6 padomi efektīvai e-pasta pārvaldībai

2024 Autors: Malcolm Clapton | [email protected]. Pēdējoreiz modificēts: 2023-12-17 04:04

E-pasts ir viens no labākajiem saziņas rīkiem un, iespējams, vienīgais, ko izmanto visi lietotāji bez izņēmuma. Jums var patikt vai nepatikt tūlītējie kurjeri, izmantojiet Skype vai Facebook tērzēšanu, taču jums, iespējams, ir e-pasta adrese.

Ikdienā mēs savā iesūtnē saņemam ne tikai ziņas no draugiem un kolēģiem, bet arī desmitiem reklāmas vēstuļu, paziņojumu, vienkārši surogātpasta. Lai nenoslīktu lielajā ienākošo ziņojumu apjomā, ir ļoti svarīgi attīstīt un pielietot efektīvas e-pasta prasmes.

Autortiesības

Ieplānojiet e-pasta pārbaudes laiku

Ja jūtat, ka veltāt pārāk daudz laika pasta apstrādei un vēstuļu skaits iesūtnē joprojām nesamazinās, mēģiniet stingrāk plānot laiku, lai pārbaudītu pastkastīti. Parasti mēs sākam pārbaudīt pastu, atrodam vēstulē interesantu saiti, dodamies uz vietni, no turienes uz citu … un pēc pusstundas atceramies un atgriežamies pie vēstuļu parsēšanas. Rezultātā laiks ir pagājis, bet lieta nav pakustējusies.

Tāpēc mēģiniet atvēlēt sev noteiktu ierobežotu laiku darbam ar pastu. Šo intervālu biežumu un ilgumu katrs var iestatīt pats sev, atkarībā no sarakstes apjoma. Varbūt tā būs stunda no rīta un stunda darba dienas beigās, vai arī jums var būt ērtāk pieteikties savā pasta kontā katru stundu piecas minūtes. Vissvarīgākais, mēģiniet stingri ievērot sev noteikto grafiku un nenovērsiet uzmanību no svešiniekiem. Apziņa, ka jūsu laiks ir ierobežots, neizbēgami novedīs pie pasta kvīšu apstrādes efektivitātes paaugstināšanās.

Katrs burts nozīmē darbību

Galvenais noteikums, kas jums jāievēro, analizējot pastu, ir tāds, ka katrai atvērtai vēstulei ir kaut kas jādara. Ja esi atvēris vēstuli, tad nekādā gadījumā nedrīkst to atkārtoti atstāt iesūtnē. Jums vai nu nekavējoties jāatbild uz vēstuli, vai arī tā jāpārsūta kādam, kurš labāk risina šo problēmu, vai arī jāieplāno sev uzdevums Google uzdevumā vai kalendārā - jebkurā gadījumā jūsu darbības rezultātā vēstulei dzēst vai pārvietot uz arhīvu, tas ir atstājiet iesūtni … Ja ievērosit šo vienkāršo noteikumu, jūsu iesūtne agrāk vai vēlāk tiks iztīrīta.

Autortiesības

Filtri un īsceļi

Ja katru dienu saņemat lielu skaitu e-pasta ziņojumu, to parsēšana prasa daudz laika un pūļu no jūsu puses. Kāpēc gan šim nolūkam neizmantot pasta pakalpojumu resursus, jo īpaši tāpēc, ka lielākajai daļai pakalpojumu ir šī iespēja un tie ir lieliski ieviesti?

Tas ir par filtru iestatīšanu automātiskai pasta apstrādei. Tā vietā, lai manuāli noklikšķinātu uz katras ziņas un katrs klikšķis ir vienāds laiks un pūles, vienkārši iestatiet vajadzīgos filtrus vienreiz. Piemēram, visi ziņojumi no jūsu radinieku adresēm automātiski nonāks mapē Ģimene un tiek atzīmēti ar atzīmi kā svarīgi. Visas preses relīzes nonāk atsevišķā mapē, apejot mapi Inbox, un paziņojumi no sociālajiem tīkliem nekavējoties tiek nosūtīti uz miskasti.

Tādā veidā jūs varat klasificēt ziņojumus atbilstoši galvenajām tēmām un atbilstoši sagatavoties to apstrādei. Jums vairs nebūs situācijas, kad jūsu smadzenes, analizējot pastu, pārslēdzas no mājsaimniecības darbiem uz biznesa jautājumiem un pēc tam uzreiz uz izklaides sūtījumiem un pēc tam atpakaļ.

Ir ļoti daudz iespēju dažādu filtru izveidei, un esmu pārliecināts, ka, izveidojot automātisko filtrēšanas sistēmu, jūs ietaupīsiet dienas un mēnešus. Turklāt, izmantojot piešķirtās etiķetes vai sadalījumu pa mapēm, arhīvā var viegli atrast sev vajadzīgos burtus (vai atceries, ka mūsu mape Inbox ir pilnīgi tukša?).

Izmantojiet meklēšanu

Daudzi lietotāji, īpaši iesācēji, glabā visus savus e-pastus iesūtnē, jo viņiem šķiet, ka arhivēšanas laikā viņi tos vairs neatradīs. Ja iestatāt filtru un īsinājumtaustiņu sistēmu, kā aprakstīts iepriekšējā punktā, jūsu arhīvs jau ir sakārtots un tajā ir daudz vieglāk pārvietoties. Bet neaizmirstiet arī par meklēšanas joslu. Piemēram, Gmail burtu meklēšanas sistēma ir tik perfekta (kurš gan šaubās!), ka nebūs grūti atrast nevienu burtu.

Izmantojiet zīmes

Daudziem e-pasta pakalpojumiem ir iespēja atzīmēt ziņojumus ar īpašiem marķieriem (pakalpojumā Gmail tās ir zvaigznītes). Ar to palīdzību ir viegli izcelt nepieciešamos ziņojumus, kas prasa jūsu uzmanību, un ievietot tos atsevišķā mapē. Pakalpojumā Gmail varat izvēlēties savu karodziņu kopu un izmantot tos diezgan elastīgi. Tādējādi pietiks ar vienu skatienu jūsu iesūtnes saturam, lai atšķirtu e-pastus pēc to svarīguma.

Izmantojiet īsinājumtaustiņus

Karsto taustiņu izmantošana var tik ļoti paātrināt korespondences apstrādi, ka to pētīšanai ir vērts veltīt dažas stundas. Bet pirms tam apskatiet iestatījumus (Gmail tas ir Iestatījumi - Vispārīgi - Īsceļi) un pārliecinieties, vai tie ir ieslēgti. Pēc tam vienkārši nospiediet tastatūras jautājuma zīmi, un jūs redzēsit uzvedni ar visiem Gmail karstajiem taustiņiem.

E-pasts ir lielisks saziņas rīks, taču tas nenozīmē, ka šim procesam ir jāvelta puse savas dzīves. Maksimāla visu procesu automatizācija, ātras atbildes vai ziņojumu pārsūtīšana, sava laika plānošana, kā arī citi padomi no šī raksta ļaus diezgan ātri tikt galā ar jebkādu burtu skaitu un ietaupīt vairāk laika patīkamākām aktivitātēm.