Kā nebūt e-pasta vergam: 7 LinkedIn vadītāja padomi

2024 Autors: Malcolm Clapton | [email protected]. Pēdējoreiz modificēts: 2023-12-17 04:04

Liels skaits cilvēku katru dienu saskaras ar vienu un to pašu problēmu: e-pasts, kas paredzēts darba un komunikācijas procesu racionalizēšanai un organizēšanai, bieži pārvēršas par ļaunu pārraugu, liekot jums sekot līdzi ienākošajiem cilvēkiem, it kā jūs strādātu uz konveijera.. Tiklīdz tiek novērsta uzmanība, arvien uzkrātā informācija glītu un tīru pastkastīti ātri vien pārvērš par izgāztuvi, kuru sakopt būs grūtāk, jo ilgāk neatgriezīsies pie pasta.

Šodien mēs piedāvājam dažus vienkāršus padomus, kā pārvaldīt e-pasta mijiedarbību no Džefa Vainera, LinkedIn izpilddirektora. Šis dežurējošais vīrietis ik dienu ir spiests uzturēt sakarus ar simtiem cilvēku, un viņam ir vairākas viltības, kas ļauj nenoslīkt šajā informācijas lavīnā.

Mana iesūtne būtībā ir kļuvusi par manas darbplūsmas centrālo centru - es regulāri sazinos ar vairāk nekā 4300 darbiniekiem 26 pilsētās visā pasaulē, izmantojot pastu. Tas nenozīmē, ka es vienmēr esmu bijis e-pasta cienītājs vai ka man nav bijušas situācijas, kad mans darbs ar pastu atgādinātu Sīzifa darbu.

Lai nu kā, gadu gaitā esmu izstrādājis vairākas praktiskas vadlīnijas, kas ļāva man pāriet no jēdziena "pasts kontrolē mani" uz jēdzienu "es kontrolēju pastu".

1. Vēlaties saņemt mazāk pasta - sūtiet mazāk pasta

Šis padoms šķiet smieklīgi vienkāršs, it īpaši tik bieži sastopamas problēmas kontekstā, taču es to uzskatu par veiksmīgas e-pasta pārvaldības zelta likumu.

Šāds secinājums man radās, strādājot iepriekšējā uzņēmumā, kur uzņēmumu pameta divi ar mani visciešāk saistītie cilvēki. Viņi ļoti efektīvi sazinājās ar cilvēkiem, smagi strādāja un, kā izrādījās, sūtīja daudz pasta. Kamēr viņi strādāja uzņēmumā, korespondences apjoms, kas nāk caur e-pastu, šķita pilnīgi normāls, tomēr pēc viņu aiziešanas konstatēju, ka mana pasta trafika samazinājusies par aptuveni 20-30%.

Visa šī darbība pa pastu bija ne tikai viņu vēstules: tur bija manas atbildes uz tām, bet arī sarakstei bija pievienotas visu adresātu vēstules un atbildes. Bieži vien šīs ziņas neprasīja manu obligātu dalību diskusijā.

No tā brīža es izvirzīju sev skaidru nosacījumu – lieki nerakstīt. Rezultāts: mazāk pasta un vairāk pasūtījumu iesūtnē, neapdraudot darba aktivitātes. Kopš tā laika esmu mēģinājis neatkāpties no šī noteikuma.

2. Atzīmējiet neapstiprinātos e-pastus kā nelasītus

E-pasta atzīmēšana kā nelasīta ir būtiski mainījusi veidu, kā es strādāju ar pastu. Man pietiek ātri izšķirstīt ienākošās vēstules, uzreiz atbildēt uz steidzamākajām, nevajadzīgās izdzēst. Tie paši burti, pie kuriem vēlāk jāatgriežas, ja ir laiks, atzīmēju kā nelasītus. Tas novērš bailes, ka svarīga vēstule, kas izlasīta un atstāta bez atbildes, tiks aizmirsta un aprakta pastkastītes vēderā. Tāda pati pieeja ļauj mums ieviest sava veida ToDo sarakstu, pie kura man būs jāatgriežas vēlāk.

Es cenšos katru darba dienu pabeigt ar minimālu šādu gaidošu vēstuļu skaitu, un ideālā gadījumā tām nevajadzētu būt vispār. Ja šajā dienā man nav laika atgriezties pie viņiem, tad es sākšu ar viņiem nākamajā darba rītā.

3. Izveidojiet skaidru pasta sūtīšanas grafiku

Pēdējos gados mana dzīve darba dienās ritēja pēc diezgan skaidra grafika. Pamosties 5:00-5:30 no rīta, stunda līdz pastam, ziņu lasīšana, brokastis, spēlēšanās ar bērniem, treniņš, birojs, atnākšana mājās, bērnu nolikšana gulēt, vakariņas ar sievu, atpūta (parasti tā ir televizora skatīšanās ar pavadošo iesūtnes mapes tīrīšanu reklāmu un garlaicīgos brīžos).

Izrādījās, ka, pieturoties pie šāda grafika, varu viegli pārvaldīt pastu, tomēr, tiklīdz grafiks tiek nedaudz mainīts, pastkastītē sākas haoss.

Šajā gadījumā jūs nejutīsit pieaugošo spiedienu no apziņas, ka jūsu kaste pēkšņi paliks bez uzraudzības. Grafika ievērošana palīdzēs kontrolēt lietas. Tas palīdzēja Bendžaminam Franklinam, palīdz arī jums.

4. Izsaki sevi skaidrāk

Vai atceries sabojāto tālruņa spēli? Toreiz bija diezgan smieklīgi, bet tagad viss tiek izskatīts darba un biznesa koncepcijā, un spēlēm neatliek laika.

Vārdi ir ļoti svarīgi, un tie jāizvēlas ļoti rūpīgi, lai izvairītos no neskaidrībām un pārpratumiem. Jo skaidrāk un skaidrāk ir saprotams jūsu teksts, jo mazāka iespēja, ka saņemsiet otru vēstuli ar lūgumu precizēt pirmo.

5. Padomājiet par adresātiem

Bieži vien šķiet, ka laukus To un Cc daudzi uztver kā vienādus. Faktiski ar viņu palīdzību jūs varat nepārprotami pateikt, no kura adresāta jūs sagaidāt atbildi un kam tika nosūtīta vēstules kopija, lai viņš būtu informēts.

Faktiski, neizceļot adresātus, no kuriem tiek prasīta atbilde, ir ātrākais veids, kā sarakstē radīt paniku un apjukumu. 6 adresāti 1 adresāta vietā un 5 kopijas ir 5 papildu iespējamās atbildes, no kurām katra var izaugt veselā atsevišķā vēstuļu ķēdē.

6. Apstipriniet saņemšanu

Ja esat norādīts kā adresāts, un vēstule patiešām ir adresēta jums, tad neesiet slinks informēt sūtītāju, ka esat saņēmis vēstuli. Daudz vārdu nevajag, pietiks ar vienkāršu "saņemts" vai "saņemts". Tas kļūs par zīmi, ka esat saņēmis informāciju pilnībā un pienācīgā apjomā un ka sūtītājam vairs nav jāsūta jums kaut kas cits par to pašu tēmu.

Ja neesat apstiprinājis vēstules saņemšanu, sūtītājs par vēstuli pilnībā nezina. Varbūt tas ir pazudis jūsu kastes dziļumos? Ja šī ir svarīga informācija, tad šaubas un satraukums liks sūtītājam rakstīt jums vēl vienu vēstuli ar lūgumu apstiprināt pirmās vēstules saņemšanu vai arī pajautāt kādam citam par jūsu atrašanos darba vietā. Tiek iesaistīti papildu cilvēki, tiek sūtītas un saņemtas papildu vēstules.

7. Sargājiet emocijas no pasta

E-pasts var būt noderīgs rīks, ja to lieto pareizi. Tas var arī kļūt par postošu spēku, ja to izmanto nepareizi. Visizplatītākais piemērs ir pasta izmantošana, lai apspriestu strīdīgus, pretrunīgus un jutīgus jautājumus.

Mani nebeidz pārsteigt, kā cilvēki sarakstē lieto tādus vārdus un izteicienus, ko nekad neteiktu vienas un tās pašas auditorijas priekšā.

Ja pēkšņi atrodaties šādā sarakstē, dariet vienu vienkāršu lietu - pārtrauciet. Strīdu vai konfliktu var atrisināt, paceļot klausuli un zvanot adresātam vai personīgi tiekoties ar viņu. Ar tik delikātām lietām tekstuālā sarakstē nevajadzētu nodarboties. Tekstā nav izteikta emocionālā sastāvdaļa, intonācija un citas svarīgas lietas, kas var būt izšķirošas konstruktīvam jautājuma risinājumam.

(izmantojot Džefu Vaineru)