7 uzdevumu saraksta kļūdas, kas kavē jūsu produktivitāti

2024 Autors: Malcolm Clapton | [email protected]. Pēdējoreiz modificēts: 2023-12-17 04:04

Pēc ekspertu domām, no šīm aktivitātēm vajadzētu izvairīties, lai maksimāli izmantotu veicamo darbu sarakstu.

1. Izveidojiet sarakstu no rīta

Šķiet dabiski no rīta pierakstīt dienas plānus. Tomēr jau ir par vēlu. Tā saka Eilīna Rota, grāmatas Organization for Dummies autore. "Ja no rīta izveidojat uzdevumu sarakstu un pulksten 8:00 jums ir tikšanās otrā pilsētas malā, tad visticamāk, ka jums tam neatliks laika," viņa saka.

Dienas beigās izveidojiet sarakstu. Tas ļaus jums atstāt darba lietas un atpūsties mierā. “Tu dodies mājās no darba un vairs nedomā par darāmo darbu sarakstu, jo tu to jau esi sastādījis un zini, kas tev rīt būs jāpaveic. Jūsu prāts beidzot var atpūsties,”saka Eilīna.

2. Pārāk daudz uzdevumu, lai tos uzskaitītu

Ja jūsu uzdevumu saraksta aizpildīšana var ilgt nedēļas vai mēnešus, jūs jau iepriekš gatavojaties neveiksmei. Tas liks jums justies satriektam.

Kā norāda Kīra Bobineta, grāmatas Living Well Organed: 10 Lessons in Cognitive Psychology and Design Thinking for a Conscious, Healthy and Meaningful Life autore, trīs uzdevumi ir ideāls saraksts. "Mūsu smadzenes uztver informāciju, kas ir sagrupēta trīs daļās," viņa saka. "Tātad sāciet, uzskaitot trīs galvenās lietas, kas jādara."

Lielākā daļa cilvēku pat neapzinās, cik maz ir patiesi produktīvu stundu vienā dienā.

Mūsu garīgais spēks ir daudz ierobežotāks resurss nekā laiks. Mums katru dienu ir tikai 3–6 stundas, kad varam smagi strādāt,” saka Kristīna Vilnere, Amazing Marvin uzdevumu saraksta – produktivitātes lietotņu – izveidotāja.

Turklāt daudzi neapzinās, cik ilgs laiks var būt nepieciešams noteiktu uzdevumu veikšanai. Tāpēc pārāk garie uzdevumu saraksti ir neefektīvi. Vilners iesaka pie katra uzdevuma pierakstīt paredzamo tā izpildes laiku. Sekojiet šim laikam, lai turpmāk veiktu precīzākus aprēķinus.

3. Savā darāmo darbu sarakstā iekļauj sapņus vai ļoti lielus mērķus

Tālajiem mērķiem, piemēram, grāmatas rakstīšanai vai kāpšanai Everesta kalnā, nevajadzētu būt jūsu uzdevumu sarakstā. Tā vietā ievietojiet tos atsevišķā vēlmju sarakstā.

Darāmo darbu sarakstā jābūt skaidriem plāniem.

Ja jāpabeidz liels projekts, tas jāsadala vairākos mazos un izpildāmos darbos un tikai pēc tam jāpieraksta sarakstā. To iesaka Paula Rizzo, grāmatas List Thinking: Kā izmantot sarakstus, lai būtu produktīvāki, veiksmīgāki un mazāk nemierīgi autore.

Aplūkojot plašu visu savu mērķu sarakstu, jūs jutīsities satriekts. Turklāt jūs būsiet neapmierināts ar to, ka nevarat izpildīt visus uzrakstītos plānus. Patiešām, daži no tiem prasa diezgan daudz laika un pūļu.

4. Vienlīdzīgi novērtējiet katru uzdevumu

Produktivitātes trenere Nensija Geinsa apgalvo, ka uzdevumu sarakstam jābūt prioritāšu sarakstam. "Iesniedziet tikai tās lietas, kas virza jūsu karjeru vai biznesu uz priekšu," saka Geinss. – Ja tā nav prioritāte, tad tai nevajadzētu būt sarakstā. Tas tikai novērsīs jūsu uzmanību."

Viņa iesaka, veidojot sarakstu, ievērot sistēmu “3-3-3”: izsvītrojiet no saraksta trīs mazāk svarīgos uzdevumus, deleģējiet trīs uzdevumus, kas nav jūsu laika vērti, un izpildiet trīs galvenos uzdevumus.

5. Uzstādiet neskaidrus mērķus

Ja uzdevumi sarakstā ir neskaidri formulēti, tad turpmāk būs jādomā, kā tos veikt, un pat jāatceras, ko tie nozīmē. Tāpēc saraksta veidošanai jāpievērš pienācīga uzmanība.

“Pavadiet nedaudz vairāk laika plānošanai un izveidojiet savu uzdevumu sarakstu pēc iespējas precīzāku,” iesaka Maura Tomasa, grāmatas Personīgās produktivitātes noslēpumi autore. Piemēram, tā vietā, lai rakstītu "izdevumu atskaiti", rakstiet "ievadiet datus izklājlapā".

Izvairieties no neskaidriem vārdiem, piemēram, "plānot", "īstenot" vai "izstrādāt". “Ja jums trūkst laika, skatoties uz vārdu “attīstīt” sarakstā, jūs, iespējams, vēlēsities izlaist šo punktu,” saka Mora. "Saglabājiet šos vārdus lielajam projektu sarakstam."

6. Izmantojiet to pašu sarakstu, līdz visi uzdevumi ir pabeigti

“Problēma ir tā, ka katra diena nes kaut ko jaunu. Tāpēc tas, ko darījāt šodien, ne vienmēr būs jādara rīt. Un jūsu rītdienas plāni var mainīties pat pirms šī beigām,”saka Eilīna Rota. Tāpēc katru dienu ir jāsastāda jauns uzdevumu saraksts.

7. Nepiesaistiet sarakstu savam kalendāram

Ja saraksts un kalendārs nav saistīti viens ar otru un tajos ir dažādi uzdevumi, tad diez vai tos visus varēsiet izpildīt. “Šajā gadījumā jums nebūs laika izpildīt uzdevumus no saraksta. Ja vien jums nav jāupurē miegs, nedēļas nogales, atvaļinājumi vai laiks, ko vēlētos pavadīt kopā ar ģimeni,”brīdina Keitija Mazoko, grāmatas Revolucionārā produktivitāte: kā maksimāli palielināt laiku, ietekmi un ienākumus, vadot mazo uzņēmumu autore.

Centieties savā kalendārā vienmēr atlicināt laiku, lai izpildītu sarakstā norādītos uzdevumus.