5 padomi, kas palīdzēs organizēt savu darba dienu

2024 Autors: Malcolm Clapton | [email protected]. Pēdējoreiz modificēts: 2023-12-17 04:04

Vienkārši triki, kas jūs izglābs, ja jums pastāvīgi nekam nepietiks laika.

1. Nosakiet prioritātes

Ir ļoti vienkāršs, bet efektīvs veids, kā klasificēt savas lietas pēc steidzamības un svarīguma. Šī ir ķēde, ko sauc par Eizenhauera matricu. To izgudroja Dvaits D. Eizenhauers, Amerikas prezidents, ASV armijas ģenerālis un vienkārši ļoti produktīvs cilvēks.

Man ir divu veidu lietas: steidzamas un svarīgas. Svarīgas lietas reti ir steidzamas, un steidzamas reti ir svarīgas.

Dvaits D. Eizenhauers

Eizenhauera matricai ir četras sadaļas. Horizontālā ass parāda lietas steidzamību, bet vertikālā ass parāda svarīgumu. Matrica ļauj viegli sakārtot visus savus uzdevumus kategorijās: “Nav steidzami un nav svarīgi”, “Steidzams, bet nav svarīgi”, “Svarīgi un nav steidzami” vai “Steidzams un svarīgs”.

Mēģiniet noteikt Eizenhauera matricas prioritāti, un jūs būsiet pārsteigti, cik daudz laika veltāt steidzamām, bet ne īpaši svarīgām lietām. Piemēram, bezgalīgas ziņas no kolēģiem vai telefona zvani, kas tikai novērš jūsu uzmanību no steidzamiem uzdevumiem.

Velti laiku pareizajām lietām. Ja ir kaut kas svarīgs un steidzams, dariet to nekavējoties. Plānojiet svarīgus, bet ne steidzamus darbus, novērtējiet aptuveno to izpildes laiku un izlemiet, kad to darīsiet. Nesvarīgas, bet steidzamas lietas var deleģēt kādam citam. Nesteidzīgus un nesvarīgus darbus atlikt uz vēlāku laiku vai atteikties no tiem vispār.

2. Veltiet laiku dziļam darbam

Riska kapitālists Sems Altmans reiz teica: "Digitālā uzmanības novēršana ir viena no mūsu laika lielākajām psiholoģiskajām problēmām." Padomājiet: mēs pārbaudām savus viedtālruņus vidēji 50 reizes dienā. Un, pēc zinātnieka un rakstnieka Kala Ņūporta domām, tas būtiski pasliktina mūsu spēju skaidri domāt un būt radošiem.

Savā “Strādāt ar galvu. IT speciālista panākumu modeļi”viņš iepazīstina ar „dziļa darba” jēdzienu. Šāda veida darbs nozīmē pilnīgu koncentrēšanos un iedziļināšanos konkrētā uzdevumā. Nav traucēkļu – maksimāla piepūle un koncentrēšanās. Tas ir vienīgais veids, kā jūs varat veikt patiešām sarežģītus uzdevumus ar atbilstošu kvalitātes līmeni.

Ņūports citē taktiku, ko izmantoja viņa kolēģis, Pensilvānijas universitātes profesors Ādams Grants. Rudens semestri viņš velta mācīšanai, bet pavasari un vasaru pētniecībai, un nekad nesajauc abus. Intensīvas izpētes laikā profesors pakļauj sevi pilnīgai izolācijai, lai studenti viņam netraucētu.

Visticamāk, ka jums nav iespējas iet to pašu ceļu un vairākus mēnešus slēpties no kairinājuma avotiem. Neesiet drosmi: jums nav jāiegrimst "dziļā darbā" visu semestri. Newport izveidojiet savu grafiku, pamatojoties uz jūsu personīgajām vēlmēm.

Izlemiet, kurā laikā jūtaties visenerģiskākais un modrākais, un tieši tad veiciet visgrūtāko darbu, izslēdzot viedtālruni un atsakoties pārbaudīt e-pastu. Piemēram, pats Ņūports sāk strādāt agri no rīta, bet nekad to nedara pēc pulksten 17:30.

3. Aprēķiniet tikšanās laikus

Pols Grehems, starta inkubatora Y Combinator līdzdibinātājs, norādīja, ka pastāv divu veidu darba grafiki: "vadītāja" grafiks un "radītāja" grafiks.

Pirmā iespēja ir organizatoriem un priekšniekiem. Viņuprāt, darba laiks ir viegli pārvaldāms. Diena jāsadala stundu intervālos. Un, kad parādās jauns uzdevums, jūs vienkārši atvēlat tam pāris stundas, atzīmējot to organizatorā. Tādējādi, ja "menedžerim" ir nepieciešams ieplānot laiku biznesa tikšanās vai prāta vētras sesijai, viņš ieskatās savā kalendārā, atrod brīvu stundu un savāc kolēģus.

Bet "radītājiem" šādas tikšanās, pat iepriekš plānotas, ir katastrofa. Galu galā radoši cilvēki, programmētāji, rakstnieki vai mākslinieki nedala savu grafiku kā "menedžeri". Viņiem parasti ir jāizmanto vismaz puse dienas, lai izpildītu uzdevumus, un vienā stundā viņi labākajā gadījumā tikai iesildās. Un, kad darba gaitā “radītājiem” nākas atrauties un doties uz tikšanos ar kolēģiem, viņi izkrīt no sava ritma un tad viņiem ir ļoti grūti atgriezties pie uzdevuma.

Pārvaldnieka grafiks un veidotāja grafiks darbojas lieliski. Bet, kad tie krustojas, sākas problēmas.

Pols Grehems

Tāpēc, ja esat vadītājs, iepriekš noskaidrojiet no saviem padotajiem, kad labāk organizēt kopīgas tikšanās, lai netraucētu cilvēkus no darba visnepiemērotākajos brīžos.

4. Kontrolējiet savu enerģijas patēriņu

Tonijs Švarcs un Džims Lūrs dzīvē ar pilnu jaudu! apgalvo, ka produktīva strādnieka galvenais resurss nav laiks, bet gan enerģija. Sarežģītam uzdevumam var veltīt veselu dienu, bet, ja pietrūkst fizisko un garīgo spēku, tu stagnēsi un neko lietderīgu nedarīsi. Bet, kad jums ir pietiekami daudz iekšējās enerģijas, jūs varat tikt galā ar sarežģītu lietu pāris stundu laikā, bet atlikušo dienas daļu veltīt kaut kam vienkāršākam.

Švarcs un Lērs izšķir četrus enerģijas veidus: fizisko, emocionālo, garīgo un garīgo. Un, ja kādu no tiem palaidīsit garām, jūsu produktivitāte samazināsies.

• Fiziskā enerģija tieši ietekmē jūsu spēju reaģēt uz vidi un pieņemt pareizos lēmumus. Šī resursa trūkums ir saistīts ar sliktu uzturu, miega trūkumu un nogurumu.
• Emocionālā enerģija ietekmē spēju pareizi pārvaldīt savas emocijas stresa situācijās.
• Garīgā enerģija ļauj koncentrēties uz vienu uzdevumu un nenovērsties. Cilvēks ar lielu tā krājumu spēj koncentrēties pat stresa situācijā, kad visi apkārtējie cenšas novērst viņa uzmanību.
• Garīgā enerģija ļauj savā darbībā saskatīt mērķi, lai saglabātu motivāciju. Viņa veicina entuziasmu, izturību un apņemšanos.

Lai uzturētu visus četrus rādītājus pareizā līmenī, ēdiet pareizi, pietiekami guliet un vingrojiet (vingrošana stimulē smadzeņu darbību). Un izmantojiet vienkāršus paņēmienus, lai papildinātu enerģiju.

Dzīve nav maratons. Dzīve ir sprintu sērija.

Tonijs Švarcs

Laba metode, kā pārmaiņus starp darbu pilnībā iegremdēt un īsu atpūtu, ir Pomodoro tehnika, kas lieliski atbilst Cal Newport Deep Work koncepcijai. Princips ir vienkāršs: mēs mērojam 25 minūtes ar taimeri un visu šo laiku veicam vienu svarīgu uzdevumu bez traucējumiem. Pēc tam - pārtraukums uz 5 minūtēm. Šajā laikā mēs atjaunojam enerģiju. Pēc tam atkārtojam ciklu vēl četras reizes un paņemam ilgu 20 minūšu pārtraukumu.

5. Brokastīs ēd vardes

Ar visiem kādreiz ir gadījies šādi: jūs saskaraties ar kādu uzdevumu, kas jums jāpabeidz, bet jūs patiešām nevēlaties to darīt. Jūs sākat to atlikt, un, tuvojoties termiņam, tas arvien vairāk karājas pār jums, novēršot uzmanību no citām lietām un liekot jums atkal uztraukties.

Populārais rakstnieks Braiens Treisijs šīs problēmas sauc par "vardēm". Un viņš iesaka tos neatlikt uz vēlāku laiku, bet darīt pēc iespējas agrāk.

Ja no rīta apēdīsi vardi, pārējā diena solās būt brīnišķīga, jo šodienas ļaunākais ir beidzies.

Marks Tvens

Atbrīvojoties no grūta uzdevuma, jūs sajutīsiet gandarījumu, gūsit pozitīvas enerģijas lādiņu atlikušajai dienas daļai un ar tīru sirdsapziņu varēsiet pāriet pie nākamajiem saraksta punktiem.