Kā ieplānot sanāksmes, lai tās būtu efektīvas

2024 Autors: Malcolm Clapton | [email protected]. Pēdējoreiz modificēts: 2023-12-17 04:04

Netērējiet savu laiku.

Jums var nepatikt sanāksmes, bet jums tās joprojām ir jārīko. Tā ir būtiska jebkura uzņēmuma darbplūsmas sastāvdaļa. Viens no veidiem, kā padarīt tikšanās noderīgākas un ātrākas, ir tās rūpīgi ieplānot. Ekonomikas doktores Olgas Demjanovas grāmata “Ātras un efektīvas tikšanās. No sagatavošanās līdz vēlamā rezultāta iegūšanai."

Ar izdevniecības "Alpina PRO" atļauju Lifehacker publicē fragmentu no otrās nodaļas.

Pašas tikšanās nav problēma. Tie ir pat nepieciešami un ir vadības varas atribūts. Jums ir jāatbrīvojas no ilgstošiem bezjēdzīgiem un neefektīviem pulcēšanās gadījumiem.

Visizplatītākie sanāksmju veidi:

• iknedēļas;
• stratēģisks;
• strādniekiem;
• ziņošana;
• plānošanas sanāksmes;
• prāta vētra;
• biznesa sarunas un tikšanās;
• instruktāžas.

Visus šos veidus var iedalīt četrās galvenajās grupās:

1. pēc ilguma: ātri (līdz 30 minūtēm) un ieilguši (vairāk nekā vienu stundu);
2. pēc dalībnieku skaita: līdz 10 cilvēkiem vai vairāk;
3. pēc mērķa: darba, politisks un informatīvs;
4. pēc laika: plānots un neplānots.

Sapulces plānošanai nepieciešamie atribūti

Ko plānot:

• mērķi;
• darba kārtība;
• uzaicināto personu saraksts;
• grafiks;
• informatīvie materiāli;
• atbildīgs par protokola glabāšanu;
• uzstāšanās laika ierobežojums.

Pirmkārt un galvenokārt, vadītājam ir jāapsver sanāksmes mērķi. Tas ir sākuma punkts darba kārtībai un dalībnieku sarakstam, laikam un noteikumiem.

Sanāksmju galvenie mērķi:

1. Jauna informācija - informatīvajai sanāksmei:

• svarīgas ziņas un politikas izmaiņas;
• plānu un stratēģiju apspriešana;
• īstermiņa prognozēšana;
• jaunu produktu un pieeju prezentācija;
• budžeta apspriešana;
• personāla jautājumi.

2. Pasākumu uzraudzība un operatīvo lēmumu pieņemšana - regulārām sanāksmēm:

• galvenie riski un grūtības;
• progresa novērtēšanas parametri;
• galveno procesu un nepieciešamo izmaiņu novērtējums;
• diskusija par notiekošo: kas notiek labi, kas jāuzlabo;
• galvenās atziņas un darbību rezultāti;
• centienu koordinēšana;
• komunikācijas.

3. Motivācija - radošas tikšanās, jaunu pieeju izstrāde un komandas saliedēšana:

• motivācija darbībai;
• kolektīvo lēmumu pieņemšana;
• individuālo un kolektīvo panākumu godināšana.

Tādējādi mērķis ietekmē sanāksmes veidu un tās organizēšanas modeli. Piemēram, instruktāžas sesijas atšķiras pēc dalībnieku skaita un ilguma. Regulārās ir plānveida, tās ir ātrākas laikā un ar ierobežotu dalībnieku skaitu. Radošās tikšanās prasa īpašu sagatavošanos: mēbeļu sakārtošana (parasti atsevišķi galdi), tēja, kafija un neformāla vide; neprasa ievērot apģērba kodu.

Eizenhauera matrica sanāksmes jautājumu ranžēšanai

Jāatceras, ka tikšanās ir platforma, kurā tiek pieņemti svarīgi lēmumi un pārvarētas problēmas. Eizenhauera matrica ir lauks, kurā tiek apkopotas visas problēmas un jautājumi. Tie ir sakārtoti pēc svarīguma un steidzamības.

	Steidzami	Nesteidzies
Svarīgs	A	B
Vienalga	C	D

Laukums A: svarīgi un steidzami jautājumi

Svarīgu un steidzamu lietu laukumam jābūt tukšam vai mazam. Tas norādīs, ka esat izpildījis termiņu. Ja šādu gadījumu ir daudz, tas liecina par dezorganizāciju. Kvadrātveida gadījumu piemēri:

• gadījumi, kas tieši saistīti ar jūsu funkcionālajiem pienākumiem un ietekmē jūsu sniegumu;
• gadījumiem, kuru neveiksme var radīt problēmas;
• jautājumi, kas saistīti ar veselību un psiholoģisko klimatu kolektīvā;
• lietas, kas ietekmē komandas drošību;
• gadījumiem, kuru rezultāti ir jāsaskaņo vai jāiepazīstina ar savu vadību.

B laukums: svarīgi, bet ne steidzami jautājumi

Kad uzdevumiem vai lietām nav steidzamības un nav noteiktas precīzas to izpildes termiņa, izpildes laiku nosaka pats izpildītājs. Šajā kvadrātā ir iekļautas visas lietas, kas saistītas ar jūsu funkcionalitāti uzņēmumā, lietas, ko jūs darāt regulāri, un, kā likums, to ieviešana ir saistīta ar vispārējo grafiku uzņēmumā (piemēram, gala sagatavošana ziņošana). Uz šādiem gadījumiem var attiecināt arī pētnieciskos uzdevumus, kas prasa noteiktu laiku, taču līdz izpildes brīdim ir neskaidrs darbaspēka izmaksu apjoms. Pirmā un otrā laukuma uzdevumi ir pastāvīgi jāuzrauga, un tāpēc ir ieteicams tos iekļaut sapulču darba kārtībā.

C laukums: steidzams, bet nesvarīgs darījums

Tie ir traucējoši. Bieži vien tie vienkārši traucē koncentrēties uz svarīgiem uzdevumiem un samazina efektivitāti. Vienmēr atcerieties savus mērķus un iemācieties atšķirt svarīgo un sekundāro.

Ir vērts ieiet šajā laukumā:

• sapulces vai sarunas, ko uzspiedis kāds no malas;
• to jautājumu apspriešana, kurus padotie var atrisināt;
• ar uzņēmējdarbību nesaistītu jautājumu apspriešana;
• abstraktu tēmu diskusija.

D laukums: steidzami un nesvarīgi jautājumi

Šīs kategorijas gadījumi jūs nepaaugstina projektos, bet novērš jūsu uzmanību no darba pie tiem.

• vispār nenes nekādu labumu;
• lietderīgi ar tiem vispār nenodarboties;
• Laika ēdāji.

Katram mērķim vadītājs uzdod šādus jautājumus:

• Kam ir informācija un zināšanas par izskatāmo jautājumu?
• Kuru intereses skar šis jautājums?
• No kā ir atkarīgs lēmums?
• Kam jāzina apspriežamā informācija?
• Kas īstenos pieņemtos lēmumus?

Plānojot projekta sanāksmes, varat izmantot 99/50/1 metodoloģiju.

Vadītājs organizē tikšanās trīs svarīgos projekta punktos:

• sākumā - iegremdēt visus dalībniekus projekta tempā un grupas komandas saliedēšanai;
• starpposmā - nepieciešamības gadījumā apspriest paveiktā darba rezultātus un turpmākās korekcijas;
• finišā, kad atlicis realizēt 1% no kopējā apjoma - provizoriskai summēšanai.

Šis laiks palīdzēs jums labāk izmantot sapulcēs pavadīto laiku.

Darba kārtība

Darba kārtība ir sapulcē risināmo uzdevumu plāns. Ir nepieciešams skaidri definēt katras runas laiku, atvēlēt atsevišķu laiku diskusijām un visu dalībnieku atsauksmēm.

Plānojot tikšanās laiku, ir svarīgi ņemt vērā sekojošo:

• darba kārtības jautājuma nozīmīgumu;
• katras izrādes laika limits;
• pārtraukumus, ja nepieciešams;
• 20% laika papildu svarīgai informācijai.

Darba kārtība tiek nosūtīta visiem sanāksmes dalībniekiem.

Darba kārtība ar laika fiksāciju un runu specifiku

1. Darba rezultāti pie līgumu slēgšanas. I. Ivanova referāts (15 minūtes).
2. Problēmas krājumu transportēšanā. I. Petrova referāts (15 minūtes).
3. Projekta darba rezultāti un plāni. T. Sidorova referāts (20 minūtes).

Sākums 11:00.

Beigās 12:15.

Jums ir jāapmāca, lai tikšanās būtu ātra un efektīva!

Jūsu laika vadlīnijas:

Svarīgi un steidzami	12 minūtes
Svarīgi un nesteidzīgi	24-36 minūtes Steidzami un svarīgi: 12 minūtes - šeit darbojas Pareto princips: 20% laika rada 80% no rezultāta, ar vidējo tikšanos stundu (60 minūtes), visproduktīvākais laiks ir 12 minūtes (20% no 60 minūtēm). Svarīgi un nesteidzami: parasti plānots. Efektīvais laiks šādām sanāksmēm ir 24–36 minūtes. Šeit darbojas 60/40 metode, saskaņā ar kuru, sastādot dienas plānu, 40% laika jāatstāj brīvi, 60% jāatvēl plānotajiem darbiem, tai skaitā 20% "neparedzamajiem" un 20% tiem, kas rodas spontāni vai kļūst pavadoši. Ar vidējo tikšanās laiku vienu stundu (60 minūtes) plānotu svarīgu, bet nesteidzamu lietu izskatīšanai laiks ir 24–36 minūtes (40–60% no 60 minūtēm).
Nesvarīgi un steidzami	Deleģēšana un kontrole pa telefonu un citiem saziņas līdzekļiem, kontrolei ne vairāk kā trīs minūtes.
Nesvarīgi un nesteidzīgi	Deleģēšana un vadība, ko veic vadība, ne vairāk kā vienu minūti vienai deleģēšanai.

Uzaicināto saraksts

Ātrajās sanāksmēs optimālais dalībnieku skaits ir 5-7 cilvēki. 8 līdz 12 cilvēki ir pieņemami, ja sanāksmes vadītājam ir koordinatora prasmes.

Ideju ģenerēšanai, mērķu noteikšanai un lidošanai ideāls sastāvs ir ne vairāk kā 15 cilvēki.

Google darbojas neizteikts likums – maksimālais dalībnieku skaits ir ne vairāk kā 10.

Amazon ir divu picu noteikums: sanāksmē jābūt tik daudz cilvēku, cik varat pabarot divas picas.

Pastāv noteikums 8-18-1800:

• ne vairāk kā 8 cilvēki - darba jautājumu risināšana;
• ne vairāk kā 18 - prāta vētra, kolektīva problēmu risināšana;
• līdz 1800 cilvēkiem - informācija un iespēja sazināties.

Bain and Company pētījumā teikts, ka lēmumu pieņemšanas grupās, pievienojot vairāk nekā septiņus no katra dalībnieka, efektivitāte samazinās par aptuveni 10%.

Sapulcēs ir pienākums piedalīties tieši atbildīgajām personām.

Apple blakus katram sapulces vienumam norāda atbildīgās personas vārdu. Tādējādi katram darbiniekam uzticētā uzdevuma ietvaros ir skaidra atbildības joma.

Ja bieži organizējat sanāksmes, šī grāmata noteikti noderēs: Olga Demjanova piedāvā 16 metodes un četrus rīkus, ko izpētīt, kas palīdzēs palielināt visu dalībnieku efektivitāti šādās sanāksmēs.