6 veidi, kā pēc iespējas ātrāk beigt sapulci un iegūt rezultātus

2024 Autors: Malcolm Clapton | [email protected]. Pēdējoreiz modificēts: 2023-12-17 04:04

Jums jāzina, kā labi un efektīvi organizēt sanāksmes. Tas nav tik vienkārši, kā varētu šķist no pirmā acu uzmetiena. Bet, ja iemācīsities iestatīt pareizo laiku, izmantot vidi un skaidri nospraust mērķus, jūs varat vadīt sanāksmes ātri un efektīvi.

Pārliecinieties, vai mērķis ir skaidrs

Tā vietā, lai teiktu: "Sapulcēsim visu biroju pulksten 11:00", pajautājiet sev: "Ko mēs vēlamies sasniegt?"

Jums noteikti jāzina, kāpēc jūs vispār rīkojat šo sanāksmi:

• ģenerēt ideju;
• pieņemt lēmumu;
• noslēgt darījumu;
• atbildēt uz jautājumiem par gaidāmajām izmaiņām.

Varbūt jums tas ir piemērots:

• uzklausīt darbinieku sūdzības (vai tas jādara grupas sanāksmes formātā?);
• atkārtoti apspriest jau nolemto;
• darīt kaut ko tādu, ko var apspriest vai atrisināt pa tālruni vai e-pastu.

Nerīkojiet lielas pulcēšanās

Izmantojiet lielisko "divu picu likumu" un neaiciniet uz sapulci pārāk daudz cilvēku. Jāizveido komanda, kurā katrs ir savā vietā. Tāpēc sapulcē vajadzētu apmeklēt tik cilvēku, cik varat pabarot divas picas.

Lieta nav tikai pabarot visus, kas ieradās uz tikšanos. Lielas cilvēku grupas nevar pieņemt lēmumus efektīvi. Ir pat koncepcija. Tas notiek lielās cilvēku grupās, kad indivīdi nevar izteikt savu viedokli, jo baidās no kolēģu un vadītāju nosodījuma. Mazās grupas ir ērtākas no šī viedokļa. Tāpēc tie ir efektīvāki.

Vispirms laiks, tad taimeris

Novēlotie ir ļoti kaitinoši un novērš uzmanību. Māciet viņiem ierasties laikā.

Ja viņi nenovērtēs savu laiku, viņi nenovērtēs arī visu citu laiku.

Dariet to šādi.

Iestatiet tikšanās laiku, piemēram, 08:48. Pārsteidzoši, ka šī kustība darbosies, un cilvēki sāks ierasties laicīgi. Kas attiecas uz tiem, kas kavējas, jums jāiemāca viņiem par to samaksāt. Un ne nauda. Lai, piemēram, dzied. Šādi sodi darbojas daudz labāk nekā naudas sodi. Mēneša laikā jūs aizmirsīsit, kā skan jūsu padoto dziedāšana.

Un, protams, apmāciet sevi iestatīt taimeri. Par katru runātāju, ja tāds ir, un par visu sanāksmi kopumā. Tādā veidā tikšanās neievilksies, un katru minūti zināsi, ko esi pavadījis.

Krēsliem jābūt pareiziem

Liela nozīme ir arī tam, kā cilvēki sēž zālē:

• sēdēšana aplī noder sadarbībai, diskusijai, vispārēju lēmumu pieņemšanai;
• sēdēšana rindās ir noderīga, ja nepieciešams veicināt konkurenci un vēlmi sacensties ar kolēģiem.

Ja jums ir nepieciešama ātra un ļoti produktīva sapulce, pārvietojiet visus krēslus no telpas. Daudzi pētījumi liecina, ka, jo ilgāk mēs stāvam, jo vairāk raustāmies. Es gribu to pieņemt nekavējoties un pieņemt lēmumu pēc iespējas ātrāk. Turklāt īslaicīga stāvēšana var būt laba jūsu veselībai.

Noņemiet klēpjdatorus un tālruņus

Pretējā gadījumā jūs pastāvīgi būsiet apjucis. Gan jums, gan jūsu kolēģiem ir jādara viss, ko esat plānojis, un pēc iespējas ātrāk jābeidz sapulce. Tāpēc pārtrauciet skatīties uz viedtālruņa ekrānu. Tā vietā izņemiet pildspalvu un papīra lapu. Informāciju ir daudz vieglāk atcerēties.

Darba kārtība netika izveidota "izrādei"

Pie tā tiešām ir jāpiestrādā. Lielākā daļa sanāksmju ir neproduktīvas, jo darba kārtība tiek apspriesta bezgalīgi. Mēģiniet formulēt darba kārtību jautājuma veidā, nevis izklāstīt problēmu.

Nevis "apspriediet video saturu", bet gan "kad būs gatavs video saturs?"

Kad tiek uzdots jautājums, viņi automātiski sāk meklēt atbildi. Tas darbojas šādi.