Kā nosūtīt darbiniekus komandējumos bez papīriem: personīgā pieredze

2024 Autors: Malcolm Clapton | [email protected]. Pēdējoreiz modificēts: 2023-12-17 04:04

Mēs jums pastāstīsim par galvenajām problēmām saistībā ar darījumu braucieniem un paskaidrosim, kā jūs varat tās atrisināt.

Problēma # 1. Lēna apstiprināšanas sistēma

Katrs brauciens ir sarakstes gūzma, kurā es darbojos kā starpnieks. Ziņu nosūtīšana aizņem daudz laika, turklāt pastāv iespēja apjukt un kļūdīties, īpaši, ja lido vairāki cilvēki.

Reiz pārpratu kādu darbinieku un vienojos par biļeti nepareizajam reisam. Tas nebija atmaksājams, tāpēc uzņēmumam nācās tērēt naudu otrai biļetei ar pareizu datumu un zaudēt aptuveni 10 tūkstošus rubļu.

Kā atrisināt problēmu

Īss: automatizēt procesu.

Pakalpojumi ceļojumu rezervēšanai tiešsaistē tiek galā ar šo uzdevumu - es to pārbaudīju. To var izmantot, lai plānotu darījumu braucienus, iegādātos aviobiļetes un vilcienu biļetes, kā arī rezervētu viesnīcas. Jums nav jāmaksā par pieslēgšanos un pakalpojuma izmantošanu.

Pakalpojumu var izmantot ne tikai galvenais un biroja vadītājs, bet arī visi uzņēmuma darbinieki. Lietotāju skaitam nav ierobežojumu, tāpēc visu to puišu datus, kuri dodas komandējumos, uzreiz ievietoju Lifehacker profilā OneTwoTrip for Business. Varat to pievienot manuāli vai no XLS un CSV failiem. Lai to izdarītu, sadaļā "Darbinieki" ir poga "Importēt".

Pievienojot lietotāju, jūs varat nekavējoties ievadīt Krievijas un ārvalstu pasu datus, lai katru reizi tos nevajadzētu aizpildīt vēlreiz.

Katram darbiniekam var iestatīt ceļojuma ierobežojumu un ierobežot piekļuves tiesības. Piemēram, iestatiet ierobežojumu vienam pasūtījumam un atlasiet viesnīcu līdz trīs zvaigznēm. Kad darbinieks aiziet, viņa profils tiek bloķēts. Viņš nevarēs iekļūt savā personīgajā kontā, bet visa vēsture un ziņošana par viņu paliks.

Tas ievērojami vienkāršoja manu darbu: darbinieks var pieteikties savā personīgajā kontā ar savu paroli, izvēlēties vajadzīgo lidojumu un viesnīcu un rezervēt tos, nemaksājot. Lai vienotos par biļetēm, uz Telegram nav jāsūta ekrānuzņēmumi: direktors kā administrators redz visu darbinieku rezervācijas un pasūtījumus sadaļā "Pasūtījumi".

Problēma # 2. Augstas izmaksas

Cenšamies izplānot braucienus laicīgi, lai iegādātos biļetes lētāk. Tiesa, tas ne vienmēr izdodas.

Kā atrisināt problēmu

Īss: ietaupiet uz biļetēm un viesnīcām, pērkot tās, izmantojot tiešsaistes ceļojumu pakalpojumu.

OneTwoTrip for Business garantē, ka aviobiļetes maksā tikpat vai lētāk nekā privātpersonām.

Ietaupījumi tiek panākti, pateicoties lielam apgrozījumam un tiešajiem līgumiem ar aviosabiedrībām un viesnīcām.

Vietne piedāvā aptuveni 2 miljonus izmitināšanas iespēju dažādiem budžetiem: viesnīcas, dzīvokļi, hosteļi. Vairāk nekā 1000 no populārākajiem ir savas attiecības ar OneTwoTrip for Business. Ja klientam nepieciešamais objekts sistēmā nav, dienests pēc pieprasījuma var ar to noslēgt līgumu.

Ja plāni ir apstiprināti un brauciens ir apstiprināts, biļetes var iegādāties ar diviem klikšķiem. Ja nē, vienkārši atceliet savu rezervāciju. Visas aviokompāniju lojalitātes kartes ir derīgas, tāpēc varat turpināt krāt jūdzes. Pakalpojums organizē akcijas ar bankām: piemēram, tas var atgriezt naudas atmaksu ar bonusiem par pirkumiem ar uzņēmuma karti.

Problēma # 3. Ilga biļešu iegāde un rēķinu izrakstīšana

Kad ar menedžeri ir saskaņotas biļetes un viesnīca, sazinos ar aviokompāniju un viesnīcu, lai saņemtu rēķinu apmaksai. Katrai organizācijai ir savi maksājumu noteikumi juridiskām personām: kaut kur jāraksta uz e-pastu, kaut kur jāaizpilda Excel fails ar uzņēmuma rekvizītiem, kaut kur - veidlapa mājaslapā. Gadījās, ka vairākkārt nācās zvanīt uz uzticības tālruni, lai nokārtotu dokumentus. Tas aizņem daudz laika, un biļešu izsniegšana dažkārt aizņem vairākas dienas. Daļa uzņēmumu juridiskām personām rēķinus nemaz neizsniedz. Šādos gadījumos ir jāatsakās no pirkuma un jāmeklē cits lidojums vai viesnīca.

Kā atrisināt problēmu

Īss:norēķināties par biļetēm un viesnīcu ar vienu rēķinu dienesta braucienu organizēšanas mājaslapā.

Vietnē OneTwoTrip for Business es un citi darbinieki, kuriem ir atbilstoša piekļuve, varam rezervēt un apmaksāt biļetes un viesnīcas tikpat vienkārši kā privātpersonas. Viss process aizņem 2-3 minūtes: jūs ievadāt savu personīgo kontu, ievadiet datumu un galamērķi un izvēlieties vajadzīgo lidojumu. Pases dati un bonusa kartes numurs nav jāievada, tie tiks ielādēti automātiski, kad izvēlēsities darbinieku no saraksta.

Turklāt jūs varat izveidot sarežģītu maršrutu vai organizēt savu ceļojumu elastīgāk. Piemēram, lidojiet vienu dienu ar dažādām aviokompānijām: no rīta no Uļjanovskas uz Maskavu ar Aeroflot un vakarā atpakaļ uz Pobedu. Tas ir atļauts, jo tiešsaistes serviss var "salīmēt" dažādu aviokompāniju biļetes vienā pasūtījumā. Ja ceļojumu organizē pats, šajā gadījumā tas aizņemtu vairāk laika: sarakste ar divām aviokompānijām, divi rēķini apmaksai, divreiz vairāk noslēguma dokumentu.

Jūs varat norēķināties par biļetēm un viesnīcu divos veidos: ar depozītu un izmantojot uzņēmuma bankas karti. Es izmantoju depozītu - tas ir jāpapildina iepriekš par jebkuru summu, izrakstot rēķinu no sadaļas "Konts". Pirkums notiek nekavējoties, un ne tikai bankas darba laikā.

Ja rodas problēmas, varat sazināties ar servisa atbalsta komandu. Viņa strādā visu diennakti un sniegs palīdzību pat tad, ja nepārvarama vara notiek vakarā vai brīvdienās.

Problēma Nr.4. Dokumentu slēgšana

Ar biļešu iegādi un viesnīcu rezervēšanu komandējums nebeidzas. Daudz vairāk jāpiepūlas, lai sagatavotu noslēguma dokumentus. Tie ir jāpieprasa atsevišķi aviokompānijai un viesnīcai, kas tos nosūta tikai papīra formā. Bieži vien sūtījumi nepienāk pa pastu un tiek pazaudēti. Pārskata periodā tas atklājas, tāpēc steidzami jāmeklē kontakts ar kādu, kurš varētu pavairot noslēguma dokumentus.

Kā atrisināt problēmu

Īss:uzticēt noslēguma dokumentu noformēšanu OneTwoTrip for Business.

OneTwoTrip for Business ar rēķiniem un atskaitēm viss ir daudz vienkāršāk. Katru mēnesi saņemam aktu par visiem pakalpojumiem un rēķinu viesnīcām ar PVN, katru ceturksni - saskaņošanas aktu. Visi rēķini un atskaites tiek glabāti sadaļā "Dokumenti". Var konfigurēt, kuram no darbiniekiem tiem ir pieeja – sekretārei, grāmatvedei, vadītājai. Dokumentiem nav ierobežojumu glabāšanas laikam jūsu personīgajā kontā, un tie ir pieejami jebkurā laikā.

Kāda ir būtība

Darījumu braucienu organizēšana ietaupa naudu un laiku. Pakalpojums ļauj:

• atteikties no ilgas sarakstes ar aviosabiedrībām un viesnīcām;
• koordinēt braucienus tieši ar galvu;
• rezervēt izdevīgākos lidojumu un naktsmītņu iespējas;
• izsniegt biļetes un viesnīcu 2-3 minūtēs vienuviet;
• apmaksāt biļetes, negaidot rēķinu;
• vienkāršot noslēguma dokumentu sagatavošanu un uzglabāšanu.