2024 Autors: Malcolm Clapton | [email protected]. Pēdējoreiz modificēts: 2023-12-17 04:04
Ja simtiem ienākošo e-pasta ziņojumu un pastāvīgi traucējoši faktori, lai pārbaudītu pastu, neļauj jums koncentrēties uz savu galveno darbību, tad šis raksts ir domāts jums. Bijušais Google darbinieks Rūdolfs Dutels paskaidroja, kā pareizi strādāt ar Gmail bez galvassāpēm.
2011. gadā Rūdolfs Dutels sāka strādāt uzņēmumā Google. “Mana pirmā diena Google birojā bija kā Harija Potera ierašanās Cūkkārpā: tu esi ļoti noraizējies kā skolnieks pirmajā randiņā, un nav skaidrs, ko darīt,” atceras Rūdolfs. "Tāpēc priecājos par jebkuru man uzticēto darbu un iespēju tajā apgūt ko jaunu."
Nākamos divus gadus viņam bija lemts cieši iesaistīties uzņēmuma darbinieku apmācībā darbam ar pasta pakalpojumu Gmail, kā arī tā korporatīvajā pārdošanā.
Dütels vairs nav Google dalībnieks; tagad viņš ir Buffer darbinieks un projekta Remotiv dibinātājs, elektronisks iknedēļas žurnāls attālinātiem darbiniekiem. Tomēr viņš joprojām izmanto dažus trikus, ko iemācīja saviem bijušajiem kolēģiem.
Kā apmācīt savu e-pastu: 7 slepkavas padomi darbam ar Gmail
Dažreiz iesūtnes atvēršana pirmdienas rītā ir atklājums. Šķiet fiziski neiespējami sakārtot nebeidzamo vēstuļu straumi.
Mūsdienās e-pastu neizmanto, izņemot attālos ciematos, kur nav elektrības vai mobilo sakaru torņu. Saskaņā ar McKinsey Global Institute pētījumu, mēs pavadām vidēji trešdaļu savas darba dienas, atbildot uz e-pastiem.
Vidēji kvalificēts strādnieks pavada līdz 28% no sava lietderīgā laika, analizējot e-pastu. Tas ir apmēram 13 stundas nedēļā.
Protams, es negribu piekrist tik bēdīgai statistikai. Turklāt ikviens vēlas pavadīt laiku kaut kam noderīgākam. Šim nolūkam Dutels pavadīja daudz laika, pārbaudot Gmail, utilītu un pakalpojumu iespējas, izceļot septiņas, viņaprāt, noderīgākās ikdienas lietošanai. Iespējams, darba sarakste nav tik ilgs bizness.
1. Izmantojiet pogu "Atcelt sūtīšanu"
Vai esat kādreiz pamanījis dažas kaitinošas drukas kļūdas savā vēstulē pēc noklikšķināšanas uz "Sūtīt"? Esmu pārliecināts, ka jā.
No šī brīža vairs nav jābaidās: jums ir sūtīšanas atcelšanas funkcija, kuras izmantošana ir stingrs priekšnoteikums tiem, kas nolēmuši nopietni pievērsties dārgā darba laika pārvaldībai.
Funkciju var aktivizēt, dodoties uz izvēlni un atzīmējot atbilstošo funkciju priekšā: "Iestatījumi" → "Vispārīgi" → "Atcelt sūtīšanu". Pēc izvēles atcelšanas periodu var iestatīt uz 10, 20 vai 30 sekundēm.
Izmēģiniet paši, man personīgi patika!
2. Lai ietaupītu laiku, izmantojiet veidnes
Mēs rakstām milzīgu skaitu viena veida burtu, kas līdzīgi viens otram kā divi ūdens pilieni. Dažreiz mēs par pamatu jaunām vēstulēm ņemam tās, kuras jau esam rakstījuši citiem cilvēkiem. Piemēram, pārdevējiem tas ir ērti un var ievērojami ietaupīt laiku.
Tātad, kāpēc gan nesagatavot dažas veidnes šāda veida ziņojumam, nevis pārrakstīt vienu un to pašu atkal un atkal? Galu galā pāris vārdu un frāžu aizstāšana ir daudz vienkāršāka nekā rakstīt no jauna. Galvenais neaizmirst to vēlāk pārlasīt.
Sagatavojiet un saglabājiet dažas veidņu atbildes, kuras vajadzības gadījumā varat izmantot vēlāk.
Lai iespējotu funkciju "Atbilžu veidnes", iestatījumu izvēlnē atveriet cilni "Laboratorija".
Pateicoties šai neticami noderīgajai funkcijai, Rūdolfam un viņa brālim izdevās manuāli nosūtīt savu kontaktinformāciju pirmajiem 1500 Remotive abonentiem standarta pasta vēstulē.
3. Izmantojiet bezsaistes piekļuves funkciju
Vēl viens triks, ko iemācījāmies no Dutel, ir tas, kā turpināt darbu ar Gmail bez piekļuves internetam.
Varbūt kādam no jums patīk uz brīdi atslēgties no citiem, lai pilnībā nodotos radošiem uzdevumiem. Taču vairumā gadījumu vienkārši nevar iztikt bez mapes "Inbox", kurā, piemēram, esi nometis tehnisko uzdevumu. Kā būt?
Visiem braucieniem ar vilcienu, gadījumiem ar maksas vai ierobežotu piekļuvi Wi-Fi tīklam un citiem neparedzētiem apstākļiem varat izmantot funkciju "Bezsaistē". Tas ļauj lasīt, atbildēt, meklēt un arhivēt e-pastus bez piekļuves internetam.
Tas patiešām ir ļoti ērti, jo šis režīms ļauj strādāt ne tikai ar pastu, bet arī ar Google disku un Google dokumentiem.
4. Nav laika? Pauze
Reizēm ienākošās ziņas vienkārši iekrīt kastē viena pēc otras, kaitinot un novēršot uzmanību no darba, uz kuru esam koncentrējušies. Viens, divi, četri, desmit jauni burti… Ja nu ir kaut kas svarīgs?
Labākais risinājums šai problēmai, pēc Dutel domām, bija Inbox Pause funkcija. Šīs funkcijas nozīme ir ļoti vienkārša: jūs apturat ienākošās korespondences plūsmu, ja esat aizņemts ar kaut ko svarīgu, un, atbrīvojoties no raižu nastas un notikumu pilna kalendāra, jūs atgriežaties pie tiem tā, it kā tos būtu saņēmis. tajā pašā sekundē, atverot lapu ar cilni pasts.
5. Atteikties no nevajadzīgiem adresātu sarakstiem
Tā nu ir sagadījies, ka ir grūti pilnībā atbrīvoties no visa veida pasta sūtījumiem, kas nonāk jūsu darba e-pasta iesūtnē. Kā atbrīvoties no tiem, kas tev nemaz nav interesanti?
Apskatiet Unroll.me - utilītu, kas dažu minūšu laikā var palīdzēt sakārtot e-pastus vislabākajā iespējamajā veidā. Kad esat reģistrējies pakalpojumam, atveriet abonēto adresātu sarakstu. Pēc tam atsakieties no nevajadzīgajām.
6. Ieslēdziet divpakāpju verifikāciju
Šķiet, ka Gmail par mums zina gandrīz visu: ar ko komunicējam, kādas bildes meklējam, ko glabājam "Dokumentos". Mēs varam teikt, ka tas ir sava veida lidojumu vadības centrs un galvenās komandas štābs - visas saites ved uz šejieni, piemēram, ceļi uz Romu. Tas nozīmē, ka vispirms ir jārūpējas par drošību.
Divpakāpju verifikācija ir labākais risinājums šim uzdevumam. "Divi-", jo, lai aizsargātu savu informāciju, būs nepieciešama ne tikai sava pastkastītes parole, bet arī unikāls kods, kuru saņemsiet ikreiz, kad mēģināsiet piekļūt savai pastkastei no mobilās aplikācijas vai SMS-īsziņas.
Rūdolfs arī iesaka pievērst uzmanību pakalpojumam 1Password.
Daudzos citos populāros pakalpojumos, piemēram, Dropbox, Facebook un Twitter, piekļuvei tiek izmantota arī divpakāpju verifikācija.
Starp citu, jūsu datu drošībai ir svarīgi nodrošināt, lai jūsu Gmail konts netiktu izmantots vairākās ierīcēs vienlaikus, piemēram, divos datoros vienlaikus.
7. Izmantojiet informatīvākus paziņojumus
Daudzi kurjeri ziņojumiem izmanto vairākus statusus vienlaikus: "Nosūtīts", "Piegādāts", "Izlasīts". Dažās vietās, piemēram, Facebook, šo paziņojumu attēlošanai tiek izmantotas ikonas.
Gmail pakalpojumam ir līdzīgs risinājums - Sidekick. Šī ir laba aplikācija tiem, kas meklē darbu, vai tiem, kuru darbība ir saistīta ar pārdošanu: ir ļoti ērti iegūt savu nosūtīto e-pastu statusus.
Tagad jūs zināt nedaudz vairāk par drošību un laika ietaupījumu, strādājot ar Gmail. Mēs ceram, ka pieredzējuša speciālista padoms palīdzēs jums kļūt produktīvākam.
Ieteicams:
Atveseļošanās pēc atlaišanas: 8 padomi no bijušā Google darbinieka
Atlaišana no darba var nopietni sabojāt jūsu pašapziņu. Uzziniet, kā pārvarēt šo periodu un nepadoties
4 padomi no bijušā dzērāja, kas palīdzēs jums atmest dzeršanu un neizbēgt
Emuāru autore Klēra Žilespija pārtrauca dzert un septiņus mēnešus vēlāk pastāstīja, kā atteikšanās no alkohola mainīja viņas attiecības ar citiem
Ko klausīties no Pola Makartnija – bijušā bītla, kurš izdevis jaunu albumu Egypt Station
Kopā ar lasītājiem klausāmies jauno izdevumu un dalāmies ar mūziķa iecienītākajām dziesmām. Pola Makartnija jaunais albums - Egypt Station Mūziķa pirmais pilnmetrāžas izdevums četru gadu laikā, trīs singli, no kuriem varēja dzirdēt mūsu vasaras kompilācijās.
Kā plānot budžetu un to nesabojāt: praktizējoša ārštata darbinieka padomi
Pols Džārviss, dizainers un grāmatu par uzņēmējdarbību un pašnodarbinātību autors, pastāstīs, kā izveidot budžetu ārštata darbiniekam
Kā izveidot mājas biroju: pieredzējuša ārštata darbinieka padomi
Populārā Telegram kanāla "Pasha and His Procrastination" autors un kompānija Flatplan stāsta par to, kā strādāt attālināti un palikt efektīvam, iekārtojot mājās ērtu darba vietu