12 vienkārši triki, kā ātrāk paveikt darbu programmā Excel

2024 Autors: Malcolm Clapton | [email protected]. Pēdējoreiz modificēts: 2024-01-13 02:22

Kā ātri pievienot datus, izveidot viedo tabulu vai saglabāt nesaglabātu failu.

1. Ātri pievienojiet diagrammai jaunus datus

Ja uzzīmētās diagrammas lapā parādās jauni dati, kas jāpievieno, varat vienkārši atlasīt diapazonu ar jaunu informāciju, kopēt to (Ctrl + C) un pēc tam ielīmēt tieši diagrammā (Ctrl + V).

2. Flash Fill

Pieņemsim, ka jums ir pilno vārdu saraksts (Ivanovs Ivans Ivanovičs), kas jums jāpārvērš saīsinātos vārdos (Ivanovs I. I.). Lai to izdarītu, jums vienkārši jāsāk ar roku rakstīt vajadzīgo tekstu blakus esošajā kolonnā. Otrajā vai trešajā rindā Excel mēģinās paredzēt mūsu darbības un veikt turpmāko apstrādi automātiski. Viss, kas jums jādara, ir nospiediet taustiņu Enter, lai apstiprinātu, un visi nosaukumi tiks nekavējoties pārveidoti. Līdzīgi varat izvilkt nosaukumus no e-pasta, pielīmēt nosaukumus no fragmentiem utt.

3. Kopējiet, nepārkāpjot formātus

Jūs, visticamāk, zināt maģisko automātiskās pabeigšanas marķieri. Šis ir plāns melns krustiņš šūnas apakšējā labajā stūrī, pavelkot to, var kopēt šūnas saturu vai formulu vairākās šūnās vienlaikus. Tomēr ir viena nepatīkama nianse: šāda kopēšana bieži vien pārkāpj tabulas dizainu, jo tiek kopēta ne tikai formula, bet arī šūnas formāts. No tā var izvairīties. Uzreiz pēc melnā krusta vilkšanas noklikšķiniet uz viedās atzīmes - īpašas ikonas, kas parādās kopētā apgabala apakšējā labajā stūrī.

Ja atlasīsit opciju Aizpildīt bez formatēšanas, programma Excel kopēs formulu bez formatējuma un nesabojās izkārtojumu.

4. Excel izklājlapas datu attēlošana kartē

Programmā Excel varat ātri parādīt savus ģeodatus interaktīvā kartē, piemēram, pārdošanas apjomu pēc pilsētas. Lai to izdarītu, atveriet Office veikalu cilnē Ievietot un instalējiet no turienes Bing Maps spraudni. To var izdarīt no vietnes, noklikšķinot uz pogas Saņemt tūlīt.

Pēc moduļa pievienošanas varat to atlasīt nolaižamajā sarakstā Manas lietotnes cilnē Ievietot un ievietot to savā darblapā. Atliek atlasīt šūnas ar datiem un kartes modulī noklikšķināt uz pogas Rādīt atrašanās vietas, lai redzētu mūsu datus par to. Ja vēlaties, spraudņa iestatījumos varat izvēlēties attēlojamās diagrammas veidu un krāsas.

5. Ātrs lēciens uz vajadzīgo lapu

Ja darblapu skaits failā ir pārsniedzis 10, tad kļūst grūti tajās orientēties. Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz jebkuras lapas cilnes ritināšanas pogas ekrāna apakšējā kreisajā stūrī. Parādīsies satura rādītājs, un jūs varat uzreiz pāriet uz jebkuru vēlamo lapu.

6. Pārvērtiet rindas uz kolonnām un otrādi

Ja jums kādreiz ir nācies pārvietot šūnas no rindām uz kolonnām ar roku, jūs novērtēsiet šādu triku:

1. Iezīmējiet diapazonu.
2. Kopējiet to (Ctrl + C) vai, noklikšķinot uz peles labās pogas, atlasiet "Kopēt" (Kopēt).
3. Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz šūnas, kurā vēlaties ielīmēt datus, un konteksta izvēlnē atlasiet vienu no Īpašā ielīmēšanas opcijām - ikonu Transponēt. Vecākajās Excel versijās šīs ikonas nav, taču problēmu var novērst, izmantojot īpašo ielīmēšanu (Ctrl + Alt + V) un izvēloties opciju Transponēt.

7. Nolaižamais saraksts šūnā

Ja kādā šūnā ir jāievada stingri noteiktas vērtības no atļautās kopas (piemēram, tikai "jā" un "nē" vai tikai no uzņēmuma nodaļu saraksta un tā tālāk), tad to var viegli organizēt, izmantojot nolaižamajā sarakstā.

1. Atlasiet šūnu (vai šūnu diapazonu), kurai vajadzētu būt šādam ierobežojumam.
2. Noklikšķiniet uz pogas "Validācija" cilnē "Dati" (Dati → Validācija).
3. Nolaižamajā sarakstā “Tips” (Atļaut) atlasiet opciju “Saraksts” (Saraksts).
4. Laukā “Avots” norādiet diapazonu, kurā ir elementu atsauces varianti, kuri pēc tam tiks izslēgti, rakstot.

8. Gudrais galds

Ja atlasāt diapazonu ar datiem un cilnē "Sākums" noklikšķiniet uz "Formatēt kā tabulu" (Sākums → Formatēt kā tabulu), mūsu saraksts tiks pārveidots par viedo tabulu, kas var paveikt daudzas noderīgas lietas:

1. Automātiski izstiepjas, kad tam tiek pievienotas jaunas rindas vai kolonnas.
2. Ievadītās formulas tiks automātiski kopētas visā kolonnā.
3. Šādas tabulas galvene tiek automātiski fiksēta ritināšanas laikā, un tajā ir iekļautas filtru pogas filtrēšanai un kārtošanai.
4. Šādā tabulā parādītajā cilnē "Dizains" varat pievienot kopsummu rindu ar automātisku aprēķinu.

9. Sparklines

Sparklines ir miniatūras diagrammas, kas zīmētas tieši šūnās, kas vizualizē mūsu datu dinamiku. Lai tos izveidotu, cilnes Ievietot grupā Sparklines noklikšķiniet uz pogas Līnija vai Kolonnas. Atvērtajā logā norādiet diapazonu ar oriģinālajiem skaitliskiem datiem un šūnas, kurās vēlaties parādīt sparklines.

Pēc noklikšķināšanas uz pogas "OK", Microsoft Excel tos izveidos norādītajās šūnās. Parādītajā cilnē "Dizains" varat vēl vairāk pielāgot to krāsu, veidu, iespējot minimālo un maksimālo vērtību rādīšanu un tā tālāk.

10. Atgūt nesaglabātos failus

Iedomājieties: jūs aizverat pārskatu, ar kuru ķērāties pēdējā dienas pusē, un dialoglodziņā, kas tiek parādīts "Vai saglabāt izmaiņas failā?" pēkšņi kāda iemesla dēļ jūs nospiežat "Nē". Birojā tiek paziņots par jūsu sirdi plosošo kliedzienu, taču ir par vēlu: pēdējās darba stundas ir pazudušas.

Patiesībā ir iespēja situāciju labot. Ja jums ir Excel 2010, noklikšķiniet uz "Fails" → "Pēdējie" (Fails → Jaunākie) un ekrāna apakšējā labajā stūrī atrodiet pogu "Atgūt nesaglabātās darbgrāmatas".

Programmā Excel 2013 ceļš ir nedaudz atšķirīgs: Fails → Detaļas → Versijas vadība → Fails - Rekvizīti - Atkopt nesaglabātās darbgrāmatas.

Nākamajās Excel versijās atveriet Fails → Informācija → Darbgrāmatas pārvaldība.

Atvērsies īpaša mape no Microsoft Office iekšienēm, kurā šādā gadījumā tiek saglabātas visu izveidoto vai modificēto, bet nesaglabāto grāmatu pagaidu kopijas.

11. Divu atšķirību un sakritību diapazonu salīdzinājums

Dažreiz, strādājot programmā Excel, ir jāsalīdzina divi saraksti un ātri jāatrod tajos vienādi vai atšķirīgi vienumi. Šis ir ātrākais un intuitīvākais veids, kā to izdarīt:

1. Atlasiet abas salīdzinātās kolonnas (turiet nospiestu taustiņu Ctrl).
2. Atlasiet cilni Sākums → Nosacījuma formatēšana → Iezīmējiet šūnu kārtulas → Dublētas vērtības.
3. Nolaižamajā sarakstā atlasiet opciju Unikāls.

12. Aprēķinu rezultātu atlase (pielāgošana) nepieciešamajām vērtībām

Vai esat kādreiz mainījis ievades vērtības savā Excel aprēķinā, lai iegūtu vēlamo rezultātu? Šādos brīžos jūtaties kā pieredzējis artilērists: tikai pāris desmiti atkārtojumu "apakššāvums - pārlidojumi" - un lūk, ilgi gaidītais trāpījums!

Microsoft Excel var to izdarīt jūsu vietā ātrāk un precīzāk. Lai to izdarītu, cilnē "Dati" noklikšķiniet uz pogas "Ko darīt, ja" un atlasiet komandu "Parametru atlase" (Ievietot → Ko darīt, ja analīze → Mērķa meklēšana). Parādītajā logā norādiet šūnu, kurā vēlaties atlasīt vēlamo vērtību, vēlamo rezultātu un ievades šūnu, kas jāmaina. Pēc noklikšķināšanas uz "OK" Excel izpildīs līdz 100 "šāvieniem", lai ar precizitāti 0 001 atrastu nepieciešamo kopsummu.