Kā izveidot grafiku katrai dienai un nekad to nepārkāpt

2024 Autors: Malcolm Clapton | [email protected]. Pēdējoreiz modificēts: 2023-12-17 04:04

Laiks neapšaubāmi ir visvērtīgākais resurss, kas mums ir. Tāpēc laika plānošanas prasmes ir ļoti svarīgas. Bet ar labu grafiku nepietiek. Šie padomi palīdzēs to sastādīt tā, lai nevēlētos pārkāpt noteikto kārtību.

Jūsu pašsajūta, produktivitāte, labs garastāvoklis ir atkarīgs no tā, kā jūs plānojat savu laiku. Izmantojiet šos padomus un izveidojiet grafiku, kuru pārkāpt būtu gandrīz nāvējošs grēks.

1. Jums jāstrādā bez pārtraukuma

Ja jūs galvenokārt nodarbojaties ar intelektuālo darbu (piemēram, esat dizaineris, inženieris, rakstnieks, zinātnieks), jums jākoncentrējas uz veicamo uzdevumu un jānoķer tā sauktā plūsma. Lai strādātu labi un produktīvi, atstājiet grafikā skaidrus intervālus, kuru laikā jūs netiksit novērsts, netraucēts un nepametīsiet savu darba vietu. Izmantojiet šos laika logus tikai darbam.

Optimālo laiku ir viegli aprēķināt saskaņā ar Facebook menedžera Deivida Gilisa ieteikto noteikumu.

Jūsu iknedēļas grafikā jābūt vismaz sešām pārtraukumiem, vismaz trīsarpus stundu garumā, kas ir stingri atvēlēti nepārtrauktam darbam.

Tas ir grūti, bet uz to ir jātiecas. Būtībā katru dienu līdz pusdienas laikam jāstrādā trīsarpus stundas. Un atrodi dienu, kad strādāsi trīsarpus stundas bez pārtraukuma un pēcpusdienā.

Pārskatiet savu grafiku. Vai tajā ir vieta, kur šo noteikumu ieviest? Ja nav vietas, jums ir problēma. Un jums tas steidzami jāatrisina.

Kas notiks, ja neievērosit šo noteikumu?

• Tu nebūsi produktīvs.
• Jums būs jāpabeidz darbs pēc stundām, naktī vai jāpavada nedēļas nogales.

Acīmredzot šajā stāvoklī jūs ilgi neizturēsit. Tāpēc mēģiniet pārkārtot savu grafiku, lai tas atbilstu noteikumam. Lai to izdarītu, varat:

• pārplāno tikšanās, lai tās nenovirzītu tevi no darba;
• atrast dienu, kurā nenotiks ne sanāksmes, ne tikšanās, ne plānošanas sanāksmes;
• runājiet ar savu vadītāju: viņš noteikti ir gatavs optimizēt jūsu dienu, lai jūs strādātu efektīvāk.

Kad esat izveidojis grafiku, kas stingri nosaka šos laika blokus, izturieties pret to tā, it kā tās būtu vecmāmiņas rotaslietas. Svētā govs. Kolekcijas vīna pudele.

Lai būtu vieglāk ievērot jauno grafiku, paskaidrojiet sev, kāpēc jums tas ir nepieciešams. Uzstādiet sev mērķi. Piemēram, sakiet: "Es gribu pabeigt projektu pēc nedēļas."

Jums būs viegli un patīkami strādāt. Atrodi ērtu vietu, izslēdz paziņojumus tālrunī, iedzer kafiju. Notveriet plūsmu un iesaistieties procesā.

2. Katru nedēļu pārskatiet savu grafiku

Izlemiet par savām prioritātēm

Jūsu grafikā jābūt 30 minūšu laika posmam, kas paredzēts pirmdienai. Izmantojiet šo laiku, lai pārskatītu savu nākamās nedēļas kalendāru. Izlemiet, kādi trīs galvenie mērķi jums jāsasniedz nākamo septiņu dienu laikā. Kādas ir jūsu prioritātes?

Noteikti pārbaudiet visas šīs nedēļas tikšanās. Viņiem nevajadzētu pārtraukt darba laika blokus.

• Ja esi uzaicināts piedalīties pasākumā, par kuru neko nezini, raksti organizatoram un jautā pasākuma programmu.
• Ja jums ir ieplānota tikšanās ar kādu personu, bet šoreiz jums nav par ko apspriest, atceliet to.
• Ja jums ir ieplānota tikšanās vai prezentācija, ieplānojiet arī sagatavošanās laiku.
• Ja nav ieplānota neviena tikšanās, bet jums ir daži svarīgi jautājumi kādai personai vai komandai, ieplānojiet tikšanos, sapulci vai vismaz tālruņa zvanu.

Aktīva plānošana nav vienkārša. Bet pretī jūs iegūsit patīkamu sajūtu, ka septiņas dienas pilnībā kontrolējat savu laiku.

3. Pajautājiet sev, vai jums ir jābūt šajā sanāksmē

Sanāksmes, tikšanās, prezentācijas - tas viss patērē daudz jūsu laika. Parasti šādi pasākumi ir neērti plānoti un pilnīgi neefektīvi. Kāpēc tie vispār ir vajadzīgi?

Kāpēc mēs uz tiem parādās?

• Mēs nevēlamies apbēdināt otru cilvēku. Viņš norunāja jums tikšanos, kas nozīmē, ka viņam kaut kas jāpārrunā. Negribīgi tu piekrīti ierasties uz tikšanos, upurējot savas svarīgās lietas.
• Mēs jūtamies iesaistīti procesā. Piemēram, ja visa komanda sanāk kopā, lai apspriestu kādu projektu, jums šķiet, ka jums noteikti vajadzētu ierasties. Pretējā gadījumā jūsu kolēģi domās, ka neesat tik veltīts kā citi.
• Vēlme būt informētam. Ja tikšanās šķiet svarīga (piemēram, tajā būs klāt kāds no vadības vai plānots pieņemt liktenīgu lēmumu), dabiski, ka gribas tur būt.

Patiesībā jūsu efektivitāte varētu būt augstāka, ja paliktu darba vietā un neatrautos no procesa. Kā zināt, kura sapulce jums jāapmeklē un kuru varat izlaist? Izmantojiet šo noteikumu.

Uz tikšanos jāierodas, ja:

a) esat pārliecināts, ka jūsu klātbūtne ietekmēs sanāksmes iznākumu, b) jūs palielināsit savu efektivitāti, izmantojot šo tikšanos.

Lai redzētu, vai jūsu klātbūtne ietekmēs tikšanās iznākumu, pajautājiet sev, vai runājat par savu darbu vai vēlaties sēdēt klusumā. Varbūt zālē atradīsies kāds, kurš spēs drošāk un labāk paust savu viedokli.

Lai redzētu, vai pēc šīs tikšanās būsiet efektīvāks, pajautājiet sev, vai šajā sanāksmē uzzināsiet kaut ko jaunu. Ja jūs neko jaunu neapgūstat, nedomājat uzdot jautājumus, nerunājat par savu darbu un tāpēc negaidāt konstruktīvu kritiku, tad jūsu efektivitāte, visticamāk, nepaaugstināsies.

Ja ne pirmajā, ne otrajā gadījumā nevarat sev izskaidrot, kāpēc jums jāierodas uz šo tikšanos, izlaidiet to. Jūsu laiks ir ierobežots, un jums ir jāizmanto katra minūte saprātīgi.

4. Padariet savas sanāksmes efektīvas

Dažas sanāksmes un tikšanās var būt efektīvākas un produktīvākas. Pārbaudiet, vai jūsu darba pasākums atbilst šiem kritērijiem, un atbildiet uz dažiem jautājumiem.

• Ir skaidra sanāksmes darba kārtība un mērķis. Ja nē, palūdziet organizatoram sanāksmes beigās paziņot, kas tieši ir jāsasniedz.
• Vai tie, kuri nepiedalās sanāksmē, piedalās sanāksmē? Jo lielāka plānošanas sanāksme, jo vairāk izmaksā katram komandas dalībniekam, jo vairāk prasmju un iemaņu tiek prasīts no vadītāja.
• Vai jūs varētu sadalīt lielu sanāksmi vairākās mazākās sanāksmēs? Tādējādi tikšanās laikā strādās visa komanda, izteiks savu viedokli, apspriedīs paveikto.
• Vai diskusija iet malā? Sekojiet līdzi laikam: mainoties sarunas tēmai, ir viegli novērsties un aizmirst, cik minūtes ir atlikušas līdz tikšanās beigām. Neļauj sev tik nepārdomāti tērēt savu dārgo laiku. Atgādiniet saviem kolēģiem: "Mums ir atlikušas 10 minūtes, un mēs neesam pieskārušies dažiem jautājumiem."

5. Atstājiet laiku mācībām un radošumam

Ne visi svarīgie darbi jāpabeidz steidzami. Taču noteikti ieplānojiet laiku šīm aktivitātēm.

Atkarībā no tā, kādu mērķi esat izvirzījis sev, atstājiet logu studijām, radošumam vai iedvesmas meklēšanai. Tas var būt diezgan mazs - tikai pāris stundas. Bet pēc dažiem gadiem jūs pateiksiet sev paldies par šīm laimīgajām stundām. Pat tik mazs ieguldījums nākotnē nesīs peļņu.

Piemēram, man ļoti patīk zīmēt, un es uzskatu, ka šo prasmi nevar pazaudēt. Tāpēc manā grafikā divas stundas ir atvēlētas tikai zīmēšanai. Es gleznoju svētdien, kas ir vismazāk noslogota diena manā grafikā. Tas ir pietiekami, lai izklaidētos un neaizmirstu, kā turēt rokās otu.

6. Atcerieties: jums ir jādara viss, ko esat plānojis

Neatkarīgi no tā, vai jums patīk to darīt vai nē.

Man ļoti patīk dubultais čīzburgers, bet es to ēdu daudz retāk nekā salātus, graudaugus un zupas. Vienkārši tāpēc, ka visu laiku ēst dubultos čīzburgerus nebūs veselīgi un spēcīgi. Dažreiz ir ļoti grūti piespiest sevi ēst pareizo ēdienu. Taču šīs vājības ir jāpārvar, jo tas nāk par labu veselībai.

Tas pats attiecas uz jūsu grafiku. Dari ko tu mīli. Dariet to, kas jums patīk ne tik ļoti, bet gan to, kas nāk par labu jums, karjerai, veselībai, attīstībai. Vienumi jūsu grafikā parādījās iemesla dēļ: mēs jau esam izmetuši visu nevajadzīgo, ir tikai tas, kas palīdzēs jums kļūt labākam.

Tagad grafiku nevar pārkāpt.