Kā pārvaldīt pastu: 10 padomi no TED personāla

2024 Autors: Malcolm Clapton | [email protected]. Pēdējoreiz modificēts: 2023-12-17 04:04

TED darbinieks Maikls Makvaters savā emuārā dalījās ar 10 padomiem, kā uzturēt savu iesūtni sakārtotu.

Kurš, ja ne TED redaktori un vadītāji, var runāt par metodēm, kā rīkoties ar pārslogotu pastu. Pēc viņu domām, ik dienu uzņēmumā nonāk simtiem vēstuļu, un ienākošo e-pastu skaitītājs dažiem darbiniekiem jau sen pārsniedzis tūkstoti.

Michael McWaters, TED UX arhitekts, piedāvā 10 šīs problēmas risinājumus.

Nākotnē jums nebūs vairāk laika kā tagad

Maikls pamanīja, ka daudzi cilvēki atliek sūtīšanu uz vēlāku laiku, jo uzskata, ka nākotnē viņiem būs vairāk laika to darīt. Nebūs. Jūsu nodarbinātības līmenis, visticamāk, saglabāsies arī nākamajā nedēļā, mēnesī, gadā. Jūs pat varat būt priecīgs par to. Taču tikpat daudz laika būs arī pastam. Tāpēc sāciet strādāt ar viņu tūlīt.

Mēģiniet sākt no nulles

Ir divi veidi, kā to izdarīt:

1. Veltiet nedaudz laika un notīriet pastu, veicot vairākas darbības. Atkarībā no e-pasta ziņojumu skaita, lai tos izdzēstu, būs nepieciešamas līdz pat desmit piegādēm. Ja tas ir grūti, sadaliet darbu vairākos 15 minūšu gabalos.
2. Iet uz sabrukumu. Atvēliet trīs vai četras stundas un padariet savu iesūtni par tīrības un kārtības ideālu.

Katru dienu veltiet laiku

Maiklam šī ir visgrūtākā plāna daļa. Jums būs jāstrādā ar savu pastu vairākas reizes katru dienu. Viņš iesaka ik pēc četrām stundām veltīt 15 minūtes un koncentrēties tikai uz iesūtni.

Ja burts nav ļoti svarīgs - dzēst

Ir kārdinājums katru vairāk vai mazāk svarīgo vēstuli sūtīt atsevišķā mapītē, lai vēlāk ar to nodarbotos. Bet, ja vēstule šobrīd nav pelnījusi jūsu uzmanību, izdzēsiet to.

Atteikties no katra nevajadzīgā pasta abonēšanas

Es bieži grēkoju, vienkārši izdzēšot e-pastus no pasta sūtījumiem, kas man nav interesanti. Maikls ir kategoriskāks:

Ja informatīvais izdevums jūs neinteresē, ne tikai izdzēsiet vēstuli, bet arī anulējiet tās abonementu.

Katras vēstules apakšā ir poga "Atteikties" vai Atteikties no abonēšanas. Izmantojiet to, kā norādīts. Un jo biežāk, jo labāk. Varat arī izmantot pakalpojumu Unroll.me, par kuru mēs runājām šeit. Tas automātiski anulēs jums nevajadzīgu sūtījumu abonēšanu.

Ja ziņojums joprojām ir iesūtnē, izlasiet to

Ja vēstule tika pārbaudīta un jūs neatteicāties un neizdzēsāt to nekavējoties, izlasiet to. Ja tas ir īss, izlasiet to uzreiz. Ja tas ir garš, nosūtiet e-pastu uz iepriekš izveidoto mapi Lasīt un atgriezieties tajā, kad būs vairāk brīva laika. Maikls uzskata, ka, ja esi godīgs pret sevi, tad šajā mapē iekritīs minimālais procents no visiem burtiem.

Uz īsiem e-pastiem labāk atbildēt uzreiz

Ja uz jūsu nosūtīto e-pastu ir nepieciešama ātra atbilde, lūdzu, nekavējoties atbildiet …. Negaidi. Pēc atbildes nosūtīšanas izdzēsiet e-pastu. Ja vēstulē ir kopija, kas nosūtīta citam adresātam, un viņam nav jāzina jūsu atbilde, izņemiet to no adresātiem.

Pārsūtiet e-pastus kolēģiem, ja viņi var atbildēt kompetentāk

Pārvirziet e-pastu ar nelielu paskaidrojumu un izdzēsiet to no iesūtnes.

Esi aizņemts ar šķirošanu

Jebkurš pasta pakalpojums sniedz lietotājiem iespēju izveidot mapes. Tas ir labākais rīks, lai risinātu pārslogotu pastu. Izveidoju mapi darbam, fotogrāfijām, mācībām un citām lietām. Maikls iesaka izveidot mapes "Projekti", "Citi", "Atbildēt vēlāk". Galvenais, lai tu justos ērti.

Izvēlieties pareizo lietojumprogrammu

Man Mailbox ir kļuvusi par šādu aplikāciju. Maikls arī izvēlējās viņu. Bet ir daudz iespēju. Meklējot Lifehacker, varat ievadīt vārdu "pasts" un tās OS nosaukumu, kurai meklējat klientu. Es apsolu, ka jūs atradīsiet kaut ko piemērotu.

Rezultāts

Ja nevarējāt izlasīt rakstu (pastāstiet mums, kāpēc), tad šeit ir īss visu darbību saraksts:

1. Izjauciet savu iesūtni dažās kārtās.
2. Izlemiet, ko darīt ar vēstuli, tiklīdz tā ir saņemta.
3. Ik pa laikam notīriet savu pastu.
4. Atteikties no nevajadzīgiem sūtījumiem.