Kā mēs ļaujam e-pastam mūs kontrolēt un ko ar to darīt

2024 Autors: Malcolm Clapton | [email protected]. Pēdējoreiz modificēts: 2023-12-17 04:04

Šis ir fragments no amerikāņu žurnālista un runātāja Fila Saimona grāmatas. Tas ir par to, kā cilvēki ielaužas viens otra dzīvē, izmantojot e-pastu, un kā pret to cīnīties.

Ja, strādājot ar e-pastu, tev šķiet, ka tu spēlē spēli, kurā ar āmuru vajag “panākt” vienā vai otrā urrā pēkšņi izlīdējušu kurmi, tu neesi viens. E-pasts pēc noklusējuma ir galvenais biznesa saziņas kanāls. Saskaņā ar Radicati Group datiem, vidusmēra biroja darbinieks saņem aptuveni 100 e-pastu dienā. Šis skaitlis katru gadu palielinās par 15%. 2012. gada jūlijā konsultāciju uzņēmums McKinsey Global Institute publicēja ziņojumu ar nosaukumu Sociālā ekonomika: vērtības un produktivitātes atrašana, izmantojot sociālās tehnoloģijas. Tajā teikts, ka vadošie darbinieki pavada 28% sava laika, pārvaldot e-pastu.

Padomā par to. Ja jums ir 50 stundu darba nedēļa, tad 14 stundas no šīs nedēļas tiks pavadītas e-pastu lasīšanai un rakstīšanai. Diez vai jūs pavadāt tik daudz laika programmā Word, Excel vai citās darba programmās.

Šie numuri varētu nebūt problēma, ja e-pasts patiešām būtu efektīvs saziņas kanāls. Tā drīzāk ir dažiem uzņēmumiem. Bet vairumā gadījumu tas tā nav. Protams, e-pastam ir tiesības pastāvēt, taču nevajag aizrauties. Pētījumi liecina, ka pastāvīga iesūtnes pārbaude pazemina jūsu IQ līmeni.

Pēdējos gados e-pasts ir kļuvis par īstu biznesa saziņas postu. Tomēr jums nevajadzētu vainot viņu visās nepatikšanās. Tehnoloģijas vainošana ir ērta: tas ir labs attaisnojums, lai neskatītos spogulī. Galu galā, ja ieskatīsimies iekšā, mēs sapratīsim, ka problēma nav e-pastā kā tāda, bet gan tajā, kā mēs to lietojam.

Galvenais nav atteikties no e-pasta (lai gan daži to dara). Lieta ir izmantot to racionāli.

Kur sākt?

Saprast e-pastu ≠ sarunu

Jūs nevarat vadīt dialogu, izmantojot e-pastu, tāpat kā reālajā dzīvē. Starp vēstulēm vienmēr ir laika pārtraukumi, un īsziņas nenozīmē ciešas draudzīgas izpausmes sarunu biedram. Džastins Krīgers no Ņujorkas Universitātes un Nikolass Eplejs no Čikāgas universitātes, ka neverbālo norāžu trūkums cilvēki nepareizi interpretē e-pastus.

Psihologi konstatējuši, ka pareizi interpretēt noskaņojumu īsziņā ir iespējams tikai pusē gadījumu. Diemžēl smaidiņi nepalīdzēs, piemēram, atšķirt humoru no sarkasma. Tas bieži noved pie pārpratumiem. Vai esat gatavs mest monētu katru reizi, mēģinot uzminēt, vai sarunu biedrs saprot jūsu vēstījumu?

Izpildiet trīs burtu likumu

Kad esat pieņēmis faktu, ka e-pasts nav labākā vieta tiešu sarunām, pārejiet pie darbības.

Izmantojiet trīs burtu likumu: ja problēma nav atrisināta trīs e-pastos, ir nepieciešama personīga tikšanās.

Tas ir piemērojams gan administratīviem uzdevumiem (piemēram, sapulces plānošanai), gan personiskiem. Tas ietaupīs jums daudz laika un daudz vilšanās. Tomēr ne visiem tas patīk, esiet gatavi dažu biedru nepatikai. Ar saprātīgu pieņēmumu daudzumu, bet pienācis laiks atbrīvoties no attieksmes "pa pastu visiem jautājumiem".

Nerisiniet steidzamus jautājumus pa e-pastu

Ja problēma ir patiešām svarīga un nepieciešama tūlītēja rīcība, nerisiniet to e-pastos. Tam ir telefons. Padariet šo par noteikumu savā uzņēmumā.

Neizmantojiet e-pastu, lai pārvaldītu uzdevumus

E-pasts nav uzdevumu pārvaldnieks. Taču daudzi cilvēki izmanto e-pastu kā tādu. Nav pārsteidzoši, ka viņi pastāvīgi tiek novērsti. Es atvēru savu iesūtni, lai pārbaudītu savus uzdevumus, un jūs pārņēma darba un personisku ziņojumu straume. Uz tiem ir viegli pārslēgties, aizmirstot, kāpēc atvērāt pasta klientu.

Uzdevumu pārvaldībai ir atsevišķas lietojumprogrammas: DropTask un citas. Tie neaizstāj e-pastu, tie ir vērsti uz mērķiem, kurus mēģināt sasniegt.

Tāpat ir ar projektu vadību., vai Basecamp - ērti un pieejami rīki, kas pasargās jūs no kilometru garām ziņojumu ķēdēm.

Neizturieties pret komunikāciju kā ogļu ieguvi raktuvēs

Tikai daži ir brīvi savās darba attiecībās. Daudzi, tostarp tāpēc, ka nevar izvēlēties savus kolēģus, klientus un partnerus. Daži no viņiem ir pārāk "aizņemti", lai runātu pa telefonu - viņi labprātāk uzraksta duci ziņojumu, nevis mutiski visu pārrunā divu minūšu laikā.

Šajā gadījumā jums jāpievērš uzmanība viņu saziņas veidam (vārdi, frāzes utt.). Pajautājiet sev, vai tiešām vēlaties sazināties ar cilvēkiem, kuri kautrējas no tālruņa un runā. Apskatiet tuvāk darba meklētājus uz vakanto vietu jūsu uzņēmumā, potenciālos klientus vai potenciālos nākotnes piegādātājus. Ja viņi sākotnēji sazinās tā, it kā viņi raktuvē iegūtu rūdu, tad kāda ir iespēja, ka viņi mainīsies?

Atcerieties dzīvi ārpus e-pasta

Viņa ir! Nebaidieties aizvērt pastkasti. Pasaule nesabruks. Tas ir acīmredzams, bet daudziem tas var būt atklājums. Piemēram, uzņēmumā Klick Health darbinieki izmanto e-pastu. Saskaņā ar tās izpilddirektora teikto, e-pasts ir rīks, kas ļauj citiem cilvēkiem kontrolēt sevi.

Ko tu domā: vai e-pasts tiešām valda pār cilvēkiemuzliekot tiem uzdevumus un to izpildes kārtību?