13 lietas biznesa sarakstē, kas vienkārši kaitina

2024 Autors: Malcolm Clapton | [email protected]. Pēdējoreiz modificēts: 2023-12-17 04:04

Ja nevēlaties saniknot otru cilvēku, nedariet to.

1. Sasveicināšanās trūkums

Lietišķo vēstuli nerakstāt prieka pēc, vajag kaut ko no adresāta. Tāpēc pareizi to sākt ar pieklājības aktu – sveicienu. Iztikt bez tā ir kā ar kāju atvērt durvis uz kāda cita biroju.

Kā nevajag

Tas ir labāk šādā veidā

2. Frāze "laba diena"

Ja nerakstāt biznesa vēstuli tieši no 2000. gadiem, tad izvēlieties modernāku formulējumu. Tas nekas, ka nevar precīzi paredzēt, kad otrs nolasīs ziņu. Opcija "labā pēcpusdienā" ir neitrālākā, taču varat izmantot arī periodu, kad nosūtāt vēstuli. Un atstājiet "labo dienas laiku" pusmirušiem forumiem no pagātnes.

Kā nevajag

Tas ir labāk šādā veidā

3. Apstrādes kļūdas

Tas ir pārsteidzoši, cik daudz kļūdu var pieļaut tik īsā teksta daļā. Pirmkārt, daudzi komatu atdalīšanas noteikumu ir uztvēruši burtiski. Tas rada tādus šedevrus kā "Dārgais Antons Mihailovičs". Apelācija ir ne tikai vārds, bet arī no tā atkarīgi vārdi.

Otrkārt, rūpīgi pārbaudiet adresāta vārdu. Nezvaniet Aleksejevam Aleksandram, Marinam Mariasam un neatšifrējiet iniciāļus.

Kā nevajag

Tas ir labāk šādā veidā

4. Saīsinājumi un vienzilbju atbildes

Lietišķajā rakstīšanā jums jāsazinās ar pilniem teikumiem. Šādai pieejai ir praktisks ieguvums: sarunu biedram nav jāuzmin, ko tu domā, jo tu atklāj visas nianses un nedod iespēju nepareizi interpretēt vārdus. Un jūsu "OK" var nozīmēt jebko. Turklāt griezumi neietaupa daudz laika.

Kā nevajag

Tas ir labāk šādā veidā

5. Humors un metaforas

Biznesa vēstulei nevajadzētu atstāt vietu interpretācijām. Visi vārdi tiek lietoti to tiešajā nozīmē, un tie nenozīmē dažādas interpretācijas. Pretējā gadījumā sagaidiet papildu sarakstes kārtu, kurā uzzināsiet, kam kas bija prātā. Un tas var aizņemt daudz laika.

Kā nevajag

Tas ir labāk šādā veidā

6. Izsaukuma zīmes

Literārajos tekstos izsaukuma zīmes netiek bieži lietotas, jo tās ir paredzētas spēcīgu jūtu paušanai. Biznesa vēstule nav izteikšanās platforma, pat ja jūs patiešām vēlaties paust sarunu biedram, ko jūs par to domājat.

Jūs varbūt nedomājat neko īpašu, bet sarunu biedram izsaukuma zīme būs signāls, ka viņš, iespējams, kaut ko dara nepareizi. Tāpēc kontrolējiet gan maņas, gan taustiņu kombināciju Shift + 1. Izsaukuma vārds ir piemērots tikai apritē.

Kā nevajag

Tas ir labāk šādā veidā

7. Birokrātu pārpilnība

Vēlme izpausties formālāk bieži rada zvērīgas konstrukcijas, kurās ir ārkārtīgi grūti saskatīt jēgu. Nelietojiet pārmērīgi sarežģītas frāzes un rakstiet vieglāk.

Kā nevajag

Tas ir labāk šādā veidā

8. Caps Lock

Nav vērts izcelt līnijas ar lielajiem burtiem. Internetā tas joprojām simbolizē kliedzienu. Nevienam nepatīk, ja uz viņu kliedz. Lai vēstījums būtu skaidrs, vienkārši dariet to skaidru.

Kā nevajag

Tas ir labāk šādā veidā

9. Frāze "Paldies jau iepriekš"

Paldies, protams, kabatā nevar iebāzt, taču agra pateicība nostāda sarunu biedru neērtā situācijā. Labi audzināts cilvēks jutīs pienākumu izpildīt tavu lūgumu, pat ja sapratīs, ka viņam to nevajadzētu darīt. Un tevi atcerēsies ar problēmu izmešanu.

Ja sarunu biedrs joprojām ir jāpamudina, labāk aprakstiet, kā viņam ir izdevīgi atbildēt uz jūsu pieprasījumu.

Kā nevajag

Tas ir labāk šādā veidā

10. Dīvaina temata līnija vai vispār nav tēmas

Nav droši atvērt nesaprotamas vēstules, tāpēc ziņa bez tēmas var nonākt surogātpasta sarakstā. Likumsakarīgi, ka cilvēks būs ļoti dusmīgs, atklājot, ka zem vārdiem "Ziņa, gumija" no riepu ražotnes vadītājas Zinaīdas bijis paslēpts svarīgs dokuments.

Kā nevajag

Tas ir labāk šādā veidā

11. Iepazīšanās

Jums nevajadzētu novirzīties no sava biznesa stila, pat ja adresāts ir jūsu labākais draugs. Pirmkārt, viņam, iespējams, būs jāpārsūta vēstule savam priekšniekam vai darbuzņēmējiem. Otrkārt, vēstule var nejauši nonākt trešajās rokās un kompromitēt to, un tajā pašā laikā jūs.

Treškārt, jums ir jānošķir personiskais un darba. Korporatīvās intereses ne vienmēr sakrīt ar personīgajām. Ir vērts atstāt sev manevra iespēju, lai uzturētu draudzīgas attiecības, nepiekāpjoties sarunās.

Kā nevajag

Tas ir labāk šādā veidā

12. Korespondences vēstures trūkums

Ja jūs aktīvi tērzējat ar kādu, adresāts apzinās, par ko ir saruna, un, pagriežot peles ritenīti, var viegli atgriezties dialoga sākumā. Bet, ik pa laikam apmainoties vēstulēm pa e-pastu, sarunu biedrs var aizmirst, kas tu esi un kas tev no viņa vajadzīgs.

Ļaujiet personai to izdarīt viegli: vienā rindkopā atgādiniet personai, par ko viņš runā.

Kā nevajag

Tas ir labāk šādā veidā

13. Neatbilstoša ziņojumu pavedienu apstrāde

Pasta pakalpojumi un aģenti ļauj strādāt ar ziņojumu pavedieniem. Tas ir patiešām noderīgs rīks, ja to apstrādā pareizi. Bet ne visiem tas izdodas.

Iespējams, jūs jau esat kļuvis par upuri masu pasta sūtījumiem, kuras dalībnieki neatbild tieši autoram, bet gan visiem. Rezultātā jūsu iesūtni piepilda neinteresanta saruna, un jūs izdomājat sodus tiem, kuri nevar atrast pareizo pogu. Tajā pašā laikā informācija, kas nav paredzēta ziņkārīgo acīm, bieži nonāk vispārējā informācijas laukā.

Medaļai ir arī mīnuss: kad svarīgā sarunā kāds no dalībniekiem neatbild visiem, bet gan vienam. Un adresātam ir jāpavada daudz laika, sūtot vēstules, nevis pildot savu darbu.