Kā organizēt savu dienu: produktivitātes ģēniju paņēmieni

2024 Autors: Malcolm Clapton | [email protected]. Pēdējoreiz modificēts: 2023-12-17 04:04

Laiks ir trūcīgs un neaizstājams resurss. Iemācieties to saprātīgi izmantot.

Bendžamina Franklina metode

Bendžamins Franklins bija ziepju ražotāja dēls, taču, pateicoties pašorganizācijai un disciplīnai, viņš guva panākumus daudzās jomās: politikā, diplomātijā, zinātnē, žurnālistikā. Viņš ir viens no Amerikas Savienoto Valstu dibinātājiem – piedalījies Neatkarības deklarācijas un valsts konstitūcijas izveidē.

Franklina portrets ir attēlots uz 100 USD banknotes, lai gan viņš nekad nav bijis Amerikas Savienoto Valstu prezidents. Viņam tiek piešķirta autorība tādām frāzēm kā "Laiks ir nauda" un "Neatlieciet uz rītdienu to, ko varat izdarīt šodien".

Laiks Franklinam patiešām bija svarīgs.

Vai tu mīli dzīvi? Tad netērējiet laiku, jo laiks ir audums, kas veido dzīvi. Bendžamins Franklins

20 gadu vecumā Franklins izstrādāja sev laika vadības sistēmu, ko izmantoja visu mūžu. Laikabiedri to sauca par "Franklina piramīdu" (dažkārt saukta arī par "ražīguma piramīdu" - produktivitātes piramīdu).

Piramīdas pamatā ir dzīves vērtības. Tās ir morāles vadlīnijas jebkuru problēmu risināšanā. Franklins tos sauca par tikumiem.

Sev viņš identificēja 13 tikumus: atturība, klusēšana, kārtības mīlestība, izlēmība, taupība, smags darbs, sirsnība, taisnīgums, mērenība, tīrība, mierīgums, šķīstība un lēnprātība.

Lai katru dienu strādātu pie sevis, Frenklins izveidoja īpašu piezīmju grāmatiņu, kurā viņš paņēma lapu katram dzīves principam. Katru lapu viņš ierindoja septiņās kolonnās (nedēļas dienās). Pēc tam viņš novilka 13 horizontālas līnijas atbilstoši tikumu skaitam.

Tā viņš katru dienu koncentrējās uz kādu no tikumiem un vakaros laukumos atzīmēja pieļautās kļūdas ceļā uz "morālo pilnību".

Nākamais Franklina piramīdas pakāpiens ir globāls mērķis. Tas ir balstīts uz dzīves principiem un atbild uz jautājumu: "Ko es vēlos sasniegt līdz N vecumam?" Globāls mērķis ārstam, piemēram, var būt vēlme kļūt par nodaļas vadītāju līdz 35 gadu vecumam, bet vadītājam – uzsākt savu starta uzņēmumu.

Bendžamins Franklins patiešām ir uzdevumu plānošanas priekštecis. Viņš vienmēr ievēroja rutīnu un burtiski rakstīja katru savu soli. Tāpēc tālāk viņa piramīdā ir:

• ģenerālplāns - soli pa solim instrukcijas globāla mērķa sasniegšanai;
• ilgtermiņa plāns - mērķi nākamajiem 3-5 gadiem;
• īstermiņa plāns - uzdevumi nākamajam gadam un mēnesim;
• plānošana nedēļai un dienai.

Visi piramīdas pakāpieni atrodas secīgi – katrs nākamais balstās uz iepriekšējo.

Izvade

Lai sakārtotu savu dienu pēc Franklina metodes, ir jānosaka dzīves pamatprincipi, jāizvirza globāls mērķis un jāsastāda plāns tā sasniegšanai.

Ilgtermiņa un īstermiņa plānošanai var izmantot kādu no elektroniskajiem rīkiem vai izveidot papīra burtnīcu un ieviest "Ātro piezīmju" sistēmu.

Stīvena Koveja metode

Stīvens Kovijs tiek uzskatīts par vienu no Franklina sistēmas piekritējiem. Viņš ir starptautiski atzīts eksperts un treneris vadības jomā. Kovijs ir profesionāls runātājs un daudzu grāmatu autors. Viens no tiem tika iekļauts žurnāla Time ietekmīgākās biznesa literatūras sarakstā.

Šī ir grāmata Septiņi ļoti efektīvu cilvēku ieradumi, kas apsteidz savu laiku. Kovijs to uzrakstīja 1989. gadā, taču tas kļuva par bestselleru tikai tad, kad tas tika atkārtoti izdots 2004. gadā.

Koveja koncepcijas pamatā ir septiņu prasmju secība.

1. Asiniet zāģi, tas ir, pastāvīgi pilnveidojiet sevi.
2. Panākt sinerģiju, tas ir, tiekties uz abpusēji izdevīgu mijiedarbību.
3. Esiet proaktīvs.
4. Mēģiniet vispirms dzirdēt un tikai pēc tam - tikt sadzirdētam.
5. Sāciet, iztēlojoties gala mērķi.
6. Padomājiet par Win-Win.
7. Vispirms dariet to, kas vispirms jādara.

Pēdējo prasmi palīdzēs īstenot uzdevumu sadales un prioritāšu noteikšanas matrica. Kovijs to aizņēmās no ASV 34. prezidenta Dvaita Deivida Eizenhauera.

Visi uzdevumi ir sadalīti četrās grupās:

1. Steidzami un svarīgi (jāveic pēc iespējas ātrāk);
2. Nesteidzami svarīgi (stratēģiski uzdevumi ar tālu termiņu);
3. Steidzami nesvarīgi (jums tas jādara ātri, bet jūs varat to atlikt vai nedarīt pats);
4. Nav steidzami un nesvarīgi (kā likums, šādas lietas var dzēst vai uzticēt trešajām personām).

Pēc Koveja teiktā, veiksmīgi cilvēki reti nonāk laika grūtībās, jo ātri tiek galā ar 1. un 3. kategorijas uzdevumiem un bez žēluma upurē lietas no 4. Tajā pašā laikā 60-80% sava laika un enerģijas velta risinot uzdevumus no 2. laukuma, jo tie ir progresa lokomotīve.

Izvade

Lai darbotos efektīvāk, dienas beigās vai sākumā pierakstiet savus uzdevumus un nosakiet to prioritātes, izmantojot Eizenhauera matricu (vai Koveja matricu, atkarībā no tā, kuru vēlaties). Lai to izdarītu, varat izmantot lietotni Eisenhower (iOS) vai MyEffectivenessHabits (Android). Centieties saglabāt proporciju: 40% - svarīgas steidzamas lietas, 60% - svarīgas, kas nav steidzamas.

Tima Ferisa metode

Timotijs Feriss ir populārs produktivitātes guru. Viņa publisko uzstāšanos ieraksti savāc miljoniem skatījumu, un grāmatas tiek pārdotas tādā pašā milzīgā tirāžā.

Nav brīnums – kurš gan negrib "strādāt 4 stundas nedēļā, nečakarējoties ofisā" no zvana līdz zvanam "un tai pat laikā dzīvot jebkur un kļūt bagātam"? Ferisa grāmata ar tādu pašu nosaukumu ir kļuvusi par pirmo numuru The New York Times un The Wall Street Journal bestselleru sarakstos.

Viņa metode balstās uz diviem pīlāriem:

1. Pareto likums: 20% no piepūles dod 80% no rezultāta, bet atlikušie 80% no piepūles - tikai 20% no rezultāta. Tas nozīmē koncentrēties uz darbībām, kas patiešām ir svarīgas.
2. Parkinsona likums: darbs aizpilda visu tam atvēlēto laiku. Tas nozīmē, ka uzdevumam ir jāpiešķir tieši tik daudz, cik nepieciešams tā izpildei.

Jums nav jāpagarina sava darba diena, lai paveiktu vairāk. Gluži pretēji, saīsiniet to, koncentrējieties tikai uz to, kas patiešām ir svarīgs. Atmetiet visu pārējo, izmantojiet ārpakalpojumus vai deleģējiet to.

Ferrisa pieeja seko plānošanas tehnikai 1-3-5. Tās būtība ir vienkārša: veicamo darbu sarakstam tiek pievienota viena svarīga lieta, trīs vidējie un piecas mazas. Kopā deviņas. Tie ir a priori izplatīti pēc steidzamības, kas palīdz atbrīvoties no avārijas sajūtas.

Ferriss ir daudzuzdevumu un informācijas pārslodzes pretinieks. Ja vienlaikus tiek darīts vairākas lietas, uzmanība tiek defokusēta. Rezultātā produktivitāte nevis pieaug, bet samazinās. Tas pats attiecas uz nepārtrauktu informācijas uzņemšanu. Pastāvīga pasta, tūlītējo ziņnešu un sociālo tīklu pārbaude tikai rada nepatiesu sajūtu, bet netuvina to mērķim.

Bet stress, gluži otrādi, Feriss uzskata par mūsu palīgiem.

Bailes ir rādītājs. Bailes ir mūsu draugs. Brīžiem parāda, ko nedrīkst darīt, bet biežāk parāda, ko tieši ir vērts darīt. Tims Feriss

Jāpiebilst, ka Tims Feriss nav viens, kurš tiecas pēc produktivitātes, strādājot mazāk. Stīvers Robinss, grāmatas 9 soļi, lai strādātu mazāk un iegūtu vairāk autors, iesaka “aktīvo dienu” metodi, kurā noteiktā dienā iecelt sev “sargsuni”, lai izsekotu savam progresam.

Izvade

Šī metode ir paredzēta jums, ja nevarat ievērot stingru grafiku un veicamo darbu saraksti jums neder. Sakārtojiet savu dienu tā, lai 20% laika aizņemtu visgrūtākās un svarīgākās lietas. Lai pārējais iet savu gaitu. Citiem vārdiem sakot, ja jums ir nepieciešams rīkot biznesa tikšanos, jums ir jāizvēlas diena, laiks, ilgums un stingri jāievēro grafiks. Atlikušo dienas daļu var veltīt jebkuram nepabeigtam darbam.

Gļeba Arhangeļska metode

Gļebs Arhangeļskis ir eksperts laika vadības jomā, tāda paša nosaukuma uzņēmuma dibinātājs un vadītājs. Tā īpatnība ir nevis oriģinālu izstrādņu veidošanā, bet gan tajā, ka tā vienkāršā un pieejamā veidā izklāsta laika plānošanas metodes, pielāgojot tās sadzīves realitātei.

Arhangeļskis ir vairāku populāru biznesa grāmatu autors: Job 2.0: Breakthrough to Free Time, Formula of Time, Time Drive un citas.

Pēdējais ir vispopulārākais. Time Drive pēta plānošanas, mērķu noteikšanas un motivācijas nozīmi, kā arī jaudīgus laika pārvaldības un kavēšanās novēršanas paņēmienus.

• "Vardes". Ikvienam ir garlaicīgi uzdevumi, kurus pastāvīgi atliek uz vēlāku laiku. Šīs nepatīkamās izdarības sakrājas un psiholoģiski sasmalcina. Bet, ja katru rītu sākat ar "vardes ēšanu", tas ir, vispirms veicat kādu neinteresantu uzdevumu un pēc tam pārejiet pie pārējām, tad pamazām lietas tiks sakārtotas.
• "Enkuri". Tās ir materiālas pieķeršanās (mūzika, krāsa, kustība), kas saistītas ar noteiktu emocionālo stāvokli. “Enkuri” ir nepieciešami, lai noskaņotos konkrētas problēmas risinājumam. Piemēram, var pieradināt strādāt ar pastu pie klasiskās mūzikas, un ikreiz, kad ir slinkums izlādēt iesūtni, vienkārši jāieslēdz Mocarts vai Bēthovens, lai noķertu vēlamo psiholoģisko vilni.
• Ziloņa steiks. Jo lielāks uzdevums (rakstīt disertāciju, apgūt svešvalodu utt.) un jo īsāks termiņš, jo grūtāk ir sākt. Tas ir mērogs, kas jūs biedē: nav skaidrs, ar ko sākt, vai jums ir pietiekami daudz spēka. Šādus uzdevumus sauc par "ziloņiem". Vienīgais veids, kā "apēst ziloni", ir no tā pagatavot "steikus", tas ir, sadalīt lielu biznesu vairākos mazos.

Zīmīgi, ka Gļebs Arhangeļskis lielu uzmanību pievērš ne tikai darba procesu racionalizēšanai, bet arī atpūtai (viņa bestsellera pilns nosaukums ir “Time Drive: How to Manage to Live and Work”). Viņš ir pārliecināts, ka bez labas atpūtas, kurā ietilpst veselīgs miegs un fiziskās aktivitātes, nav iespējams būt produktīvam.

Izvade

Plānojiet savu katru dienu. Todoist, Wunderlist, TickTick un citas līdzīgas programmas un pakalpojumi jums palīdzēs. Sadaliet sarežģītus liela mēroga uzdevumus vienkāršos mazos. No rīta dari visnepatīkamāko darbu, lai atlikušajā laikā vari darīt tikai to, kas patīk. Izstrādājiet trigerus, lai palīdzētu jums tikt galā ar slinkumu, un neaizmirstiet savā grafikā iekļaut atpūtu.

Frančesko Kirilo metode

Iespējams, jūs neesat pazīstams ar vārdu Frančesko Cirillo, taču jūs, iespējams, esat dzirdējuši par Pomodoro. Cirillo ir šīs slavenās laika pārvaldības tehnikas autors. Savulaik Frančesko bija problēmas ar mācībām: jauneklis nekādi nevarēja koncentrēties, visu laiku bija apjucis. Palīdzēja vienkāršs virtuves taimeris tomāta formā.

Pomodoro metodes būtība ir tāda, ka darbam atvēlētais laiks ir "pomodoro". Viens tomāts = 30 minūtes (25 minūtes darbam un 5 atpūtai). Mēs iedarbinām taimeri un strādājam ar maksimālu efektivitāti un minimālu uzmanības novēršanu 25 minūtes. Atskan signāls – pienācis piecu minūšu pārtraukums. Tad mēs atkal iedarbinām taimeri.

Tādējādi produktivitāti mēra pēc dienā veikto "tomātu" skaita. Jo lielāks, jo labāk.

Lai netērētu 25 minūtes, domājot par sevi, iepriekš jāsastāda uzdevumu saraksts. Tajā var atzīmēt arī veselu "tomātu" skaitu (uzdevuma priekšā tiek likts krusts) un traucējošos (liek apostrofu). Tas ļauj noteikt, cik ilgs laiks bija nepieciešams uzdevuma izpildei un cik tas bija grūti.

Pomodoro metode ir pieejama un elastīga. Ja vēlaties - saglabājiet veicamo darbu sarakstu uz papīra un mēriet 25 minūšu segmentus ar virtuves taimeri, vai arī, ja vēlaties - izmantojiet speciālos pakalpojumus un aplikācijas.

Windows	OS X un iOS	Android

Pēc Cirillo teiktā, optimālais "tomāta" ilgums ir 20–35 minūtes. Bet, apgūstot tehniku, jūs varat eksperimentēt un mainīt intervālus pats.

Detalizēti var iepazīties ar Frančesko Kirilo metodi.

Izvade

Dienas sākumā izveidojiet veicamo darbu sarakstu un sekojiet līdzi pomodoros. Ja 25 minūšu laikā esat apjucis, blakus uzdevumam ievietojiet simbolu “. Ja laiks ir beidzies, bet uzdevums vēl nav izpildīts, ielieciet + un veltiet tam nākamo "tomātu". Piecu minūšu pārtraukumā pilnībā pārslēdzieties no darba uz atpūtu: staigājiet, klausieties mūziku, dzeriet kafiju.

Tātad, šeit ir piecas pamata laika pārvaldības sistēmas, ar kurām varat organizēt savu dienu. Jūs varat tos izpētīt sīkāk un kļūt par apoloģētu kādam no paņēmieniem, vai arī varat izstrādāt savu, apvienojot dažādas tehnikas un paņēmienus.

GTD – alternatīva laika pārvaldībai

Deivids Alens, GTD metodoloģijas radītājs, ir viens no slavenākajiem personīgās efektivitātes teorētiķiem. Viņa grāmatu “Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity” žurnāls Time atzina par labāko desmitgades biznesa grāmatu.

Termins Getting Things Done ir populārs vārds, un daudzi cilvēki to kļūdaini pielīdzina laika pārvaldībai. Bet pat pats Alens GTD sauc par "paņēmienu personīgās efektivitātes uzlabošanai".

Lūk, kā Vjačeslavs Sukhomļinovs, eksperts šajā jautājumā, paskaidroja atšķirību starp laika pārvaldību un GTD.

Vjačeslavs Sukhomļinovs Restorāna holdinga izpilddirektors. GTD praktisko lietojumu eksperts nav laika pārvaldība. Laika pārvaldība nav iespējama. Ikvienam dienā ir vienāds stundu skaits. Svarīgs nav laika daudzums, bet gan tas, ar ko jūs to piepildāt. Jums ir jāspēj apstrādāt lielas ienākošās informācijas plūsmas, noteikt, kādas darbības ir nepieciešamas mērķu sasniegšanai, un, protams, rīkoties. GTD ir tieši par to. Tas ir noteikts domāšanas un dzīvesveids. Un GTD ir arī par plūsmas stāvokli un psiholoģiskā stresa mazināšanu.

Vai esat gatavs strīdēties? Laipni lūdzam komentāros. Kas, jūsuprāt, ir vairāk par GTD – laika vadība vai personīgā efektivitāte? Pastāstiet mums arī, kādi paņēmieni palīdz organizēt savu dienu.