Kā mazāk laika pavadīt e-pastā

2024 Autors: Malcolm Clapton | [email protected]. Pēdējoreiz modificēts: 2023-12-17 04:04

E-pasta pārbaude daudziem ir kļuvusi par atkarību. Bet jūs varat atbrīvoties no tā un palielināt savu produktivitāti.

E-pasta pārbaude ir ļoti līdzīga atkarībai. Tam ir vairāki iemesli.

• Tāpat kā seksa, azartspēļu vai narkotiku lietošanas laikā, e-pasta pārbaudes laikā smadzenēs izdalās baudas hormons dopamīns.
• Mēs turpinām pārbaudīt savu iesūtni, jo vēlamies būt lietas kursā un baidāmies, ka kaut ko palaidīsim garām.
• Mēs analizējam e-pastus, lai mēs varētu atpūsties un neveikt grūtākas lietas.

Bet šo laiku varētu pavadīt daudz labāk. Kevins Krūzs, grāmatas “15 laika pārvaldības noslēpumi: kā veiksmīgi cilvēki dara visu” autors, piedāvā piecus padomus, kas palīdzēs uz pusi samazināt e-pasta ziņojumu saņemšanas laiku.

1. Pievienojiet parsēšanu savam grafikam

Nepārbaudiet savu e-pastu, bet apstrādājiet to. Izturieties pret ziņojumu parsēšanu tāpat kā pret jebkuru citu darbu. Plānojiet to, pievienojiet to savam kalendāram un pēc tam sāciet. Krūzs iesaka kārtot pastu trīs reizes dienā: no rīta, pēcpusdienā un vakarā.

Svarīgs nav laiks, kas pavadīts, strādājot ar pastu. Kādam būs nepieciešamas trīs stundas dienā, lai analizētu ziņojumus, bet citiem būs nepieciešamas 30 minūtes. Galvenais šim biznesam pieiet apzināti, kā parastam darbam.

Kevins Krūzs

2. Nesūtiet visiem vēstules kopiju

Jo mazāk e-pastu nosūtīsit, jo mazāk saņemsiet pretī. Tāpēc mēģiniet neievietot vēstules kopijā tik daudz cilvēku. Tostarp, neatzīmējiet izvēles rūtiņu "Atbildēt visiem".

Daži varēja samazināt e-pasta trafiku par 50%, kad viņi apmācīja sevi divreiz padomāt pirms jauna e-pasta nosūtīšanas.

3. Filtrējiet ziņojumus

Iestatiet filtrus, lai ievietotu dažāda veida burtus dažādās mapēs. Tādā veidā jūs varat tērēt savu laiku tikai patiešām svarīgajām ziņām, nevis pārņemts.

4. Pārtrauciet izmantot iesūtni kā uzdevumu sarakstu

Daudzi cilvēki sūta sev ziņas ar dažādiem uzdevumiem vēlākam laikam, pārvēršot pastkasti par citu uzdevumu sarakstu. Bet tas tikai kaitē produktivitātei.

Krūzs iesaka šo pieeju. Atverot jaunu e-pasta ziņojumu, vispirms pajautājiet sev, vai varat to izdzēst. Ja nē, apsveriet, vai varat to kādam deleģēt. Ja tas nav iespējams, noskaidrojiet, vai varat tikt galā mazāk nekā piecu minūšu laikā. Ja tā, tad lieliski. Ja nē, atlieciet vēstuli vēlāk. Taču neatstājiet to iesūtnē, bet pārsūtiet uz savu kalendāru un izvēlieties konkrētu datumu un laiku, kad varat to izdarīt.

5. Paziņojiet savu nodomu citiem

Pārrunājiet to ar saviem kolēģiem, lai jums būtu vieglāk ievērot plānu. Pastāstiet savam priekšniekam, ka, lai uzlabotu savu produktivitāti, jūs izslēgsit jaunus e-pasta brīdinājumus un tikai noteiktos laikos analizēsit e-pastus.

Vienojieties arī par to, kā ar jums var sazināties steidzamu lietu gadījumā.

Mēģinot samazināt laiku, kas nepieciešams darbam ar e-pastu, jums ir jāmaina ieradumi, un to vienmēr ir grūti sasniegt uzreiz. Lūdzu, esiet pacietīgs un esiet gatavs saprast, ka pastam nav jātērē tik daudz laika.