Kontrolējiet "hidrantu", jeb Kā nenoslīkt informācijas un uzdevumu plūsmā

2024 Autors: Malcolm Clapton | [email protected]. Pēdējoreiz modificēts: 2023-12-17 04:04

Mičs Kapors, Lotus Corporation dibinātājs, reiz teica, ka informācijas iegūšana no interneta ir kā dzeršana no ugunsdzēsības hidranta. Tiešsaistes komunikāciju eksperts Metjū Lourijs pievērsās šai tēmai tālāk un nepārtraukto informācijas plūsmu, kas 24 stundas diennaktī, 7 dienas nedēļā un nekad nebeidzas, nonāk datorā un telefonā, nosauca par "firehose". Kā nenoslīkt plūsmā un racionāli izmantot savu laiku – lasiet Lifehacker sagatavotajā adaptētajā tulkojumā.

Izmantojot hidrantu, jūsu uzdevumu saraksts nekad nav tukšs. Jo "hidrants" nav tikai informācija, tā ir jaunu uzdevumu rūpnīca. Daži uzdevumu saraksta vienumi ir nepārprotami, piemēram, e-pasta ziņojumi no priekšnieka vai klientiem, kuriem jāpievērš uzmanība. Bet daudzi nav skaidri izteikti.

Šis ir raksts, par kuru ir vērts izlasīt un padomāt. Ziņa, ko komentēt. Kopīgojiet to, kas jums patīk ar draugiem un kolēģiem.

Nav svarīgi, cik stundas dienā esat iesaistīts mazajā biznesā. Galvenais, lai viņi neredz galu un malu. Šis ir "hidrants".

Un šis jēdziens ir daudz plašāks nekā tikai uzdevumu saraksts. Un, diemžēl, dienā joprojām ir 24 stundas.

Cīrulis

Ja esat tāds pats kā es, viss radošais un izaicinošais darbs norit labi agri no rīta. Ir daudz iemeslu - psiholoģisku un fizioloģisku -, kāpēc tas tā ir. Bet "hidrants" ir dziļi vienaldzīgs pret jūsu iekšējiem ritmiem. Jo, kamēr tu guļ, informācijas apjoms turpina pieaugt.

Pēc brokastīm jūs atverat savu iesūtni, un straume no "hidranta" sagrauj ekrānu, kas bija zem vēstuļu spiediena, kontos Bitrix, Twitter, LinkedIn, Facebook, Basecamp, JIRA, Trello un tamlīdzīgi. Jūsu kalendārā ir sapulces, pieprasījumi un norādījumi no jūsu priekšnieka, partneriem, klientiem, apakšuzņēmējiem, kolēģiem. Un tas, kas vakar nebija uzdevumu sarakstā, šodien deg un prasa tūlītēju izpildi.

Hidrants tevi negaidīs. Tas skaļi prasa jūsu laiku un uzmanību.

Pēkšņi ir pulksten 11:00, un jūs jau esat pazaudējis savas dienas labāko daļu.

Kā reaģēt uz šo situāciju? Parasti tiek piedāvātas divas iespējas: vai nu mainīt uzvedību, vai izmantot tehnoloģiju. Bet kāpēc gan neizmantot tehnoloģiju, lai izveidotu pamatu uzvedības maiņai?

Kā jūs efektīvi pārvaldāt informāciju, uzdevumus un idejas? Ir jāsaprot, ka informācijas plūsma ir nepārtraukta, un kopumā tās ir vairākas plūsmas: informācija nāk no e-pastiem, sociālajiem tīkliem un medijiem, vietnēm, avīzēm, tikšanās laikā, no draugiem un pat no jūsu galvas. Visu aptvert nav iespējams.

Vai jums ir jāapstrādā ziņojumi, jāizlemj, ko ar tiem darīt: reaģēt, izmantot, kopīgot, saglabāt vēlākai lietošanai vai dzēst? Kad to darīt? Un kā atrast laiku, lai ar to visu tiktu galā?

Diemžēl vairākuzdevumu režīms, kad visu mēģina darīt uzreiz, nedarbojas. Jūs nekontrolējat savu grafiku, jums ir grūti atrast brīvu laiku, novērst uzmanību no pasta un koncentrēties uz kaut ko ilgāk par 5 minūtēm. Ja tā, pārbaudiet manu metodi, kā organizēt laiku, lai visas dienas garumā būtu visproduktīvākais - tas var būt pareizais veids.

Trīs tehnikas un papildu rīki

Ikdienas rituāls. Šobrīd mēs organizējam un plānojam, koncentrējoties uz svarīgiem un maziem darbiem.

Mācības - Rindā - Informācija par krājumiem - Izplatīšana. Mēs pārnesam plūsmu no "hidranta" uz materiālu, ar kuru jūs varat strādāt. Mēs veidojam uzdevumu sarakstu, personīgo noderīgo resursu bibliotēku, stabilu informācijas plūsmu no sociālajiem tīkliem un medijiem.

Padarīt lietas līdz galam. Mēs pārvaldām uzdevumu sarakstu un savu laiku.

Strādājiet atbilstoši saviem iekšējiem ritmiem

Tikai jūs varat izdomāt savu produktivitātes uzlabojumu komplektu - viss, ko varu darīt, ir dalīties ar saviem.

Es atvēlu labāko laiku svarīgāko uzdevumu risināšanai

No rīta, kad manas smadzenes ir vislabākajā stāvoklī, es atlicinu 2–3 stundas, lai strādātu pie vissvarīgākā uzdevuma, un mani nenovērš nekas cits. Pētījumi liecina, ka darbiniekiem, kuri ir apjucis vai ir apjucis paši, vismaz reizi 3 minūtēs velta vismaz 20 minūtes, lai atgrieztos pie uzdevuma.

Dienu ir vērts sākt ar grūtu uzdevumu, lai gan cilvēka dabā ir sākt ar ko vieglāku. Dienas laikā noteikti radīsies neparedzēti apstākļi, papildu tikšanās - un īpaši svarīgie uzdevumi netiks izpildīti.

Es norādu pauzēm

Lai kā arī būtu, parasti pēc 60-90 minūtēm koncentrācija samazinās, tāpēc rīta darba periodu sadalu divās daļās, ieturot nelielu pauzi, kuras laikā man jāpamet darba vieta.

Zinātnieki apgalvo, ka mazkustīgs dzīvesveids izraisa sirds problēmas, sliktu stāju un dažus vēža veidus.

Pat ja jūs sēdēsiet vienā vietā tikai 30 minūtes, vielmaiņa palēnināsies par 90%.

Vakarā

Pēc pusdienām enerģijas līmenis krasi pazeminās, tāpēc daudzi cilvēki šajā laikā dod priekšroku nedaudz gulēt. Pēc pusdienām es mēģinu:

• satikt cilvēkus: esmu pārliecināts, ka šādā brīdī diez vai varu labi paveikt savu darbu, un komunikācija dod papildu enerģijas lādiņu;
• veikt nelielus, vienkāršus un organizatoriskus uzdevumus.

Rīta un vakara rituāls

Jums ir jāizlemj, ko tieši darīt šajās stundās. Tas nozīmē, ka jums ir jāatver pasts, jāpārtulko daži ziņojumi uzdevumu sarakstā un jāatrod laiks tiem citu projektu ietvaros.

Problēma ir tā, ka ziņojumi, kas pārpludina jūsu pastu, ir īsti vampīri, kas barojas ar jūsu laiku. To sadalīšana prasa vairāk laika un pūļu, nekā jūs domājat. Un vissliktākais ir tas, ka, lai cik kaitinoši tas arī nebūtu, daļa no jums vienmēr vēlas pārbaudīt savu iesūtni.

Risinājums ir tāds, ka pret tiem, kas ienāk, jāizturas kā pret bīstamiem dzīvniekiem, kuri lielākoties ir jātur būrī, bet tomēr, ik pa laikam, lai paši neizmuktu.

Ar ienākošajiem darbiem nodarbojos divas reizes dienā - rīta un vakara rituālu laikā. Es tik ļoti pieradu pie šādas kārtības, ka darbs ar ienākošo prātam kļuva par tādu pašu automātisku uzdevumu kā ķermenim nepieciešamība ēst un dzert.

Starp šiem diviem periodiem es neuztraucos par to, vai pa pastu ir kaut kas atnācis un vai esmu aizmirsis kaut ko svarīgu - es uzticos savai sistēmai. Tāpēc, aizvērusi pastkastīti, ar svaigu galvu dodos uz darbu.

Un tā kā rīta rituāls parasti ir īslaicīgs (lielākā daļa organizatorisko jautājumu tiek atstāti vakara rituālam), tad vairāk pievēršu uzmanību Svarīgākajam uzdevumam.

Uzdevumu saraksts

Lai sakārtotu savu dienu un apturētu iesūtnes plūsmu, kas izsūc visas jūsu dzīves sulas, jums ir jāizmanto paņēmieni un rīki.

Viens no šiem efektīvajiem paņēmieniem ir "Mācīšanās - rindas - informācijas krājums - izplatīšana", kas nejaušu plūsmu pārvērš šādi:

• ērti lietojams uzdevumu saraksts,
• personīgā noderīgu materiālu bibliotēka, kas tiek saglabāta vēlākam darbam ar tiem,
• materiālu kolekcija, ar ko dalīties ar kolēģiem.

Ideālā gadījumā tas būtu jādara rīta un vakara rituālu laikā. Apskatīsim šo procesu tuvāk.

Ienākošo pētījums

Jūsu iesūtnē ir viss, sākot no e-pastiem un Twitter ziņojumiem līdz ierakstiem.

Pirmkārt, atcerieties, ka neviens ienākošais zvans neprasa tūlītēju atbildi. Mēs visi esam iemācījušies ātri nosūtīt un saņemt atbildes uz e-pastiem, taču tas ir nepareizi: ikviens, kas to sagaida, uzliek jums papildu saistības.

Otrkārt, ir absolūti neefektīvi atvērt katru e-pastu un atbildēt uz to. Jūs būsiet produktīvāks, ja darīsit vienu lietu. Piemēram, vienkārši apskatiet savu iesūtni. Mūsu smadzenes ne pārāk labi spēj savienot vairākus uzdevumus. Kad cilvēki domā, ka var viegli veikt vairākus uzdevumus, viņi patiešām vienkārši ātri pārslēdzas no viena uzdevuma uz citu. Bet tas negatīvi ietekmē uztveri un koncentrēšanos.

Tāpēc, atverot iesūtni, vienkārši apskatiet to. Šis ir klasiskais viena uzdevuma "Paveiciet" modelis:

• ja varat apskatīt savu iesūtni mazāk nekā divu minūšu laikā, dariet to;
• ja nevarat, pievienojiet to uzdevumu sarakstam, pie kuriem jāatgriežas vēlāk;
• jūs varat vienkārši ignorēt failu.

Pat ja jūs atverat savu rindā esošo iesūtni tūlīt pēc ziņojumu skatīšanas, jums joprojām ir laiks atjaunot.

Skatiet savu iesūtni no rīta tikai tad, kad tas ir absolūti nepieciešams.

No rīta skatoties ziņas, uzdodiet sev jautājumu: vai tās ir steidzamas? Īsti steidzami ziņojumi ir jūsu ienaidnieks numur viens, jo tie aizņem dārgo laiku, ko vēlaties veltīt vissvarīgākajam uzdevumam.

Pretējā gadījumā jums vienkārši jāiekļauj vienums "Pārbaudīt ziņojumus vakarā" uzdevumu sarakstā.

Rindā

Nesteidzamus uzdevumus, kuru izpilde prasa vairāk nekā 2 minūtes, ievietojiet vienā no divām rindas sadaļām:

1. Lietas, kas jālasa: var pievienot tiešsaistes resursus, par kuriem lasīt un pārdomāt. Pie šiem materiāliem varat atgriezties vēlāk un no jebkuras ierīces.
2. Kas jādara: ienākošie ziņojumi tiek novirzīti tieši uz uzdevumu sarakstu, izmantojot palīdzību.

Protams, uzdevumu sarakstu var izveidot arī manuāli, bet man šķiet ērtākas aplikācijas.

Materiālu lasīšana un izplatīšana personīgajā bibliotēkā

Vakara rituāla laikā es atgriežos pie uzdevumu saraksta un pārbaudu lasīšanas rindā esošos materiālus. Tā kā izmantoju Pocket, varu tos apskatīt gan braucot metro, gan gaidot tikšanos vai jebkurā citā brīvā brīdī. Tāpēc es parasti ātri tieku galā ar šo sarakstu.

Ja materiāls patiešām ir vērtīgs, pievienojiet to manai tiešsaistes noderīgo materiālu bibliotēkai. To var atzīmēt, tāpēc piezīmes ir viegli atrast nākamajā dienā, mēnesi vai pat gadu vēlāk. Un īpašs paldies Diiogo par iespēju.

Tags l8r (tas ir, vēlāk - no angļu valodas. "Later") ieliek resursu citā rindā, kuru es saucu ikvakara uzdevumu saraksta pārbaudes laikā.

Turklāt Diigo automātiski saglabā jebkura teksta kopiju, ko pievienoju piezīmju lodziņā. Es varu rediģēt šo piezīmi, ievietot piezīmes, idejas, kas noder, kad vēlos ar kādu padalīties ar materiālu.

Dalīties ar šo

Daži Diigo tagi ļauj publicēt īpašumu jebkur. Par ko, pateicoties maģijai:

• ar atzīmi Patīk materiāls tiek iesniegts manā Tumblr kā citēta ziņa,
• ja atlasāt tvīta virsraksta tagu un ziņas saite tiek nosūtīta uz Twitter,
• varat pielāgot atzīmes citiem kontiem: LinkedIn, Facebook …

Pateicoties šai metodei, visa straume no "hidranta" tiek nosūtīta uz uzdevumu sarakstu un personīgo bibliotēku, savukārt atlasītos resursus var koplietot. Un tas viss, nezaudējot uzmanību.

Vakara rituāls

Tā kā no rīta vēlos pievērsties radošam darbam, vakara rituāls ir dienas plānošanas stūrakmens.

Kā es sāku vakara rituālu

Pēc pusdienām:

• Es jau esmu pabeidzis savu Vissvarīgāko uzdevumu no rīta;
• manā iesūtnē sakrājās nelasītas ziņas, kuras saņēmu, kad biju aizņemts, strādājot pie Vissvarīgākā uzdevuma;
• uzdevumu saraksta rindā ir uzdevumi, kurus es tur ievietoju no rīta, un standarta uzdevumi, kurus es katru dienu veicu vakara rituāla laikā.

Pašreizējie ikdienas uzdevumi

Kā minēts iepriekš, vakara rituāls ietver tādus uzdevumus kā:

1. Skatīt. Šī ir pilnīga visa pārbaude: es nodarbojos ar visu iespējamo, pat ar tiem materiāliem, ar kuriem darbs prasīs vairāk nekā 2 minūtes.
2. Lasiet, izplatiet, kopīgojiet. Strādāju ar visu jauko saturu, ko esmu pievienojis pēdējo 24 stundu laikā.
3. Pārraugiet uzdevumu sarakstu. Es atklāju savu uzdevumu kārtu un, pamatojoties uz progresu, kas gūts, strādājot pie vissvarīgākā uzdevuma, es:

• Es izlemju, ko darīšu šovakar un ko atlikšu uz rītdienu,
• izlemiet, kurš uzdevums būs rītdienas svarīgākais uzdevums, un nosakiet, cik daudz laika tam būs jāvelta,
• Iekļauju grafikā laiku atpūtai (vai atlieku uz vēlāku vai kādu laiku).

Ir vēl dažas nepabeigtas darbības, piemēram, jāatbild uz vakar saņemtajiem e-pastiem vai jāseko līdzi finansēm un citas. Daži no tiem parādās tikai īpašā dienā. Piemēram, es pārbaudu iepriekš minēto Diigo katru trešdienu un sestdienu.

Iknedēļas pārbaude

Katru pirmdienu uzdevumu sarakstā jāiekļauj vienums "Sastādiet nedēļas mērķu sarakstu". Tāpēc katru vakaru nedēļas laikā paturu prātā šos mērķus: tas noderēs, kad vajadzēs izlemt, ko darīt šodien un ko atstāt vēlākam.

Katru piektdienas vakaru es garīgi pārdomāju šos mērķus un kritiski tos novērtēju.

Un tikai tad nāk atpūtas laiks

Tā kā vakarā ir vieglāk pārvaldīt savu grafiku un grūtāk strādāt pie sarežģītiem uzdevumiem, tad pa dienu droši vien nodarbošos ar uzdevumu un materiālu pārskatīšanu un pievienošanu rindai. Tomēr jūsu iesūtne būs slēgta vismaz pusi dienas.

Mana diena beidzas ar uzdevumu "Mācības - Rindā - Informācijas krājums - Izplatīšana", lai es varētu sākt jaunu dienu bez nepabeigtu darbu slodzes.