Microsoft Word funkcijas, kuras vēlēsities izmantot savā darbā

2024 Autors: Malcolm Clapton | [email protected]. Pēdējoreiz modificēts: 2023-12-17 04:04

Izrādās, cilvēki Wordā strādā jau gadiem, bet nezina tā pamatiezīmes vai arī neievēro jauninājumus. Ir pienācis laiks panākt!

Daži vārdi par to, kāpēc es apņēmos aprakstīt Microsoft Word nebūt ne unikālās funkcijas. Raksts manā galvā brieda lēnām. Ik pa laikam man bija jāapraksta vienas un tās pašas redaktores iespējas saviem kolēģiem un mīļajiem. Viņu kliedzošais ieskats, pārsteigums par to, ko viņi redzēja, pamudināja mani uzrakstīt šo materiālu. Ceru, ka arī tu uzzināsi ko jaunu sev.

Visi tālāk minētie padomi darbojas programmā Word 2013. Es ļoti iesaku pāriet uz šo konkrēto programmas paaudzi, ja kādu iemeslu dēļ esat atlikis pāreju.

1. Sāciet rakstīt jebkurā vietā

Funkcija Click-to-Write nav nekas jauns, taču ne visi par to ir dzirdējuši. Nereti nākas novērot, kā cilvēks daudzas reizes nospiež pogu "Ieiet", lai tiktu līdz lapas beigām un, piemēram, ievadītu tur burtu izpildītāju.

Peles dubultklikšķis var aizstāt duci taustiņu sitienu.

Pārvietojiet kursoru virs paredzētās drukas vietas un veiciet pāris ātrus peles klikšķus. Programma Word ievietos jaunas rindas, cilnes un serifus tai vietai, kuru tam norādījāt. Tas ir skaidri redzams, aplūkojot slēptās formatēšanas atzīmes.

2. Tulko uzreiz

Pajautājiet savam kaimiņam par to, kuram tulkam viņš dod priekšroku, un jūs, visticamāk, dzirdēsit par Google, Yandex, PROMT, bet gandrīz par Bing. Kādu iemeslu dēļ Microsoft firmas tulkotājs mūsu reģionā nav īpaši populārs. Un velti, jo viņa darba kvalitāte ir pilnīgi pietiekama ikdienas vajadzībām. Protams, Office nodrošina ātru teksta tulkošanu, izmantojot Bing. Iesaku pamēģināt.

Pilnīgi iespējams, ka pārstāsiet steigties starp pārlūkprogrammu un Word, bezgalīgi kopējot un ielīmējot teikumus uz priekšu un atpakaļ.

Ir vairāki desmiti valodu un trīs tulkošanas metodes, no kurām izvēlēties. Jūs varat tos atrast cilnē "Pārskatīšana".

3. Izmantojiet kerning

Dizaineri labi zina, kas ir kodināšana, un bieži ar to strādā, sakārtojot tekstus. Vienkārši izsakoties, atzarojums ir atbildīgs par atstarpi (attālumu) starp burtiem atkarībā no to formas. Mainot šo iestatījumu, to pašu vārdu, teikumu vai rindkopu var samazināt vai paplašināt salīdzinājumā ar standarta stāvokli. Esmu redzējis, kā cilvēki sāka dzēst daļu teksta vai, gluži otrādi, "lej ūdeni", lai tikai ietilptu kādā noteiktā ietvarā. Kernings šādas problēmas risina sarežģītākā veidā. Protams, rupji spēlējoties ar to, sāp acs, bet nelielas manipulācijas var būt piemērotas.

Atzarojuma maiņa noderēs, izmantojot lielus fontus, piemēram, gatavojot titullapas grāmatām, rakstiem, atskaitēm.

Nospiediet kombināciju Ctrl + D, lai atvērtu dialoglodziņu "Fonts", pārejiet uz otro cilni "Papildu". Šeit jūs varat spēlēt ar kerningu. Un vēl nedaudz par tēmu. Tikai garāmejot, es vēlos jūs iepazīstināt ar interesantu pārlūkprogrammas spēli, kurā jums ir jāuzmin labākais lasīšanas kods. Izbaudi!

4. Lietojiet slēpto tekstu

Vai tukšs Word dokuments var svērt desmitiem vai simtiem megabaitu? Jā! Un daudziem prāts ir aptumšojies. Cilvēki neredz nevienu vārdu savā acu priekšā, bet viņi nevar saprast, kāpēc fails ir tik liels? Ļauni vīrusi vai kaitīgi hakeri? Nē. Tas viss ir par slēptu informāciju. Tās var būt grafikas, attēli un teksts.

Tāpat kā nedrukājamas rakstzīmes, arī slēptie dati netiek parādīti ekrānā un netiek izdrukāti, taču tie joprojām ir daļa no dokumenta.

Izmantojot slēpto tekstu, varat:

• Uz laiku paslēpt konfidenciālo informāciju.
• Atstājiet komentārus vai sniedziet atbildes uz jautājumiem, kurus nevajadzētu sajaukt ar galveno tekstu.
• Drukājiet vairākas viena un tā paša dokumenta versijas, pārmaiņus paslēpjot dažādas tā daļas. Šajā gadījumā jums nav jājaucas ar vairākām faila kopijām!

Atlasiet teksta daļu vai visu, nospiediet Ctrl + D un atzīmējiet opciju "Slēpts" priekšā. Fragments pazūd un kļūst pieejams apskatei tikai nedrukājamu rakstzīmju displejā. Skaidrības labad slēptie dati ir pasvītroti ar melnu punktu līniju.

5. Pirms saglabāšanas izmantojiet funkciju "Dokumentu inspektors"

Vecais Word nevar atvērt failu vai tas tiek parādīts nepareizi? Pazīstams visiem un visiem! Šādas nepatikšanas man apkārt notiek ar biedējošu regularitāti, jo daudzas organizācijas un cilvēki joprojām strādā Office 2003. Tāpēc pirms dokumenta nosūtīšanas un/vai saglabāšanas ir vērts pārbaudīt tā saderību ar iepriekšējām Word versijām. Par to atbild "Dokumentu inspektors".

Viņš arī zina, kā veikt lasāmības pārbaudi cilvēkiem ar invaliditāti un, kas ir svarīgi, atrast dokumentā slēptos rekvizītus un datus.

Piemēram, funkcija nosaka makro, iegultu dokumentu, neredzama satura un citu potenciāli problemātisku faila elementu klātbūtni.

6. Rediģēt PDF

Iespēju pārpilnība ne vienmēr ir izdevīga. Darbs ar PDF ir lielisks piemērs tam. Dažreiz cilvēki apmaldās jau izvēloties rīku, ar kuru viņi vēlas apstrādāt PDF failu. Šeit ir klasiskais Adobe Reader un alternatīvais Foxit Reader, un jebkura vairāk vai mazāk moderna pārlūkprogramma un daudzi citi tiešsaistes pakalpojumi. Tomēr viena no veiksmīgākajām metodēm slēpjas virspusē - tas ir mūsu raksta varonis.

Word 2013 ne tikai atver, bet arī ļauj rediģēt PDF dokumenta saturu.

Redaktors pārveido tekstu, tabulas, sarakstus, grafikus un citus elementus DOCX failā, pēc iespējas precīzāk saglabājot oriģināla formatējumu. Jāpiebilst, ka viņš izrādās ļoti, ļoti cienīgs. Varat arī pievienot PDF failus Word dokumentam kā iegultam objektu. Šādā gadījumā tiks parādīta tikai PDF faila pirmā lapa vai faila saites ikona.

7. Ievietojiet video

Nav noslēpums, ka ilgstoša sausa teksta skatīšanās ātri samazina uzmanību un noved pie lasītāja intereses zuduma. Tāpēc gandrīz visi studenti, runātāji un biroja darbinieki atšķaida līnijas ar diagrammām, tabulām, grafikiem un citiem vizuāliem trikiem. Tomēr tikai daži izmanto daudz jaudīgāku rīku - video.

Word var iegult Bing meklēšanas videoklipus dokumentā, pievienot YouTube videoklipus un iegult kodus no dažādām vietnēm.

Un neuztraucieties par galīgo faila lielumu. Dokuments nesaglabā pašu videoklipu, bet tikai izveido tā saiti vizuālā formā. Protams, lai skatītu, ir nepieciešams interneta pieslēgums.

8. Kopīgi strādājiet pie dokumenta un komentējiet labojumus

Atcerieties klasiķa vārdus: "Ko nedara viens - darīsim kopā"? Tie ir aktuāli līdz šai dienai. Bet ne visi saprot, kā pareizi organizēt kopīgu darbu. Diemžēl joprojām ir iespējams redzēt, kā cilvēks izceļ teksta fragmentu ar jebkuru krāsu, pēc tā iekavās pievieno savu labojumu vai iebildumus un nosūta dokumentu atpakaļ. Šādos brīžos sākas nervoza plakstiņa raustīšanās. Jaunākais Word izdevums ļauj ērti komentēt un rediģēt publisko failu. Šo vajadzētu izmantot!

Word 2013 sniedz iespēju atbildēt uz citu cilvēku komentāriem, kas padara redaktoru par lielisku diskusiju rīku grupu darbā.

Pavadiet dažas minūtes, lai izpētītu cilni Pārskatīšana, dalieties savās jaunajās prasmēs ar vienaudžiem, un jūs sajutīsiet viegli strādāt kopā.

9. Vienkāršojiet savu darbu ar tabulām

Ļaujiet man uzminēt, vai jūs joprojām ievietojat tabulas rindas un kolonnas, ar peles labo pogu noklikšķinot un pārejot uz atbilstošo izvēlnes vienumu? Tas ir daudz vieglāk!

Novietojiet kursoru tieši virs/zem (pa kreisi/pa labi), kur plānojat pievienot rindu vai kolonnu. Word nekavējoties ieteiks palielināt tabulu.

Starp citu, jaunākā redaktora versija ir ieguvusi vairākas jaunas funkcijas tabulu noformēšanai. Atjauniniet savas zināšanas.

10. Apvienojiet dokumenta daļas blokos

Godīgi sakot, ir daži darbinieki, kuri ir gatavi pāršķirt vairāk nekā 100 dokumenta lappuses, lai tikai nokautu laiku. Ja vēlaties ātri pārvietoties lielos failos, jums ir jāapgūst vairāki īsinājumtaustiņi zibens ātrai navigācijai vai pareizi jāstrukturē darbi.

Izmantojot dažādu līmeņu virsrakstus, varat sakļaut dokumenta elementus, ar kuriem pašlaik nestrādājat.

Novietojiet kursoru blakus virsrakstam, un programma liks jums sakļaut bloka saturu. Tādējādi pat vislielākie darbi var ietilpt tikai pāris lappusēs.

Vai neatradāt neko interesantu sev? Katram gadījumam izlasiet Lifehacker rakstu par 20 vārdu noslēpumiem, kas palīdz atvieglot jūsu darbu. Vai arī dodiet padomu komentāros.