Kāpēc kontrolsaraksts jums darbā ir obligāts

2024 Autors: Malcolm Clapton | [email protected]. Pēdējoreiz modificēts: 2023-12-17 04:04

Kontrolsaraksts šķiet ļoti vecmodīgs veids, kā organizēt savu darbplūsmu, jo ir tik daudz modernu metožu. Bet mēs esam gatavi jūs pārliecināt, kā argumentus izmantojot vienu zinātnisku eksperimentu, doktora viedokli un grupas vokālista Van Halena pieredzi.

Mūsdienu pasaulē mums ir nodrošināta nepieredzēta piekļuve informācijai. Mēs varam daudz uzzināt, vienkārši uzdodot pareizo meklēšanas vienumu vai atverot tiešsaistes enciklopēdijas. Tomēr ar šo informācijas gūzmu mums rodas arī daudz grūtību.

Tagad mēs zinām vairāk nekā jebkad agrāk, taču pastāv problēma ar teorijas pārvēršanu praksē, piešķirot tai vērtību un lietderību.

Daudzējādā ziņā informācijas laikmets mūs ir padarījis daudz mazāk praktiskus un gudrus. Ļaujiet mums daudz ko zināt, bet mēs viegli zaudējam koncentrēšanos, esam novērsti no galvenā, ļaujam uzmanībai izklīst. Turklāt mēs viegli aizmirstam par pamatinformāciju, būtisku pamatinformāciju un pieļaujam kļūdas, apzinoties savu kompetenci.

Saskaņā ar ķirurga un sabiedrības veselības pētnieka Atul Gawande, M. D. teikto, cilvēkiem vajadzētu maksimāli izmantot savas zināšanas.

Atul Gawande Amerikāņu ķirurgs, žurnālists, rakstnieks

Mēs varam piedot neveiksmes neziņas dēļ. Ja cilvēks nezināja, ko darīt konkrētajā situācijā, mēs esam priecīgi, ka viņš pielika visas pūles, lai problēmu atrisinātu. Bet, ja viņš zināja, kā rīkoties, bet nepielietoja šo informāciju pareizi, ir grūti nesadusmot.

Kļūdas, kas tiek pieļautas, pateicoties stingrai pārliecībai, ka “es vislabāk zinu, ko darīt”, bieži vien ir vissāpīgākās. Jūs nemēģinājāt visu iespējamo un neizdevās, bet apzināti sekojāt pārliekas pašpārliecinātības līderei un neizdevās. Atuls Gavande uzskata, ka tas ir līdzīgi tam, kā vienkārša pieredzējuša ķirurga kļūda noved pie pacienta nāves.

Kā mēs tiekam galā ar šo informācijas okeānu? Kā vislabāk izmantot zināšanas un atstāt vietu brīnumiem? Saskaņā ar Dr. Gawande teikto, jūs varat sajust savu spēku un kompetenci, izmantojot kontrolsarakstu.

Dr Gawande rūpīgi pētīja kontrolsarakstu ietekmi uz ķirurgiem vai, pareizāk sakot, uz pacientu inficēšanās gadījumu skaitu operācijas laikā. Neskatoties uz to, ka eksperimentā piedalījās cienījami un kompetenti ķirurgi, viņiem visiem vienā vai otrā veidā bija risks kļūdīties operācijas laikā.

Ķirurgiem iesniegtais kontrolsaraksts bija īss un vienkāršs. Tajā bija rakstīts:

• Nomazgājiet rokas ar ziepēm un ūdeni.
• Noslaukiet pacienta ādu ar antiseptisku līdzekli.
• Uzlieciet sterilus pārsējus uz pacienta ķermeņa.
• Uzvelciet cepuri, masku, sterilu halātu un cimdus.

Medicīnas studenti šos soļus apgūst no galvas, tie ir pašsaprotami, vienkārši un nepieciešami. Bet cilvēks nav mašīna, un viņš var aizmirst par vienu no darbībām. Viena soļa izlaišana var izraisīt infekciju, kas nozīmē papildu ārstēšanu, finansiālas izmaksas un sliktākajā gadījumā pacienta nāvi.

Pārsteidzoši, tiklīdz šis kontrolsaraksts parādījās ārstu acu priekšā, viņi sāka pieļaut mazāk kļūdu. Infekciju skaits samazinājies par 66%. Tas ietaupīja daudz naudas, bet, kas ir vēl svarīgāk, tas izglāba vairāk nekā tūkstoti dzīvību.

Protams, kontrolsaraksts kā veids, kā strukturēt domas, racionalizēt darbības un atcerēties nepieciešamo informāciju, noder ne tikai ārstiem, bet arī katram no mums.

Jums var šķist aizvainojoši rakstīt kontrolsarakstu, lai neko neaizmirstu. Galu galā jūs esat pietiekami gudrs un varat paļauties uz savu atmiņu. Taču kontrolsaraksta galvenais mērķis ir disciplīna, kas palīdzēs iet iecerēto ceļu un izvairīties no kļūdām.

Kāpēc izveidot kontrolsarakstu

1. Kontrolsaraksts palīdz pārliecināties, ka neaizmirstiet pamata un vienkāršu informāciju. Dr Gawande uzskata, ka kontrolsaraksts rada sava veida "kognitīvo tīklu", kas pasargā mūs no mūsu pašu trūkumiem - atmiņas un uzmanības robežām. Kontrolsaraksts nodrošina, ka brīdī, kad tuvojas nogurums vai slinkums, neaizmirsti par izplatītām patiesībām.
2. Kontrolsaraksts atbrīvo jūsu prātu, dodot tam iespēju strādāt pie patiešām sarežģītiem uzdevumiem. Kad esat pārstājis uztraukties par vienkāršām un triviālām lietām, jums ir iespēja koncentrēties uz grūtām izvēlēm. Īpaši labi tas darbojas gadījumos, kad pastāvīgi rodas negaidītas vai neplānotas situācijas un ir diezgan grūti kontrolēt sevi.
3. Kontrolsaraksts palīdz būt disciplinētam. Tas ir svarīgi, ja runa ir par ikdienas darbiem. Kad esam pieraduši kaut ko darīt katru dienu, mēs viegli zaudējam entuziasmu un uzmanību, pieļaujam kļūdas un aprēķinus. Ja jūtaties pārāk ērti savā darba vietā, atpūšaties un jūsu uzmanība ir novērsta, kontrolsaraksts palīdzēs jums palikt modram katru minūti.
4. Kontrolsaraksts ietaupa laiku. Jums vairs nav jādomā par katru savu soli: jūs jau visu esat aprakstījis uz papīra lapas. Ja lēmums jāpieņem tagad, laiks ir visvērtīgākais resurss. Kontrolsaraksts palīdzēs jums laimēt vērtīgas sekundes.

Jā, kontrolsaraksts nav oriģinālākais veids, kā kontrolēt darbplūsmu. Bet tajā pašā laikā šis vienkāršais rīks izrādās neticami vērtīgs tiem, kas vēlas samazināt kļūdas un uzlabot sava darba kvalitāti.

Kā izveidot efektīvu kontrolsarakstu

Ir labi kontrolsaraksti un slikti kontrolsaraksti. Tātad, kā izveidot kontrolsarakstu, kas palīdzēs sākt darbu?

1. Koncentrējieties tikai uz vienkāršām lietām. Laba kontrolsaraksta mērķis ir sniegt nepieciešamo informāciju. Nekādas detaļas. Kontrolsaraksts nav ceļvedis, nevis jūsu darbplūsmas apskats. Šī ir diagramma, kas palīdz atcerēties vissvarīgākās lietas. Labam kontrolsarakstam jābūt pieciem līdz desmit punktiem.
2. Kontrolsarakstam jābūt vienkāršam un praktiskam. Izmantojiet skaidrus vārdus, kas precīzi raksturo uzdevumu. Ja jums ir nepieciešams papildu laiks, lai precīzi atcerētos katra vienuma nozīmi, jūsu kontrolsaraksts ir slikts.
3. Izlemiet, kad pārtraukt. Kad izmantosit savu kontrolsarakstu? Kad pāriesit uz nākamo vienumu? Kā pārbaudīt, vai vienums ir pabeigts? Izvēlieties laiku, kad pārskatāt kontrolsarakstu un pārliecinieties, vai viss ir izdarīts, un varat pāriet uz nākamo uzdevumu.
4. Definējiet sava kontrolsaraksta veidu. Piemēram, ja šī ir recepte, jūs izlasīsit katru darbību un izpildīsit norādījumus. Šis ir lasīšanas veids. Un, ja jūsu kontrolsarakstā ir šodienas darba uzdevumi un jūs no tā vienkārši izsvītrojat pabeigtos uzdevumus, tad šis ir veids "izgatavots - apstiprināts". Šī darbība palīdzēs racionalizēt darbu ar kontrolsarakstu un labāk kontrolēt sevi.
5. Esiet gatavs pārskatīt un atjaunināt savu kontrolsarakstu. Jūtieties brīvi pārskatīt to un veikt jaunus uzdevumus vai labojumus. Jums ir jāeksperimentē, lai jūsu kontrolsaraksts būtu patiesi efektīvs.

Pēdējais solis ir īpaši svarīgs. Jūsu kontrolsaraksts nav iecirsts akmenī; tas ir jutīgs pret mainīgiem apstākļiem.

Nav brūnu M&M

Deividam Lī Rotam, grupas Van Halen dziedātājam, ir ziņkārīgs ieradums. Rokerraideris izskatās adekvāti: tajā ir uzskaitītas aprīkojuma tehniskās prasības. Taču viens no punktiem regulāri šokē koncertzāļu, stadionu un mūzikas klubu darbiniekus: kaut kur saraksta vidū ir M&M's bļoda, kurā nedrīkst būt nevienas brūnas konfektes.

Šie braucēji darbojas kā kontrolsaraksti: darbinieki pārvietojas no punkta uz punktu, izpildot mūziķa prasības. Kad Deivids Lī Rots pieņem darbu, viņu galvenokārt interesē konfekšu bļoda. Vai varat uzminēt, kāpēc?

Deivids Lī Rots, lūdzot noņemt visus brūnos M&M, izklausās neprātīgi, to var izskaidrot. Ja stadiona darbinieki bļodā atstāj brūnas konfektes, tas nozīmē, ka viņi nepievērš uzmanību braucējam. Kad Deivids tiek pie šādas dražejas, viņš dodas pārbaudīt visu pārējo: vai instrumenti ir labi savienoti, vai aprīkojums ir pareizi iestatīts, vai tiek ņemtas vērā viņa prasības telpām un aprīkojumam. Un, ja nav brūno konfekšu un vietnes darbinieki respektēja pat tik dīvainu vēlmi, mūziķis var būt pārliecināts: viss pārējais arī tika izdarīts.