5 galvenās kļūdas laika plānošanā, kas traucē mums visu paveikt

2024 Autors: Malcolm Clapton | [email protected]. Pēdējoreiz modificēts: 2023-12-17 04:04

Mēs veidojam uzdevumu sarakstu un cenšamies ievērot grafiku neatkarīgi no tā. Bet, lai kā mēs censtos, jauni un steidzami uzdevumi vienalga parādīsies. Saraksts kļūst garāks, un mēs nevaram atbrīvoties no sajūtas, ka laiks burtiski izslīd no mūsu rokām. Tāpēc izdomāsim, kādas kļūdas pieļaujam visbiežāk un kā pareizi pārvaldīt savu laiku.

1. Mēs nenosakām prioritātes

Protams, darāmo darbu saraksts ir efektīvs veids, kā sakārtot domas par darāmo. Bet, ja jūs nesakārtojat prioritātes, tad vissvarīgākais var vienkārši izkrist no redzesloka. Ir jāsaprot savas darbības virziens, mērķis, nevis jālec no viena uzdevuma pie cita. Neatbilstoša prioritāšu noteikšana var daudz pastāstīt par pašreizējo darba vidi.

Daudzi cilvēki, kas strādā komandā, jūtas neērti, kad priekšnieki vai kolēģi viņiem kaut ko prasa: viņi atliek savus pašreizējos uzdevumus, nenosaka prioritātes un pēc tam neievēro savu grafiku. Tāpēc, ja plānojat savu dienu, nedēļu vai mēnesi, pajautājiet sev, kas šajā periodā jums ir svarīgākais uzdevums.

Bieži gadās, ka svarīga uzdevuma veikšana aizņem visas domas un pamazām ieplūst atlikšanā. Jo tas parasti prasa nopietnu garīgu piepūli un pilnīgu fokusu. Daudz vilinošāk ir visu dienu veikt mazus piecu minūšu uzdevumus, nekā vienu lielu uzdevumu, kas nav viegls, lai gan galu galā nes lielu atdevi.

2. Mēs pārvērtējam savus spēkus

Savu spēju pārvērtēšana ir labi zināms grēks laika plānošanā. Kad jūs domājat, ka uzdevums aizņems ne vairāk kā pāris minūtes, bet tas patērē vismaz pusstundu. Lai izvairītos no šādas situācijas, pirms darba uzsākšanas pierakstiet kaut kur, cik daudz laika plānojat tam veltīt.

Ja uzdevums aizņem 25-30 minūtes, noteikti ievietojiet to grafikā.

Vēl viens padoms: padomājiet divreiz, cik ilgi uzdevums patiesībā varētu aizņemt.

Ja esat pārliecināts, ka darbs ir 30 minūtes garš, drošības apsvērumu dēļ atvēliet grafikā stundu. Pretējā gadījumā jūs varat kļūt par vienu no tiem nelaimīgajiem darbaholiķiem, kuri strādā visu nakti.

Dienas sākumā veltiet 10 minūtes, lai pārbaudītu savu grafiku. Fakts: 10 minūtes plānojot no rīta, ietaupīsiet stundu darba dienas laikā. Bet neaugšupielādējiet visu savu grafiku, atcerieties atstāt nedaudz brīva laika jauniem un/vai negaidītiem uzdevumiem.

3. Izklaidīgs

Izkliedēta uzmanība ir galvenais vilcināšanās cēlonis. Un visvairāk sociālie tīkli un pasts mūs novērš no darba. Lai no tā izvairītos, mēs iesakām izslēgt iesūtnes paziņojumus, kad mēģināt koncentrēties uz uzdevuma niansēm, vai norādīt paziņojumu intervālu, piemēram, ik pēc trim stundām. Tas palīdzēs jums netraucēt vēstules ik pēc divām minūtēm.

Vēl viens lielisks veids, kā to izdarīt, ir savā grafikā atlicināt īpašu laiku, ko veltīsit darbam ar iesūtnēm. Pastāvīga pasta pārbaude nozīmē tam pievērst nelielu uzmanību: jūs ātri noskenējat vēstuli un tikpat ātri nosūtāt atbildi, kas bieži vien ir neprecīza un ar drukas kļūdām. Atvainošanās un atkārtota izskaidrošana, ko tu īsti domā, ir laika izšķiešana, no kuras varēja izvairīties.

Nekārtība var arī ļoti novērst uzmanību. Izkaisītas mapes ar papīriem uz galda, haoss biroja piederumos, piezīmes, kuras šajā bardakā nevar atrast… Ieviesiet par noteikumu katru nedēļas beigās tīrīt galdu un nežēlīgi izmest papīrus, kas nav noderīgi jūs un maz ticams, ka tas būs vajadzīgs.

4. Mēs uzskatām, ka pavadītā laika skaitīšana ir lieka

Ir divi veidi, kā atbrīvot laiku: ignorēt jaunus uzdevumus vai racionalizēt tā izmantošanu. Bet, kamēr nesāksiet sekot līdzi, cik daudz laika pavadāt konkrētai darbībai, jūs nezināt, kura metode jums ir piemērota.

Nedēļu vai divas mēģiniet sekot līdzi laikam, ko veltāt darba uzdevumiem. Tas palīdzēs jums redzēt un analizēt, kā jūs pavadāt savu laiku, un nākotnē - izvairīties no savām kļūdām.

Vai jūs pastāvīgi pārtrauc tālruņa zvani vai klauvē pie jūsu durvīm? Vai jūs pārāk daudz laika pavadāt internetā vai pārāk bieži pārbaudāt savu pastu? Skatiet, cik ilgs laiks jums nepieciešams, lai veiktu šos neproduktīvos uzdevumus, un izstrādājiet stratēģiju to ignorēšanai vai to skaita samazināšanai.

5. Mēs ticam vairākuzdevumu veikšanai

Laika pārvaldības eksperti saka vienā balsī: nav tādas lietas kā vairākuzdevumu veikšana. Tas, ko parasti dēvē par "daudzuzdevumu veikšanu", patiesībā ir pāriešana no viena uzdevuma uz otru, un tajā nav nekā laba.

Lai iegūtu vislabāko rezultātu, jums jākoncentrējas uz vienu uzdevumu, jāiestata taimeris un jāstrādā tikai pie tā norādītajā laikā.

Atkārtojiet sev kā mantru: "Šobrīd es pabeigšu šo uzdevumu" - un jūs nepārlēksit no viena uzdevuma uz otru.