"0 ienākošo" - skaidra sistēma nulles iesūtnes uzturēšanai

2024 Autors: Malcolm Clapton | [email protected]. Pēdējoreiz modificēts: 2023-12-17 04:04

Izlasot šo rakstu, jūs kļūsiet par e-pastu karali. Godīgi.

Daudziem e-pasts joprojām ir neapstrīdams darba instruments un ikdienas ciešanas. Kādam ir septiņas ienākošās vēstules, un viņš tās tagad ātri sašķiros. Kādam ir 46 ienākošie, bet viņš arī tos pēc dienas nogrābs, jo ir pieradis. Katram cilvēkam ir noteikts ienākošo e-pastu skaita slieksnis dienā, ar kuru viņš var tikt galā, neaizkavējot apstrādi nākamajā dienā un attiecīgi neradot aizsprostojumus e-pasta kastītē. Šo slieksni var saukt par "dabisku".

Ja e-pastu ir vairāk, nekā cilvēks spēj apstrādāt, jums ir jāmaina pieeja e-pasta pārvaldībai. Tas palielinās slieksni līdz vērtībai, kas nepieciešama konkrētajā gadījumā. Nepieciešams pārvaldīt 100 e-pastus dienā? Tas nozīmē, ka varat paveikt 100, vienkārši izmantojiet pareizo metodiku, strādājot ar pastu. Kurš? Pastāstīsim tagad.

Vienīgais rādītājs, ka persona var rīkoties ar pastu, ir nulles ienākošā pasta darba dienas beigās. Galvenais ienākošo ziņojumu kompetentas apstrādes princips ir saprast, kāda veida vēstule atrodas jūsu priekšā. Vispirms jums jāiemācās skaidri klasificēt burtus un jāzina, ko darīt ar katru veidu.

Visus ienākošos e-pastus var iedalīt septiņās kategorijās:

1. Jums nav jāatbild, jums nav jālasa. Šādām vēstulēm ir divi veidi: arhivēt vai dzēst. Ja saņemat citu biļetenu, kuru nekad nelasāt, izdariet sev labu - anulējiet abonementu. Viena darbība apmaiņā pret to, lai nākotnē atbrīvotos no desmitiem šādu e-pastu. Mēs vēlamies uzzināt, kā tikt galā ar burtu plūsmu dienas laikā? Ar mazāku plūsmu ir vieglāk rīkoties. Nebaidieties palaist garām kaut ko svarīgu. Patiešām nepieciešamā informācija pie jums nonāks citādā veidā un parādīsies jūsu priekšā vēl vismaz vienu reizi.
2. Ar pievienotajiem failiem. Tie var būt paziņojumi par nepieciešamību par kaut ko maksāt vai informācija par pašreizējo vai turpmāko darbu. Šādām vēstulēm ir lietderīgi izveidot atsevišķas mapes, taču bez fanātisma. Pārāk daudz mapju? Vienkāršot. Lai vēlāk atrastu kaut ko sev vajadzīgo, vajag nevis tūkstoš mapes, bet gan spēju izmantot pasta sūtītāja meklēšanas funkcijas.
3. Atbildi pēc vēlēšanās. Šķiet, ka atbilde nav obligāta, taču dažreiz pieklājība ir noderīga. Šeit rīkojieties tikai atbilstoši situācijai.
4. Ar iepazīšanās laika rezervi. Interesanti lasīt, bet nav obligāti. Mēģiniet iedalīt šajā un iepriekšējā kategorijā pēc iespējas vairāk e-pasta ziņojumu. Tas ir efektīvas pasta apstrādes atslēga.
5. Man šodien jāatbild. Šeit viss ir vienkārši: ņemiet un atbildiet vai nu tagad, ja kaut kas ir ļoti steidzams, vai darba dienas beigās.
6. Man ir jāatbild, bet ne šodien. E-pasta skaistums ir tāds, ka tas nav tērzēšana vai tālrunis. Neviens negaida un nevajag gaidīt ātru atbildi pa e-pastu, ja tas nav norādīts vēstules galvenē. Ja kā atbildes termiņš ir nosaukta kāda diena vai arī pats zini un saproti, cik ilgā laikā jāsniedz atbilde, tad ievieto šādas vēstules attiecīgajā mapē. Piemēram, "Atbildēt pirmdien", "Atbildēt otrdien" un tā tālāk. Tagad izveidojiet sev kontrolsarakstu, kurā ir vienums "No rīta apstrādājiet uz šodienu atlikto pastu". Šādiem nolūkiem ir arī specializēti automatizācijas rīki: Gmail un.
7. Nesaprotama vēstule. Ir burti, kurus ir grūti klasificēt. Nemokiet sevi ar pārdomām un vienojieties ar sevi, ka šādas vēstules klasificēsiet kādā no iepriekš minētajām kategorijām.

Pamatojoties uz šo klasifikāciju, mums ir vajadzīgas mapes 2., 3., 4. un 6. kategorijai.

Noteikumi efektīvai e-pasta apstrādei

• Darba dienas beigās atvēliet 30 minūtes, lai iesūtne būtu līdz nullei. Tas ir efektīvāk nekā mēģinājums nekavējoties atbildēt uz katru e-pastu. Cilvēki neveic vairākus uzdevumus. Mazāk traucēkļu un pārslēgšanās, lielāka efektivitāte.
• Ko darīt ar steidzamiem e-pastiem? Iestatiet sev intervālu, pēc kura visas dienas garumā pārbaudāt iesūtni. Piemēram, reizi stundā. Pārbaudiet, vai iesūtnē nav steidzami svarīgi e-pasta ziņojumi, un, ja tādu nav, atgriezieties darbā. Atcerieties pasta priekšrocību: tas nav tūlītējas saziņas līdzeklis. Iespējams, ka kādā no nesteidzamajiem e-pastiem minētā problēma tiks atrisināta bez Jūsu līdzdalības līdz dienas beigām vai arī līdz dienas beigām saņemsiet plašāku informāciju, kas ļaus ātrāk atrisināt problēmu un efektīvāk.
• Ikreiz, kad nepārbaudāt pastu, turiet sūtītāju aizvērtu. Izslēdziet paziņojumus. Aiztaupiet sevi no traucējošām pārdomām par ienākošo vēstuļu skaitu. Tagad jums ir cits darbs, un pasta laiks vēl nav pienācis. Brīžos, kad rodas šaubas par šīs pieejas pareizību, atcerieties: jūs neatrodaties atomelektrostacijā, taču pat tad, ja jūs tur atrastos, jūs tik un tā pa e-pastu nebūtu informēts par reaktora pārkaršanu.
• Izmantojiet savu vēlmi pabeigt savu darba dienu laikā, lai paātrinātu pasta apstrādi. Tāpēc dienas beigās ieteicams iesūtni izjaukt līdz nullei. Jums ir 30 minūtes, un jūs vēlaties ar to ātri tikt galā. Būtībā tā izrādās sava veida spēle, taču e-pasta apstrādi var arī mērķtiecīgi gamificēt.
• Esiet īss un precīzs.
• Esiet pozitīvs un draudzīgs. E-pasti var veidot un iznīcināt attiecības. Tā vietā, lai risinātu patiešām svarīgus jautājumus, cilvēki dažkārt ieslīgst mēģinājumos pēc iespējas smalkāk un slēptāk nosaukt pretinieku par idiotu, un viss teksts ir balstīts uz to. Nav nekā dīvaina, paužot savu pozitīvo attieksmi pret adresātu ar nelielu patīkamu frāzi vēstules pamattekstā. Jūsu draudzīgums atgriezīsies pie jums, un jūsu sarakste kļūs daudz jēgpilnāka un efektīvāka.
• Burtus jāgrābj apgrieztā secībā. Un tikai tā. Šķiet, ka loģiskāk ir sākt ar vecākām vēstulēm, taču mūsu mērķis ir zero inbox, kas nozīmē, ka līdz darba dienas beigām pat tiksim pie pašas pirmās saņemtās vēstules. Ja tu izdabā sev un sāc atstāt pēdējās šodien saņemtās vēstules uz rītdienu, tad visa tehnika pārstāj darboties. Kāpēc jūs vispār vēlaties apgūt labu pasta sūtīšanu, ja neievērojat pamatnoteikumu? Turpiniet strādāt kā iepriekš un ciešiet.
• Atveriet tikai nepieciešamās vēstules, pārējās nosūtot uz arhīvu vai dzēšanai. Mēs pārmērīgi lietojam abonēšanu nevajadzīgām lietām (Lifehacker abonements, gluži pretēji, ir ļoti nepieciešams), un rezultātā mēs iegūstam vairāk informācijas, nekā spējam izlasīt. Kā atšķirt vajadzīgos burtus? Ir viens vienkāršs, bet ļoti efektīvs noteikums: atveriet tikai tās vēstules, kas ir adresētas konkrētai personai personīgi jums. Pārējie - kādā no raksta sākumā aprakstītajām kategorijām atbilstoši situācijai.
• Izveidojiet veidnes. Bieži vien atbildes uz e-pastiem ir diezgan standarta, tas ir, jūs rakstāt to pašu. Vai esat ievērojuši, ka bieži rakstāt šo frāzi? Izveidojiet veidni ātrai kopēšanai un ielīmēšanai vai izveidojiet to pašā pasta pakalpojumā.
• Ja pasts ir apstrādāts un vēl ir laiks, tad tas ir jāizmanto racionāli. Mēs ejam uz burtu kategoriju numurs 3, 4 un 6 un sakārtojam lietas tur.

Šī apmācība, kuras pamatā ir pareiza kārtošana, kā redzat, ir lielisks papildinājums vispārīgākiem LinkedIn izpilddirektora Džefa Veinera padomiem e-pastā. Nepalaidiet garām arī Leo Babautas 10 e-pasta padomus. Patiesībā ir daudz papildu veidu, kā maksimāli izmantot savu e-pastu. Izmēģiniet metodes, kas attiecas uz jums, analizējiet rezultātus un neaizmirstiet komentāros atstāt savus padomus, kā uzlabot darba ar e-pastu efektivitāti.