3 padomi, kā vienmēr beigt sanāksmes laikā

2024 Autors: Malcolm Clapton | [email protected]. Pēdējoreiz modificēts: 2023-12-17 04:04

Uzziniet, kā iegūt vairāk no savām sanāksmēm, saīsinot tās tikai par 5–10 minūtēm.

Ja dienā ir vairākas tikšanās, viena ilga tikšanās var izjaukt visus plānus. Uzņēmējs Patriks Eiverss piedāvā trīs stratēģijas, kā no tā izvairīties.

1. Pirms sapulces: saīsināt sanāksmes ilgumu

Visbiežāk tikšanās ilgst pusstundu vai stundu. Visērtāk šādus laika intervālus ievadīt kalendārā. Taču šī iemesla dēļ sanāk, ka viena tikšanās sākas uzreiz pēc otras. Tā rezultātā rodas daudz neērtību.

Pusstundas sanāksmes aizstājiet ar 25 minūšu sanāksmēm un stundu sanāksmes ar 50 minūšu sanāksmēm. Jums būs laiks darīt visu tāpat kā iepriekš. Bet starp divām tikšanās reizēm, kas seko viena otrai, sagatavošanās darbiem vai steidzamu jautājumu risināšanai atliks maz laika.

Lai neaizvainotu kādu no dalībniekiem, iepriekš brīdiniet par izmaiņām. Vienojoties tikšanās laikā, vienkārši norādiet, ka jūsu tikšanās tagad ir 25 vai 50 minūtes garas.

2. Sanāksmes laikā: atgādiniet auditorijai sanāksmes mērķi un kopā apkopojiet

Pirmās sanāksmes minūtes ir ārkārtīgi svarīgas. Izmantojiet tos, lai atgādinātu visiem, kāpēc jūs esat šeit un cik ilgi tikšanās ilgs. Piemini, ka tev ir aptuveni 50 minūtes, lai apspriestu visus jautājumus, un pēdējās piecas tiks veltītas apkopošanai. Tad neviens nebrīnīsies, ka sapulci sākāt slēgt pēc 45 minūtēm. Visticamāk, citi dalībnieki būs pat pateicīgi, jo šādi ietaupīsi ne tikai savu, bet arī viņu laiku.

Uzstādi atgādinājumu vai, kas atskanēs pēc 45 minūtēm, un noliec telefonu uz galda, lai visi atceras laiku un nenovērš uzmanību. Kad atskan modinātājs, pabeidziet sapulci neatkarīgi no tā, kur atrodaties.

Ja jums nav bijis laika atrisināt visus jautājumus, atlikušajās piecās minūtēs ieplānojiet jaunu tikšanos nākamajā dienā. Un:

• atkārtojiet, kurš uzņēmās saistības;
• īsi uzskaitiet galvenos atklājumus;
• vienoties par turpmākajiem soļiem;
• Dalieties ar kaut ko pozitīvu, piemēram, to, kas jums patika šajā sanāksmē.

3. Pēc tikšanās: īsi pārskatiet iepriekšējo sapulci un sagatavojieties nākamajai

Pēc 50 minūšu tikšanās jums vajadzētu būt 10 minūtēm brīvām. Pirmos piecus veltiet iepriekšējās sanāksmes galveno punktu analīzei, lai neko neaizmirstu. Pierakstiet arī vēstules projektu visiem dalībniekiem, lai atgādinātu viņiem par savām saistībām. Tas palielinās pavadītā laika vērtību, turklāt sniegs kaut ko vēl vērtīgāku – pabeigtības sajūtu.

Pavadiet otrās piecas minūtes, gatavojoties gaidāmajai sanāksmei. Ja jūs jau pazīstat dalībniekus, atgādiniet sev:

• kādi jautājumi ir jāapspriež;
• kādi iepriekšējie uzdevumi bija jāizpilda;
• ko jūs zināt par dalībniekiem: viņu profesionālās un personīgās intereses.

Ja neesat pazīstams ar cilvēku, ar kuru gatavojaties satikties, meklējiet informāciju par viņu: norādiet vārdu un amatu, apskatiet profilus sociālajos tīklos. Un padomājiet, ar kādu frāzi sāksiet sarunu.