Kā viena organizatora 7 funkcijas man palīdzēja sakārtot lietas

2024 Autors: Malcolm Clapton | [email protected]. Pēdējoreiz modificēts: 2023-12-17 04:04

MyLifeOrganized (MLO) var būtiski mainīt jūsu dzīves kvalitāti un palīdzēt sakārtot lietas. Viņš piedāvā efektīvu metodiku biznesa un laika vadīšanai.

Visi cilvēki, kuri plāno vai tikai gatavojas plānot savu dzīvi, pastāvīgi meklē visefektīvāko biznesa un laika pārvaldības metodi. Un šī meklēšana var ilgt vairākus gadus. Grūti strīdēties ar teicienu "Vai nu tu plāno savu dzīvi, vai arī tas notiek ar tevi."

Vai jūs zināt, kā viņi plāno armijā? Reizi mēnesī visi virsnieki tiek sasēdināti klasē, kur speciālā kladē jāieraksta mēneša tipiskie uzdevumi, mēneša plāns un katras nedēļas plāns. Tas viss ir krāsots ar krāsainiem zīmuļiem un apstiprināts ar vienības komandieri. Pēc tam plāns tiek aizmirsts līdz nākamajam mēnesim, un, godīgi sakot, tas bija tikai izrādīšanai. Un ja vēl vienkāršāk, tad FIG tas nevienam nav vajadzīgs. Es to plānoju 13 gadus…

Pēc aiziešanas no armijas mēs ar sievu tikām uzaicināti uz apmācībām "Nākamā gada stratēģiskā plānošana". Un lielākais atklājums bija tas, ka viss, ko biju plānojis šim gadam, tika paveikts trīs mēnešos. Plānošana, kas tagad ir "reāli sasniedzama", ir kļuvusi par neatņemamu manas dzīves sastāvdaļu.

Sākumā tas viss bija uz papīra. Attīstoties tehnoloģijām, viņš sāka meklēt alternatīvas iespējas datoram, vēlāk arī mobilajiem sīkrīkiem.

Grāmatā "Kā sakārtot lietas" Deivids Alens teica, ka nav tādas programmatūras, kas pilnībā kontrolētu visus dzīves procesus, biznesu utt. Iespējams, grāmatas rakstīšanas laikā tā bija. Bet ne tagad…

Šos efektīvu metožu meklējumus pārtraucu no iepazīšanās brīža MyLifeOrganized (MLO). Tas ir dramatiski ietekmējis manas dzīves kvalitāti, un tagad esmu koncentrējies tikai uz plānoto darbību pabeigšanu.

Kā MLO atšķiras no citiem organizatoriem?

Šeit ir saraksts ar pirmajiem septiņiem punktiem, ar kuriem es šodien vēlētos dalīties ar jums.

1. Hierarhija

Galvenā organizatora loga izskatu neierobežo nekādas veidnes vai noteikumi. Jūs izveidojat savu mērķu, projektu un citu uzdevumu struktūras diagrammu, kas tiek shematiski attēlotas hierarhijā un sakārtotas kokā.

Trīs gadu laikā, izmantojot MLO, es izgāju cauri daudzām uzdevumu sarakstu veidošanas shēmām un galu galā nokļuvu dzīves rata hierarhijā. "Dzīves ritenis" ir ļoti spēcīgs psiholoģisks paņēmiens, cilvēka daudzpusīga attīstība visās dzīves jomās, kas neļauj uzņēmējam būt nelaimīgam personīgās attiecībās, bet labam ģimenes vīram un tēvam palikt mājās bez naudas.. Tas ir, mana diagramma sākas ar dzīves virzieniem (protams, viss ir nokrāsots dažādās krāsās):

• Darbs;
• Bizness;
• Māja;
• ģimene un attiecības;
• veselība un sports;
• dzīves spilgtums;
• personīgā attīstība utt.

Tas ļauj man redzēt, kurā sektorā, kādus mērķus esmu sev izvirzījis, kurš ir jāpievelk un kur ir brutāls spēks ar gada slodzi. Un pat tādā gadījumā tas ir ļoti ērti, ja jākoncentrējas uz kādu konkrētu nozari.

Starp citu, šādā hierarhijā uzdevums nebūs aktīvs To-Do sarakstā, kamēr nebūs izpildīti visi tā apakšuzdevumi, un par šo īpašais paldies MyLifeOrganized iebūvētajam iekšējam To-Do uzdevumu saraksta veidošanas algoritmam.

2. Automātiska jūsu lietu plānošana

Stilīgākā MLO īpašība, ko neesmu redzējis nevienā organizētājā, ir automātiska jūsu uzdevumu saraksta sakārtošana, ņemot vērā uzdevuma prioritāti, kas tiek noteikta pēc uzdevuma sākuma datuma, izpildes datuma, uzdevuma svarīguma un steidzamības. "Shēmā" jūs iestatāt savus uzdevuma parametrus, un viss! Pēc tam programma sastāda jums sakārtotu uzdevumu sarakstu.

Ja esat manuālas uzdevumu šķirošanas piekritējs, jums ir tāda lieta …

3. Elastība. Darbojas tā, kā vēlaties: filtri, skati, fokuss, automātiskā formatēšana

Šī organizatora iestatījumu un funkciju elastība ir vienkārši pārsteidzoša. Salīdzinot ar cīņas mākslu, MLO ir "astoņstūris bez noteikumiem", kur burtiski viss ir atļauts. Galvenais, lai tas viss būtu efektīvi un noved pie vēlamā rezultāta!

Jebkāda veida plānošana (GTD, Covey, "Autofocus" un citi)! Aktuālo lietu vadīšana! Mērķu sasniegumi!

Jūs varat:

• Izveidojiet savus uzdevumu veidus un sarakstus, kurus jūsu galvā var zīmēt tikai jūsu iztēle.
• Krāsojiet sistēmu, izmantojot automātisko formatēšanu (ikonas, krāsas, aizpildiet atbilstoši jūsu norādītajiem noteikumiem).
• Ar fokusa palīdzību koncentrējieties uz vienu konkrētu virzienu, mērķi, projektu.
• Izmantojot filtrus, pielāgojiet aktīvo uzdevumu sarakstu jebkuriem nepieciešamajiem nosacījumiem (konteksti, termiņi, izpildes laiks, nepieciešamā piepūle, atbilstība jebkuriem citiem parametriem).
• Jebkas, ko varat darīt ar šīs programmas funkcijām. Bet galvenais ir tas, ka to visu var izmantot tikai nepieciešamības gadījumā. Nepieciešams vienkāršs darāmo darbu saraksts - lūdzu. Programma nav pārslogota ar iestatījumiem, kas šobrīd ir nevajadzīgi.

Esmu spēcīgs vizuālais! Tāpēc man viss, kas saistīts ar "redzēšanu", ir ļoti svarīgs uztverei. Un šeit pat nav runa par jūsu sistēmas skaistumu, bet gan par to, ka tas viss nepārprotami palīdz man būt efektīvākam.

Programmā MLO tas viss ir pieejams, izmantojot automātiskās formatēšanas funkcijas. Un pats galvenais, nav stingru noteikumu, ir tikai manas fantāzijas:

• Visi svarīgie uzdevumi ir izcelti sarkanā un treknrakstā.
• Ar karogu palīdzību es deleģēju uzdevumus un pilnībā kontrolēju tos (uzstādu uzdevumu, paturu to kontrolē, gaidu pabeigšanu), kā arī veicu un kontrolēju vadības uzdotos uzdevumus (tos izpildu es).
• Dažādu sadaļu mapēm man ir dažādas krāsas, un jūs varat redzēt, vai šajā mapē ir uzdevumi vai nav. Tas ir ļoti ērti un ietaupa laiku darbam ar uzdevumiem un mapēm.
• Es piešķīru savas ikonas noteiktām uzdevumu grupām (zvani, drukāšana) utt.

Kā saka, labāk ir redzēt vienu reizi, nekā dzirdēt simts reizes, tāpēc šeit ir manas personīgās darba diagrammas ekrāns visā tās krāšņumā:

4. Atkarības

Ir uzdevumi, kurus nevar veikt, kamēr nav izpildīts kāds cits uzdevums:

• Mēs nevaram pakārt bildi, kamēr neesam iegādājušies skrūvi ar dībeli un neaizņēmāmies no kaimiņa perforatoru.
• Mēs nevaram vārīt putru, kamēr neesam iegādājušies graudaugus un citas sastāvdaļas.

Un ir daudz līdzīgu piemēru. MyLifeOrganized ņem vērā visas šīs atkarības, organizē un skaidri parāda.

Turklāt jūs varat ne tikai konfigurēt viena uzdevuma atkarību no cita, bet arī norādīt laika intervālu, pēc kura nākamais uzdevums kļūs aktīvs.

5. Pārskats

Ir uzdevumi un idejas, kuras šobrīd nevar izpildīt. Šīs problēmas GTD ir klasificētas kā Someday / Maybe, un tās ieteicams pārskatīt iknedēļas pārskatā, lai nepalaistu garām svarīgu ideju īstajā laikā.

Šādiem uzdevumiem programmā MyLifeOrganized ir atsevišķs skats "Pārskats", kurā varat iestatīt, cik bieži vēlaties tos skatīt (atsvaidzināt atmiņu, lai pieņemtu lēmumu rīkoties vai atlikt vairāk).

Piekrītiet, ne visas idejas, sapņi un nākotnes uzdevumi prasa iknedēļas atgādinājumu par sevi.

• Ko vēlos kādreiz nopirkt, iestatīju programmā apskatīt reizi mēnesī pirms algas.
• Vietas, kur vēlos apmeklēt/atpūsties/ceļot, iekārtoju ikgadējai vai pusgada apskatei.

6. Parsēšana

Lai ērti ievadītu uzdevumus uzreiz ar noteiktiem rekvizītiem, programmai ir teksta ievades parsēšana.

Kas tas ir?

Pietiek, ievadot uzdevumu uzrakstīt "Izpildīt uzdevumu rīt plkst. 10:00, atgādināt plkst. 5 @ Darbs" un nospiest Alt + Enter, un pati programma uzdevumam "Izpildīt uzdevumu" piešķirs sākuma datumu un termiņu. datumu, iestatiet atgādinājumu, piešķiriet augstāko svarīguma pakāpi un nepieciešamo kontekstu.

Un tas ir tikai viens piemērs, un MLO ir ļoti daudz šādu iespēju.

Šeit ir piemēri no MyLifeOrganized atsauces rokasgrāmatas par pareizu ievadi, ko var pārvērst noteiktā skaitā un laikā:

• rīt pulksten 15:00;
• 5 dienu laikā;
• piektdiena (tuvākā piektdiena);
• otrdien 11:20;
• 26. janvāris;
• pēc 3 nedēļām 14:00;
• pēc 30 minūtēm;
• 2 mēnešus vēlāk;
• šodien pēc 1 stundas 25 minūtēm;
• gadā.

7. Atgādinājums uz vietas

Atgādinājumi Android un iOS ierīcēs var būt ne tikai laika ziņā, bet arī atkarībā no atrašanās vietas.

Atcerieties Deivida Allena piemēru par lukturīšu baterijām? Labi, saka, lai sistēma atgādina veikalā izlādējušās baterijas, nevis mājās, kad vajag lukturīti.

Tātad, MyLifeOrganized jums atgādinās tieši veikalā.

Izvade

Šo organizatoru var salīdzināt ar personīgo sekretāri, kas pastāvīgi ir kopā ar jums, pilnībā atrisina visus jūsu dzīves jautājumus un visu laikus atgādina.

Šajā rakstā es koncentrējos tikai uz septiņiem man svarīgākajiem šī organizatora punktiem. Esmu pārliecināts, ka, apgūstot šīs programmas funkcionalitāti, jūs būsiet pēc iespējas efektīvāks un efektīvāks un nekad neko neaizmirsīsit.

Ja pēkšņi nevarat atrisināt plānošanas jautājumus ar savu izmantoto organizatoru vai jums ir kādas individuālas prasības savam plānotājam, rakstiet par to šī raksta komentāros.

Es jums pierādīšu, ka šajā virzienā nekas nav neiespējams!

Veiksmi un maksimālu rezultātu.

mana dzīve organizēta