Produktivitātes noslēpumi no populārā Todoist uzdevumu pārvaldības pakalpojuma veidotāja

2024 Autors: Malcolm Clapton | [email protected]. Pēdējoreiz modificēts: 2023-12-17 04:04

Todoists autors Amirs Salihefendic ir izstrādājis savu produktivitātes sistēmu, kas viņam palīdz sasniegt mērķus bez stresa jau 9 gadus. Šodien Amirs runās par savu sistēmu un tās integrāciju ar Todoist.

Lielākā daļa cilvēku necenšas racionalizēt savu darbplūsmu, ļauj lietām noritēt pašas no sevis un cer uz labāko. Bet, ja jums ir sistēma, varat manevrēt starp daudziem uzdevumiem, noteikt prioritātes un nejusties nomāktam.

Es savu produktivitātes sistēmu nosaucu par Systemist. Es to izgudroju - un Todoist ir balstīts uz to - 2007. gadā. Tajā laikā es dzīvoju hostelī Orhūsā (Dānija) un mācījos datorzinātnes. Man bija divi nepilna laika darbi un daudzi personīgi projekti. Es jutos satriekta un neorganizēta. Tas viss mainījās, kad prātā ienāca sistēmistu ideja.

Ko šī sistēma man ir palīdzējusi sasniegt?

1. Nodibināt SIA Doist. un izstrādāt produktu, kas ļauj cilvēkiem sasniegt pārsteidzošus rezultātus.
2. Sekmīgi apvienot dibinātāja un izpilddirektora pienākumus. Man visam ir laiks un nejūtos pārslogots. Uzņēmumā strādā 50 cilvēki, un gandrīz neviens no viņiem neredzēja, ka esmu izsmelts.
3. Katru dienu nosakiet prioritāros darbplūsmas aspektus un vienmēr atcerieties svarīgos e-pasta ziņojumus, tikšanās un projektus.
4. Izbaudi dzīvi ārpus darba: laika pavadīšanu ar sievu, ceļošanu, pašizglītību un sportu, veselības aprūpi.

Līdzsvars starp darbu un personīgo dzīvi ir personīgās efektivitātes atslēga.

Systemist vislabāk darbojas kopā ar Todoist. Bet jūs varat izmantot jebkuras citas uzdevumu pārvaldības programmas un pakalpojumus. Sistēmas pamatprincipi ir daudz svarīgāki par konkrētiem instrumentiem.

6 Sistēmisma principi

1. Piesakies visur

Sistēma ir sistēma, lai to izmantotu visur un visur. Jums ir jābūt piekļuvei plānotājam no jebkuras ierīces un jebkurā vietā.

Mēs esam smagi strādājuši, lai padarītu Todoist pieejamu visā pasaulē. Es iesaku to (vai citu līdzīgu lietojumprogrammu) nekavējoties instalēt visās jūsu ierīcēs un platformās: tālrunī, planšetdatorā, klēpjdatorā, pārlūkprogrammās utt.

2. Piesakies it visā

Sistēma darbojas, ja tā aptver visus personīgās un profesionālās dzīves aspektus. Tas dos jums brīvību. Tu kontrolēsi visu svarīgo un vairs neaizmirsīsi par tādām lietām kā tikšanās ar klientu vai dāvanas iegāde mīļotajam.

Gandrīz visas manas darbības ir racionalizētas. Konkrēti, esmu sistematizējis:

1. Gaidāmie pasākumi (sanāksmes uzņēmumā un ārpus tā).
2. Sarežģīti projekti, sadrumstaloti daudzos mazos posmos.
3. Atkārtoti uzdevumi, lai kontrolētu ilgtermiņa projektus.
4. E-pasts (ja nevaru uzreiz atbildēt uz vēstuli, ar palīdzību to pārtulkoju uzdevumā).
5. Kļūdu ziņojumi, ja to labošana ir saistīta ar mani.
6. Izlaidumu saraksts (koplietots ar kolēģiem).
7. Iepirkumu saraksts (kopīgs ar manu sievu).
8. Tīmekļa lapas, kurās nevaru nekavējoties rīkoties. Piemēram, produkta lapa no Amazon.com (vēl nav izlēmusi, pirkt vai nē), filmas lapa IMDb, kuru vēlos noskatīties, vai raksts, kuru vēlos izlasīt vēlāk. Šim visam es izmantoju.
9. Veselības uzdevumi (iknedēļas trenažieru zāle un skriešanas treniņi).

3. Sadaliet lielos uzdevumus īstenojamos mazos

Neliels uzdevums ir vieglāk izpildāms. Tāpēc vienmēr sadaliet lielos projektus mazos apakšuzdevumos, kurus var paveikt stundā (vai mazāk). Pirmkārt, tas palīdzēs jums saprast, cik daudz laika jums ir nepieciešams, lai to izdarītu. Un, otrkārt, jūs redzēsiet progresu.

Ir svarīgi, lai uzdevums būtu izpildāms. Jums ir jāspēj īstenot to, ko esat ievietojis savā uzdevumu sarakstā.

4. Nosakiet prioritātes

Es katru dienu veicu 15 līdz 25 uzdevumus. Tie šobrīd ir vissvarīgākie.

Programmā Todoist ir viegli noteikt prioritātes. Lūk, kā es daru:

1. Noteikti nosakiet termiņu, līdz kuram lieta jāpabeidz. Svarīgus uzdevumus izvirzu šodienai vai rītdienai, nesvarīgos izrakstu nākotnei.
2. Es norādu prioritāšu līmeņus. Todoistā ir četri no tiem. Pakalpojums automātiski kārto uzdevumus pēc svarīguma.
3. Lai vēl vairāk uzsvērtu uzdevuma nozīmi, es izmantoju atzīmes, piemēram, @high_impact. Ar tiem ir ērti sekot līdzi, cik daudz svarīgu darbu tiek paveikts dienā.

5. Katru dienu iztukšojiet savu uzdevumu sarakstu

Pirms sāku lietot 0 iesūtnes noteikumu, mans e-pasts bija haotisks. Es jutos šausmīgi katru reizi, kad man bija jānotīra gruveši.

Lai pārvaldītu uzdevumus, es izmantoju līdzīgu noteikumu - "0 uzdevumu to-do-list".

Ja jums nebija laika izdarīt visu, ko plānojāt dienā, neatlieciet atlikušos darbus uz nākamo dienu. Tā vietā atiestatiet savu uzdevumu sarakstu un izveidojiet jaunu plānu. Tas ļaus jums novērtēt situāciju, saprast, kur atrodaties, un mainīt prioritātes.

6. Vienmēr saņemiet atsauksmes

Lielākā daļa laika pārvaldības sistēmu koncentrējas uz to, kas jādara, nevis uz to, kas jau ir izdarīts. Bet kāda jēga, ja tu neredzi savu progresu un nesaproti, cik produktīvs esi?

Tāpēc mēs izveidojām. Tas ļauj izsekot, vizualizēt un uzlabot personīgo sniegumu.

Todoist Karma ir kā mini spēle: jūs veicat uzdevumus, iegūstat punktus un redzat, kā krāsu diagrammas aug. Tas ir ļoti aizraujoši, īpaši laika pārvaldības iesācējiem. Lai padarītu to vēl interesantāku, vari uzstādīt ne tikai dienas, bet arī nedēļas mērķus, kā arī dalīties ar rezultātiem sociālajos tīklos, tādējādi palielinot atbildības līmeni.

Papildu padomi

Darbs ar e-pastu

1. Pārbaudiet savu e-pastu divas reizes dienā. Piemēram, no rīta un pēcpusdienā.
2. Mērķējiet pēc tukšas iesūtnes.
3. Ja iespējams, nekavējoties atbildiet uz vēstuli. Ja nē, tulkojiet to uzdevumā, noteikti norādiet izpildes datumu un prioritāti.
4. Izslēdziet paziņojumus visās ierīcēs. Tas palīdzēs izvairīties no traucēkļiem.

Darbs ar kurjeriem

Kurjeri ir produktivitātes slepkavas, tie ir raustoši un novērš uzmanību. Pētījumi liecina, ka vidusmēra biroja darbinieks pavada vidēji vairāk nekā divas stundas dienā uzmanības novēršanai un pārtraukumiem. Tas nozīmē, ka darba nedēļa palielinās par vairāk nekā 10 stundām, jo darba apjoms nesamazinās.

1. Apvienojiet korespondenci kurjeros ar sērfošanu internetā. Kad jums vienkārši jāstrādā (rakstīt atskaiti, zīmēt izkārtojumu un tā tālāk), aizveriet tērzēšanas programmas.
2. Apstrādājiet ziņojumus pa partijām: atveriet kurjeru, izlasīju visu, atbildēja visiem un atkal aizveriet.
3. Atspējojiet ziņojumapmaiņas paziņojumus savā mobilajā tālrunī.

Pēc Salihefendika teiktā, šī sistēma palīdz viņam būt koncentrētam, prātīgam un veselam.

Rakstiet komentāros, ko domājat par Systemist, kā arī dalieties savos produktivitātes noslēpumos.