Kā efektīvi pielietot GTD sistēmu dzīvē

2024 Autors: Malcolm Clapton | [email protected]. Pēdējoreiz modificēts: 2023-12-17 04:04

Soli pa solim plāns, pēc kura ievērošanas var viegli ieviest savā dzīvē šo produktivitātes paņēmienu, noteikt prioritātes un vienmēr spēt atrast laiku svarīgām lietām.

Šis materiāls ir raksta "" turpinājums. Pirmkārt, ir vērts ar to iepazīties, jo daudzi izmantotie jēdzieni tur ir sīki izskaidroti.

Šis raksts ir detalizēts ceļvedis par to, kā lietot GTD reālajā dzīvē. Rakstot, es ievēroju šādus principus:

• Daudzpusība. Šeit aprakstītās idejas ir universālas, un ar to palīdzību ikviens izveidos sev GTD sistēmu, kas darbosies tieši ar tiem pakalpojumiem, pie kuriem viņš ir pieradis.
• Vienkāršība. Sistēmai jābūt intuitīvi viegli lietojamai. Minimāls laiks un enerģija jātērē informācijas ievadīšanai un apstrādei, kā arī turpmāko darbību plānošanai. Tikai tad sistēma darbosies ilgtermiņā un arī pēc ilgiem pārtraukumiem: piemēram, ja dodaties atvaļinājumā uz mēnesi, tad atgriežoties varēsiet atjaunot pieeju biznesa vadībai.
• Uzticamība. Pats galvenais ir būt pārliecinātam par savu sistēmu, proti, ka neaizmirsīsi neko ieplānoto, jo īstajā brīdī redzēsi atgādinājumu.
• Koncentrēšanās uz svarīgo. Sistēmai ir jāpalīdz koncentrēties gan uz to, ko darāt šobrīd, gan uz tām lietām, kas ir svarīgas ilgtermiņā.
• Prieks. Lietu un uzdevumu pārvaldības sistēmai vajadzētu sagādāt jums prieku. Piemēram, kad pēc smagas darba dienas guļat uz dīvāna ar tālruni rokās, jūs izsvītrojat izpildītos uzdevumus no saraksta un gūstat no tā patiesu prieku. It īpaši, ja to joprojām vizualizē jūsu produktivitātes diagrammas pieaugums.

5 galvenie GTD sistēmas posmi

1. posms. Informācijas vākšana

Ir jāsavāc pilnīgi visi gadījumi, pat mazākie, tad mūsu apziņa būs tīra un rīkosimies pēc iespējas produktīvāk.

Tāpēc standarta darāmo darbu saraksti nestrādā, jo vairums cilvēku nereti fiksē tikai pašu svarīgāko, un simtiem ne tik svarīgu uzdevumu nemaz neņem vērā. Taču tieši šādi nelieli darbiņi, regulāri par sevi atgādinot, izmanto ievērojamu daļu smadzeņu resursu un rada papildu pārdzīvojumus, kas noved pie noguruma un stresa.

Viens no svarīgiem GTD sistēmas principiem ir pilnībā izkraut no galvas visus uzdevumus un ievietot tos uzticamā sistēmā, kas palīdzēs atcerēties svarīgas lietas īstajā laikā.

Jāņem vērā arī tas, ka ienākošās informācijas vākšanai ir jābūt minimālam grozu skaitam. Ideālā gadījumā viens. Tad ar to rīkoties būs visvieglāk.

2. posms. Informācijas apstrāde

Šajā posmā mēs apstrādājam informāciju, kas atrodas mūsu iesūtnē.

Šajā posmā ir trīs iespējas, kā rīkoties:

• Atzīmējiet uzdevumu kā "Darbība", norādot nākamo soli tā izpildei un termiņu. Varat izlaist termiņa norādīšanu, ja jums vēl nav skaidras izpratnes par to, kad uzdevums ir jāpabeidz.
• Pārvietojiet informāciju uz "Katalogu", ja jums ar to nekas nav jādara, bet tas var noderēt nākotnē.
• Izdzēsiet informāciju, nosakot, ka tā ir "Miskaste": tas ir, jums ar to nekas nav jādara, un tā turpmāk nebūs noderīga.

3. posms. Pasākumu organizēšana

Visas darbības tiek veiktas caur nākamo piltuvi.

1. filtrs - "izgriešana"

Uzdodiet sev jautājumu: vai man tiešām vajadzētu veikt šo darbību? Ja šaubāties, izdzēsiet to.

2. filtrs - "deleģēšana"

Uzdodiet sev jautājumu: ja tas ir jādara, vai tiešām man tas ir jādara personīgi? Ja nē, deleģējam un norādām atbildīgo personu, gala rezultātu, kontroles starpposmus (mezglu punktus) un termiņu.

Ja darbība ir jāveic jums, pārejiet uz nākamo filtru.

3. filtrs - "Darbība"

Uzdodiet sev jautājumu: vai šī darbība prasīs vairāk nekā 2–5 minūtes? Ja nē, dariet to tagad un atbrīvojiet galvu. Ja jā, lūdzu reģistrējieties.

Darbības sistēmā var būt šāda veida.

"Tālāk norādītās darbības" - vienkārši uzdevumi, kas sastāv no vienas darbības (zvanīt, rakstīt, doties utt.). Piemēram, akcija "Main ziemas riepas uz riteņiem" sastāvēs no šādām vienkāršām darbībām: zvaniet un pierakstieties uz autoservisu, ieplānojiet laiku kalendārā un īstajā laikā brauciet uz autoservisu.

Šādas darbības ir ērti apkopot sarakstos atbilstoši vietai un apstākļiem (kontekstuālie saraksti). Tas varētu būt saraksts Veikalā, kurā jūs uzskaitāt visu, kas jums jāiegādājas, atrodoties veikalā, vai saraksts Krēslā, kurā varat pievienot lietas un uzdevumus, ko varat paveikt vakarā pēc darba savā iecienītākajā krēslā.. Vai arī "priekšnieka jautājumu" saraksts, kurā pierakstiet visus jautājumus, kas jums ir jūsu priekšniekam, lai pēc tam varētu tos visus atrisināt vienā piegājienā.

Visas šādas darbības parasti ierakstu vai nu "Google kalendārā" (tikšanās un pasākumi), vai mākoņpakalpojumā Todoist, kur ērti organizēt uzdevumus.

"Projekti" - uzdevumi, kuru veikšanai nepieciešams vairāk nekā viens solis. Lai projektu uzsāktu, jums jāapraksta tā īstenošanas pirmie soļi un jāatstāj atgādinājums par to uzticamā sistēmā. Rezultātā projekts pārvēršas vienkāršu darbību ķēdē, no kurām katru var veikt nākamo piecu minūšu laikā un iegūt rezultātu.

Es ievietoju projektus Trello kartēs. Karte ir ideāls konteiners projektiem, kur var ievietot:

• projekta apraksts un mērķis;
• saites uz citiem dokumentiem par projektu;
• atbildīgo personu vārdi;
• nodošanas laiks;
• kontrolsaraksti ar šādām darbībām;
• komentāri par projektu;
• nepieciešamie faili un tā tālāk.

Aizkavētas darbības … Ja nevaram plānot nākamās darbības bez papildus notikumiem vai informācijas (piemēram, gaidām, kad draugs atsūtīs autoservisa tālruņa numuru, kur iespējams izdevīgi nomainīt riepas), šādas darbības ievietojam sadaļā "Atlikts " saraksts. Pēc izvēles varat iestatīt atgādinājumu, lai kaut ko pārbaudītu.

Šādus uzdevumu sarakstus var strukturēt arī kā kontekstuālus sarakstus. Piemēram, izveidojiet sarakstu ar uzdevumiem, kurus esat uzdevis savam palīgam.

Saraksts "Kādu dienu" satur uzdevumus, kuriem šobrīd nav nepieciešama aktīva darbība, bet kurus mēs vēlētos paveikt nākotnē.

Tā var būt:

• grāmatas, video apmācības un kursi, kurus vēlaties iegādāties;
• noderīgas prasmes, kuras vēlaties apgūt;
• vietas, kuras vēlaties apmeklēt;
• lietas, ko vēlaties iegādāties.

Jums periodiski jāapskata šis saraksts, jāveic piezīmes un jāpārvērš tie mērķos, kuru sasniegšanai jūs strādāsit.

4. posms. Regulāra pārskatīšana

Lai sistēma darbotos, nepieciešams regulāri pārskatīt galvenos uzdevumus un projektus, lai dzēstu tos, kas vairs nav aktuāli, un jaunos sakārtot pēc prioritātes un nosūtīt darbā.

Lai veiktu šo pārskatu regulāri, ievērojiet šos padomus:

• Atstājiet savā grafikā 30-60 minūtes pārskatīšanai (sākotnēji pietiks ar vienu reizi nedēļā).
• Izveidojiet kontrolsarakstu vai plānu šādai pārskatīšanai, kur ir norādīta secība, kas seko pēc kā. Šim plānam nevajadzētu būt pārāk sarežģītam, un pārskatīšana nedrīkst aizņemt pārāk ilgu laiku, pretējā gadījumā jūs to nedarīsit regulāri.

Zemāk ir mana iknedēļas pārskata kontrolsaraksta piemērs. Es to izveidoju krāpšanās lapas formātā ar darbību secību, kurā ir attēloti pakalpojumi / dokumenti, kurus es izskatu. Varat to sakārtot ar parastu sarakstu vai uzzīmēt jums piemērotu brīvrokas diagrammu.

Izdrukājiet četrus no šiem kontrolsarakstiem mēnesī. Iknedēļas pārskatīšanas laikā paņemiet vienu no tiem rokā un no saraksta izsvītrojiet aizpildītos vienumus. Šis vienkāršais vingrinājums motivēs jūs turpināt veikt šos pārskatus.

5. posms. Darbības

Kad nedēļas plāns sastādīts, tad atliek rīkoties. Izvairieties no vienas no lielākajām GTD iesācēju kļūdām, kad pavadāt pārāk daudz laika uzdevumu organizēšanai, nevis to izpildei.

Šeit ir daži padomi, kā padarīt savas darbības efektīvākas.

1. Izveidojiet dienas plānu, pamatojoties uz nedēļas plānu. Sadaliet savu dienu blokos, izveidojot 2-3 blokus svarīgiem uzdevumiem un pāris blokus citiem uzdevumiem. Bloku ilgums vidēji ir 60–120 minūtes. Ievietojiet brīvo laiku starp blokiem neparedzētiem uzdevumiem.
2. Strādājiet pie Pomodoro sistēmas, šim nolūkam tālrunī varat iestatīt taimeri. Tās būtība ir vienkārša: ik pēc 25-30 darba minūtēm paņemiet piecu minūšu pārtraukumu, bet pēc trešā darba bloka - ilgāku pārtraukumu (15-30 minūtes). Kopā ir trīs bloki pa 30 minūtēm, ar piecu minūšu pārtraukumiem, kam seko 15-30 minūšu garais pārtraukums. Jūs varat veikt 2-4 šādus ciklus dienā atkarībā no tā, cik bieži jūs esat apjucis.
3. Bloku laikā ar svarīgām lietām mēģiniet nenovirzīt uzmanību no citiem cilvēkiem un svešām skaņām (šim nolūkam austiņās varat ieslēgt īpašu mūziku, lai koncentrētos).
4. Nosakiet, kad jūsu enerģijas līmenis ir visaugstākais (piemēram, no 7 līdz 9 no rīta), un šajā laikā dariet vissvarīgākās lietas, kas jūs tuvina jūsu personīgajiem mērķiem.
5. Dienai neplāno pārāk daudz svarīgu lietu: pietiek ar 1-3. Svarīgi, lai dienas beigās, apskatot pārsvītrotos uzdevumus savā plānā, tu būtu apmierināts un sastādītu tādu pašu reālistisku plānu arī rītdienai.