Kā efektīvi izmantot Gmail: 25 padomi

2024 Autors: Malcolm Clapton | [email protected]. Pēdējoreiz modificēts: 2024-01-13 02:22

Pat ja strādājat ar Google Mail katru dienu, iespējams, ka nezināt visas tā iespējas. Šeit ir 25 padomi efektīvai Gmail lietošanai, kas atvieglos daudzus uzdevumus un ietaupīs jūsu laiku.

1. Kur sākt

Mainiet fonu

Tā vietā, lai redzētu parasto balto Gmail fonu, papildiniet savu iesūtni ar kaut ko košu. Augšējā labajā stūrī esošajā iestatījumos atlasiet sadaļu Motīvi, lai iestatītu jaunu fonu no piedāvātajām opcijām, vai augšupielādējiet savu attēlu.

Varat arī eksperimentēt ar interfeisa iestatījumiem. Režīmā “Ietilpīgs” jums būs daudz brīvas vietas, un “Kompakts” ir piemērots, ja ekrānā ir jāievieto pēc iespējas vairāk ziņojumu.

Pievienojiet draugus (un ziņas)

Lai sistēmai pievienotu savus kontaktus un vecās ziņas (nav svarīgi, vai Gmail lietojat pirmo reizi vai izveidojat papildu kontu), dodieties uz "Iestatījumi" → "Konti un importēšana" un atlasiet saiti "Importēt pastu un kontakti". Tas ļaus jums pievienot savus datus no citām pastkastēm.

Padariet Gmail izskatu kā Outlook

Sadaļā Iestatījumi → Lab iespējojiet priekšskatījuma rūts līdzekli, lai labajā pusē skatītu pilnu ziņojumu tekstu, tāpat kā programmā Outlook. Ieradums ir otrs raksturs, tādēļ, ja visu savu dzīvi esat strādājis ar korporatīvo e-pastu un tikai tagad cenšaties ērti lietot Gmail, Viewport atvieglos pāreju.

Kad tas ir iespējots, nolaižamajā izvēlnē pa kreisi no iestatījumiem redzēsit dažādas displeja opcijas.

Koncentrējieties uz būtiskāko

Gmail var izlemt, kuri ziņojumi jums ir svarīgāki. Gudrs, vai ne? Sadaļā Iestatījumi → Iesūtne atlasiet Izsekot manas e-pasta darbības…, lai Gmail analizētu jūsu ziņojumus.

Varat arī atlasīt funkciju "Iekļaut marķierus" vai "Ignorēt filtrus" (vairāk par filtriem apspriedīsim tālāk) un mainīt mapes veidu, lai svarīgi ziņojumi tiktu parādīti augšpusē. Pēc tam izvēlnē "Iestatījumi" → "Vispārīgi" sadaļā "Darbvirsmas paziņojumi" (ja izmantojat pārlūkprogrammu Chrome, Firefox vai Safari) varat atlasīt opciju "Iespējot svarīgus e-pasta paziņojumus".

Atbrīvojieties no burtu pavediena

Ir divu veidu cilvēki: tie, kuriem patīk ķēdes funkcija, un tie, kas to ienīst ar tūkstoš saules spēku. Ja piederat otrajai grupai, dodieties uz sadaļu "Iestatījumi" → "Vispārīgi" un izslēdziet "Burtu ķēdes".

2. Uzturiet kārtību

Arhivējiet visu

Gmail ļauj arhivēt ziņojumus, nevis tos dzēst. Tas tiek darīts, lai jums nebūtu jāuztraucas par brīvas vietas pieejamību un pastāvīgi jātīra atvilktne. Ja vēlaties arhivēt ziņojumu, atveriet to un noklikšķiniet uz otrās ikonas kreisajā pusē (lodziņš ar bultiņu, kas vērsta uz leju). Ziņojums gaidīs jūs cilnē Visas vēstules kreisajā sānjoslā.

Sekojiet līdzi savam arhīvam

Neatkarīgi no tā, cik daudz vietas Gmail nodrošina bezmaksas failu glabāšanai, ir 2016. gads, un cilvēki sūta arvien vairāk pielikumu. Ja esat sasniedzis atmiņas ierobežojumu, ir pienācis laiks atbrīvoties no dažiem ziņojumiem. Meklēšanas lodziņā noklikšķiniet uz bultiņas, atzīmējiet vienumu "Ir pielikumi", izvēlieties izmēru 10 MB un noklikšķiniet uz pogas ar palielināmo stiklu. Tiks parādīti visi ziņojumi, kuru lielums pārsniedz 10 MB. Atzīmējiet izvēles rūtiņu burtiem, kas jums noteikti vairs nav vajadzīgi, un nosūtiet tos uz miskasti.

Atbildēt un arhivēt

Kāpēc atstāt e-pastu savā iesūtnē, ja jau esat uz to atbildējis? Izmantojiet funkciju "Sūtīt un arhivēt", lai izvairītos no ienākošo ziņojumu pārblīvēšanas, kamēr gaidāt atbildi uz savu vēstuli. Dodieties uz "Iestatījumi" → "Vispārīgi" un atlasiet "Rādīt pogu" Sūtīt un arhivēt "atbildot". Tagad varat atbildēt parastajā veidā, uzkrājot ziņojumus savā iesūtnē, ja vēlaties, vai nekavējoties arhivēt nevajadzīgos e-pastus, atbildot.

Izmantojiet etiķetes un filtrus

Katram ziņojumam varat pievienot iezīmi. Kreisajā sānjoslā tiks parādīti jauni saīsnes. Vienkārši atveriet vēstuli un noklikšķiniet uz ikonas "Etiķetes" - tā ir otrā no labās puses. Tagad izveidojiet jaunu saīsni vai atlasiet esošu (starp citu, varat vilkt saīsni no sānjoslas tieši savā ziņojumā).

Noklikšķiniet uz pogas "Vairāk" un atlasiet "Filtrēt līdzīgus e-pasta ziņojumus" un pēc tam "Izveidot filtru, pamatojoties uz šo vaicājumu". Varat uzrakstīt atsevišķu rakstu par Gmail filtriem, tāpēc plašāku informāciju skatiet sadaļā "".

Iegādājieties papildu uzglabāšanas vietu

Ja esat pilnībā noguris no problēmas, kas saistītas ar failu glabāšanu, varat tērēt naudu papildu vietas iegādei. Ritiniet uz leju ziņojumu lapu un apakšējā kreisajā stūrī redzēsiet, cik daudz vietas jums ir atlicis, kā arī saiti "Pārvaldīt".

Ja esat aizņemts gandrīz 100% no pieejamās vietas, sekojiet saitei. 100 GB plāns maksā 139 rubļus mēnesī, un papildu vietu var izmantot ne tikai Gmail, bet arī Google diskā un Google fotoattēlos, ja tos izmantosit.

3. Uztveriet to nopietni

Mainiet lapā e-pasta ziņojumu parādīšanas režīmu

Mēģiniet palielināt ziņojumu skaitu lapā līdz 100, lai vienā mirklī varētu apskatīt visu savu vēstuļu masīvu. Dodieties uz Iestatījumi → Vispārīgi → Maksimālais lapas izmērs. Tur varat arī izvēlēties rādīt 10, 15, 20, 25 un 50 ziņojumus vienā lapā.

Sadaliet visu pēc krāsas

Ziņojumu kā svarīgu var atzīmēt ļoti ātri, taču dažādiem ziņojumiem var būt dažāda svarīguma pakāpe. Dodieties uz Iestatījumi → Vispārīgi → Zvaigznes un atlasiet Visas zvaigznes. Tagad, noklikšķinot uz zvaigznītes, atzīmējot burtu, tas mainīs krāsu ar katru klikšķi. Tas palīdzēs sakārtot svarīgos ziņojumus pēc to satura.

Pārvērtiet ziņojumus uzdevumu sarakstos

Iespējams, ka jūs jau domājat par savu iesūtni kā vienu milzīgu uzdevumu sarakstu. Tātad, kāpēc gan nepārvērst savus e-pastus par uzdevumiem, kurus varat izsvītrot? Aktīvajā sarunā noklikšķiniet uz pogas "Vairāk" un atlasiet "Pievienot uzdevumiem". Šis pavediens tagad parādīsies pakalpojumā Google uzdevumi kopā ar saiti uz sākotnējo ziņu.

Sekojiet līdzi nelasīto ziņojumu skaitam

Sadaļā "Iestatījumi" → "Laboratorija" iespējojiet funkciju "Nelasītu ziņojumu ikona". Ja jums, tāpat kā jebkuram parastam cilvēkam, visu dienu ir atvērta pasta cilne, jūs vienmēr redzēsit, cik daudz nelasītu ziņojumu jums ir atlicis. Tas ir gadījumā, ja jums trūkst stresa.

Strādājiet bezsaistē

Ja izmantojat pārlūkprogrammu Google Chrome, jums ir iespēja strādāt ar pastu bezsaistē. Protams, jūs nevarēsiet nosūtīt un saņemt jaunas ziņas, taču jūs varat pārvietot vēstules no mapes uz mapi un izveidot melnrakstus. Lai iespējotu šo funkciju, dodieties uz Iestatījumi → Bezsaistē.

Piešķiriet sekretāram piekļuvi savam kontam

Ja jūs joprojām nevarat tikt galā ar vēstulēm, varat nodot visas šīs šausmas savai sekretārei. Lai to izdarītu, dodieties uz "Iestatījumi" → "Konti un importēšana", atlasiet "Piešķirt piekļuvi savam kontam" un pievienojiet citus Google lietotājus. Viņiem nebūs tiesību mainīt jūsu iestatījumus un paroli, taču viņi varēs lasīt, arhivēt ziņas un, protams, uz tiem atbildēt. Vēstule tiks parakstīta ar jūsu vārdu un sekretāres vārdu iekavās, lai izvairītos no neskaidrībām.

4. Kontrolējiet cilvēcisko faktoru

Bloķēt adreses

Daži mājienus nesaņem vispār. Par laimi, jūs varat bloķēt jebkuru personu (vai vietni) tikai ar pāris klikšķiem. Saņemot ziņojumu no personas, kuru vēlaties pievienot melnajam sarakstam, noklikšķiniet uz bultiņas augšējā labajā stūrī un atlasiet funkciju "Bloķēt lietotāju".

Tagad visi ziņojumi no šīs adreses nonāks tieši mēstuļu mapē.

Atrodiet vecos burtus

Vai vēlaties ātri atrast visus drauga ziņojumus vienlaikus? Vienkārši novietojiet kursoru virs sūtītāja vārda iesūtnē vai no konkrēta vēstule, un tiks parādīta kontakta kartīte. Pēc tam noklikšķiniet uz saites "Sarunas", lai skatītu visus šīs kontaktpersonas ziņojumus.

Atcelt nepareizi nosūtītās ziņas

Mēs visi esam nejauši sūtījuši vēstules uz nepareizo adresi kādā brīdī. Par laimi, pakalpojumā Gmail varat vienkārši atsaukt sūtīšanu. Dodieties uz sadaļu "Iestatījumi" → "Vispārīgi" un iespējojiet funkciju "Atsaukt sūtīšanu". Šeit jūs varat arī izvēlēties laika periodu sūtīšanas atcelšanai: no 5 līdz 30 sekundēm. Nākamajā reizē, kad nosūtīsit ziņojumu, augšpusē redzēsit “Atcelt”.

Izlaist grupas ziņojumus

Varat viegli iziet no grupas ziņojumu pavediena, noklikšķinot uz pogas Vēl un izvēloties Ignorēt. Tagad jūs izlaidīsit visus ziņojumus, izņemot tos, kuros esat vienīgais vēstules saņēmējs.

Ja vēlaties atgriezties pie grupas ziņojuma, meklēšanas lodziņā ievadiet vaicājumu ir: izslēgts, lai jūs redzētu visus ignorētos pavedienus. Pēc tam izvēlnē Vēl izvēlieties Neignorēt. Ja vien, protams, jums nemaz nav sevis žēl.

5. Ietaupiet laiku

Izveidojiet jaunus kontus, atrodoties ceļā

Pieņemsim, ka vēlaties ļoti rūpīgi filtrēt ziņojumus vai, piemēram, izveidot papildu kontu pakalpojumiem, kas jau izmanto jūsu galveno Gmail kontu. Šādā gadījumā varat izveidot virtuālu pasta adresi, kas saistīta ar galveno adresi, rakstīšanas laikā pirms simbola @ vienkārši pievienojot “+ jebkuru vārdu”. Piemēram, “jūsu adrese ir [email protected]”, lai iepirktos tiešsaistē.

Visi atbildes ziņojumi tiks nosūtīti uz jūsu galveno Gmail adresi.

Sūtiet ziņas miegā

Lieciet klientiem un kolēģiem domāt, ka esat maniakāls darbaholiķis, ieprogrammējot viņiem ziņojumu sūtīšanu naktī, izmantojot paplašinājumu, kas pieejams pārlūkprogrammai Chrome, Safari un Firefox. Izmantojot bezmaksas versiju, mēnesī varat nosūtīt līdz 10 ziņām.

Turklāt šis paplašinājums pārvērtīs jūsu e-pasta ziņojumus par atgādinājumiem un neparādīs tos iesūtnē, kamēr nebūsit gatavs uz tiem atbildēt. Tas ir ideāli piemērots, lai piektdienas vakarā radītu tukšas iesūtnes izskatu.

Automātiski atbildēt uz dublētiem pieprasījumiem

Ja kaitinoši klienti pārpludina jūs ar tāda paša veida pieprasījumiem, jums nav jāraksta viena un tā pati atbilde atkal un atkal. Vienkārši ieslēdziet funkciju "Atbilžu veidnes" sadaļā "Iestatījumi" → "Laboratorija". Nākamajā reizē, kad izdrukāsiet atbildi, saglabājiet to kā veidni un nosūtiet to visiem tiem pašiem pieprasījumiem.

6. Noklikšķiniet mazāk

Atlaidiet peli

Gandrīz visu pakalpojumā Gmail var paveikt, izmantojot tastatūru. Pamata īsinājumtaustiņi darbojas pēc noklusējuma, taču neaizmirstiet atvērt Iestatījumi → Vispārīgi un iespējot funkciju Tastatūras īsceļi. Saglabājiet izmaiņas un pēc tam noklikšķiniet uz jautājuma zīmes, lai redzētu iespējamos īsinājumtaustiņus.

Pārtrauciet pārbaudīt citas pastkastes

Sadaļā "Iestatījumi" → "Konti un importēšana" noklikšķiniet uz saites "Pievienot savu POP3 pasta kontu", un Gmail lejupielādēs jūsu pastu no citām pastkastēm. Pēc tam iestatiet ziņojumu sūtīšanu: varat atbildēt gan no savas Gmail adreses, gan no citām e-pasta adresēm.