Kāpēc nedarbojas uzdevumu saraksti un kā to labot

2024 Autors: Malcolm Clapton | [email protected]. Pēdējoreiz modificēts: 2023-12-17 04:04

Lai būtu produktīvs, koncentrējieties uz laiku, nevis uz uzdevumiem.

Laba laika pārvaldība nozīmē iegūt vairāk rezultātu īsākā laikā. Populārs emuāru autors un uzņēmējs Tomass Opongs skaidro, kā izveidot labus plānus, lai sasniegtu savus mērķus un kāpēc vienkārši uzdevumu saraksti var tikai traucēt produktivitāti.

Kāpēc parastie uzdevumu saraksti nedarbojas

Vienkāršā uzdevumu sarakstā jūs neatspoguļojat, cik ilgs laiks būs nepieciešams jebkura uzdevuma veikšanai. Un, visticamāk, jūs sākat ar maziem un nesarežģītiem, kas aizņem ne vairāk kā piecas minūtes.

Pamazām jūs nonākat pie secinājuma, ka atkal un atkal ķeraties pie vienkāršām lietām, bet svarīgās un laikietilpīgās nemitīgi atliekat uz vēlāku laiku. Rezultātā lielie projekti nekustas. Un lielākā daļa plāna punktu paliek neizpildīti, jo turpini tiem pievienot jaunus, bez kontroles sistēmas.

Šeit tiek iedarbināts Zeigarnika efekts, saskaņā ar kuru cilvēki labāk atceras nepabeigtas vai pārtrauktas darbības nekā veiktās. Tas nozīmē, ka domas par nepabeigtiem uzdevumiem no darāmo darbu saraksta virmos jūsu galvā, līdz tos pabeigsit. Tevi vajā uzmācīga sajūta, kas apgrūtina koncentrēties uz darba pabeigšanu. Tas galu galā var izraisīt stresu un bezmiegu.

Kā efektīvi plānot

Aprakstiet savu ideālo dienu

Džeisons Vomaks, izpildu treneris, runātājs un autors par produktivitāti, iesaka savu pieeju procesa organizēšanai, lai sasniegtu mērķi. Viņš iesaka uzrakstīt skriptu ideālai dienai, uz kuru koncentrēties. Apziņa, ka ideāls ir tieši tev, motivē strādāt.

Lai izveidotu skriptu, atbildiet uz šādiem jautājumiem.

• Kā tu vēlies pavadīt savu dienu?
• Kādi uzdevumi tieši šodien jāpaveic?
• Kad esat visproduktīvākais?

Pamatojoties uz atbildēm, varat sadalīt darba laiku segmentos, no kuriem katrs saturēs noteiktus uzdevumus no jūsu uzdevumu saraksta.

Šī metode palīdzēs efektīvāk strādāt ar savu darāmo darbu sarakstu un laikus tikt galā ar steidzamiem un svarīgiem uzdevumiem.

Plānojiet visu kalendārā

Lai veicamo darbu saraksti būtu pēc iespējas efektīvāki jums, neveidojiet vienkāršus plānus bez termiņiem un termiņiem, bet iemācieties saprātīgi izmantot kalendāru.

Detalizēti aprakstiet gaidāmo dienu vai visu nedēļu. Atzīmē visas savas lietas kalendārā un dzīvo saskaņā ar izveidoto grafiku. Tas palīdzēs jums izlemt, kuru projektu risināt vispirms un vai varat pievienot citus uzdevumus.

Parastās prioritāšu noteikšanas vietā veidojiet plāna vienumus ar datumu un precīzu laiku - īpaši attiecībā uz vissvarīgākajiem uzdevumiem. Tas radīs steidzamības sajūtu, un jūs varēsiet tos pabeigt līdz noteiktam brīdim.

Novērtējiet katru uzdevumu

Ja neanalizējat, kā tērējat katru dienu, iespējams, ka lielāko daļu no tā tērējat.

Viens no svarīgiem produktivitātes noteikumiem ir nepieļaut, ka uzdevums aizņem ilgāku laiku, nekā nepieciešams.

Lai efektīvi pārvaldītu laiku, nepietiek tikai zināt, kas jādara. Jums jāapsver, cik ilgi tas prasīs. Labāk ir teikt: “Šodien man ir tikai 40 minūtes, lai to izdarītu”, nevis plānot lietas vienkāršā svarīguma secībā bez konkrētiem termiņiem.

Pievienojiet savam uzdevumu sarakstam aprēķinu, cik ilgs laiks būs nepieciešams katra vienuma pabeigšanai. Mēģiniet ieplānot katru minūti no pulksten 8:00 līdz 17:00. Iepriekš nosakiet, kad būs pārtraukumi. Ieplānojiet paziņojumu, e-pasta un sociālo mediju pārbaudi.

Var šķist, ka šī nodarbe ir tikai laika tērēšana. Bet patiesībā tas nosaka latiņu, kuru mēģināt sasniegt. Rezultātā jūs redzēsiet, ka jūsu koncentrācija ir uzlabojusies.

Sekošana tam, cik daudz laika veltāt uzdevumiem, jums var būt īsts atklājums. Tas noteiks jūsu darba stilu un var to uzlabot. Tas arī palīdz saprast, kurā diennakts laikā esat vairāk vai mazāk efektīvs.

Mērīšana ir pirmais solis, kas nepieciešams, lai uzraudzītu un galu galā uzlabotu veiktspēju. Ja jūs nevarat kaut ko izmērīt, jūs nevarat to saprast. Ja jūs nevarat kaut ko saprast, jūs nevarat to kontrolēt. Un, ja jūs to nevarat kontrolēt, jūs noteikti nevarat to uzlabot.

Džeimss Haringtons uzņēmējs, procesu vadības speciālists

Analizējiet savu laiku un tad varēsiet to pareizi sadalīt.

Laika skala

Atveriet savu dienas plānotāju vai plānošanas lietotni un pievienojiet uzdevumu sarakstam termiņus. Piešķiriet katram prioritātes līmeni.

Un, lai saprastu, kam ir vērts veltīt vairāk laika, atbildiet sev uz dažiem jautājumiem:

• Kādi uzdevumi aizņems mazāk par 20 minūtēm?
• Kādi uzdevumi prasīs vairāk nekā stundu?
• Ko vislabāk darīt no rīta, kad tev ir visvairāk enerģijas?

Tagad “Pabeigt dizaina projektu” vietā rakstiet “Pabeigt dizaina projektu divās stundās”. Pat ja jums nav laika to pabeigt, jūs vismaz nokāpsit no zemes, nepavadot tam visu dienu.

Ja jums nav mērķa izpildīt uzdevumu noteiktā datumā, plānojiet tam veltīt noteiktu laiku katru dienu. Un tad pārejiet pie citām tikpat svarīgām lietām. Tādā veidā jūs varat pakāpeniski atbrīvoties no lieliem uzdevumiem.

Sadaliet lielos uzdevumus mazākos

Daži uzdevumi var ilgt stundas vai pat dienas. Ja jums priekšā ir liels projekts, veltiet dažas minūtes, lai par to padomātu. No kādām daļām tas sastāv? Cik daudz pūļu tas prasa un cik ilgi tas prasīs? Pierakstīt.

Pēc tam sadaliet projektu vairākos uzdevumos ar skaidru termiņu un atrisiniet tos pa vienam, līdz tas ir pabeigts. Jo vairāk mazu darbību jūs veicat, jo vairāk tās šķitīs izpildāmas.

Kad nepieejamā darba apjoms kļūst par kaut ko mazu, smadzenes koncentrējas uz to, kas šobrīd ir jādara – uz konkrētu uzdevumu un nelielu mērķi. Tāpēc labāk ir organizēt 40-60 minūšu sprintus ar nelieliem pārtraukumiem.

Vienlaicīgi strādājiet pie viena uzdevuma

Pievērsiet tam visu savu uzmanību, un tad jūs varēsit būt pēc iespējas efektīvāks.

Forbes Marks Mērfijs skaidro: "Kad cilvēki var izvairīties no darba pārtraukumiem, pastāv 67% iespējamība, ka viņiem rodas iespaids, ka "šodien bija ļoti produktīva diena".

Patiešām ir jēga stundu strādāt pie viena uzdevuma, nenovēršot uzmanību. Bet tas var būt sarežģīti, īpaši, ja pastāvīgi saņemat paziņojumus vai jums ir jāatbild uz kolēģu jautājumiem.

Piemēram, Pomodoro tehnika palīdz koncentrēties uz darbu. Tas ietver 25 minūšu darba sprintus ar īsiem 5 minūšu pārtraukumiem. Pēc vairākām šādām pieejām jūs varat pilnībā atpūsties.

Šī metode nav universāla: koncentrēšanās ilgums un darba stils katram ir atšķirīgs. Tāpēc izmēģiniet dažādus laika pārvaldības paņēmienus un pieturieties pie tā, kas ir piemērots jums personīgi.

Piemēram, ja no rīta esi produktīvāks, tad atliec tos darbus, kas aizņem vairāk laika. Tas palīdzēs jums kļūt organizētākam un sasniegt vairāk.