Leo Babauta: mani 10 e-pasta paradumi

2024 Autors: Malcolm Clapton | [email protected]. Pēdējoreiz modificēts: 2023-12-17 04:04

© foto

E-pasts var būt lielisks darba rīks, vai arī tas var kļūt par kaitinošu vilcināšanās avotu, un tieši tā jūs pats to izmantojat. Bija laiks, kad es pieteicu pilnīgu sava e-pasta bankrotu, un tagad es to pārbaudu 2-3 reizes dienā katru dienu, bet tas notiek ātri un efektīvi.

Esmu izveidojis vairākus ieradumus, kas man palīdz ļoti efektīvi strādāt ar savu pastu un labāk koncentrēties uz citiem svarīgiem darbiem. Un, godīgi sakot, mana iesūtne beidzot ir tukša, un tas ir lieliski. Šajā rakstā es pastāstīšu par 10 saviem ieradumiem. Tas nepavisam nenozīmē, ka jums ir akli jāseko viņiem, es tikai vēlos parādīt savu ceļu, un uz tā pamata jūs varat bruģēt savu. Tātad, šeit ir ieradumi, kas man darbojas:

Retāk meklējiet pastu

Es savu pastkastīti neturu vaļā visu dienu. Un es uz to skatos reti. Nonācu pie secinājuma, ja manā pastkastītē sakrājas 20-30 vēstules, tad pasaule nesabruks, tajā pašā laikā man būs viegli ātri apstrādāt tieši šo summu. Uzmanību! Es saku apstrādāt, nevis lasīt. Es atveru savu iesūtni, lai izkaisītu ziņas citās mapēs, nevis lai tās izlasītu un atstātu turpat.

Izkaisīt mapēs

Es atveru savu pastu un sāku pieņemt ātrus lēmumus: dzēst vai arhivēt, lasīt un nekavējoties atbildēt (ja tas aizņem mazāk nekā 2 minūtes) vai arhivēt, nosūtīt ātru atbildi un pēc tam arhivēt, pievienot savam uzdevumu sarakstam, lai to izdarītu vēlāk (atzīmējiet ar zvaigznīti un pēc tam arhivējiet). Jebkurā gadījumā NEKO nedrīkst atstāt iesūtnē.

Nekavējoties pievienojiet visu kalendāram

Ja pie manis atnāk vēstule ar datumu, kas jāatceras, es to uzreiz ierakstu kalendārā. Tikšanās klātienē vai Skype saruna, treniņš vai kas tāds, kas jāatceras tikai pēc nedēļas - viss uzreiz tiek nosūtīts kalendārā. Tagad tas ir mans labākais ieradums, tas ir novests līdz automātismam, un, pateicoties tam, es reti par kaut ko aizmirstu.

Izmantojiet "karsto taustiņus"

Es izmantoju Gmail, kas nodrošina dažādus īsinājumtaustiņus manam pastam. Patiesībā man vajadzēja tikai dažas minūtes, lai tos apgūtu, un tad muskuļu atmiņa atceras taustiņus.

Šeit ir manis izmantotie saīsnes:

"Gi" - atgriezties iesūtnē;

"E" - arhīvs;

"#" - dzēst;

"C" - izveidot jaunu ziņojumu;

"R" - atbilde;

"F" - uz priekšu;

"A" - atbildiet visiem;

"Gs" - dodieties uz atzīmēto;

"Tab + Return" - kad izveidoju ziņu, tad uzreiz nosūtiet un arhivējiet.

Iestatījumu izmantoju arī tad, kad pēc ziņas dzēšanas vai arhivēšanas automātiski pāreju uz nākamo, neatgriežoties iesūtnē, tas ļauj ātri pārvietoties pa ziņojumiem.

Rakstiet īsas vēstules

Mana atbilde uz vēstuli parasti ir 1-3 teikumi. Reti es rakstu vēstules, kas garākas par 5 teikumiem. Un tam ir jābūt pamatotam iemeslam. Ja man patiešām ir jāraksta daudz, es labāk to daru Google dokumentos un kopīgoju to ar pareizo personu. Īsa vēstule nozīmē ātru atbildi no adresāta, jo cilvēkam nav jābrien pa tavas daiļrunības džungļiem, lai notvertu un asimilētu galveno informāciju.

Ātri pievienojiet uzdevumus uzdevumu sarakstam

Daži cilvēki iesūtni izmanto kā uzdevumu sarakstu, taču tas nav piemērots šim nolūkam, un tālāk ir norādīts iemesls.

1. Veicamie uzdevumi tiek sajaukti ar citiem burtiem, un tad tos ir grūti izķert no pūļa.

2. Vēstules stāstā ne vienmēr ir ietverts konkrēts rīcības ceļvedis, taču, pamatojoties uz vēstuli, varat izvirzīt sev uzdevumu. Kad grasāties to pabeigt, jums būs vēlreiz jāizlasa vēstule, lai atcerētos, kādu konkrētu uzdevumu esat sev izvirzījis pēc tās izlasīšanas.

3. Katru reizi, kad meklējat savu pastu, lai noķertu citu uzdevumu, jūs saskaraties ar jauniem ziņojumiem, kas piesaista jūsu uzmanību un novērš uzmanību no galvenajiem uzdevumiem, izjaucot jūsu darba ritmu.

Vienkāršs un ērts uzdevumu saraksts ir parasts teksta dokuments, kurā varat pievienot uzdevumus no e-pastiem tikai ar pāris klikšķiem. Un darba laikā šāda lapa būs efektīvāks līdzeklis, jo nav visu laiku jāskatās iesūtnē.

Saglabājiet iesūtnē tikai nelasītās ziņas

Šis ir triks pieredzējušiem lietotājiem. Es uzlauzu savu Gmail iesūtni tā, ka tajā vairs nevar saglabāt lasītās ziņas. Tas nozīmē, ka, ja es atveru vēstuli un neiemetu to nevienā citā mapē, tad tā vienkārši pazudīs. Tas mani motivē nekavējoties pieņemt lēmumu, ko darīt ar šo vēstuli, pretējā gadījumā es to vienkārši pazaudēšu. Pateicoties šim specifiskajam iestatījumam, manā iesūtnē neuzkrājas atvērtie ziņojumi, kas pamazām kļūst par atkritumiem.

Nolikt malā lasīšanai

Bieži viņi man sūta saites uz rakstiem. Es nekavējoties nosūtu tos uz Instapaper, lai izlasītu vēlāk. Tāpēc es cenšos pavadīt mazāk laika pastam, jo bez tā man ir tik daudz interesantu lietu, ko lasīt.

Filtrējiet nežēlīgi

Kad manā iesūtnē parādās vēstule, kuru es negribētu redzēt, es ar to nekavējoties nodarbojos. Man nav slinkums atteikties no adresātu saraksta vai uzstādīt šim sūtītājam filtru. Un tas ievērojami samazina ienākošo e-pastu plūsmu. Es esmu nežēlīgs pret vēstulēm, kas aizsprosto manu iesūtni, un šis noteikums attiecas pat uz cilvēkiem, kuri mani pārāk traucē.

Vēstuļu apstrādes beigās aizveriet pastu

Izjauktas ziņas - aizveriet pastu un neatveriet vairākas stundas, līdz atkal būs pietiekami daudz vēstuļu.

Labu e-pasta ieradumu iegūšana ir laba lieta. Uzreiz pamanīsi, cik daudz mierīgāks esi kļuvis svarīgāku uzdevumu veikšanai, atbrīvojoties no uzmācīgās e-pasta pārbaudes ik pēc 10 minūtēm. Jūsu galva būs brīva jaunām domām, tiklīdz jūsu iesūtne būs brīva no nevajadzīgiem e-pastiem. Veiksmi!