Kā plānot savu laiku programmā Notion, izmantojot GTD

2024 Autors: Malcolm Clapton | [email protected]. Pēdējoreiz modificēts: 2023-12-17 04:04

Apkopojiet visas savas lietas vienā parocīgā tabulā, lai to varētu viegli kontrolēt.

Kas ir GTD

Dzīvības hakeris ir vairākkārt publicējis rakstus par GTD - Getting Things Done tehniku. To izgudroja un savā grāmatā sīki aprakstīja biznesa treneris Deivids Alens. Īsumā šīs sistēmas pamatnoteikumus var raksturot šādi:

1. Uzņemiet visu informāciju … Pierakstiet visas idejas, uzdevumus un darbus. Ja ir kaut kas, ko šobrīd nevarat izdarīt, atzīmējiet to, nepaļaujoties uz atmiņu. Viss, ko ierakstāt, tiek saglabāts tā sauktajā iesūtnē.
2. Uzturēt kārtību. Tā kā mape ar "Ienākošie uzdevumi" aizpildās, jums ir jāsakārto tās saturs, jāsakārto uzdevumi kategorijās un jāizveido paskaidrojumi un piezīmes, lai jūs neko neaizmirstu.
3. Noteikt prioritāti … Katram uzdevumam ir jābūt noteiktam izpildes datumam un svarīguma pakāpei, lai jūs zinātu, kas jādara vispirms un kas var pagaidīt.
4. Turiet visu pie rokas … GTD nav vietas principam "rakstīt vēlāk". Jūsu uzdevumu sarakstiem un piezīmēm vienmēr jābūt jūsu redzeslokā: datorā, viedtālrunī, planšetdatorā un citās ierīcēs. Tādā veidā, ja ienāk prātā kāda interesanta ideja vai iedomājies kāds neierakstīts gadījums, vari to uzreiz pierakstīt. Kad tuvosies uzdevuma izpildes termiņš, jūs saņemsiet atgādinājumu, slava visuresošajiem paziņojumiem.

Vairāk par GDT varat lasīt mūsu ceļvedī.

Tehnika ir laba tās daudzpusības dēļ. Tās veidotājs Deivids Alens ir nedaudz vecmodīgs: ar "Inbox" viņš domā īstu papīra mapi. Viņš pat izdrukāja e-pastus un ievietoja tos failu kopās.

Taču ar tādiem pašiem panākumiem GTD var izmantot datora failiem un mapēm, izmantojot šo sistēmu kopā ar kādu pakalpojumu. Piemēram, varat izmantot šo paņēmienu, lai kārtotu savus Gmail e-pasta ziņojumus, rakstītu uzdevumus uz "" vai pilnībā kontrolētu savu dzīvi, izmantojot. Visbeidzot, daudzi uzdevumu pārvaldnieki, piemēram, tas pats Wunderlist, darbojas saskaņā ar GTD filozofiju.

Un, protams, jūs varat izmantot tehniku tik brīnišķīgā un daudzpusīgā programmā kā Notion.

Tas ir Google dokumentu, Evernote, Trello un duci citu lietojumprogrammu hibrīds. Jēdziens var paveikt gandrīz visu, kas nepieciešams darbam. Piezīmes, izklājlapas, zināšanu bāzes, uzdevumu saraksti, kanban dēļi, dokumenti - programmai ir viss. Grēks to neizmantot, lai kārtotu savas lietas GTD stilā.

Un Marija Oldrija, biznesa konsultante, kas palīdz uzņēmumu vadītājiem organizēt savu darbu, izveidoja savu uz GTD balstītu sistēmu Notion. Viņa dalījās ar šiem notikumiem savā emuārā.

Kā lietot GTD in Notion

Es neesmu ļoti labi organizēts. Tātad, kad es uzzināju par Deivida Allena GTD, mana dzīve burtiski mainījās. Tagad šī man ir sava veida reliģija. Pamazām izveidoju savu sistēmu, kas ļauj visam sekot līdzi, strādājot ierastajā tempā.

Es izmantoju praksi, ko saucu par nedēļas plānošanu. Katru svētdienu (vai pirmdienu) es atvēlu stundu, lai plānotu nedēļu uz priekšu. Šis ieradums palīdz man atrisināt sarežģītas problēmas, sadalot tās mazākās un vieglāk pārvaldāmās. Tāpēc es paveicu vairāk, mazāk noguru un vieglāk koncentrējos darbam.

Man Notion ir kā spēle. Sistēmas iestatīšana prasa laiku. Bet, kad viņa ir gatava, uzdevumu izpilde kļūst jautra, vienkārša un ātra.

Katru nedēļu es noklikšķinu uz pogas Notion, un manā priekšā parādās tukša izklājlapa. Šeit ir tukša, kuru varat paņemt un izmantot.

Lūk, soli pa solim process, ko izmantoju, lai ieplānotu savus uzdevumus ar Notion.

1. Apkopojiet savas idejas

Veltiet 10 minūtes, lai uzskaitītu un ierakstītu visas savas idejas šajā slejā. Tie pārvērtīsies par uzdevumiem, kas tev būs jāpaveic tuvākajā nedēļā.

1. Uzskaitiet visus savus projektus, kas vēl nav pabeigti.
2. Pārbaudiet savus iepriekšējos trīs mēnešu uzdevumus, lai atrastu neatrisinātos.
3. Ieskaties savā kalendārā: varbūt arī tur kaut kas ieplānots.
4. Pārbaudiet savu papīra piezīmju grāmatiņu, ja tāda ir pieejama. Varbūt ir arī dažas idejas, kas jāpārnes uz Notion.
5. Padomājiet par to, vai ir kādi citi uzdevumi, kas jums jāveic, vai cilvēki, ar kuriem strādāt.

Apkopojiet visas šīs idejas un uzskaitiet tās pirmajā kolonnā. Šis ir jūsu plāns nākamajām septiņām dienām.

2. Piešķiriet atbilstošās darbības

Ideja nav slikta, bet bez aktīvas darbības tā paliks ideja. Pajautājiet sev: "Kas man jādara, lai šo uzdevumu pārceltu uz beigām?"

Piemēram:

• Turpiniet aizpildīt vietni ar saturu → Uzrakstiet sadaļas "Par mani" melnrakstu.
• Izveidojiet satura publicēšanas kalendāru → Zīmējiet ierakstu atmiņas karti un piešķiriet datumus.
• Izveidojiet videoklipu emuāram → Uzrakstiet video skriptu.
• Iepazīstieties ar Krisu → Nosūtiet viņam e-pastu ar tikšanās datumu un vietu.

Atcerieties, ja uzdevuma izpildei ir nepieciešamas vairākas darbības, vispirms jāizlemj, ko darīt.

3. Iestatiet steidzamību

Tālāk jums ir jādefinē katra uzdevuma steidzamība. Tas ir nepieciešams, lai koncentrētos uz patiešām svarīgām lietām, nevis tikai veiktu virkni darbu.

Lai saprastu, kuras lietas darīt vispirms, es sakārtoju savas idejas četrās kategorijās:

• Svarīgi uzdevumi - lietas, kas mūs tuvina mērķu sasniegšanai.
• Steidzami uzdevumi - darbības, kurām nepieciešama tūlītēja uzmanība.
• Tas nekaitētu - šajā kategorijā ietilpst lietas, kas varbūt nav steidzamas un nav svarīgas, taču to īstenošana atvieglotu tavu dzīvi turpmākajām septiņām dienām.
• Var pagaidīt - tie ir uzdevumi, kurus var pārcelt uz citu nedēļu.

4. Nosakiet koncentrācijas līmeni

Diemžēl mums visiem ir ierobežots uzmanības, laika un enerģijas daudzums. Katrs uzdevums patērē noteiktu procentuālo daļu no šiem svarīgajiem resursiem. Tāpēc novērtējiet ieplānoto uzdevumu un ceturtajā kolonnā piešķiriet tam atbilstošo numuru.

Piemēram, emuāra ieraksta melnraksta rakstīšana aizņēma apmēram 20% manas uzmanības. Un vēstule Krisam ir trīs rindiņas gara – tikai 2%.

5. Piešķiriet prioritāti

Šī izvēles rūtiņa atzīmē uzdevumus, kuriem ir atzīmes "Svarīgi" un "Steidzams". Tas ir, tie ir jādara neatkarīgi no tā. Šis ir jūsu prioritāšu saraksts.

Kad esat pabeidzis šo uzdevumu atlasi, saskaitiet iepriekšējās kolonnas procentus, lai redzētu, cik daudz resursu tiem iztērēsit. Ja tas izrādījās vairāk nekā 90%, tad jūs pārvērtējāt savus spēkus un nokoda vairāk nekā spējat sakošļāt. Daļu no tā pārceliet uz nākamo nedēļu, pretējā gadījumā būsiet pārslogots un nekam neatliks laika.

Starp citu, noderīgs padoms: Jēdziens ļauj filtrēt tabulas rindu saturu – šādi var atlasīt prioritāros uzdevumus.

6. Plānojiet uzdevumu

Atzīme nākamajā kolonnā parāda, vai uzdevums ir ieplānots jūsu kalendārā. Izlemiet, kad to palaidīsit, un izveidojiet atbilstošu notikumu.

Starp citu, ja neizmantojat Google kalendāru vai ko citu, iegūstiet priekšstatu. Tur varat pievienot nedēļai ieplānotos uzdevumus.

7. Deleģējiet uzdevumu

Jā, jums ir tikpat daudz stundu dienā kā Bejonsē, taču viņai ir milzīga asistentu komanda, kas veic netīro darbu viņas vietā, tāpēc viņa dara vairāk. Tomēr, ja arī jums ir kāds, uz kura pleciem varat pārlikt dažus uzdevumus, dariet to un atzīmējiet deleģēto uzdevumu attiecīgajā kolonnā.

8. Pabeidziet uzdevumu

Nu viss ir vienkārši. Kad esat pabeidzis projektu vai pabeidzat uzdevumu, atzīmējiet izvēles rūtiņu pēdējā kolonnā.

Bonuss

Tālāk ir norādītas dažas darbības, kas palīdzēs jums sakārtot vēl vairāk.

1. Pārskatiet savus tēriņus pagājušajā nedēļā un plānojiet budžetu nākamajai.
2. Pārdomājiet savu nedēļas ēdienkarti, pievienojiet produktus iepirkumu sarakstam.
3. Savlaicīgi apstrādājiet savu iesūtni par pēdējām septiņām dienām un sakārtojiet visu, kas tajā uzkrājies.
4. Ieplānojiet vismaz vienu dienu nedēļā vingrošanai.

Atcerieties, ka GTD ir diezgan elastīgs un to var pielāgot atbilstoši jūsu vajadzībām. Jūtieties brīvi pielāgot jēdziena veidnes. Piemēram, Marijas sleja Uzmanība man šķiet lieka. Man pietiek ar piezīmi neatkarīgi no tā, vai uzdevums ir steidzams vai nav. Varat viegli izdzēst tās kolonnas un pievienot savas. Tāpēc es izveidoju kolonnu ar nosaukumu "Darbs", "Mājas", "Radošums" un citas, lai kārtotu uzdevumus kategorijās. Jūs varat to izdarīt savā veidā.