Kā plānot lietas ar ALPEN metodi un sekot visam līdzi

2024 Autors: Malcolm Clapton | [email protected]. Pēdējoreiz modificēts: 2023-12-17 04:04

Laika vadība ar vācu precizitāti.

Kas ir ALPEN metode

Šis ir vēl viens veids, kā saplānot lietas, lai garantēti visam paspētu laiks un tajā pašā laikā nekļūtu traks ar slodzi. To izgudroja vācu ekonomikas profesors un laika vadības eksperts Lotārs Seiverts.

Metodes autors to sadalījis piecās komponentēs. Pirmie burti pakāpienu nosaukumos galu galā izveidojās vācu valodā ALPEN (krieviski “Alpi”):

A - uzdevumu saraksta sastādīšana (Aufgaben);

L - nepieciešamā laika aprēķins (L änge schätzen);

P - bufera laika plānošana (Pufferzeiten einplanen);

E - uzdevumu prioritāšu noteikšana (Entscheidungen treffen);

N - apkopojot (Nachkontrolle).

Metodes būtība ir saprast, kuriem uzdevumiem patiešām ir vērts veltīt laiku, un kurus var atstāt vēlākam darbam. Turklāt esiet reālistisks attiecībā uz laiku, kas jums būs jāpavada, un atcerieties, ka darbs bez pārtraukumiem ir ceļš uz izdegšanu.

Būtībā ALPEN metode ir bloku plānošanas kombinācija ar Eizenhauera matricu no klasiskās laika pārvaldības.

Kā plānot gadījumus, izmantojot ALPEN metodi

Izveido sarakstu

Pierakstiet visu – visas lietas, ko šodien vēlētos darīt. Vienkārši pierakstiet to: papīra piezīmju grāmatiņā, piezīmju grāmatiņā vai plānotājā savā tālrunī.

Kārdinājums izveidot mentālo sarakstu, protams, ir liels, taču cilvēka "darba" atmiņas resursi nav neierobežoti. Saskaņā ar dažiem ziņojumiem tajā vienlaikus var saglabāt līdz četriem uzdevumiem vai objektiem.

Netērējiet laiku, vispirms nosakot prioritātes - vienkārši pierakstiet visu, kas ienāk prātā. Saraksts noteikti izrādīsies biedējoši iespaidīgs. Viss kārtībā, tā tam vajadzētu būt.

Novērtējiet, cik ilgs laiks nepieciešams

Ikviens, kurš kaut reizi ir mēģinājis lietas plānot, gandrīz noteikti uzkāpa uz jaunpienācēju iecienītā grābekļa laika plānošanā: viņš izveidoja 15 uzdevumu sarakstu, bet beigās nepaveica pat pusi, jo tie, izrādās, fiziski. neietilpst darba dienā. Rezultātā es sadusmojos un atteicos no visām šīm jaunajām laika pārvaldības metodēm.

Lai tas nenotiktu, jums ir jāsaprot laika izmaksas. Padomājiet par to, cik minūtes vai stundas prasīs katrs uzdevums jūsu sarakstā. Esiet pēc iespējas reālistiskāks. Balstieties uz iepriekšējo pieredzi un neaizmirstiet savas personības iezīmes, ja, piemēram, ātri nogurstat vai vilcināties. Jāatceras, ka visas šīs lietas ir domātas jums, nevis iedomātam pārcilvēkam.

Kad esat pabeidzis aprēķinu, pierakstiet aptuveno laiku pie katras preces.

Plānojiet savus bufera laikus

Vēl viena izplatīta kļūda ir lietu plānošana pa vienam. Šāda stratēģija, pirmkārt, neņem vērā, ka cilvēkam ir jāņem pārtraukumi, otrkārt, tas noved pie tā, ka visi plāni riskē sabrukt vienas nelielas kavēšanās vai nepārvaramas varas dēļ.

Tikšanās ievilkās nedaudz ilgāk par paredzēto laiku, darbuzņēmējs pasūtīja nedaudz vēlāk, daži kolēģi kavējās, jūs iestrēgāties sastrēgumā, bērns ilgi ģērbās bērnudārzā - un tas arī viss, sekojošās lietas ir jāatliek, vai pat jāatceļ un jāpārzīmē visu dienu pavisam. Tas parasti ir ļoti dusmīgs un nomākts.

Tāpēc pēc katra uzdevuma ir svarīgi plānā iekļaut tā saukto bufera laiku, tas ir, tādu, kuru jūs ne ar ko neaizņemat.

Ja kaut kas noiet greizi, šīs tukšās vietas palīdzēs jums tikt galā ar pārējo biznesu. Un, ja nenotiek nepārvarama vara, izmantojiet bufera laiku, lai ieturētu pauzi: iedzeriet kafiju, pastaigājieties, lasiet grāmatu vai vienkārši pasēdiet klusumā. Visbeidzot, jūs varat veltīt šo laiku papildu uzdevumiem vai personīgiem projektiem.

Jums pašam jānosaka bufera bloku lielums. Ideālā gadījumā saskaņā ar ALPEN metodi tiem vajadzētu aizņemt līdz 40% no darba laika.

Nosakiet uzdevumu prioritāti

Šajā posmā parasti kļūst skaidrs, ka, ņemot vērā nepieciešamo laiku un bufera blokus, uzdevumu sarakstu, ko persona pirmo sastādīja, fiziski nav iespējams pārvarēt dienas laikā. Tāpēc jums ir jānosaka prioritātes un jāizvēlas, kurus uzdevumus paturēt un kurus atcelt vai pārplānot.

Šim nolūkam ir piemērots klasisks rīks - Eizenhauera matrica. Saskaņā ar to visi uzdevumi no saraksta ir nosacīti sadalīti četrās kategorijās:

1. Svarīgi un steidzami. Tie vispirms ir jārisina.
2. Svarīgi, bet ne steidzami. Pēc tam, kad esat strādājis ar pirmo grupu, varat tām veltīt kādu laiku.
3. Steidzami, bet nesvarīgi … Labāk tos deleģēt vai likt trešajā vietā pēc svarīgajiem, lai neveltu visu dienu un neiekristu steigas lamatās.
4. Nav steidzami un nesvarīgi … Tie ir jāizdzēš, jānodod kādam vai jāievieto atpakaļ.

Tādējādi jūsu saraksts tiks ievērojami samazināts un kļūs daudz tuvāks realitātei.

Apkopojiet

Dienas beigās atveriet savu dienas plānotāju un uzdodiet sev dažus jautājumus:

• Kas tev izdevās un kas ne?
• Vai jums bija pietiekami daudz laika visiem ieplānotajiem uzdevumiem?
• Vai esmu pareizi aprēķinājis nepieciešamo laiku, vai man nākamreiz jāieliek vairāk?
• Vai manā plānā bija pietiekami daudz bufera laika, lai kompensētu force majeure un būtu laiks atpūsties?
• Vai man ir laiks nodarboties gan ar svarīgām, gan steidzamām lietām, lai neizjauktu termiņus, bet tajā pašā laikā neieslīgtu rutīnā?
• Ko jūs varat darīt, lai nākamreiz plāns man būtu ērtāks?

Atbildot uz tiem, pārplānojiet tos uzdevumus, kurus neesat veicis, uz nākamo dienu. Un sastādiet jaunu plānu, paturot prātā "kļūdu labošanu".