Kā organizēt darba vietu un biroja laiku

2024 Autors: Malcolm Clapton | [email protected]. Pēdējoreiz modificēts: 2023-12-17 04:04

Viss darbs birojā sākas ar savu darba vietu, taču bieži vien cilvēki šim brīdim nepievērš pietiekami daudz uzmanības. Darba vieta ir ne tikai mēbeles un dators, bet arī plānošana, darba gaita, papildu instrumenti. Šajā rakstā ir sniegti vienkārši padomi, kā pareizi sakārtot savu darba vietu.

Viss sākas no darba vietas.

D. Kārnegijs

Darbs sākas ar darba vietu un tās organizāciju. Protams, ir izņēmumi radošu un unikālu personību veidā, kurām šis jautājums nav tik svarīgs. Bet pat viņiem ir sava radošo traucējumu sistēma, pat ja viņi to neatzīst. Lielākā daļa cilvēku strādā pie parastajiem galdiem parastās biroja telpās, un viņiem ir paredzēti šādi padomi.

Darbvirsma

Pareiza darba vide noskaņo prātu pareizajā ritmā. Jūs neturat savu māju nekārtībā un precīzi zināt, kur un kas atrodas. Tāpat ir darba vietā: visam jābūt savās vietās, un nekas nav lieks, kas varētu novērst uzmanību no galvenajiem uzdevumiem.

Kā tas viss sākas, kad tu tikko atnāc uz darbu? No darbvirsmas. Un datorā parasti ir papīru kaudzes, izmētāti rakstāmpiederumi, krūzes, kāds nederīgs suvenīrs un putekļi. Un kāds būs iekšējais stāvoklis aiz šādas darba vietas? Nesalikts. Jūs, protams, tā nedomājat, bet zemapziņa jau visu ir izlēmusi. Neatkarīgi no tā, kāda realitāte ir apkārt, tāda esat arī jūs. Un apziņa uzņēma šo domu, un jūsu garastāvoklis ir pazudis.

Vienmēr uzturiet savu rakstāmgaldu kārtīgu. Sāciet savu dienu ar putekļu tīrīšanu, pielāgojiet apgaismojumu, uzrakstiet noderīgu informāciju uz uzlīmēm, izmazgājiet kafijas tasi, aizpildiet kalendāru - sāciet darboties. Šīs vienkāršās darbības aktivizēs turpmāko darbu.

Ideāla darba vieta ir instruments darbam, ērts apgaismojums, nepieciešamie kancelejas piederumi un vienkāršas mēbeles darbiniekam.

Kā strādāt: stāvot vai sēdus? Izlem tu. Man liekas, ka sēdēšana ir labāka, bet noteikti vajag ņemt pauzes: pastaigāties, nedaudz iesildīties, paelpot svaigu gaisu, uzkāpt 2-3 stāvus pa kāpnēm. Mans darba grafiks: 45 minūtes - uzdevums bez pārtraukuma, 15 minūšu pārtraukums, tad 1 stunda nepārtraukta darba un 15 minūtes atpūta. Šādi tiek strukturēta darba diena.

Neaizmirstiet par savu skapīti vai arhīvu, jo katram darbiniekam vienmēr ir savs personīgais fails vai papīra arhīvs. Skapī varat glabāt arī personīgās lietas, ar kurām nevēlētos dižoties. Katram plauktam un skapim ir jāpilda sava funkcija, nevis krustojas ar citiem elementiem. Tādējādi būs ērtāk strādāt ar dokumentiem un dažādiem piederumiem.

Elektroniskā dokumentu pārvaldība

Izveidojiet sava darba, dokumentu, projektu, pakalpojumu informācijas rezerves kopijas, kas glabājas jūsu darba datorā, un nosūtiet tās uz uzņēmuma serveri vai mākoņkrātuvi.

Cik daudz enerģijas un nervu cilvēki tērē zudušās informācijas dēļ! Dators avarēja, uzkārās, kāds nejauši izdzēsa svarīgus datus. Neatkārtojiet viņu kļūdu un izveidojiet rezerves kopijas. Neļaujiet apstākļiem kontrolēt jūs un jūsu darbu.

Neinstalējiet nevajadzīgas lietojumprogrammas, lielākā daļa nepieciešamo darbību tiek veiktas standarta programmatūras pakotnēs. Ja brīvi pārvaldāt kādu noteiktu darba rīku, lūdziet to uzstādīt vadībai vai IT nodaļai, pamatojot savu efektīvo darbu tajā.

Vēl viens vienkāršs padoms: mēģiniet pieturēties pie vienas lietas savā elektroniskajā telpā. Ja jums patīk Yandex pakalpojumi, izvēlieties tos, ja Google pakalpojumi - strādājiet ar tiem. Jūs uzzināsiet visas rīku stiprās un vājās puses, kā arī varēsiet ātri iestatīt savu sistēmu jaunā vietā. Cīņa pēc jaunām programmām ne vienmēr ir pamatota.

Darbstacijā izveidojiet savu personīgo vienkāršo elektronisko hierarhiju. Jums vajadzētu ātri atrast jebkuru no saviem vecajiem dokumentiem. Tas ir īpaši svarīgi, ja jums kaut kas steidzami jāatrisina un esat aizmirsis, kur šī informācija tiek glabāta.

Skenējiet visus svarīgākos dokumentus. Liela daļa darba konfliktu starp nodaļām radās dažu svarīgu papīra pazušanas dēļ.

Plānošana

Vai esat pamanījuši, ka darbs dažkārt pārvēršas par bardaku: uzdevumu gūzma, sarunas, tikšanās, papīru pārbaude. Un jūs šajā bezgalīgi griežaties. Šķiet, ka jūs strādājat, bet to ir grūti nosaukt par darbu. Aiz tā visa nav redzama kopējā aina par notiekošo, un tā ir viena no mūsdienu produktivitātes problēmām: darbības ir, rezultāti arī ir, bet rutīnā tie nav īpaši pamanāmi.

Lai no tā izvairītos, ir jāsastāda uzdevumu un aktivitāšu plāns dienai, nedēļai un pat mēnesim.

Lielākā daļa izmanto piezīmju grāmatiņas vai dienasgrāmatas. Jā, tas ir labi, bet papīrs ir "brīvpiekļuves atmiņa", tas saglabā visu plūstamību, un galvenā informācija tiek zaudēta lapu pārpilnībā. Piezīmju grāmatiņa vai dienasgrāmata jau ir arhaisks plānošanas veids. Dienasgrāmatā jūs neredzat visu notikumu ainu, nesaprotat, kad labāk ir darīt vienu, bet kad citu, un jūs varat arī palaist garām kādu svarīgu notikumu. Nav iespējams iegūt nepieciešamos datus un veikt visaptverošu analīzi. Iedomājieties, cik lapas jums jāpāršķir, lai apkopotu nepieciešamo informāciju.

Tagad ir daudz aplikāciju un tiešsaistes pakalpojumu darba laika organizēšanai. Ticiet man, tas ir jādara, ja vēlaties strādāt produktīvi neatkarīgi no situācijas un noskaņojuma. Šodienas uzdevumu saraksts ir saistīts ar efektīvu uzdevumu un laika pārvaldību.

Es izmantoju konteksta plānošanas sistēmu Gļeba Arhangeļska Outlook vidē. Kas man tajā patīk: rīka vienkāršība un efektivitāte, labi zināma aplikācija, kalendāra, uzdevumu un pasta apvienošana vienā informācijas telpā, integrācija ar biroja aplikācijām. Jebkurš darbinieks var tikt apmācīts šajā plānošanas sistēmā īsā laikā.

Šeit ir daži padomi, kā organizēt savu darba laiku:

• Plānojiet elastīgi, kontekstā, nevis stingri laikā.
• Iemācieties saprast, kas ir svarīgi un kas nav.
• Viegli šķirieties no nenozīmīgām lietām.
• Novērtējiet pavadītā laika kvalitāti, nevis pašu laiku.
• Ja nepieciešams, sakiet nē sev un citiem cilvēkiem.
• Sāciet savu dienu ar izaicinošiem un nepatīkamiem uzdevumiem.
• Plānojot uzdevumus un projektus darbā, nosakiet tiem termiņus.

Spēcīgs psiholoģisks triks ir izsvītrot izpildītu uzdevumu vai atzīmēt tam priekšā ķeksīti. Tas dos jums papildu iekšējo enerģiju, lai sasniegtu lieliskus rezultātus. Jūs redzēsiet, ka viss nav velti.

Darbs ar pastu

Kā organizēt darbu ar pastu?

Pirmkārt, ar to jāiestata darbības laiks, lai samazinātu pārtraukumu skaitu. Vislabāk to darīt no rīta, kad sāk veidoties uzdevumi, un pēcpusdienā, kad jāpārbauda, kā viss ir.

Otrkārt, nevajadzētu uzreiz atbildēt uz neskaidrām vēstulēm. Jādomā par visu: pārsūdzību, atbildes veidošanu, papildu informāciju. Centieties pēc iespējas zemāku subjektivitāti. Aizmirstiet par ātrajām atbildēm, kā to visi mēdza darīt sociālajos tīklos.

Treškārt, nepārslogojiet vēstules tekstu ar informāciju, kas ir saprotama tikai pašam sūtītājam. Mēģiniet atbildēt īsi un kodolīgi, izsverot katru vārdu. Mūsu digitālajā laikmetā tas ir ļoti svarīgi: neviens nav ieinteresēts brist pa unikāliem secinājumiem.

Un visbeidzot neaizmirstiet par etiķeti: adresāta uzrunāšana, rakstīšanas stils, lietas informācija, kontaktinformācija. Uzziniet, kā uzrakstīt vēstuli, analizēt rakstīto un pieteikties.

Papildu rīks

Vēl viena lieta, kas palīdz padarīt jūsu darbu efektīvāku, ir tāfele. Neaizstājams instruments, it īpaši, ja nodaļā notiek prāta vētra vai nopietnas problēmas risināšana ar starpposmiem.

Manā profesionālajā karjerā dēlis bija neaizstājams darba vides atribūts. Tas ir noderīgi arī papīra taupīšanas ziņā. Jūs neticēsiet, cik lapas tiek iztērētas, skaidrojot jūsu idejas un risinājumus.

Pateicoties vizuālajai domāšanai (tāda ir visiem), cilvēki var kopīgi zīmēt uz tāfeles, izskaidrot savas domas un ieteikt labākos problēmas risinājumus. Visi var redzēt un saprast visu.

Vēlos piebilst, ka manā darbā palīdz mūzika. Tas pozitīvi ietekmē manu produktivitāti, it īpaši, ja man ir jāstrādā ar atkārtotiem uzdevumiem datorā vai jāsastāda liela dokumentu pakete. Kopumā ir labi sākt rītu ar pozitīvu mūziku. Bet nevajadzētu to ieslēgt visiem, atcerieties: jūs nestrādājat viens, kādam mūzika tikai traucēs.