar nosaukumu Inbox Zero. Kā norāda nosaukums, metode ir vienkārši saglabāt iesūtni tukšu.

Vispār Tanks neko jaunu nav izgudrojis. Inbox Zero jau sen izveidoja rakstniece un emuāru autore Merlina Manna, un tā ir pārbaudīta un labi zināma metode. Apmēram tādu pašu paņēmienu darbā ar dokumentiem aprakstījis Deivids Alens savā grāmatā "Kā savest kārtībā". Tank to tikko pielāgoja Gmail tīmekļa saskarnei.

Aytekin Tank uzņēmējs, JotForm dibinātājs un izpilddirektors

Es katru dienu saņemu un sūtu simtiem e-pastu. Bet dienas beigās mana pastkastīte vienmēr ir tukša. Man nav sekretāra, kas nokārtotu manu korespondenci. Es ievēroju principu, ko sauc par Inbox Zero. Tas nav grūti.

Tank uzskaita Inbox Zero metodes priekšrocības:

• Ja iesūtne ir tukša, jūs nepalaidīsit garām svarīgu ziņojumu.
• Jūs neliksiet saviem adresātiem ilgi gaidīt, jo jūs varat nekavējoties atbildēt uz viņu vēstulēm.
• Simtiem un tūkstošiem neizlasītu vēstuļu nesakrāsies pastkastītē.
• Jūs ietaupīsiet vairāk laika, veicot patiešām svarīgus uzdevumus, un netērēsit stundas, ķēroties ar e-pastu.

Es pazīstu daudzus cilvēkus, kuri rūpīgi glabā visas vēstules, neizdzēšot nevienu. Rezultātā viņu iesūtne sāk izskatīties kā Twitter plūsma. Tas nav ērti. Jūs pastāvīgi pazudīsit e-pastos.

Aytekin tvertne

Pieņemsim, ka izmantojat Gmail - lai gan šo metodi var pielāgot jebkuram interneta pakalpojumu sniedzējam (Hotmail, Yandex, Yahoo) vai e-pasta klientam (Outlook, Thunderbird vai Sylpheed). Apskatīsim nelasīto ziņojumu noguldījumus un sāksim darbu.

1. Iztukšojiet pastkasti

Tātad, izmantojot Inbox Zero metodi, jums ir jārīkojas izlēmīgi. Atveriet "Inbox", atlasiet visas vēstules, kas tur uzkrājušās, un arhivējiet tās visas uzreiz. Dažiem tas šķitīs ārprāts, taču Tanks iesaka to darīt.

Jums jāsāk ar tukšu pastkasti. Šī rokasgrāmata jums nepalīdzēs, ja jūsu iesūtnē ir desmitiem tūkstošu e-pasta ziņojumu. Tāpēc arhivējiet visu un sāciet ar tīru lapu.

Aytekin tvertne

2. Apstrādājiet savus e-pasta ziņojumus hronoloģiskā secībā

Lai attīstītu šo veselīgo ieradumu, jums ir nepieciešama noteikta disciplīna. Apstrādājot e-pasta ziņojumus, sāciet ar vecāko ziņojumu un pārejiet pie jaunākā. Tādā veidā jūs ievērosiet hronoloģisko secību un neapjuksiet.

Ir divas funkcijas, kas palīdz apstrādāt e-pastus pakalpojumā Gmail.

Ieslēdziet Auto Switch. Lai to izdarītu, atveriet sadaļu "Iestatījumi" → "Vispārīgi", atrodiet vienumu "Automātiskais slēdzis" un aktivizējiet to. Tagad, atbildot uz e-pastu vai arhivējot to, Gmail neatgriezīs jūs iesūtnē, bet parādīs nākamo e-pasta ziņojumu. Tādā veidā vēstules varēsiet apstrādāt pa vienai to saņemšanas secībā, netraucējot.

Pēc tam iespējojiet pogu Sūtīt un arhivēt, ja jums tās nav. Atveriet "Iestatījumi" → "Vispārīgi" un meklējiet vienumu "Rādīt pogu" Sūtīt un arhivēt "atbildē". Tas ietaupīs jūsu laiku. Galu galā, ja jūs jau esat atbildējis uz vēstuli, nav jēgas to glabāt iesūtnē, vai ne? Noklikšķiniet uz pogas Sūtīt, un e-pasts tiks automātiski arhivēts.

Un šeit ir vēl viena svarīga lieta:

Neizmantojiet e-pastu kā tērzēšanu. Nav nekas sliktāks par garu atbilžu ķēžu veidošanu no pastāvīgi citētiem burtiem. Ja jums ir nepieciešams runāt, izmantojiet Messenger, Slack tērzēšanu vai sazinieties pa tālruni. E-pasts tam nav piemērots.

Aytekin tvertne

3. Atbildēts - arhīvs

Inbox Zero metodes galvenais noteikums ir tāds, ka iesūtne nav vieta, kur glabāt pastu. Visi iesūtnē esošie e-pasti ir nekavējoties jāapstrādā. Izlasiet tos pa vienam un atbildiet un arhivējiet, ja ziņojumam ir nepieciešama atbilde, vai vienkārši arhivējiet, ja ziņojumam nav nepieciešama atbilde.

Ja nevarat uzreiz atbildēt uz e-pasta ziņojumu, ir divas iespējas:

• Saglabājiet to savā organizatora lietotnē. Tas varētu būt Evernote, OneNote vai kāda veida uzdevumu pārvaldnieks. Iestatiet datumu, lai programma atgādinātu jums uzrakstīt atbildi īstajā laikā.
• Ja atbildi varat uzrakstīt uzreiz, bet adresātam tā jāsaņem pēc kāda laika, izmantojiet Gmail aizkavētās piegādes funkciju. Outlook, Thunderbird un citi klienti var darīt to pašu.

4. Vienkārši dari to

Viss notiek pēc lielā un varenā Deivida Allena priekšrakstiem. Ja e-pastā ir nepieciešama darbība, kas prasīs dažas minūtes, vienkārši dariet to tūlīt. Nekopējiet vēstuli savā uzdevumu sarakstā. Neatstājiet to savā iesūtnē.

Ja jums ir jāveic maksājums, vienkārši veiciet to tūlīt. Ja jums ir jānosūta atsauksme kolēģim, nosūtiet to nekavējoties. Ja lietas izskatīšana aizņem pāris minūtes, nav jēgas to atlikt.

Aytekin tvertne

5. Izmantojiet īsinājumtaustiņus

Tastatūras īsinājumtaustiņi ievērojami samazina e-pasta apstrādei patērēto laiku. Izmantojot tos, jums nav jāpārvieto peles kursors uz priekšu un atpakaļ. Tank iesaka atcerēties un izmantot trīs karstos taustiņus:

• Taustiņš E ļauj ātri arhivēt ziņojumu. Izlasījām, nospiedām E, arhivējām. Tas ir vienkārši.
• Taustiņš R tiek izmantots, lai ātri uzrakstītu atbildi. Ja jums ir jāatbild uz vēstuli, nospiediet to, ievadiet atbildi, nospiediet taustiņu Enter.
• Taustiņš F pārsūta saņemtās vēstules citiem adresātiem.

Es domāju, ka jums nav vajadzīgi citi karstie taustiņi. Pakalpojumā Gmail es izmantoju tikai trīs īsinājumtaustiņus. Visam pārējam ir pele. Taču šie karstie taustiņi ļauj ātri veikt trīs visizplatītākās e-pasta darbības, tādējādi ietaupot daudz laika.

Aytekin tvertne

6. Iestatiet filtrus

E-pasta filtri ir neticami ērts rīks, kas lielu daļu darba paveic jūsu vietā. Jums tie vienkārši jākonfigurē vienreiz, un tie ietaupīs daudz laika.

Ja savā iesūtnē regulāri atrodat nesvarīgas vēstules (paziņojumus par interneta pakalpojumiem, automātisko sūtījumu u.c.), tad vai nu anulējiet to abonēšanu, vai iestatiet filtrus, lai šādas vēstules tiktu automātiski arhivētas.

7. Iesūtne ir tukša - aizveriet pastu

Mēģinot koncentrēties uz savu darbu, jums nevajadzētu pastāvīgi novērsties ar e-pastu. Tāpēc pieturēsimies pie noteikuma: kad iesūtne ir tukša, aizveriet Gmail cilni vai e-pasta klientu un aizmirstiet par e-pastu nākamajām stundām. Vienkārši esi aizņemts.

Izslēdziet visus ienākošos e-pasta paziņojumus. Viņi ļoti novērš uzmanību.

Varat vēlreiz atvērt savu pastu pēc dažām stundām, apstrādāt tajā uzkrātos ziņojumus un pēc tam atgriezties darbā. Inbox Zero metodes mērķis ir piespiest sevi netraucēt ienākošajiem e-pastiem. Jums ir jāpārvalda sava pastkaste, nevis jums.

Aytekin tvertne

Ja esat izmēģinājis Inbox Zero tehniku un esat gatavs pastāstīt, ko ieguvāt, vai vēlaties ieteikt labāku metodi, rakstiet komentāros.