Kāpēc mēs nokavējam termiņus un kā to apturēt?

2024 Autors: Malcolm Clapton | [email protected]. Pēdējoreiz modificēts: 2023-12-17 04:04

Ja jūs apbēdina fakts, ka jums nekad nav laika iesniegt savus darbus laikā, tad steidzami izlasiet šo rakstu. Mēs izskaidrojam, kāpēc nokavēti termiņi nav jūsu vaina, un mēs pastāstām, kā joprojām ievērot termiņus.

Man patīk termiņi! Īpaši svilpe, ar kuru viņi laužas.

Rakstnieks Duglass Adamss

Mēs visi zinām, cik svarīga efektīvam darbam ir plānošana. Dažreiz mēs esam burtiski apsēsti ar viņu. Bet, kad ir pienācis laiks sākt īstenot uzdevumu sarakstu, mēs sākam tos atlikt, noturoties līdz pēdējai minūtei vai pat pilnībā izjaucot termiņus. Tas lielākā vai mazākā mērā notiek ar visiem. Un tam ir pamatojums, kas slēpjas mūsu domāšanas īpatnībās.

Kāpēc mēs nokavējam termiņus?

Jūs, iespējams, esat dzirdējuši par Sidnejas operas vēsturi, kuru bija plānots pabeigt 1963. gadā par 7 miljoniem ASV dolāru un beidzot tikai 10 gadus vēlāk, 1973. gadā. Turklāt teātra sākotnējais dizains ir piedzīvojis daudzas izmaiņas, un ēka ir kļuvusi mazāka, un rezultātā tika iztērēti 102 miljoni dolāru!

Dizaineri ir kļuvuši par upuri plaši izplatītai kļūdai: viņi nepareizi novērtēja, cik ilgi uzdevums prasīs. Atkal un atkal nācās atlikt termiņus un mainīt darba plānu, jo netika ņemtas vērā problēmas, kas ietekmēja projekta ātrumu.

Mūsu domāšana ir strukturēta tā, ka mēs plānojam tik daudz laika un naudas, cik nepieciešams, ja viss norit pēc labākā scenārija.

Taču ceļā neizbēgami ir šķēršļi, kuru rezultātā strauji pieaug darba apjoms. Tad nokavētos termiņus skaidrojam ar to, ka ir radušies neparedzēti apstākļi, nevis ar to, ka plānošanas stadijā nevarējām ņemt vērā to iestāšanās iespējamību.

Kāpēc mums tik un tā ir vajadzīgi termiņi?

Stingrie termiņi ne tikai nemitīgi laužas, bet arī sagādā lielu stresu projekta dalībniekiem, tāpēc varbūt labāk no tiem atteikties? Nē. Bieži vien termiņš ir vienīgais iemesls, kāpēc darbs vispār tiek uzsākts.

Iepriekš vārds beigu termiņš tika lietots, lai aprakstītu līniju ap cietumu, kuru pārsniedzot, ieslodzītie nevarēja aizlūgt ne dienu, ne nakti, jo sāpēja nekavējoties saņemt lodi.

Tagad termiņi ir saistīti tikai ar darbu, un to neveiksme neapdraud visas nodaļas izpildi. Bet būtība paliek nemainīga: jūsu produktivitātes vai projekta termiņš ir dzīvība vai nāve.

Darbs aizpilda tam atvēlēto laiku.

Parkinsona likums

Jebkurš uzdevums prasīs tik ilgi, cik jūs tam atvēlat. Tāpēc dažreiz mēs domājam, cik ātri mēs varam kaut ko paveikt. Tā paša iemesla dēļ mēs bieži esam pie iespēju robežas pēdējās minūtēs, lai pabeigtu to, kas bija atvēlēts vairākām dienām vai pat nedēļām.

Ņemot vērā Parkinsona likumu, mēs saprotam, ka, ja mēs nenosakām laika grafiku uzdevuma izpildei, tad mēs to darīsim mūžīgi!

Kā pārvarēt pastāvīgus termiņus

Kā tikt galā ar sliktu plānošanu un termiņu klātbūtni pārvērst savā labā? Tas būs ļoti grūti, jo mums būs jācīnās ar sistemātiskām mūsu domāšanas kļūdām. Taču, zinot, kā termiņi maina mūsu uzvedību, mēs varam būt produktīvāki.

Spilgts sākums

Sadalot darba slodzi pa mēnesi, nedēļu vai pat dienu iepriekš, norādiet perioda sākumu pēc iespējas ciešāk un pēc iespējas vairāk izkraujiet atlikušo laiku līdz noteiktajam termiņam.

Vispirms koncentrējieties uz grūtākajiem, svarīgākajiem un laikietilpīgākajiem projekta uzdevumiem. Jūs joprojām tos darīsit ilgāk, nekā gaidījāt. Pazemojiet sevi. Taču, pateicoties tavam aktīvajam sākumam, perioda beigās tev būs laiks, ko veltīsi neplānotu problēmu risināšanai un uzdevumu veikšanai.

Termiņa priekšvakarā jums nevajadzēs ar galvu nirt jaunos sarežģītos uzdevumos, saskaroties ar slazdiem, par kuriem jūs joprojām nezināt.

Papildu termiņš

Sev nosaki termiņu pāris dienas agrāk par reālo. Tā iesaka tirgotājs Metjū Gvajs no Zapjē. Ideāli, ja nezināt, cik daudz laika jums ir no personīgā termiņa līdz reālajam – viena vai trīs dienas. Bet šāda situācija ir slikti attēlota. Jūs, protams, joprojām atcerēsities, cik daudz laika jums ir atlicis, tāpēc tas prasīs gribasspēku, lai neizjauktu savus termiņus.

Izdomājiet sev kādu atlīdzību, ja darbu paveicat noteiktajā termiņā. Tomēr gandarījums par laikus izpildītiem uzdevumiem būs laba balva.

Publisks paziņojums

"Es svinīgi apņemos pabeigt rakstu līdz pieciem vakarā" - sakiet to nevis savā galvā, bet skaļi visam birojam. Tagad jūsu pašcieņa ir stājusies spēkā. Kas tev būs sāpīgāk: piespiest sevi aktīvi strādāt vai nokavēt termiņus un skaļi atzīties savā neveiksmē?

Rakstniece Evelīna Vo, uzsākot savu jauno romānu Atgriešanās Brideshedā, ir publiski paziņojusi: "Es sāku jaunu grāmatu un uzrakstīšu to pēc trim mēnešiem." Viņš neiekļāvās noteiktajā termiņā un vairākas reizes, atkal publiski, lūdza termiņu pārcelt. Tomēr romānu viņš pabeidza diezgan ātri, jo zināja, ka lasītāji atceras viņa solījumu un gaida, kad tas piepildīsies.

Pastāvīgi atgādinājumi par tuvojošos termiņu

Ja sākam strādāt pie liela projekta, tad laika posms parasti ir diezgan garš. Termiņš kļūst par kaut kādu abstrakciju – kaut kur ārā, kādreiz. Jo tuvāk, jo skaidrāk apzināmies, cik daudz laika mums ir atlicis, un varam adekvātāk salīdzināt tā apjomu un atlikušā darba apjomu.

Iestatiet sev regulārus atgādinājumus, kas pastāvīgi atgriezīs jūs realitātē, paziņojot, ka tuvojas X diena:

• izpildes termiņš beigsies pēc mēneša;
• nedēļa;
• trīs dienas;
• diena;
• 8 okok.

Jā, tas rada stresu, tas būs kaitinoši. Bet varbūt tas ir vienīgais veids, kā sevi stimulēt?

Jebkurš bizness vienmēr aizņem ilgāku laiku, nekā paredzēts, pat ievērojot Hofštates likumu.

Hofštatera likums

Šis komiskais rekursīvais likums, ko izstrādājis Ph. D. Douglas Hofstadter, runā par termiņu plānošanas neiespējamību. Termiņi burtiski ir radīti, lai tos izjauktu. Tomēr mēs ceram, ka mūsu padoms palīdzēs jums izvairīties no lietu virzīšanas līdz lūzuma punktam, kur pastāvīga termiņu neievērošana ārkārtīgi kaitē jūsu darba reputācijai un rada pastāvīgu stresu.