20 efektīvas laika pārvaldības metodes

2024 Autors: Malcolm Clapton | [email protected]. Pēdējoreiz modificēts: 2023-12-17 04:04

Sakārto savu dzīvi tā, lai netērētu ne minūti.

1. Noteikums 1-3-5

Jūsu darba stundas dienas laikā ir ierobežotas, un 1-3-5 noteikums ļauj to pavadīt visgudrāk. Tās būtība ir šāda: dienā var paveikt tikai vienu lielu uzdevumu, trīs vidējus un piecus mazus. Kopā ir deviņi gadījumi, ne vairāk, ne mazāk. Noteikums palīdzēs pakāpeniski notīrīt gruvešus, esot laikā un nepārpūloties.

2. Trīs noteikums

Tiem, kuri ir nesaskaņoti ar skaitļiem vai nevar izdarīt deviņas lietas dienā, Kriss Beilijs, grāmatas Mans produktīvais gads autors, nāca klajā ar trīs noteikumu. Tajā teikts, ka ar trīs svarīgāko lietu veikšanu katru dienu pietiek, lai būtu produktīvs.

Tā vietā, lai izkliedētu savu enerģiju un uzmanību uz pāris desmitiem kontrolsaraksta vienumu, vienkārši izvēlieties trīs svarīgākos dienas uzdevumus un koncentrējieties uz tiem. Nākamajā dienā atlasiet vēl trīs un tā tālāk. Tas ļaus jums koncentrēties. To pašu noteikumu var piemērot, nosakot nedēļas, mēneša vai gada mērķus.

3. Metode 10 minūtes

Vai jums ir kāds uzdevums, kuru nevēlaties sākt? Pastāstiet sev: "Es to darīšu tikai 10 minūtes, un tad es došos atpūsties." Visticamāk, šajā laikā jūs tiksiet ierauts darbā un vairs nevarēsit apstāties.

4. Pomodoro

Šo sistēmu izgudroja Frančesko Kirijo, lai atvieglotu pašam sagatavotību eksāmeniem. Tas palīdz koncentrēties uz cilvēkiem, kuriem ir viegli novērst uzmanību. Tas ir arī labs veids, kā kontrolēt, cik daudz laika pavadāt konkrētam darbam.

Pomodoro darbojas šādi: jūs paņemat taimeri un iestatiet to uz 25 minūtēm. Pēc tam koncentrējieties uz savu darbu. Kad 25 minūtes ir beigušās, 5 minūtes atpūtieties un pēc tam atkārtojiet visu no jauna. Pēc četriem cikliem jums būs liels pusstundas pārtraukums.

5. Metode 90/30

90/30 metodi izmanto rakstnieks un emuāru autors Tonijs Švarcs, Buffer līdzdibinātājs Leo Vidrihs, literatūras kritiķis Bendžamins Če Kai Vai un uzņēmējs Tomass Opongs.

Tās būtība ir šāda: jūs smagi strādājat 90 minūtes, pēc tam atpūšaties pusstundu un pēc tam atkārtojiet ciklu. Šajā gadījumā pirmās 90 minūtes, ko veltāt svarīgākajam uzdevumam, kas jums jāpaveic dienā, un nākamie segmenti, ko veltāt mazāk svarīgām lietām.

Saskaņā ar Jēlas speciālista Pereca Lafī veikto The Enchanted World of Sleep pētījumu, 90 minūtes ir optimālais laiks, lai cilvēks varētu efektīvi koncentrēties uz vienu uzdevumu. Un pilnīgai atpūtai pietiek ar pusstundu, ko apliecina neirofiziologa Neitana Kleitmena Miega un nomoda pētījums.

6. Metode 52/17

Šī ir iepriekšējās metodes privāta versija. Tas neatšķiras, izņemot skaitļus: jūs strādājat 52 minūtes un pēc tam atpūšaties 17 minūtes. Saskaņā ar eksperimentu The Rule of 52 and 17: It’s Random, But it Ups Your Productivity, ko veica The Muse nodarbinātības dienests, izmantojot lietotni DeskTime, šie laika periodi palīdz jums palikt produktīvam un izvairīties no pārmērīga darba. Tāpēc izmantojiet 52/17 metodi, ja jūtat, ka jums nav spēka strādāt 90 minūtes pēc kārtas.

7. Varžu ēšana

Šo metodi izgudroja Eat That Frog: Braiens Treisijs skaidro patiesību par vardēm, motivācijas runātājs un pašpalīdzības autors Braiens Treisijs. Viņš sauc par "vardēm" nepatīkamus un sarežģītus uzdevumus, kas jums jāpaveic, neskatoties uz jūsu nevēlēšanos. Dariet vienu lietu jau no dienas sākuma - apēdiet vardi. Un tad tev būs vieglāk: tu nometīsi šo akmeni no savas dvēseles un nodrošināsi sev labu garastāvokli visai dienai.

8. Laika bloki

Viena nepatīkama lieta uzdevumu sarakstos ir tā, ka tie nesniedz priekšstatu par to, cik ilgi nepieciešams uzdevums. “Pērciet maizi” un “Pabeigt atskaiti” sarakstā ieņem vienu rindiņu, taču šie uzdevumi ir nesalīdzināmi sarežģītības un svarīguma ziņā.

Kalendārs ir daudz labāks par uzdevumu sarakstu: tas ļauj vizuāli kontrolēt laiku. Jūs redzat lielu bloku un saprotat, ka uzdevums nav viegls. Tāpēc izmēģiniet "laika bloku" paņēmienu: ievietojiet tos kalendārā un katram atvēliet laiku atbilstoši uzdevuma sarežģītībai. Un, veicot šo vai citu uzdevumu, nenovērsieties no citiem.

9. GTD

GTD (Getting Things Done) ir produktivitātes sistēma, ko izgudroja biznesa treneris Deivids Alens. Tās galvenie principi ir šādi:

1. Pierakstiet visus savus darbus un idejas vienuviet, tā sauktajā Iesūtnē.
2. Periodiski kārtojiet iesūtnes saturu, nosakot uzdevumu prioritātes un laiku. Ievietojiet piezīmes mapēs atbilstoši to saturam - "Darbs", "Mājas", "Iepirkšanās" un tā tālāk.
3. Veiciet pārskatīšanu - izmetiet nevajadzīgās piezīmes, izsvītrojiet pabeigtās lietas, pārvietojiet materiālus, kas zaudējuši savu aktualitāti arhīvā.
4. Kad viss ir izplānots, turpiniet ar izpildi. Uzdevumus, kurus var izpildīt pāris minūtēs, atrisiniet nekavējoties. Citus var deleģēt vai ievietot kalendārā.

Visus GTD sarežģījumus varat uzzināt mūsu ceļvedī.

10. ZTD

Leo Babauta, produktivitātes emuāra Zenhabits autors, uzskata, ka Deivida Allena GTD sistēma ir ļoti sarežģīta un prasa pārāk daudz pūļu. Viņš piedāvā savu Zen to Done sistēmu. Lai to ievērotu, jāizstrādā 10 vienkārši ieradumi.

1. Savāc visu informāciju iesūtnē.
2. Apstrādājiet visus ierakstus, neatstājot tos aizmugurējā ierakstītājā.
3. Plānojiet savus galvenos mērķus katrai dienai un lielākos nedēļas mērķus.
4. Vienlaicīgi koncentrējieties tikai uz vienu lietu, neizkliedējot uzmanību.
5. Izveidojiet vienkāršus, īsus uzdevumu sarakstus.
6. Sakārtojiet piezīmes kategorijās, pamatojoties uz to saturu, tāpat kā sākotnējā GTD.
7. Regulāri pārskatiet savas piezīmes un atbrīvojieties no nevajadzīgām lietām.
8. Vienkāršot. Samaziniet savu uzdevumu un mērķu sarakstu, rakstiet īsi un skaidri.
9. Lai noskaņotos darbam, vienmēr ievērojiet noteiktu dienas režīmu.
10. Dariet to, ko patiešām vēlaties darīt.

11. Kanban

Japāņu produktivitātes metode, kas palīdz sekot līdzi tam, ko darāt, ko jau esat paveicis un kas jādara nākotnē. Kanban vizuāli vizualizē darbplūsmu.

Jūs paņemat uzlīmju dēli (vai reģistrējaties tādam uzdevumu pārvaldniekam kā Trello) un uzzīmējat uz tā trīs kolonnas: To do, Doing, Done. Pēc tam pierakstiet savas lietas uz līmlapiņām un ievietojiet tās attiecīgajā kolonnā atkarībā no tā, ko darāt un ko jau esat izdarījis.

12. Divu minūšu noteikums

Šis noteikums ir neatņemama GTD sastāvdaļa, taču to var izmantot pat tad, ja neesat Allena tehnikas cienītājs. Ja uzdevums aizņem mazāk nekā divas minūtes, veiciet to nekavējoties. Tātad jūs izlādējat savas smadzenes, jo jums vairs nav jāatceras par šo gadījumu.

13. Zero Inbox

Zero Inbox izgudroja rakstnieks un veiktspējas eksperts Merlins Manns, un tas labi darbojas ar GTD. Manns to piemēroja e-pastiem, taču jūs varat apstrādāt lietas, dokumentus, piezīmes un citu informāciju tādā pašā veidā. Kā norāda nosaukums, šīs metodes mērķis ir saglabāt iesūtni tukšu.

Sākotnējā GTD sistēmā iesūtnē tika uzkrāta virkne ierakstu. Jums ir nepieciešams laiks, lai tos sakārtotu, un ir viegli aizmirst kaut ko svarīgu iesūtnē, kas ir iepakota. Manns iesaka izjaukt saturu, tiklīdz tas tiek saņemts. Jūs atverat iesūtni un izlemjat, ko darīt ar katru vienumu: dzēst, deleģēt, atbildēt, atlikt vai pabeigt. Neaizveriet to, kamēr neesat veicis kādu no norādītajām darbībām ar visiem elementiem.

Turklāt automātiskie filtri pastā, viedmapes un programmas dokumentu šķirošanai palīdzēs ietaupīt laiku.

14. Svaigi vai cepti

Fresh or Fried tulkojumā nozīmē "svaigi vai cepti". Šo filozofiju izveidoja emuāru autores Stefānijas Lī prioritātes noteikšanas sistēma “Dominiet savu dienu ar svaigu vai ceptu”. Viņasprāt, no rīta pamostoties, smadzenes ir "svaigas", bet, dienai ejot, tās "apcepas". Tas nozīmē, ka jums ir jānosaka jūsu produktivitātes maksimuma laiks un jāpaspēj izdarīt visas svarīgākās lietas dienā šajā periodā. Tas darbojas šādi.

1. Dienas beigās, kad esat jau noguris, veltiet 15 minūtes, lai izveidotu rītdienas uzdevumu sarakstu.
2. Pārvietojiet svarīgākos uzdevumus uz dienas sākumu, uz sadaļu Fresh. Tur tiek sūtītas lietas, kas tev nepatīk – pašas "vardes". Tie ir jādara, kamēr vēl ir spēks.
3. Mazāk steidzamas, mazāk sarežģītas un patīkamākas lietas dodieties uz sadaļu Cepts - tas ir, pēcpusdienā, atkarībā no jūsu grafika. Viņi mazāk noslogos jūsu smadzenes.
4. Sekojiet savam sarakstam nākamajā rītā. Pēc tam vakarā sastādiet jaunu.

Stefānija iesaka FoF cilvēkiem, kuri katru vakaru uzzina, ka ir pilnībā pārguruši, bet nav sanācis, lai gan strādāja visu dienu.

15. Aisberga metode

Ramita Sethi, grāmatas I Will Teach You to Be Rich autore, izmanto šo metodi, lai saglabātu informāciju vēlākai lietošanai. Tas darbojas šādi: jūs saglabājat visus e-pastus, piezīmes, rakstus, sarakstus vienuviet – piemēram, piezīmju veikšanas pakalpojumā, piemēram, Evernote vai Notion, vai kā dokumentus. Pēc tam izplatiet šos materiālus, izmantojot atzīmes, mapes un kategorijas – kā vēlaties.

Pārskatiet šo informāciju ik pēc 4–6 nedēļām un apsveriet, vai to var izmantot praksē. Ja kaut kas ir nederīgs, izmetiet to vai arhivējiet. Tas ļauj jums izveidot savu zināšanu bāzi.

16. Autofokuss

Autofokusu izgudroja veiktspējas eksperts Marks Forsters, izmantojot The Autofocus Time Management System. Šī plānošanas sistēma ir piemērota radošiem cilvēkiem, kuriem ir grūti ievērot GTD.

Ierakstiet visas savas darbības piezīmju grāmatiņā bez jebkādas kārtības. Pēc tam apskatiet sarakstu, izvēlieties tos, kas jāizdara pēc iespējas ātrāk, un sakārtojiet tos. Kad steidzamie uzdevumi ir atrisināti, turpiniet ar tiem, kas jums tagad patīk vislabāk. Ja kaut ko neesat pabeidzis, pārvietojiet to uz saraksta beigām, pie tā atgriezīsities vēlāk. Un atkārtojiet šīs darbības dienu no dienas.

17. Eizenhauera matrica

Šo shēmu izveidoja Amerikas prezidents Dvaits Eizenhauers. Matricā ir četras sadaļas uzdevumiem: nav steidzami un nav svarīgi, steidzami, bet nav svarīgi, svarīgi un nav steidzami, un steidzami un svarīgi. Sadaliet savus uzdevumus sadaļās un varēsiet uzzināt, kam veltāt visvairāk laika un kuriem uzdevumiem būtu jāpievērš lielāka uzmanība.

18. 4D metode

4D izgudroja Edvards Rejs, motivācijas rakstnieks un konsultants. Metode ir paredzēta, lai palīdzētu cilvēkiem, kuri ir šausmās, ieraugot savu darāmo darbu sarakstu un nezina, kā tuvoties visiem uzkrātajiem priekšmetiem.

Rejs iebilst, ka burtam D vajag tikai iegaumēt četrus vārdus, un tad tu nezaudēsi drosmi darba kalnu priekšā. Šeit tie ir:

• Darīt - ja jums ir uzticēts uzdevums, vislabāk to izdarīt tūlīt un svītrot to no saraksta.
• Delegāts - kad nevarat vai nav laika kaut ko izpildīt, bet jums ir salīdzinoši brīvs palīgs, nododiet uzdevumu viņam.
• Dzēst - dažas lietas nav tik svarīgas. Atmetiet tos, neatgriezeniski noņemot tos no uzdevumu saraksta. Ja viņi mēģina jums uzlikt nevajadzīgus pienākumus, iemācieties pieklājīgi pateikt “nē”.
• Kavēšanās - ja uzdevums ir pārāk liels vai neprasa tūlītēju izpildi, to var atlikt. Bet jums noteikti viņai ir jānosaka skaidri termiņi, pretējā gadījumā viņa paliks bez svara.

Atlasiet uzdevumu, veiciet ar to vienu 4D darbību un pēc tam pārejiet uz nākamo.

19. Laiks

Parasti cilvēki, kas cenšas būt produktīvi, seko līdzi laikam, ko viņi pavada svarīgām lietām, un pilnībā aizmirst ņemt vērā periodus, kuros viņi dara muļķības. Šo problēmu atrisina "Timing" tehnika, kuru izgudroja laika pārvaldības eksperts Gļebs Arhangeļskis. Tas ļauj jums saprast, kur tiek pavadīts jūsu laiks, māca būt uzmanīgākam pret to, ko darāt, un mazāk novērst uzmanību.

Paņemiet piezīmju grāmatiņu un pierakstiet visas savas darbības un to, cik daudz tās izdarījāt, ar precizitāti 5-10 minūtes. Ierakstiet darba mirkļus, sarunas, sanāksmes un pat pakalpojumā YouTube un spēlēs pavadīto laiku. Šim nolūkam veltiet pāris nedēļas. Pēc tam šķirojiet piezīmju grāmatiņu, pēc skata atpazīstiet savus “hronofāgus” un izdariet secinājumus. Varbūt jums ir jāskatās mazāk smieklīgi videoklipi vai jāpavada mazāk laika, dzerot kafiju, vai arī jūsu ienaidnieks ir tālruņa zvani.

20. Tima Ferisa metode

Timotijs Feriss ir produktivitātes guru, kurš nāca klajā ar savu divu noteikumu metodi darba organizēšanai. Pirmais ir 80/20 noteikums jeb Pareto princips, kas nosaka, ka 80% mūsu darba var paveikt 20% laika. Atlikušie 20% aizņems 80% laika. Otrais ir Parkinsona likums: darbs aizpilda visu tam atvēlēto laiku.

Feriss saka, ka tas nozīmē, ka jums nav jāstrādā vairāk, lai paveiktu visu – jums ir labāk jākoncentrējas. Ļaujiet jums strādāt ar pilnu atdevi tikai 20% no darba laika, bet jūs varat pārtaisīt visas patiešām svarīgās lietas. Un atlikušos 80% var veltīt vienkāršai rutīnai, lai jūs varētu koncentrēties uz prioritārajiem uzdevumiem un izvairīties no pārslodzes.