Kā sakārtot lietas un sekot līdzi visam: pilnīgs GTD sistēmas ceļvedis

2024 Autors: Malcolm Clapton | [email protected]. Pēdējoreiz modificēts: 2023-12-17 04:04

No teorijas līdz veidnei, lai palīdzētu plānot jebkuru projektu.

Kāpēc GTD ir labs?

Problēma ar produktivitātes pakalpojumiem ir tā, ka ikviens pozicionē sevi kā vietu, kur var atrisināt visas problēmas, uzglabāt informāciju, sazināties. Lielākā daļa pakalpojumu lūdz jums noteikt prioritātes un rīkoties saskaņā ar tiem.

Taču retais var koncentrēties uz svarīgu uzdevumu veikšanu un nepievērst uzmanību visādiem sīkumiem: steidzamiem uzdevumiem, kolēģu, draugu vai paziņu lūgumiem. Ja uzdevumu ir daudz, ir grūti ar tiem tikt galā. Tāpēc praksē lietu kārtošanai ir jāizmanto vairāki pakalpojumi. Ja ir daudz darāmu lietu, mēs sākam apjukt šajos pakalpojumos un sarakstos un galu galā pārtraucam tos izmantot.

Getting Things Done (GTD) metodoloģija nodrošina universālu projektu vienotas sistēmas izveidei, kurā varat atrisināt jebkuru problēmu. Varēsi atpūsties un neuztraukties, jo būsi pārliecināts, ka neko neaizmirsīsi. Īstajā laikā sistēma pateiks, kas ir jādara un uz ko koncentrēties.

Tad kāpēc tik daudzi strādā neproduktīvi?

Cilvēki sāk strādāt neproduktīvi, ja ir daudz projektu, lietu un uzdevumu. Viņiem ir grūti to visu paturēt savās galvās, nemaz nerunājot par prioritāšu noteikšanu. Tāpēc vai nu vispār nekas netiek darīts, vai tiek izdarīts tas, kas ir vieglākais, un svarīgas lietas tiek atliktas uz vēlāku laiku. Parādās vēl viena problēma: kad vakar bija jāatrisina steidzami uzdevumi.

Turklāt cilvēks sāk ātrāk nogurt, kļūst aizkaitināms. Viņš nemitīgi skrien kā vāvere rutīnas ratā, un tiešām svarīgi, monetārie un stratēģiskie projekti paliek malā.

Sistēma Getting Things Done, ko Deivids Alens aprakstījis grāmatā, kas tika izdota 2001. gadā un kļuva par pasaules bestselleru, palīdzēs tikt galā ar šo situāciju.

Pastāstiet man par GTD pamatjēdzieniem, kas jums jāzina

Rutīna - tie ir tie darbi, domas un bažas, kas traucē, novērš uzmanību un lieki tērē enerģiju. Kamēr rutīna nav pārvērsta uzdevumos, to nevar kontrolēt. Vairākas vienas un tās pašas problēmas apdomāšana ir neefektīva radošās enerģijas izmantošana, kas rada vilšanos un stresu.

GTD mērķis ir atbrīvot galvu no rutīnas un noņemt iekšējo stresu.

Cilvēka operatīvā atmiņa- smadzeņu zona, kurā atrodas īslaicīga atmiņa. Šeit mēs parasti ievietojam pašreizējos nepabeigtos darbus, solījumus citiem cilvēkiem un citas domas, kas mūs nomāc. Diemžēl ir ierobežots rutīnas daudzums, ko varat uzglabāt, lai jūsu smadzenes darbotos pareizi. Ja jūsu operatīvā atmiņa ir pilna, jūs novēršat mazus uzdevumus un aizmirstat par saviem mērķiem, kas izraisa stresu.

Informācijas vākšanas rīki- kur nonāk informācija un kur ierakstāt darāmo. Piemēram:

• organizatori;
• piezīmju grāmatiņas;
• E-pasts;
• kalendārs;
• balss ierakstītājs.

Grozs "Iesūtne"- viena rutīnas krātuve, ko pārvēršat uzdevumos un uzdevumos. Viens no svarīgākajiem noteikumiem darbā ar iesūtni ir tās regulāra tīrīšana.

Vienkāršas darbības - vienpakāpes darbības, kuru izpildei nepieciešamas mazāk nekā divas minūtes. Praksē šādām lietām ērtāk ir atvēlēt piecas minūtes.

Projekts - uzdevums, kura veikšanai nepieciešams vairāk nekā viens solis. Nepieciešams atstāt atgādinājumu par projektu un aprakstīt pirmos soļus tā īstenošanai. Rezultātā projekts pārvēršas par vienkāršu darbību, kuru var pabeigt nākamo piecu minūšu laikā un iegūt gala rezultātu.

Projektā jābūt saitei uz kartiņu vai failu, kurā ir aprakstītas detaļas: atbildīgā persona, termiņi, kategorija (piemēram, "Mārketings", "Juridiskā", "Izstrāde"), saites uz mazākām kartītēm ar uzdevumiem. Šo struktūru ir ērti organizēt Trello.

Kontekstu saraksts - uzdevumu saraksts, kurus ir ērti veikt noteiktos apstākļos. Piemēram, kontekstuālajā sarakstā "Pirkumi" būs saraksts ar lietām un precēm, kuras ir jāiegādājas veikalā. Zvanu sarakstā var būt saraksts ar zvaniem, kas jāveic, kad esat brīvs.

Ir ērti izveidot individuālus kontekstuālos sarakstus cilvēkiem, ar kuriem strādājat un sazināties. Tiekoties ar konkrētu personu, varat ātri atvērt sarakstu un atrisināt nepieciešamos jautājumus.

Kā lietot kalendāru?

Kalendārā jāieraksta sekojošais:

• darbības, kas jāveic noteiktā laikā (sanāksmes, biznesa tikšanās, semināri);
• darbības, kas jāveic konkrētā dienā (projektu jāpabeidz līdz noteiktam datumam, jāpiedalās konferencē);
• informācija par konkrētiem datumiem (jubilejas, dzimšanas dienas, svētki).

Es izmantoju Google kalendāru, lai izsekotu visām šīm lietām. Šis pakalpojums ir ērts, jo:

• pieejams gan no tālruņa, gan no datora;
• vienā ekrānā var vienlaikus parādīt vairākus kalendārus;
• viedtālrunī ir atgādinājumi.

Ja esat kaut ko pievienojis kalendāram, jūs to darāt vai atliekat uz citu datumu. Nav nepieciešams pārblīvēt kalendāru ar veicamo darbu sarakstu, kas tiek regulāri pārplānots no dienas uz dienu. Šādiem sarakstiem ir atsevišķi risinājumi.

Ja jums regulāri ir jāzvana klientiem, piegādātājiem vai darbuzņēmējiem noteiktā laikā, labāk ir izmantot CRM sistēmu.

Kādus sarakstus jums vajadzētu izveidot?

Prioritāro darbību saraksti

Iknedēļas atskaites sastādīšana, konkurenta mājas lapas apskate, pastkastītes iesūtnes iztīrīšana, tehniskā uzdevuma noformēšana dizaineriem – visas šīs darbības aizņem vairāk nekā divas minūtes, taču tās nevar deleģēt nevienam. Šādas lietas liekam prioritāro darbību sarakstos un veicam dienas laikā.

Noteikumi darbam ar šādiem sarakstiem:

• Sarakstiem nevajadzētu būt daudz, pietiek ar diviem vai trim. Piemēram, personīgais, darbs, ģimene. Ja jums ir uzdevums no saraksta konkrētai dienai, iestatiet atgādinājumu savā kalendārā.
• Šajā sarakstā ir ērti atzīmēt uzdevumus pēc konteksta: “Ceļā”, “Pie datora”, “Lasīt”, “Pirkt”, “Solījumi”. Uzdevumiem var būt viena vai vairākas etiķetes. Piemēram, uzdevums “Pastaiga ar suni” attiektos uz projektu “Personīgais” un etiķeti “Solījumi”.
• Pirms pievienojat uzdevumu sarakstam, apsveriet, vai jums tas vispār ir jādara. Ja atbilde ir jā, izlemiet, vai jums ir personīgi jāpabeidz lieta. Galu galā jūs varat nosūtīt balss ziņojumu padotajam un deleģēt viņam. Uzdevumi, kurus esat piešķīruši, tiks apzīmēti ar "Piešķirts". Tajā būs gadījumi gan no darba saraksta, gan no personu saraksta.
• Regulāri pārskatiet sarakstus. Dariet to, kad jums ir brīva minūte. Pārvietojiet uz augšu vispirms veicamos uzdevumus.
• Iztīriet savus uzdevumu sarakstus vismaz reizi mēnesī.

Saraksts "Kādu dienu"

Šajā sarakstā būs lietas, kurām nav nepieciešama aktīva rīcība. Tā var būt:

• grāmatas, ieraksti, video apmācības, kuras vēlaties iegādāties;
• noderīgas prasmes, kuras vēlaties apgūt;
• vietas, kuras vēlaties apmeklēt;
• lietas, ko vēlaties iegādāties.

Jums periodiski jāizpēta šis saraksts, jāveic piezīmes un jāpārvērš tie mērķos, pie kuriem tiks veikts darbs.

Kā jūs glabājat atsauces informāciju, kas noderēs nākotnē?

Šī informācija neprasa nekādas darbības. Galvenie kritēriji šīs informācijas repozitorijai:

• Ērta meklēšana pēc nosaukumiem, tagiem, īsiem aprakstiem.
• Vienkārša informācijas ievietošana repozitorijā.
• Intuitīva informācijas uzglabāšanas struktūra. Kad ienāk jauni dati, ātri jāizvēlas kategorija un apakškategorija, kur tos ievietot.
• Krātuves pieejamība no jebkuras ierīces.

Vai ir obligāti GTD rituāli?

Jā, tādi ir vairāki.

Visas informācijas apkopošana "Iesūtnes" grozā

Ir daudz rīku informācijas vākšanai. Bet tam visam vajadzētu saplūst vienā vietā, ar kuru jūs turpināsit strādāt.

Iesūtnes atkritnes iztukšošana

Reizi vai divas nedēļā jums būs jāpārskata iesūtnes saraksts un jāsakārto uzkrātais pēc mapēm vai īsceļiem. Šim rituālam jākļūst par ieradumu, kas veidojas no saprotama darbību algoritma un to sistemātiskas atkārtošanas.

Jums vajadzētu būt vienkāršam, pakāpeniskam plānam, kā katru nedēļu tīrīt savu uzdevumu sistēmu. Izveidojiet kalendāru, kurā atzīmēsiet dienas, kad lietas tika izskatītas. Piešķiriet sev balvu, ja, piemēram, 30 dienu laikā vismaz 20 dienās iztukšojat iesūtni un kalendārā izsvītrojat dienas.

Prioritāro darbību saraksta un saraksta "Kādreiz" pārskatīšana, prioritāšu noteikšana

Pārskatot sarakstus, ir svarīgi pareizi noteikt prioritātes un reālistiski izvērtēt savas stiprās puses. Tas ir nepieciešams, lai nepārslogotu sevi ar nepārvaramiem uzdevumiem un neciestu no savas neefektivitātes apzināšanās.

Nevajadzīgo grozu iznīcināšana

Bieži vien, sazinoties ar kolēģiem un partneriem, parādās jaunas pastkastītes, dokumenti un saraksti.

Tavs uzdevums ir maksimāli automatizēt visu, lai dati ieplūst mapē Inbox.

Tā var būt gan pastkastīte, gan elektroniskais plānotājs. Automatizācijai un informācijas pāradresācijai ir piemēroti IFTTT un Zapier pakalpojumi. Vajadzētu būt mazāk grozu informācijas vākšanai.

Kā strādāt ar Inbox grozu un kārtot uzkrātās lietas?

Vispirms izņemiet uzdevumu, lietu vai informāciju no iesūtnes un atbildiet uz jautājumu “Kas tas ir? Vai jums tiešām kaut kas jādara?"

Ja jums nekas nav jādara, jums ir divas iespējas. Ja tie ir atkritumi, kas vairs nav noderīgi, jūs tos izmetat. Ja tā ir noderīga informācija, ievietojiet to arhīvā. Tam jābūt strukturētam pēc kategorijas un taga, lai būtu viegli atrast to, ko meklējat.

Ja jums ir kaut kas jādara ar informāciju, ir trīs iespējas:

1. Aizpildiet nepieciešamo. Ja darbība ir svarīga un neaizņems vairāk par 2-5 minūtēm.

2. Deleģēt kādam. Ja darbība aizņem vairāk nekā divas minūtes, apsveriet, vai varat to kādam deleģēt.

Deleģējot kādam, jāraksta:

• gala rezultāts;
• darba plāns (ceļš uz mērķi);
• uzdevuma izpildes termiņš;
• kontroles datums un rezultāts, kam jābūt tai gatavam (starpposma vai gala).

3. Atlikt uz nākotni. To darot, norādiet:

• vēlamais rezultāts;
• tuvākā nākamā darbība, kas jāveic. Atcerieties: nav iespējams pabeigt projektu kopumā, jūs varat veikt tikai konkrētas vienkāršas darbības, kas jūs tuvinās gala rezultātam;
• nodošanas laiks. Ja nav precīza laika, pievienojiet darbību sarakstam "Kādreiz".

Jūs varat nosūtīt ziņas sev, lai tās saņemtu noteiktajā dienā. Šim nolūkam ir piemērots gan "Google kalendārs" ar atgādinājumu īstajā dienā, gan Boomerang pasta aplikācija, kas jums nosūtīs e-pastu noteiktā laikā.

Kā plānot savu darbu?

Visu darbu var iedalīt trīs posmos:

1. Iepriekš plānotā īstenošana. Tās var būt gan stratēģiski svarīgas lietas, kas tuvina mērķi, gan rutīna, kas vienkārši ir jāizdara.
2. Veicot darbu, kā tas negaidīti parādās. Tas ir tad, kad dienas laikā pienāk uzdevumi no kolēģiem, vadītājiem, vēstules no klientiem.
3. Turpmākā darba plānošana: sarakstu sastādīšana un pārskatīšana, prioritāšu noteikšana. Šim punktam nevajadzētu aizņemt pārāk ilgu laiku, lai jūs varētu veikt plānošanu plānošanas labad.

Gadījumu un uzdevumu plānošanas prakse (piezīmju grāmata) ir aprakstīta Deivida Allena grāmatā.

Deivids Allens personīgās veiktspējas un laika vadības konsultants, GTD produktivitātes metodoloģijas autors

Piemiņas grāmatai nepieciešamas 43 mapes: 31 apzīmētas ar cipariem no 1 līdz 31, vēl 12 ar mēnešu nosaukumiem. Ikdienas mapes tiek liktas priekšā, sākot ar rītdienu. Aiz mapes ar ciparu 31 ir mape nākamajam mēnesim, bet aiz tās mapes ar pārējiem mēnešiem.

Nākamās dienas mapes saturs katru dienu tiek pārvietots uz miskasti, pēc tam mape tiek novietota aiz pēdējās dienas mapes (it kā pārnesta uz nākamo mēnesi). Atbrīvojot kārtējā mēneša 31. mapi, aiz tās būs mape ar jaunā mēneša nosaukumu, kam sekos mapes ar jaunā mēneša dienām. Tāpat mape ar kārtējo mēnesi, kad tas ir pagājis, tiek pārsūtīts uz nākamo gadu.

Konkrētā mapē ir jāuzglabā dokumenti, kas prasa konkrētas darbības (veidlapa, kas jāaizpilda, vēstule, kas jānosūta).

Lai sistēma darbotos, tā ir jāatjaunina katru dienu. Ja aizmirstat atjaunināt rītdienas mapi, jūs nevarat uzticēties sistēmai. Izpaliks svarīga informācija, ar kuru būs jātiek galā citādi.

Ja dodaties prom uz vairākām dienām, tad pirms izbraukšanas ir jāpārbauda mapes, kurās dienās būsiet prombūtnē.

Kā to organizēt praksē, ņemot vērā mūsdienu plānošanas sistēmas:

1. Neaizmirstamas grāmatas vietā izmantojiet organizatoru ar uzdevumu sarakstiem katrai dienai un ievadiet tajā pašreizējās dienas uzdevumus. Ar laiku saistītās tikšanās un lietas vispirms jāreģistrē un atgādinājumi jāiestata tā, lai sistēma tos informētu iepriekš.
2. Izveidojiet failu ar uzdevumu sarakstu mēnesim. Šis ir saraksts ar to, ko vēlaties paveikt šajā laikā. Jūs pievienojat tai lietas visa mēneša laikā. Uzdevumu pārskatīšana jāveic reizi nedēļā. Plānojot savus svarīgākos uzdevumus, izkaisiet nedēļu pēc nedēļas, lai jūs saprastu savas prioritātes. Jūs tos izpildīsit pirmajā vietā, pretējā gadījumā viss laiks aizies mazām un steidzamām lietām.
3. Izveidojiet failu ar gada plāniem. Tas ir jāpārskata reizi mēnesī. Lietas no šī faila tiek pārsūtītas uz mēneša plāniem.
4. Izveidojiet plānus gadam, pamatojoties uz ilgtermiņa mērķiem 3-5 gadiem. Šīs lietas labāk izrakstīt vai nu gada beigās, vai atvaļinājuma laikā, kad galva nav noslogota ar ikdienas darbiem.

Šos četrus punktus Deivids Alens sauc par dabiskās plānošanas sistēmu. Šī sistēma ļauj virzīties uz sev svarīgiem mērķiem un netērēt laiku rutīnai.

Vai ir kāds universāls plāns, ko var izmantot jebkura projekta plānošanai?

Ak, protams. Deivids Allens to sauc par dabiskās plānošanas modeli. Tas sastāv no vairākiem soļiem.

1. solis. Mērķis un ideālā rezultāta attēls

Definējiet mērķi vai ideālo gala rezultātu, iedomājieties, ka esat to sasniedzis.

Aprakstiet to ar visiem panākumu kritērijiem (nauda, cilvēki, atzinība). Jo detalizētāk aprakstīsit gala rezultātu, jo spēcīgāka būs motivācija, īpaši brīžos, kad jāveic konkrētas darbības, bet tam nav laika.

2. solis. Principi

Aprakstiet principus, kurus ievērosit, sasniedzot savu mērķi. Piemēram: "Es došu cilvēkiem pilnīgu rīcības brīvību, ja viņi … (nepārsniedz budžetu, pabeidz projektu pirms noteikta termiņa)." Pajautājiet sev: “Kādas darbības var traucēt manām darbībām? Kā es varu tos novērst?"

Principi ir skaidri un sniedz uzticamu vadlīniju darbību vadībai.

3. solis. Prāta vētra

Veiciet prāta vētru, pierakstot visas dažādās idejas, kas ienāk prātā.

Galvenie prāta vētras principi:

• netiesā;
• neapstrīdēt;
• nenovērtēt;
• nekritizēt;
• domāt par kvantitāti, nevis kvalitāti;
• blakusdarbu analīze un organizācija.

4. solis. Projekta plāns saraksta veidā

Sakārtojiet savus prāta vētras rezultātus uzdevumu sarakstā. Sāciet plānot beigās un virzieties atpakaļ. Tas ļaus jums viegli plānot un noteikt pirmo soli ceļā uz savu mērķi. Plānošanas piemērs no beigām:

Mērķis (ideāls rezultāts): Es varu runāt spāniski un saprast cilvēkus.

Kāpēc ir šis: Es vēlos sazināties bez tulku līdzdalības biznesa sarunās ar spāņu partneriem un brīvi sazināties ar citiem, atrodoties atvaļinājumā Spānijā.

Soļi līdz mērķim:

• Viens solis pirms mērķa sasniegšanas: es atradu spāņu valodas runātāju un runāju ar viņu divas reizes nedēļā.
• Soli pirms: nokārtoju B1 valodas prasmes eksāmenu.
• Viens solis iepriekš: nokārtoju A1 kvalifikācijas pārbaudi.
• Viens solis pirms tam: es mācījos spāņu valodas stundās astoņas reizes mēnesī un izpildīju visus mājasdarbus.
• Viens solis pirms tam: pierakstījos spāņu valodas kursos un samaksāju par mācību mēnesi.
• Viens solis iepriekš: es savācu informāciju par spāņu valodas kursiem un izveidoju salīdzināšanas tabulu.
• Pirmais solis: esmu ieplānojis kalendārā laiku, kad ievācu informāciju par spāņu valodas kursiem.

Kad komanda strādā pie viena uzdevuma un ir jāsakārto viss plāns vienuviet, ir ērti izmantot Ganta diagrammu. Pirmā aile tajā ir posmi ceļā uz mērķi, otrā aile ir atbildīgie. Tālāk būs kolonnas ar laika periodu. Šūnās būs norādīts konkrēta posma statuss, piemēram, "Plānots", "Notiek", "Pabeigts", "Atlikts".

GTD un dabiskā plānošanas sistēma var šķist biedējoša. Bet, kad jūs to pielāgojat sev un sākat to regulāri lietot, jūs jutīsit, ka viss ir daudz vieglāk, nekā šķita no pirmā acu uzmetiena.