Nepārprotams, bet efektīvs veids, kā samazināt pasta nosūtīšanas laiku

2024 Autors: Malcolm Clapton | [email protected]. Pēdējoreiz modificēts: 2023-12-17 04:04

Lai optimizētu laiku, ko pavadāt, strādājot ar pastu, nemēģiniet sakārtot savus e-pastus ideālā kārtībā. Viss ir daudz vienkāršāk, saka MailChimp darbinieks. Pāris vienkāršus soļus – un jums vajadzēs tikai pusotru stundu dienā, lai tiktu galā ar visām vēstulēm.

Džons Smits no MailChimp atbalsta komandas ir izdomājis perfektu e-pasta formulu, izmantojot izmēģinājumus un kļūdas. Pirmkārt, viņš izveidoja daudzas mapes, pēc tam izdzēsa katru, taču neviena no šīm pieejām nedarbojās. Un tad viņš nonāca pavisam citā sistēmā.

Neskatoties uz to, ka atbildes uz vēstulēm ir gandrīz galvenās viņa darbā, viņš spēja samazināt laiku, kas pavadīts dažādām darbībām ar pastu, līdz pusotrai stundai dienā. Viņš atklāja, ka pat tad, ja pastkaste ir pilna ar vēstulēm, pāris vienkāršas darbības var mainīt situāciju.

Kam nevajadzētu tērēt savu laiku

Kā stāsta Džons, sākumā viņš mēģināja klasificēt vēstules un veidoja visdažādākās mapes: vēstījumiem no priekšnieka, informācijai par dažādiem projektiem, ziņām, uz kurām bija jāveic kādas darbības utt. Viņš uzskatīja, ka tam vajadzētu palīdzēt ietaupīt laiku. Bet patiesībā viņš sāka pavadīt vairāk laika, cenšoties iegaumēt savu klasifikācijas sistēmu, un mazāk laika pašam darbam.

Piemēram, es saņēmu ziņu no sava priekšnieka par projektu, pie kura strādāju, un šī ziņa arī prasīja man veikt noteiktas darbības. Kurā mapē tas jāievieto? Un kāda bija iespēja, ka vēlāk atcerēšos, kur šo vēstuli meklēt?

Džons Smits

Tāpēc Džons nolēma atbrīvoties no visām mapēm, un viņa pastā valdīja pilnīgs haoss. Sistēmas trūkums nebija labāks par pārāk sarežģītu sistēmu. Tad Džons nolēma vēlreiz pārskatīt savu pieeju darbam ar pastu. Viņš nolēma kārtot vēstules nevis pēc tēmas, bet gan pēc darbības veida, kas tām jāveic. Lūk, kā to izdarīt.

Nevajag pārāk sarežģīt

Vienkārši atstājiet iesūtnē tikai tos ziņojumus, uz kuriem jums ir jāatbild. Būtiskākos, ja nevari uzreiz izdomāt, atzīmējiet kā nelasītus.

Iespējams, ka tas tev šķitīs neloģiski, jo dedzīgākās lietas jādara pēc iespējas ātrāk. Tā ir, un dažreiz tiešām ir nepieciešams nekavējoties atbildēt uz šādiem ziņojumiem. Bet, atzīmējot svarīgus ziņojumus kā nelasītus, jūs tos noteikti nepazaudēsit kopējā masā. Turklāt šādā veidā jums nav jāpārvieto šie e-pasta ziņojumi: tie paliek jūsu iesūtnē un pievērš uzmanību, līdz tos sasniedzat.

Es cenšos nodrošināt, lai manā pastkastē vienlaikus nesakrātos vairāk nekā 60–70 ziņojumu. Tas ir tieši tik burtu skaits, ar ko varu viegli tikt galā vienā sēdē.

Džons Smits

Izveidojiet sev regulāru pasta grafiku

Džons katru rītu atvēl stundu pastkastes tīrīšanai. Kā jau minēts, steidzamus ziņojumus viņš bieži atstāj nelasītus. Džons ātri pārlasa informatīvos izdevumus un uzņēmuma iekšējos sakarus un atbild uz tik daudziem nesteidzamiem ziņojumiem, cik vien spēj šīs stundas laikā.

Kad pasta sūtīšanas stunda beidzas, Džons Smits neaizver pastkastīti, bet pievērš tai daudz mazāku uzmanību. Kad tiek saņemti jauni ziņojumi, viņš ātri skenē to saturu un sūtītāju vārdus, lai noteiktu tiem prioritāti. Ja uz ziņu var atbildēt, ilgstoši nepārtraucot citas darbības, Džons to dara. Bet viņš vairs nesāk sūtīt pastu.

Tuvojoties darba dienas beigām, Džons atvēl vēl 30 minūtes, lai tās veltītu tikai darbam ar pastu. Šobrīd viņš ir iesaistīts vēstulēs, kurās viņam ir jāveic jebkādas darbības: jāsniedz apstiprinājums, jāuzraksta detalizēta atbilde vai jāpieņem kāds lēmums. Tieši tad viņš pievērš uzmanību ziņojumiem, kurus viņš atzīmēja kā nelasītus.

Es varētu pavadīt daudz vairāk laika, strādājot ar pastu, taču šādi laika ierobežojumi palīdz man labāk koncentrēties un būt produktīvākam.

Džons Smits

Klasificējiet e-pastus pēc atbildes veida

Dažiem ziņojumiem Džons joprojām izveidoja atsevišķas mapes. Atsevišķas vēstules, kuras viņš neatzīmē kā nelasītus, viņš izplata tikai divos virzienos. Ziņojumus, kas prasa kādu darbību vai atbildi no kolēģa (nav obligāti steidzami), Jānis ievieto mapē "To Do". Tas ir paredzēts e-pastiem, kurus var apstrādāt nākamajā dienā vai vēlāk nedēļas laikā.

Vēl mazāk steidzamas vēstules Jānis pārvieto uz mapi "Lasīt". Turklāt tas izmanto īpašus filtrus, kas automātiski ievieto biļetenu šajā mapē. Filtru uzstādīšana aizņem tikai dažas minūtes, taču šī vienkāršā darbība vēlāk ietaupīs jums daudz laika un pūļu.

Ja izmantosit šo metodi, jūs iegūsit trīs aktīvās mapes, kas atšķiras ar to, cik steidzami jāatbild uz ziņojumiem: Iesūtne ar nelasītiem ziņojumiem, To do un Read.

Arhivēt ziņas

Visam pārējam Džons Smits izmanto ziņojumu arhivēšanas funkciju. Tas viņam palīdz iztīrīt pastkasti un galvu no nevajadzīgiem uzdevumiem.

Tiklīdz es izlasīju ziņojumu un veicu nepieciešamās darbības, neatkarīgi no tā, vai tās ir uzņēmuma ziņas vai biļetens, kuru abonēju, es to arhivēju.

Džons Smits

Ja ziņojumā ir svarīga informācija, ko Jānis vēlētos paturēt turpmākai uzziņai, viņš atzīmē arhivēto ziņojumu ar zvaigznīti, lai to varētu ātrāk atrast.

Esiet īpaši uzmanīgs, pieņemot lēmumu dzēst ziņu

Jānis reti izmanto ziņojumu dzēšanas funkciju. Šī ir mācība, ko viņš guva no reālas prakses. Kādu dienu Džons izdzēsa kolēģa ziņojumu, kurā bija informācija, ko viņš tobrīd neuzskatīja par svarīgu. Pēc šī darbinieka aiziešanas no uzņēmuma Džonam bija nepieciešama informācija no šīs vēstules. Tad viņš saprata, ka ir nokļuvis nepatikšanās.

Pēc tam sāku dzēst tikai tās vēstules, kuras man noteikti turpmāk nenoderēs. Neapvainojieties, cienījamie kolēģi, kas man sūta mīļus gifus ar kaķiem, bet tādas ir ziņas, kas nonāk "Miskaste".

Džons Smits

Lai nonāktu pie šīs sistēmas, Džons Smits izmēģināja daudzas dažādas pieejas, kas viņam nebija pietiekami efektīvas. Viņš pārbaudīja metodes, ko izmantoja citi cilvēki, bet ļoti drīz viņš saprata, ka viņam jāizmēģina kaut kas cits. Džons nonāca pie secinājuma, ka jebkura sistēma darbojas tikai tad, ja tā labi iekļaujas jūsu konkrētā darba apstākļos.

Izmēģiniet šo metodi vai atrodiet kaut ko savu. Iespējams, varēsit atrast veidu, kā vēl mazāk laika veltīt pastam.