50 zelta padomi produktivitātes uzlabošanai

2024 Autors: Malcolm Clapton | [email protected]. Pēdējoreiz modificēts: 2023-12-17 04:04

Iemācieties pārvaldīt savu laiku, strādāt efektīvi un pareizi atpūsties.

Plānošana

1. Pareizi uzstādiet mērķus

Lai sasniegtu mērķi, vispirms tas ir pareizi jāformulē. Izmantojiet SMART sistēmu: mērķiem jābūt konkrētiem un izmērāmiem, reālistiskiem un sasniedzamiem, jums jēgpilniem un skaidriem termiņiem.

2. Koncentrējieties uz procesu

Izvirziet mērķus, pamatojoties uz procesu, nevis rezultātu. “Kļūt par dejotāju” ir neveiksmīgs uzdevuma uzstādījums. Ir grūti tai pieiet, jo nav skaidrs, ar ko sākt. Izvirziet sev mērķi “pierakstīties uz deju un apmeklēt nodarbības trīs reizes nedēļā”, tas būs efektīvāk. Vismaz sapratīsi, vai esi gatavs gadiem ilgi trenēties savu sapņu vārdā vai nē.

3. Izmantojiet GTD tehniku

GTD (Getting Things Done) ir sistēma biznesa trenera Deivida Allena produktīvam darbam. Tās galvenais mērķis ir pabeigt visas pieejamās lietas un tajā pašā laikā atslogot smadzenes no bezgalīgas plānošanas. Tehnikas būtība ir pierakstīt absolūti visus uzdevumus, izmantojot dažādus sarakstus, un pastāvīgi tos atjaunināt. Tātad pat mazākie un šķietami nesvarīgie darbi nesagrozīs tavu galvu un nenovērsīs uzmanību no darba. Un to ieviešanas gaita vienmēr būs jūsu acu priekšā.

4. Izprotiet atšķirību starp būtību aizņemtam un efektīvam

Jūs varat būt pastāvīgi aizņemts, taču tas nenozīmē, ka esat produktīvs. Apsveriet, cik noderīgas ir jūsu darbības, kā tās ir saistītas ar jūsu darbu un vai jūsu plānā ir uzdevumi, kas neļauj jums tuvāk sasniegt mērķi. Ja ir, izslēdziet tos.

5. Izmantojiet kalendārus, nevis uzdevumu sarakstus

Pareizi ieplānojot lietas savā kalendārā, varēsiet atšķirt nodomu kaut ko darīt no apņemšanās uzsākt konkrētu uzdevumu noteiktā brīdī. Tas atvieglo lietu sadali uz nedēļu un mēnesi un ātri atrod brīvu laiku, lai kaut ko mainītu savā grafikā.

6. Aizmirstiet par vairākuzdevumu veikšanu

Jūs varat darīt vairākas lietas vienlaikus, bet diez vai jūs sasniegsit labus rezultātus. Daudzi pētījumi ir pierādījuši, ka vairāku uzdevumu veikšana samazina darba efektivitāti. Jūs gūstat tikai gandarījuma sajūtu, kas neturpinās ilgi un tiek aizstāta ar izdegšanu. Pieradiniet uzdevumus veikt secīgi, un jūsu efektivitāte tikai palielināsies.

7. Nosakiet prioritātes

ASV 34. prezidenta Dvaita Eizenhauera matrica palīdzēs pareizi sadalīt uzdevumus atbilstoši to prioritātei. Visi uzdevumi ir jāsadala četrās grupās:

1. Svarīgi un steidzami.
2. Svarīgi un nesteidzīgi.
3. Nesvarīgi un steidzami.
4. Nesvarīgi un nesteidzīgi.

Tātad jūs redzēsiet, ar ko ir jārīkojas uzreiz, ko nodot citiem un kas nav jādara vispār.

8. Samazini svarīgo pienākumu sarakstu līdz trim

Nemēģiniet aizpildīt savu dienas grafiku tikai ar sarežģītiem uzdevumiem – tas nav tālu no spēku izsīkuma vai profesionālas izdegšanas. Un par kaut kādu produktivitāti nav jārunā. Dienā veiciet ne vairāk kā trīs būtiskus darbus, mainiet tos ar vienkāršiem un atrodiet laiku atpūtai.

9. Nosakiet sev termiņus

Ja esat pieradis atlikt svarīgas lietas uz vēlāku laiku un pēc tam visu darāt steigā, izdomājiet savus personīgos termiņus. Piemēram, jūsu priekšnieks lūdz jūs piektdien iesniegt divus lielus ziņojumus – vienu no tiem iestatiet pats līdz trešdienai.

10. Stundu dienā velti lietām, kas nav steidzamas

Ieslēgties ikdienas steidzamo darbu rutīnā un bezgalīgi atlikt citus svarīgus un nesteidzīgus darbus ir ļoti viegli. Bet jūs nekad nevarat viņiem tā piekrist. Negaidiet, ka kādreiz jums būs brīvāka diena. Ja vēlaties pabeigt grāmatu, veltiet tai laiku katru dienu. Ja sapņojat kļūt par slavenu mākslinieku, praktizējiet zīmēšanu katru dienu.

Motivācija

11. Nebaidieties kļūdīties

Bailes kaut ko darīt ne tik bieži liek jums stāvēt uz vietas un vispār neko nedarīt. Iemācieties kļūdas uztvert kā stimulu attīstībai. Kad jums neizdodas, padomājiet par to, kāpēc jums neizdevās, un novērsiet robu savās zināšanās un prasmēs. Laika gaitā jūs pat kļūsit pateicīgs par savām kļūdām.

12. Lūdziet, lai jūs kritizē

Nenosodi sevi bargi – uzaicini kādu objektīvi novērtēt tavu darbu. Jautājiet savam priekšniekam atsauksmes. Par patiesu vēlmi redzēt savas kļūdas un uzlabot sniegumu, jūs nesaņemsiet aizrādījumu. Uzslava palīdzēs jums gūt iedvesmu un turpināt virzīties uz priekšu.

13. Uzlabojiet savas prasmes

Bez pastāvīgas mācīšanās un pašizglītības nav iespējams ilgstoši palikt produktīvam. Agri vai vēlu tev paliks garlaicīgi vai sasniegsi griestus savā profesijā. Tāpēc centieties visu laiku apgūt jaunas lietas: veiciet neparastus uzdevumus un neatsakieties no interesantiem projektiem.

14. Izvairieties no vaimanātājiem, pesimistiem un trauksmes cēlājiem

Cilvēki mēdz kļūt atkarīgi no citu emocijām. Ja kāds jūsu vidē pastāvīgi atkārto, cik viss ir slikti, kādu dienu depresija pārņems jums pāri. Kolēģa panika, kuras termiņi kvēlo katru nedēļu, noteikti pāries uz jums. Tāpēc aizej, pārtrauc komunicēt un pārtrauc attiecības – neļauj savam garastāvoklim sabojāt.

15. Ieskauj sevi ar gudriem cilvēkiem

Sociālais loks ietekmē mūsu attīstību. Ieskauj sevi ar mentoriem un vienkārši interesantiem cilvēkiem – ļaujiet viņiem pastāvīgi motivēt un iedvesmot, liekot jums tiekties pēc viņu līmeņa. Dodieties uz specializētiem semināriem, konferencēm, pievienojieties profesionālajām kopienām un veidojiet jaunas paziņas.

16. Nesekojiet līdzi citu cilvēku panākumiem

Pārāk liela apsēstība ar citu sasniegumiem mūs tikai traucē. Beidz būt greizsirdīgs uz draugu, kurš atvēra savu biznesu, vai klasesbiedru, kurš veiksmīgi pelna ar savu hobiju. Atvienojieties no citu cilvēku dzīves izspiegošanas un turpiniet sasniegt savu mērķi.

17. Saņemiet palīdzību

Negaidiet, ka veiksiet lielu darbu vienatnē. Ja jums nepieciešama palīdzība, lūdziet to. Uzņemties grūtu uzdevumu un pavilkt to pašam nav iemesls lepnumam, bet gan stulbumam. Saprotiet, ka strādājat rezultāta labad, un tā vārdā nepalaidiet novārtā citu pieredzi un padomus.

18. Izveidojiet savu produktivitātes metodi

Nelietojiet akli sekot visiem laika pārvaldības paņēmieniem, relaksācijas padomiem un laika taupīšanas padomiem. Analizējiet to, kas jums patiešām palīdz, un atmetiet to, kas jums nedod nekādu labumu. Jūsu mērķis ir būt efektīvam, nevis pārspēt visvairāk izmantoto produktivitātes rīku rekordu.

Koncentrēšanās

19. Atbrīvojiet savas smadzenes no ikdienas problēmām

Saliec kapsulu skapi, lai no rīta nedomātu, ko vilkt mugurā uz biroju. Sastādiet grafiku tīrīšanai un mājsaimniecības darbiem. Nedēļas nogalēs dodieties uz pārtikas preču iepirkšanos un izveidojiet nedēļas ēdienkarti. Kad visi mājsaimniecības darbi ir nokārtoti un saplānoti, tu esi koncentrējies darbam.

20. Atrodiet savu maksimālo aktivitāti

Kāds iesaka veikt sarežģītus darbus darba dienas sākumā, bet mazus darbus atstāt uz vakaru. Bet šī metode nav piemērota pūcēm vai tiem, kam jāpaātrina. Tāpēc nosakiet periodus, kad varat strādāt visefektīvāk, un šajā laikā ieplānojiet laikietilpīgus darbus. Lai tos identificētu, pietiek atzīmēt savas koncentrācijas līmeni dienas laikā vairākas nedēļas. Vai arī izmantojiet īpašu produktivitātes kalkulatoru.

21. Neatliec lietas, kas tevi satrauc

Neatkarīgi no tā, vai esat noraizējies par svarīgu zvanu vai baidāties kaut ko noskaidrot ar savu priekšnieku - nekavējieties. Nekavējoties atrisiniet biedējošus uzdevumus, pat ja domas par tiem liek jums uztraukties. Jo tieši šīs domas novērš uzmanību no darba un samazina koncentrēšanos. Jo ātrāk jūs to darāt, jo ātrāk jūs nomierināsities.

22. Veikt piezīmes ar roku

Interesantas idejas, kas nejauši apciemo galvu, mēdz uzreiz aizmirst. Dažreiz, atverot ierakstīšanas lietotni savā viedtālrunī, mēs iegrimstamies domās. Un dažreiz mūsu uzmanību novērš kaut kas cits: ziņas, ziņas un sociālie tīkli. Tāpēc pierakstiet to uz papīra – arī ar roku rakstītas piezīmes ļaus labāk atcerēties informāciju. Iegādājieties nelielu aptuvenu skiču burtnīcu, kurā varat ātri pierakstīt dažus vārdus, vai uzlīmju bloku un glabājiet tās pie rokas.

23. Uzstādiet atgādinājumus

Nepieciešamība kaut ko darīt noteiktā laikā rada iekšēju trauksmi, kas novērš uzmanību no pamatdarba. Turklāt zemapziņas bailes aizmirst par kādu biznesu var pat nejust. Tāpēc iestatiet skaņas atgādinājumus par lietām, kas saistītas ar noteiktu laiku. Tas atbrīvos jūs no nemitīgiem skatieniem pulkstenī un liekas nervozitātes.

24. Sakārtojiet savu darba vietu

Katru dienu, pabeidzot darbu, sakārto lietas uz galda: sakārto zīmītes, izkārto dokumentus, nomazgā krūzi. Starp citu, skaitās arī darbvirsma datorā. Aizveriet visas nevajadzīgās cilnes, izdzēsiet pagaidu failus.

25. Uzmanies no apgaismojuma

Zinātnieki ir pierādījuši, ka apgaismojumam ir liela ietekme uz mūsu produktivitāti. Gaismai birojā jābūt pēc iespējas tuvāk dabiskajai dienas gaismai, nevis siltai vai pārāk aukstai. Optimālā vērtība ir 4500-5000 K. Darba dienas beigās varat pārslēgties uz siltu gaismu, lai atpūstos un sagatavotos atpūtai.

Uzdevumu izpilde

26. Skrien sprints

Droši vien esat dzirdējuši par Pomodoro tehniku – darba organizēšanu 25 minūšu segmentos ar 5 minūšu pārtraukumiem. Šis laika rāmis jums var nebūt piemērots, bet galvenais ir tā būtībā. Iezīmējiet sev īsus pilnas koncentrēšanās periodus - no 20 minūtēm līdz stundai -, kad jūs vispār nekas nenovērsīs, un paņemiet pārtraukumus starp tiem.

Izmantojiet lietotnes:

27. Nesteidzies veikt jaunus uzdevumus

Neatstājiet savu biznesu nepabeigtu pēkšņa uzdevuma vai kāda lūguma dēļ. Protams, svarīgi ir noteikt prioritātes: ja kāds jauns uzdevums ir svarīgāks un jāpaveic pēc iespējas ātrāk, novērsiet uzmanību un upurējiet aktuālās lietas. Ja nē, atlikt. Pat ja viņi jums ļoti jautā.

28. Vizualizējiet

Vizualizācija palīdzēs ietaupīt laiku, labāk iegaumēt informāciju, izprast jaunu tēmu un pieņemt pārdomātu lēmumu. Izmantojiet dažādas metodes: iezīmējiet uzdevumus pēc kategorijas, zīmējiet grafikus, tabulas un domu kartes.

29. Atstājiet uzdevumus nepabeigtus

Nesteidzieties, lai vienlaikus paveiktu lielus un sarežģītus uzdevumus. Paļaujieties uz Zeigarnika efektu. Tās būtība ir tāda, ka smadzenes labāk atceras nepabeigtās darbības un zemapziņā turpina par tām domāt. Ja jūs baidāties no grūta uzdevuma, sāciet to un atlieciet to - kamēr jūs darāt citas lietas, jums var ienākt prātā daudzas interesantas idejas.

30. Sāc ar mazumiņu

Ja nevarat sākt darbu, veltiet tam tikai 10 minūtes. Pastāv iespēja, ka jūs iesaistīsities un turpināsit strādāt. Nu, ja nē, tad vismaz sāciet. Un tajā pašā laikā pārbaudiet iepriekšējā punkta efektivitāti.

Ietaupīt laiku

31. Uzziniet, kur jūs pavadāt savu laiku

Izmēģiniet eksperimentu: mēģiniet pierakstīt pilnīgi visu par vienu nedēļu, pat vismazākos gadījumus un katram no tiem pavadīto laiku. Visbeidzot, analizējiet iegūto sarakstu.

32. Atteikt zvanus

Centieties mazāk runāt pa tālruni. Zvanīšana aizņem vairāk laika nekā ziņas rakstīšana un lasīšana. Turklāt ne visiem nāk prātā par viņu brīdināt, kas nozīmē, ka jūs pēkšņi un nelaikā varat novērsties no darba. Ja jums joprojām ir nepieciešams veikt svarīgu zvanu, ieplānojiet to un pievienojiet to savam uzdevumu sarakstam, lai jūs varētu skaidri atvēlēt laiku citiem uzdevumiem.

33. Atspējot brīdinājumus

Izslēdziet paziņojumus lietotnēm, kurjeriem, sociālajiem tīkliem un pastam. Tie neaizņem daudz laika, taču ļoti novērš uzmanību un var ievilkt jūs ceļojumā internetā. Ja nevarat atbrīvoties no kārdinājuma pārbaudīt ziņas, atstājiet paziņojumus par tiem tikai no svarīgām kontaktpersonām.

34. Pēcpusdienā pārbaudiet savu e-pastu

Likvidējiet rīta e-pasta pārbaudi, lai nenovērstu uzmanību no jau ieplānotiem uzdevumiem un nepielāgotos kāda cita ikdienas rutīnai. Ja esat pieradis atbildēt uzreiz un nevarat atturēties no īsziņu sūtīšanas, saruna var ievilkties uz visu dienu. Neturiet pārlūkprogrammas cilni atvērtu, bet izmantojiet veidnes, lai ātri atbildētu uz ziņojumiem.

35. Iztīriet savu iesūtni

Centieties nodrošināt, lai starp nelasītajiem ziņojumiem paliktu tikai svarīgi. Nekavējoties izdzēsiet nevajadzīgo surogātpastu un izveidojiet atsevišķu pastkasti personīgajam pastam un interesantiem abonementiem. Tātad jums nav ilgi jāmeklē pasts un jāmeklē starp visām patiešām nepieciešamajām vēstulēm.

36. Iemācīties pieskarties rakstīt

Strādājot pie datora, skārienrakstīšana ievērojami ietaupa laiku. Prasmi var apgūt, izmantojot tiešsaistes pakalpojumus,,. Galvenais ir katru dienu veltīt laiku šai nodarbei.

37. Izmantojiet karstos taustiņus

Karstie taustiņi ir paredzēti ātram darbam. Atcerieties to kombinācijas, tās ievērojami vienkāršo datora un atsevišķu programmu lietošanu.

38. Saglabājiet failus tieši vajadzīgajā mapē

Lejupielādējot vai veidojot dokumentu, nekavējoties piešķiriet tam nosaukumu un nosūtiet uz vajadzīgo mapi. Jums var nebūt laika, bet galu galā tas ir daudz ātrāk un vienkāršāk nekā pēc tam pārbaudīt un kārtot visas lejupielādes datorā vai grābt failus mākoņkrātuvē.

39. Nevajag attaisnoties

Vienkārši netērējiet tam savu laiku. Attaisnošanās ir neproduktīva, neprofesionāla un kaitinoša. Labāk stingri atzīt savu kļūdu un nekavējoties sākt to labot.

Atpūta

40. Iet uz informatīvu diētu

Milzīgas informācijas plūsmas noslogo nervu sistēmu un traucē atslābināties. Saskaņā ar statistiku, katrs cilvēks televizorā pavada apmēram 2, 7 stundas dienā. Pievienojiet tam internetu un sociālos tīklus. Ziņu vietnes, kanāli un kopienas nerimstoši sacenšas par mūsu uzmanību, bieži runājot par vienu un to pašu. Tāpēc nav nepieciešams veltīt laiku to skatīšanai – tik un tā uzzināsiet par svarīgām ziņām.

41. Veikt ilgus pārtraukumus

Ja jums ir sarežģīts uzdevums, kas prasa lielu koncentrēšanos, atslēdzieties no darba vismaz uz pusstundu. Pacelieties no sava galda un nodarbojieties ar kādu fizisko aktivitāti.

42. Klausieties mūziku

Pētījumi liecina, ka mūzika palielina produktivitāti, radošumu un garastāvokli kopumā. Ja jums ir grūti koncentrēties ar viņu, klausieties savus iecienītākos māksliniekus.

43. Biežāk ej ārā

Vēlams tieši darba dienas laikā. Novecojis gaiss birojā samazina produktivitāti, izraisa galvassāpes un stresu. Zinātnieki pat ir ieviesuši terminu slimas ēkas sindroms - stāvoklis, kad cilvēkiem rodas sāpīgi simptomi sliktas ventilācijas, apgaismojuma un apkures dēļ ēkās. Un, lai gan jūsu birojs var būt veselīgs, jūsu ķermenim labāk patiks svaigs gaiss.

44. Plānojiet savu vakaru un nedēļas nogali iepriekš

Iepriekš izlemiet, kā pavadīsiet atvaļinājumu, un mēģiniet to piepildīt ar savām iecienītākajām lietām. Bezmērķīga gulēšana uz dīvāna radīs tikai vēl lielāku nogurumu, un, sagaidot interesantu nedēļas nogali un labāku darbu.

45. Vienu dienu nedēļā vispār nedomā par darbu

Apsoli sev, ka brīvajā dienā nepieskarsies darbam vai vispār par to nedomā. Pat ja jums ir svarīga tikšanās vai nepabeigti darbi. Atcerieties, ka jums ir arī cita dzīve – veltiet tai šo dienu pilnībā.

46. Paņemiet brīvu laiku

Ja regulāri ej uz darbu, katru nedēļu neņem atvaļinājumu ģimenes lietām un reti ņem slimības lapu, paņem brīvu dienu tāpat vien. Pavadiet papildu dienu mājās pēc liela projekta pabeigšanas vai pirms prezentācijas. Ļaujiet sev atsāknēt, negaidot nedēļas nogali.

Veselība

47. Dzīvojiet pēc grafika

Neuztveriet ikdienas rutīnu kā stingru ietvaru, kurā jāiekļaujas pašam. Vienkārši iestatiet vienu laiku, kad jāiet gulēt, pamostoties un ēst. Un mēģiniet to ievērot katru dienu. Jūs vienmēr jutīsieties aktīvs, necietīsit no miegainības un pēkšņām izsalkuma lēkmēm, kas traucē koncentrēties.

48. Neizmantojiet alkoholu kā atslābināšanās veidu

Izvairieties no dzeršanas pirms gulētiešanas, pat ja jums ir grūti atpūsties pēc smagas darba dienas. Alkohols patiešām var palīdzēt aizmigt, taču pēc dažām stundām tas sāks iedarboties negatīvi - un tas ir pilns ar biežu pamošanos no rīta, miegainību dienā un koncentrēšanās spējas zudumu.

49. Ēdiet biežāk

Sātīgas pusdienas pārslogo organismu: tas visus spēkus atdod pārtikas sagremošanai, tāpēc kļūst grūti koncentrēties uzdevumu veikšanai. Ja pēc vakariņām jūtaties miegains, sadaliet savu parasto porciju divās ēdienreizēs.

Smagas maltītes vietā iekļaujiet uzturā ēdienus, kas uzlabo koncentrēšanos un koncentrēšanos: dārzeņus, garšaugus, treknas zivis, riekstus un tumšo šokolādi. Un neatbalsties uz kafiju – lielos daudzumos tā nevis uzmundrina, bet gan dod pretēju efektu.

50. Nodarbojies ar sportu

Vingrošana ne tikai uzlabo veselību, bet arī uzlabo uzmanību, koncentrēšanos un smadzeņu darbības ātrumu. Viņi arī paaugstina pašcieņu un padara viņus izturīgākus pret stresa situācijām. Tas ir milzīgs pluss produktivitātei, tāpēc veiciet vismaz dažus vingrinājumus.

Lasīt arī? ?

• 80 Life Hacks produktivitātei
• Kāda ir atšķirība starp produktivitāti un efektivitāti, un kas ir vēl svarīgāk
• Atpūtieties un atpūtieties no darba, lai būtu produktīvāks.
• Kādas ir patiesās produktivitātes izmaksas