Kā labāk izmantot GTD sistēmu

2024 Autors: Malcolm Clapton | [email protected]. Pēdējoreiz modificēts: 2023-12-17 04:04

Rakstnieks un emuāru autors Leo Babauta paskaidro, kā turpināt plānot un atbrīvoties no visa, kas traucē būt produktīvam.

Kāpēc šī sistēma ir vajadzīga

Getting Things Done (GTD) ir labi zināma sistēma Deivida Allena darbu veikšanai. Lietojot to, tiek ierakstīta un sadalīta sarakstos absolūti visa ienākošā informācija. Mērķis ir paveikt lietas, vairāk laika veltot tam, kas patiešām ir svarīgs.

Ar GTD sistēmu jūs varat sasniegt ļoti lielus panākumus. Šeit ir tikai daži no tiem:

• Jūs veicat daudz uzdevumu.
• Jūs kļūstat pārliecinātāks par sevi.
• Jūs mazāk vilcināties un esat mazāk apjucis.
• Viņi tev uzticas vairāk: citi zina, ka tu vienmēr visu noved līdz galam.
• Biežāk tiekat aicināts darbā, jo ir pieprasīta pamatīga pieeja biznesam.
• Tu mainies uz labo pusi – tu saproti, kas tev patiešām ir svarīgs, kļūsti zinātkārs, sāc mācīties, veidot spēcīgas attiecības ar cilvēkiem un atbrīvoties no vecajiem uztveres modeļiem, kas tev traucē.
• Jūs nopelnāt vairāk.
• Jūs spējat izveidot veiksmīgu jaunuzņēmumu vai izveidot lielisku uzņēmumu.
• Varat dalīties ar savām idejām – grāmatā, blogā vai lekcijā.

Bet, lai iegūtu visas šīs priekšrocības, jums ir jāsaprot, kā efektīvi izmantot sistēmu, un jānoskaidro, kas to kavē. Leo Babauta, rakstnieks un populārā emuāra Zen Habits autors, paskaidro, kas jums jādara, lai to izdarītu.

Kā efektīvāk izmantot GTD sistēmu

Uzziniet, kas jūs kavē būt produktīvam

Ieradums atlikt. Jūs vilcināties ķerties pie uzdevuma sarežģītības dēļ: vai nu jūtat, ka netiksit ar to galā, vai arī neesat to vispār sapratis. Tā ir vilcināšanās.

Ieradums novērst uzmanību. Jums izdevās sākt, taču jūs nekavējoties pārslēdzaties uz citu uzdevumu. Visas tās pašas šaubas un neskaidrības liek jums to atlikt par labu vieglākam vingrinājumam vai vienkārši sākt nogalināt laiku. Šī pastāvīgā pārslēgšanās noved pie koncentrācijas zuduma. Tajā pašā laikā izskatās, ka būsi bezgala aizņemts.

Perfekcionisms. Ilgi nevar ķerties pie darba, jo tagad tam nav īstais laiks. Vai arī jūs atlikāt tā pabeigšanu, jo tas nebija ideāls.

Piemēram, jūs vēlaties izveidot emuāru, bet jūs to nedarāt, jo, kamēr neesat atradis tam ideālu platformu un tēmu, jums nav pietiekami daudz brīvā laika un joprojām nav lielisku ideju saraksta. Vai arī jūs uzrakstījāt rakstu un nepublicējat to, jo materiāls vēl ir jāpabeidz – patiesībā jūs vienkārši neuzdrošināties.

Vide. Cilvēki izjauc tavus plānus, neko nedara laikā, visu sarežģī, sabojā, sūdzas un kaitina. Un, paļaujoties uz citiem cilvēkiem, dažreiz ir grūti sasniegt savus mērķus. Biežāk tas ir tikai attaisnojums sev.

Traucējumi. Tie ir cilvēki, jebkuri notikumi, problēmas. Tie traucē jūsu darbam. Kaut ko jūs varat kontrolēt, kādu jūs nevarat.

Nogurums. Jūs esat noguris, izsalcis, izsmelts, apmulsis vai garlaicīgi. Šādas problēmas traucē koncentrēties un paveikt lietas.

Šajā gadījumā jums vienkārši nepieciešams uzlādēties: nosnausties, pastaigāties, meditēt.

Vai arī veiciet uzdevumus, kas neprasa daudz enerģijas: kārtojiet pastu, veiciet administratīvās darbības. Ja nogurums ir novērots ilgu laiku, pārskatiet savu uzturu un miegu.

Bailes, šaubas, bezpalīdzības sajūta un šaubas par sevi. Tie ir lielākās daļas iepriekš minēto šķēršļu pamatā.

Nosakiet, kas jums trūkst, lai strādātu efektīvāk

Izvēlētie punkti būs iepriekš minēto problēmu risinājums.

Spēja noteikt prioritātes. Jūs varat gūt panākumus, ja lielāko daļu sava laika veltīsit svarīgiem uzdevumiem. Ja esat aizņemts ar nebūtiskām darbībām vai pastāvīgi pārslēdzaties starp darbībām, jūs esat mazāk efektīvs. Jums jāizvēlas viena svarīga problēma un jākoncentrējas tikai uz to.

Pamazām jūs iemācīsities noteikt, kuri uzdevumi un projekti jums ir ļoti vērtīgi. Vai ir svarīgāk atbildēt uz ziņām, nevis uzrakstīt rakstu? Kas ir izdevīgāk jūsu karjerai, laimei, veselībai?

Spēja pareizi uzsākt uzņēmējdarbību. Tieši tieksme vilcināties ir viena no izplatītākajām un sāpīgākajām problēmām, kas kavē mērķa sasniegšanu. Tāpēc vissvarīgākais, veicot uzdevumus, ir sākt.

Koncentrējieties uz pirmo, mazāko soli. Pēc iespējas mazāks. Izveidojiet vidi, kas atvieglo darba sākšanu. Piemēram, kad Leo pats vēlējās attīstīt ieradumu skriet, viņš koncentrējās tikai uz kedu uzvilkšanu un izkļūšanu no mājas.

Sprinta darbs. Šī pieeja palīdz tikt galā ar vairākuzdevumu veikšanu un traucējošiem faktoriem. Šo paņēmienu sauc arī par Pomodoro. Tā pamatā ir darba sadale īsos 15-25 minūšu intervālos (sprinti), kuru laikā jākoncentrējas tikai uz vienu uzdevumu, nenovēršot uzmanību nekam citam.

Pēc tam seko neliels pārtraukums, pēc kura tiek uzsākts jauns sprints. Ja jūs nekad neesat izmantojis šo metodi, varat noorganizēt pāris šādus darba segmentus dienā un pēc nedēļas sākt pakāpeniski palielināt to skaitu.

Uzdevumu sarakstu pārvaldība. Palīdz koncentrēties un tikt galā ar visu plānoto. Bet mēģiniet nesarežģīt. Atrodi vienkāršu plānotāja programmu, ieraksti visu, kas tev tuvākajā laikā jādara, un katru dienu izvēlies, uz kuriem darbiem šodien pievērsies.

Dienai ieplānojiet trīs svarīgus un trīs mazākus uzdevumus – šis skaitlis var mainīties atkarībā no jūsu darba dienas ilguma, uzdevumu sarežģītības un to izpildes ātruma.

Spēja pieņemt kļūdas. Perfekcionisms traucē paveikt lietas. Tāpēc uztraucieties ne tik daudz par sava darba pilnību, cik par tā pabeigšanu. Pieturieties pie rakstnieces Annas Lamotes noteikuma "nelabais pirmais melnraksts".

Viņa ir pārliecināta, ka vienīgais veids, kā sākt labi rakstīt (un vispār sākt to darīt), ir ieskicēt vāju un nederīgu melnrakstu. Pēc kāda laika jūs atgriezīsities pie rezultāta un to nopulēsiet.

Darbs nenoteiktības režīmā. Bailes un grūtības jūs bieži vajā. Tāpēc ir ļoti noderīgi iemācīties strādāt šīs nenoteiktības stāvoklī: kontrolēt sevi, neslēpties no uzdevumiem un iekšējiem pārdzīvojumiem un nesūdzēties.

Lai to izdarītu, katru reizi, kad pamanāt kaut ko līdzīgu aiz muguras, nolieciet visu malā un mēģiniet sajust savu stāvokli. Pieņemiet to. Pievērsiet uzmanību savām fiziskajām sajūtām. Pārliecinieties, ka nedrošība un diskomforts ir labi. Iemācieties novērtēt mirkļus tādus, kādi tie ir.

Spēja redzēt kopainu. Viena lieta ir pilnībā koncentrēties uz vienu uzdevumu, un pavisam kas cits ir raudzīties uz situāciju kopumā. Vispārīga situācijas analīze jāveic no rīta un vakarā, kā arī pāris reizes dienas laikā – gadījumā, ja nepieciešams koriģēt rīcības plānu.

Mēs visi reizēm esam izklaidīgi, traucēti un saskaramies ar neparedzētām grūtībām. Lai paliktu produktīvs, jums jāiemācās vajadzības gadījumā mainīt fokusu.

Spēja būt atbildīgam. Pirmkārt, tas nozīmē nevainot citus cilvēkus visās grūtībās, ar kurām saskaraties ceļā uz sava mērķa sasniegšanu. Uzņemieties pilnu atbildību par savu darba daļu.

Esi līderis – izrādi iniciatīvu, seko līdzi visa kolektīva panākumiem, pat ja tajā esi vienkāršs padotais.

Atvērta komunikācija. Tādas, lai katrs skaidri saprastu savus pienākumus un robežas, kā arī to neievērošanas sekas. Tas palīdzēs izveidot struktūru, kurā visi iesaistītie var strādāt vieglāk un efektīvāk. Mēģiniet izturēties pret cilvēkiem sirsnīgi un pozitīvi, neskatoties uz visiem viņu trūkumiem.

Spēja plānot. Uzdevumu pārpilnība dienasgrāmatā nekādā veidā neveicina mērķa sasniegšanu. Tā vietā vislabāk ir izveidot minimālu sarakstu, atbildot uz vienkāršiem jautājumiem. Kā sākt dienu, lai paveiktu svarīgus uzdevumus? Kā skriet sprintus, lai neviens nenovērstu uzmanību? Par ko jums ir jāuzņemas atbildība? Kad ir vērts paņemt savu pastu? Kurā laikā man vajadzētu ieplānot sanāksmes? Kā tu novērtēsi savu dienu?

Atbildes palīdzēs plānot savu dienu. Necentieties, lai tas būtu ideāls. Analizējot notiekošo, laika gaitā jūs atradīsit labāko variantu.

Kur sākt uzlabojumus

Izveidojiet vienkāršu plānu. Nemaz nav nepieciešams mēģināt apgūt visas trūkstošās prasmes uzreiz. Iesācējiem vislabāk ir koncentrēties uz pirmajiem četriem, ko praktizēsit katru dienu:

• Dienas uzdevumu prioritāšu noteikšana un noteikšana.
• Sprinta darbs.
• Meditācija – kad jūti bailes, nenoteiktību vai nedrošību.
• Analīze dienas beigās un plāna pārskatīšana.

Ņemiet vērā, ko jūs darīsit un kā. Parādiet iegūto plānu kādam, ko pazīstat, un ziņojiet viņam katru dienu nedēļas garumā. Apsoliet katru nedēļu dalīties savos panākumos, izaicinājumos un kā gatavosieties jauna septiņu dienu perioda sākumam.

Katru vakaru veltiet 10 minūtes, lai pārskatītu, kā pagāja jūsu diena un vai esat izpildījis visus sava plāna punktus. Pierakstiet, kas notika, kas kavēja, kā jūs varat paātrināt kustību uz priekšu.

Laika gaitā sprints, meditācija un citas prasmes jums kļūs vieglākas. Pēc tam sāciet apgūt jaunas un efektīvas pieejas, pakāpeniski uzlabojot savu sistēmu. Galvenais ir atcerēties vingrināties.