Kas ir plānošanas kļūda un kā pareizi aprēķināt termiņus

2024 Autors: Malcolm Clapton | [email protected]. Pēdējoreiz modificēts: 2023-12-17 04:04

Seši veidi, kā to izdarīt darbā un ikdienā.

Kas ir plānošanas kļūda

Pēdējo trīs gadu laikā savās mājās esmu izkrāsojis piecas istabas. Es sāku ar guļamistabu un plānoju ar to tikt galā pēc nedēļas. Tomēr pēdējais pieskāriens tika veikts tikai mēnesi vēlāk.

Vai jūs domājat, ka, uzsākot otro istabu, esmu paredzējis mēnesi, lai to nokrāsotu? Bet nē. Biju pārliecināts: tā kā savu roku jau biju piepildījis, tad noteikti finišēšu līdz nedēļas nogalei, maksimums - līdz nākamajai. Bet man atkal pagāja mēnesis. Tāpat kā ar katru no pārējām istabām. Bez virtuves tas prasīja vēl ilgāku laiku.

Katru reizi, gatavojoties krāsot citu istabu, gaidīju, ka pēc nedēļas vai divām viss būs gatavs. Pieredze man teica, ka es to nekad nedarīšu ātrāk par mēnesi. Tomēr bija grūti atteikties no pārliecības, ka šoreiz viss noteikti ritēs ātrāk.

Šai pārmērīgai pārliecībai, kas liek mums nenovērtēt laiku, kas nepieciešams problēmu risināšanai, ir nosaukums: plānošanas kļūda. Šo koncepciju 70. gadu beigās ieviesa psihologi Daniels Kānemans un Amoss Tverskis.

Zinātnieki paskaidroja, ka plānojot, cilvēki bieži ignorē savu pagātnes pieredzi. Manā gadījumā tas bija fakts, ka man vajadzēja mēnesi, lai katru reizi krāsotu istabu. Parasti mēs koncentrējamies tikai uz gaidāmo uzdevumu: šī telpa ir maza, kas nozīmē, ka tās krāsošana neaizņems ilgu laiku.

Daniels Kānemans par to detalizēti runā grāmatā Think Slow … Izlemiet ātri. Viņš apgalvo, ka plānošanas kļūdas parasti ir saistītas ar divām lietām:

1. Mēs neņemam vērā, cik ilgs laiks mums prasīja līdzīgu uzdevumu veikšanai pagātnē.
2. Mēs pieņemam, ka mums nebūs jāsaskaras ar sarežģījumiem, kas izraisa kavēšanos.

Pie kā noved nepareizs laika novērtējums?

Saskaņā ar Projektu vadības institūta datiem nedaudz vairāk kā puse no visiem projektiem tiek pabeigti pēc grafika.

Bet viena lieta ir nenovērtēt laiku, kas nepieciešams telpas krāsošanai (tas tikai sagādās jums nelielas neērtības). Pavisam cita lieta ir pieļaut tādu pašu kļūdu, izvērtējot darba uzdevumus un projektus. Šeit sekas var būt daudz nopietnākas.

Labākajā gadījumā jums vai jūsu komandai būs jāstrādā virsstundas. Sliktākajā gadījumā - budžeta trūkumam, nelielai peļņai, neapmierinātībai ar priekšniekiem un klientiem.

Kā pareizi novērtēt uzdevumus

Jums jāpārtrauc plānošana, uzticoties vienai intuīcijai. Labāk izmantot īpašus paņēmienus.

1. Pamatojieties uz iepriekšējo pieredzi

Psihologi Kānemans un Tverskis iesaka: pirms darba uzsākšanas ir ne tikai jāizvērtē darāmais, bet arī jānovērtē, cik daudz laika parasti tiek veltīts šādiem uzdevumiem.

Piemēram, jums ir jāizveido jauna funkcija mobilajai lietotnei – uzziniet, cik daudz laika jūsu komanda pavadīja līdzīgam uzdevumam. Ja vēlaties uzrakstīt 4000 vārdu emuāra ierakstu, atrodiet datus par to, cik stundas vai dienas pavadījāt pēdējo reizi.

Ja strādājat viens, vienkāršākais veids, kā iegūt šo informāciju, ir izmantot laika uzskaites lietotni. Lietojiet to ar dažāda veida uzdevumiem un vēlāk izmantojiet gatavus pārskatus.

Komandas aktivitātēm noder projektu vadības programmatūra. Lielākā daļa no tiem izmanto vairākas datu vākšanas metodes, piemēram, ņem vērā faktisko darba laiku un veido Ganta diagrammu.

2. Palūdziet kādam citam novērtēt jūsu uzdevumu

1994. gadā Amerikas Psiholoģijas asociācijas žurnāls "Personalitāte un sociālā psiholoģija" publicēja piecu pētījumu rezultātus, ko veica Roger Buhler, Dale Griffin un Michael Ross.

Viņi apstiprināja, ka cilvēki bieži pieļauj Kahnemana un Tverska aprakstīto plānošanas kļūdu. Taču atklājās kas cits: mēs bieži nepareizi novērtējam savu uzdevumu izmaksas, bet varam diezgan labi paredzēt, cik ilgi tas prasīs kādam citam.

Pētnieki lūdza pētījuma dalībniekiem uzminēt, cik ilgs laiks būtu nepieciešams, lai cita persona izpildītu noteiktu uzdevumu. Atbildot viņi biežāk atsaucās uz esošo pieredzi. Un pat tad, kad viņa nebija, viņu vērtējumi bija daudz racionālāki nekā to cilvēku secinājumi, kuriem bija paredzēts uzdevums.

Tas ir tāpēc, ka mēs parasti esam ļoti optimistiski par savām spējām. Un daudz objektīvāk, ja runa ir par kādu citu. Tāpēc tā vietā, lai mēģinātu novērtēt uzdevumus pats, palūdziet draugam vai kolēģim to izdarīt jūsu vietā.

3. Izveidojiet laika diapazonu un ņemiet vērā kavēšanās iespēju

Ir slavenas zināmas lietas, kuras mēs zinām, ka mēs tās zinām. Ir arī zināmi nezināmie – lietas, par kurām mēs zinām, ka nezinām. Bet joprojām ir nezināmie nezināmie - tās ir lietas, par kurām mēs nezinām, par kurām mēs tās nezinām.

Donalds Ramsfelds, amerikāņu politiķis

Šis citāts bieži tiek minēts projektu vadībā. Lai izskaidrotu nezināmos nezināmos, par kuriem runā Ramsfelds, vadītāji izmanto to, ko viņi sauc par nenoteiktības konusu. Tas ir paredzēts, lai parādītu laika diapazonu, kas var būt nepieciešams uzdevumam.

Kad jūs pirmo reizi sākat strādāt pie projekta, jūs joprojām maz zināt par to. Tāpēc faktiskais laiks, kas nepieciešams tā pabeigšanai, var ievērojami atšķirties no prognozētā. Jūs domājat, ka darbs prasīs divas dienas, bet patiesībā tas varētu aizņemt astoņas. Vai tikai dažas stundas.

Bet procesam progresējot, šis diapazons sarūk. Tomēr precīzi pateikt, cik daudz laika jums nepieciešams, varat pateikt tikai beigās - kad projekts ir pabeigts.

Tomēr nenoteiktības konuss ļauj veikt precīzāku novērtējumu. Ja nezināt daudz par gaidāmo projektu, daliet paredzamo izpildlaiku ar četriem, lai atrastu diapazona apakšējo robežu, un reiziniet ar to pašu, lai noteiktu augšējo robežu. Rezultāts būs, piemēram, no 1 līdz 16 dienām.

Ja tik liels klāsts tev neder, uzskaitei izmanto tikai augšējo robežu – tad, domājams, darbs prasīs 16 dienas. Šis nav visprecīzākais skaitlis, taču, visticamāk, tas ir tuvāk realitātei nekā jūsu sākotnējais paredzējums.

4. Novērtējiet problēmu ar trim punktiem

Šī metode palīdzēs jums būt objektīvākam. Par katru uzdevumu jums jāsniedz novērtējums:

• labākais scenārijs;
• sliktākajā gadījumā;
• visticamākais scenārijs.

Pirmais cipars, visticamāk, atbildīs jūsu sākotnējai prognozei. Visticamākā scenārija novērtējums var būt balstīts uz jūsu rīcībā esošajiem empīriskiem datiem. Un, novērtējot sliktāko, jums ir jāņem vērā, cik ilgs laiks būs nepieciešams, ja kaut kas noiet greizi.

Izmantojot trīs skaitļus, aprēķiniet vidējo. Piemēram, ja labākais scenārijs ir trīs dienas, varbūtējais ir piecas dienas un sliktākais ir deviņas, vienkārši pievienojiet: 3 + 5 + 9 = 17. Pēc tam daliet šo skaitli ar trīs. Izrādās vidēji 5, 67 dienas - tā ir jūsu prognoze par nepieciešamo laiku.

5. Aprēķiniet kļūdu biežumu

Stīvs Pavlina, grāmatas Personības attīstības kursa gudriem cilvēkiem autors, iesaka aprēķināt koeficientu, kas nosaka, cik nepareizi plānojat. Nākotnē šo numuru varēsiet izmantot visiem jūsu uzdevumiem.

Aprēķiniet laiku vairākiem uzdevumiem, kas jums jāpaveic tuvākajā nākotnē. Pierakstiet savus pieņēmumus. Pēc darba pabeigšanas atzīmējiet, cik daudz jūs galu galā iztērējāt.

Pievienojiet visus ieplānotos laikus kopā. Dariet to pašu ar faktisko. Tagad sadaliet visu faktisko laiku ar sākotnējo aprēķinu - jūs iegūstat vēlamo attiecību.

Piemēram, jūs lēšat, ka vairāku uzdevumu veikšanai būs nepieciešamas 12 stundas. Galu galā mēs iztērējām 15. Kļūdu līmenis: 15/12 = 1,25. Tas nozīmē, ka uzdevumi aizņēma par 25% ilgāk, nekā plānojāt.

Tagad vienmēr reiziniet sākotnējos aprēķinus ar iegūto kļūdas koeficientu - un tie būs precīzāki.

6. Veiciet novērtējumu visneproduktīvākajā diennakts laikā

Amerikāņu analītiķis un biznesa literatūras autors Daniels Pinks savā grāmatā Timehacking. Kā zinātne palīdz mums visu izdarīt laikā”iegrimis pētījumos par mūsu hronotipiem - iekšējiem pulksteņiem.

Viņš pētīja, kā tie ietekmē to, kā mēs jūtamies visas dienas garumā. Un es uzzināju, ka hronotipi ne tikai kontrolē mūsu fizisko un garīgo darbību, bet arī nosaka, kurā diennakts laikā esam radošākie un kad esam pakļauti pozitīvām un negatīvām domām.

Pink citē Skota Goldera un Maikla Meisija pētījumus, kuri analizēja cilvēku noskaņojumu pakalpojumā Twitter. Viņi atklāja, ka zemas produktivitātes periodos lietotāju ziņas parasti nav īpaši pozitīvas.

Lielākajai daļai cilvēku šis samazinājums notiek dienas vidū, tūlīt pēc pusdienām. Pēc Goldera un Meisijas domām, maz ticams, ka šajā laikā jums būs labs garastāvoklis. Tas var palīdzēt izvairīties no pārmērīgas pašpārliecinātības un optimisma, kā rezultātā efektīvāk plānot.

Tādējādi pēdējās metodes būtība ir novērtēt uzdevumus, kamēr produktivitāte samazinās. Tas ir apmēram sešas stundas pēc pamošanās. Bet jūs varat vienkārši gaidīt, kamēr parādīsies izkliedēšanas un noguruma sajūta.

Pamatojoties uz darba rezultātiem, pārbaudi, vai esi pietuvojies realitātei, šādi plānojot savu laiku.

Pati izpratne par plānošanas kļūdu palīdzēs pareizi novērtēt uzdevumus. Jūs, iespējams, nespēsit kontrolēt savu tendenci pārvērtēt savas spējas. Bet, ja jūs sapratīsit, kā pārmērīgs optimisms ietekmē, un mēģināsiet šo ietekmi samazināt, jūs daudz labāk pārvaldīsit savu laiku.