Kā atbrīvoties no "rutīnas" un beidzot tikt galā ar stratēģiskiem uzdevumiem

2024 Autors: Malcolm Clapton | [email protected]. Pēdējoreiz modificēts: 2023-12-17 04:04

"Kas, ja ne es?" - tipiska doma, kas ievelk jūs rutīnā. Pareiza sagatavošanās palīdzēs atrast laiku patiešām svarīgajām lietām.

Organizācijas aktuālo notikumu vadība jeb operatīvā vadība ir nepieciešama projekta darba sastāvdaļa. Tas ietver, piemēram, ikdienas mijiedarbību ar padotajiem vai tūlītēju reaģēšanu uz visiem ienākošajiem uzdevumiem. Taču reālu labumu tas nes tikai tad, ja darbs tiek būvēts, balstoties uz pārdomātu un apstiprinātu stratēģiju, kas būtu jādara uzņēmuma īpašniekam. Pretējā gadījumā tas ir bezgalīgs, haotisks process, kas patērē visus resursus.

Jebkurā mācību grāmatā par vadības darbībām ir rakstīts, kā pareizi organizēt darbu: izstrādāt, ieviest un pēc tam deleģēt uzņēmuma operatīvās vadības sistēmu augstākajai vadībai. Bet praksē viss izrādās daudz sarežģītāk. Pirms jaunas vadības sistēmas ieviešanas ir svarīgi radīt nepieciešamos apstākļus.

Apmācīt personālu

Lai tiktu prom no "rutīnas", uzdevumi ir jādeleģē. Un darīt to, lai nepārtraukti netiktu novērsta kontrole.

Lai uzņēmums plauktu un īpašnieks varētu iesaistīties stratēģiskos uzdevumos, komandā jābūt proaktīviem vadītājiem un apzinīgiem izpildītājiem.

Darbinieku tipoloģijas sistēmu ir daudz, taču tās visas tā vai citādi ir saistītas ar to, ka uzņēmumā jāstrādā motivētiem un ieinteresētiem cilvēkiem. Tāpēc šajā posmā ir ļoti svarīgi veikt kvalitatīvu personāla novērtēšanu. Labākie veidi, kā atrisināt šo problēmu, ir veidi, kuros galvenais kritērijs ir sniegums, nevis kompetence. Piemēram, var izmantot metodi "360 grādi" – tas ir darbinieku, padoto, vadības, klientu un viņa paša novērtējums.

Ko darīt ar tiem, kuri ir izrādījušies neefektīvi darbinieki? Sākumā mēs centīsimies tos "salabot", tas ir, motivēt. Šeit ir jānoskaidro tie, kurus iedvesmo sasniegumi: viņi strādās jautrāk, ja viņiem tiks solīta balva. Bet tiem, kurus motivē sods, un tiem, kas uz stimulāciju vispār nereaģē (tas ir vēl sliktāk), ir jāatbrīvojas. Ir svarīgi, lai šis process būtu soli pa solim un nebūtu acīmredzams komandai. Pretējā gadījumā jums ir visas iespējas sabojāt uzņēmumu.

Pārējiem jums ir skaidri jānorāda priekšstats par to, ko jūs no viņiem sagaidāt, vai drīzāk, par ko jūs maksājat savu algu. Darbiniekam ir jāsaprot, ka viņa rīcība nes tādu peļņu uzņēmumam, kādēļ viņš saņem tādu algu un tādu piemaksu. Citiem vārdiem sakot, ieviest pārskatāmu materiālās motivācijas sistēmu, kuras pamatā ir darbības rādītāji – KPI (Key Performance Indicator).

Tikt galā ar finansēm

Tātad komanda tika sakārtota. Pāriesim pie jebkuram uzņēmējam visdegošākās tēmas – uzņēmuma finanses.

Dažkārt, īpaši straujas izaugsmes laikā, īpašnieks un augstākā vadība aizmirst par pašu svarīgāko – projekta ekonomiku. Lai jūs skaidri saprastu, kā nauda nāk un aiziet, jums ir jāveic vairākas procedūras.

• Aprēķiniet projekta vienības ekonomiku - vienas preču vai pakalpojumu vienības rentabilitāti vai zaudējumus vienam klientam. Tas ļaus saprast, kuri produkti ir jāstiprina, un no kuriem vispār jāatsakās, lai bizness kopumā saglabātu peļņu.
• Identificējiet un reklamējiet marginālāko produktu. Vadieties pēc principa: stiprināt stipro, lai attīstītu vājos. Ja nebūs peļņas, jums vienkārši nebūs resursu jauniem virzieniem.
• Pārbaudiet algas sarakstu (algas sarakstu), lai noskaidrotu atbilstību. Jūs būsiet pārsteigts, taču, pareizi aprēķinot projekta ekonomiku, var izrādīties, ka jums pietiks ar "divarpus ekskavatoru". Dažreiz tā vietā, lai paturētu trīs darbiniekus, labāk ir sadalīt (par papildu samaksu) papildu uzdevumu daļu starp diviem darbiniekiem - tas ievērojami ietaupīs algas.

Tas viss ir jādara, lai sagatavotu vidi uzbūvēto procesu nodošanai uzņēmuma augstākajai vadībai.

Standartizēt procesus

Pāriesim pie taktiskajām darbībām. Vai esat kādreiz domājuši, kāpēc darbinieki ātrās ēdināšanas restorānos ir tik ātri? Jo viņiem ir skaidri noteikti procesi: viņi zina, kādā secībā likt burgerus, kā pārvietoties pa virtuvi, lai nenodarītu pāri kolēģim, cik gramus mērces pievienot konkrētam ēdienam. Tas pats jādara ar jebkuru procesu jūsu uzņēmumā.

Varat sākt ar tiem pašiem darbiniekiem: rakstīt darba aprakstus. Vienkārši nelejupielādējiet no interneta, bet uzrakstiet tieši to, kas konkrētam jūsu uzņēmuma darbiniekam būtu jādara. Aprēķiniet arī KPI sistēmu - mēs jau runājām par nepieciešamību izmantot šo paņēmienu. Labāk, ja tas ir apstiprināts visiem darbiniekiem.

Pārdošanā noteikti ieviesiet CRM (Customer Relationship Management) sistēmu, lai nepalaistu garām nevienu klientu un nedarbotos, apejot standartus un kontrolsarakstus.

Ir nepieciešams regulēt visus procesus: no vienkāršākajiem uzdevumiem līdz sarežģītiem vadības lēmumiem. Protams, dažreiz noteikumus var pārkāpt, taču, pateicoties skaidrai koordinātu sistēmai, jūs nevarat uztraukties par to, kas notiek tajā vai citā uzņēmuma līmenī.

Ieviest automatizāciju

Standartizācijas procesā jūs identificēsit tās zonas, kuras var un vajadzētu automatizēt, tas ir, novērsīs nepieciešamību atkārtot viena veida darbības. Piemēram, saņemot ienākošo pieprasījumu, vadītājs ievada klienta datus CRM sistēmā, pēc tam kopē informāciju klientu apkalpošanas speciālistam programmā Excel un mārketinga vajadzībām pārsūta informāciju uz Google izklājlapām. Visas šīs manipulācijas var izvairīties un tādējādi būtiski palielināt darbinieku un ražošanas procesa efektivitāti kopumā.

Jūs būsiet pārsteigts, cik daudz laika un pūļu jūs varat ietaupīt, ja neizmantojat vadītāja darbu standarta aprēķiniem, bet vienu reizi tērējat gudram darbības risinājumam. Šādas sistēmas tagad pastāv CRM pārdošanai, grāmatvedības uzdevumiem un pat personāla atlasei.

Automatizējiet visu, ko varat. Tātad jūs izvairīsieties no nebeidzamām kļūdām cilvēciskā faktora dēļ, optimizēsiet procesus un, iespējams, ietaupīsiet uz algām.

Izveidot operatīvo vadību

Tātad jūs ieskauj motivēti darbinieki, kuri zina, kas viņiem jādara, lai iegūtu pienācīgu rezultātu. Jums ir skaidrs finanšu modelis, un jums ir priekšstats par to, kur pārvietoties, lai pastāvīgi palielinātu peļņu. Procesi uzņēmumā ir standartizēti un automatizēti.

Tagad jums ir jādeleģē darbības kontrole. Svarīgi: nepiesaistīt procesus vienai personai, lai nenostādītu sevi situācijā, kad jūsu bizness ir pilnībā atkarīgs no nolīgta vadītāja. Noņemot no sevis operatīvo vadību, neveidojiet vēl vienu polu, bet mēģiniet sadalīt uzdevumus vairākās dažādās jomās: piemēram, visus naudas jautājumus uzticiet finanšu nodaļai, bet darbu ar klientiem - apkalpošanas nodaļai.

Tagad jūs varat mierīgi iesaistīties stratēģiskajā vadībā. Taču noteikti pārbaudiet vismaz reizi ceturksnī, vai projekta vadības taktiskā daļa sakrīt ar jūsu īstenoto stratēģiju. Galu galā saprātīga kontrole ir stabila un ilgtermiņa uzņēmuma darba atslēga.